Cet article couvre les sujets suivants :
- À propos des tâches
- Recherche de tâches
- Panneau des tâches
- Affichage des détails d'une tâche
- Ajout d'une tâche
- Application d'ensembles de tâches
- Modification d'une tâche
- Suppression d'une tâche
- Réaffectation d'une tâche
- Modification du statut d'une tâche
- Commentaires sur la tâche
- Historique de la tâche
À propos des tâches
Les tâches servent à suivre les éléments de travail à réaliser dans LexisNexis® CounselLink®. Les tâches peuvent inclure des dates d'échéance et être liées à d'autres tâches avec des dépendances. Elles peuvent être attribuées en interne ou à des cabinets d'avocats. Vous pouvez associer des tâches à des Questions, des budgets, des offres d'honoraires ou à des demandes.
Il se peut que votre organisation n'ait pas configuré les tâches pour toutes ces fonctionnalités.
Recherche de tâches
Vous pouvez retrouver des tâches existantes en utilisant les liens de recherche prédéfinis dans le panneau des tâches sur la page d'accueil. Une fois la tâche trouvée, vous pouvez consulter tous ses détails dans la fenêtre latérale des détails de la tâche.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les fonctionnalités de recherche dans CounselLink.
Panneau des tâches sur la page d'accueil
Le panneau des tâches sur la page d'accueil contient des liens rapides vers la page de recherche de tâches et vers les tâches que vous avez attribuées ou créées.
Utilisation de la page de recherche de tâches
Cliquez sur le lien Rechercher en haut à droite du panneau des tâches. À partir de là, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver des mots-clés, appliquer des filtres et modifier les colonnes pour affiner vos résultats. Vous pouvez également utiliser des vues enregistrées pour retrouver rapidement vos critères de recherche sauvegardés.
Utilisation du panneau des tâches
Le panneau des tâches sur la page d'accueil contient des liens rapides vers la page de recherche de tâches et vers vos tâches attribuées ou créées.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les panneaux de la page d'accueil.
Vous pouvez filtrer la liste des tâches dans votre panneau par :
- Tâches qui me sont attribuées
- Tâches attribuées par moi
- Catégories de dates d'échéance comme À rendre demain, Prochaines 7 jours ou En retard
Cliquez sur le bouton Rechercher en haut à droite pour accéder à la page de recherche de tâches.
Affichage des détails d'une tâche
Une fois que vous avez trouvé une tâche et que vous cliquez dessus, un panneau latéral s'ouvre avec un aperçu des détails de la tâche.
Vous pouvez effectuer différentes actions depuis la fenêtre latérale de la tâche. Accédez à ces actions en cliquant sur l'icône Plus d'actions (trois points verticaux).
| Action | Description |
|---|---|
| Modifier | Cliquez sur cette option dans le menu Plus d'actions pour modifier une tâche. |
| Réaffecter | Cliquez sur cette option dans le menu Plus d'actions pour réaffecter une tâche. |
| Changer le statut |
Cliquez sur cette option dans le menu Plus d'actions pour modifier le statut d'une tâche. Vous pouvez aussi cliquer sur Marquer comme terminé à côté du statut actuel pour indiquer qu'une tâche est "Terminée". |
| Ajouter un commentaire |
Cliquez sur cette option dans le menu Plus d'actions pour ajouter un commentaire à la tâche. Vous pouvez aussi cliquer sur le signe plus à côté de la zone Commentaires pour ajouter un commentaire. |
| Afficher l'historique |
Cliquez sur cette option dans le menu Plus d'actions pour afficher une fenêtre avec l'historique des actions effectuées sur la tâche. |
Ajout d'une tâche
Vous pouvez ajouter une tâche et l'attribuer en interne ou à un cabinet d'avocats. Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez ajouter une tâche depuis la page d'aperçu de la Question, du budget, de l'offre d'honoraires ou de la demande.
Vous pouvez également ajouter une tâche à une Question via le module complémentaire CounselLink pour Outlook.
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Cliquez sur le bouton +Ajouter une tâche dans l'onglet Tâches depuis la page d'aperçu. La fenêtre Ajouter une tâche s'affiche.
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Cliquez sur l'onglet Ensemble de tâches si nécessaire.
La fenêtre Ajouter un ensemble de tâches s'affiche.
- Cochez une ou plusieurs cases correspondant aux ensembles souhaités.
- Cliquez sur Ajouter l'ensemble de tâches. L'ensemble ou les ensembles sont ajoutés.
- Saisissez un Nom de la tâche dans le champ.
- Facultatif : Saisissez une Description de la tâche pour décrire la tâche que vous créez.
- Sélectionnez un Type de tâche :
- Interne : Seuls les utilisateurs de votre organisation ayant accès à la Question peuvent voir la tâche.
- Cabinet d'avocats : Les utilisateurs de votre organisation et ceux du cabinet sélectionné peuvent voir la tâche.
- Sélectionnez un utilisateur ou un groupe dans le champ Attribuer à :
- Rôle : Attribuez la tâche au contact Question, contact Facture ou contact Budget.
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Personne : Attribuez la tâche à un utilisateur spécifique. En tapant le nom, des suggestions apparaîtront dans le menu déroulant.
Si vous sélectionnez Interne, seuls les utilisateurs de votre organisation seront disponibles. Si vous sélectionnez Cabinet d'avocats, les utilisateurs de votre organisation et des cabinets affectés à la Question seront disponibles.
- Groupe : Sélectionnez un groupe dans le menu déroulant pour attribuer la tâche.
- Facultatif : Saisissez une Date d'échéance pour la tâche. Cliquez dans le champ pour afficher le calendrier.
- Facultatif : Saisissez un Rappel avant l'échéance dans le champ. Sélectionnez le nombre de jours avant la date d'échéance pour que l'attributaire reçoive un rappel par e-mail.
- Facultatif : Sélectionnez un niveau de Priorité pour la tâche (Normale, Haute ou Basse).
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Facultatif : Cliquez sur Afficher les paramètres avancés pour saisir une estimation du nombre d'heures nécessaires pour réaliser la tâche.
Si Configurer les dépendances est sélectionné, les champs supplémentaires Tâche dépendante et Date d'échéance dépendante doivent également être complétés.
- Cliquez sur Ajouter la tâche et en créer une autre pour terminer cette tâche et en créer une nouvelle. Ou cliquez sur Ajouter la tâche pour terminer et quitter.
Application d'ensembles de tâches
Les ensembles de tâches sont un groupe d'activités identifiées comme standard pour une fonctionnalité donnée. Ils permettent de créer plusieurs tâches prédéfinies en une seule fois.
Il se peut que votre organisation n'ait pas configuré les tâches pour les budgets ou les offres d'honoraires.
- Depuis la page d'aperçu, cliquez sur l'onglet Tâches.
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Cliquez sur Ajouter une tâche.
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Cliquez sur le bouton Ensemble de tâches.
- Trouvez l'ensemble de tâches dans la liste. Pour trier, cliquez sur l'en-tête de colonne. Pour vous aider à localiser votre ensemble de tâches :
- Utilisez la recherche par mot-clé sur tous les champs
- Cliquez sur l'en-tête Tâche pour trier par ordre alphabétique
- Utilisez le filtre Nombre pour trier selon le nombre de tâches incluses dans l'ensemble
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Cochez la ou les cases pour déterminer l'ensemble ou les ensembles à utiliser.
La case Tout sélectionner ajoute tous les ensembles de tâches à une Question. Ceci n'est pas recommandé.
- Cliquez sur Ajouter l'ensemble de tâches.
Les tâches dépendantes sont imbriquées sous leur tâche parente. Toutes les dépendances sont listées avec le statut En attente et ne peuvent pas être commencées tant que la tâche parente n'est pas terminée.
Modification d'une tâche
Vous pouvez modifier une tâche et la réassigner à un autre utilisateur ou groupe, ajuster la date d'échéance, ajouter ou supprimer une tâche dépendante, et plus encore. Vous pouvez également modifier les tâches depuis le module complémentaire Office.
Vous ne pouvez modifier qu'une seule tâche à la fois.
Modifier une tâche depuis la page d’aperçu
- Trouvez le nom de la tâche dans l’onglet Tâches sur la page d’aperçu.
- Cochez la case à côté de la tâche.
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Cliquez sur le bouton Modifier la tâche. La fenêtre de modification de la tâche s’affiche.
- Modifiez les informations de la page si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer la tâche.
Modifier une tâche depuis le panneau des tâches
- Sélectionnez la tâche dans l’onglet Tâches sur la page d’aperçu. La fenêtre de modification de la tâche s’ouvre sur le côté.
- Dans la fenêtre latérale du panneau des tâches, cliquez sur le menu Plus d’actions pour plus d’options de modification.
-
Cliquez sur le bouton Modifier la tâche. La fenêtre de modification de la tâche s’affiche.
- Modifiez les informations de la page si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer la tâche.
Supprimer une tâche
- Trouvez le(s) nom(s) de la tâche dans l’onglet Tâches sur la page d’aperçu.
- Cochez la case à côté de la ou des tâche(s).
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Cliquez sur le bouton Supprimer la tâche. La fenêtre de suppression de la tâche s’affiche.
- Cliquez sur Supprimer la tâche. La page d’aperçu des tâches affiche une confirmation de suppression.
Réassigner une tâche
Vous pouvez réassigner une tâche à un autre utilisateur depuis l’onglet Tâches ou depuis la fenêtre latérale de la tâche. Vous pouvez également réassigner une tâche en la modifiant.
Réassigner une tâche depuis l’onglet Tâches
- Trouvez la tâche dans l’onglet Tâches de la page d’aperçu du dossier.
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Cliquez sur l’icône crayon à côté du nom de l’attributaire.
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Cliquez sur le bouton Réassigner la tâche. La fenêtre de réattribution de la tâche s’affiche.
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Dans la zone Attribuer à, sélectionnez l’une des options suivantes :
Si aucun rôle, personne ou groupe n’est sélectionné, la tâche passe en Non attribuée et n’apparaîtra dans la liste d’aucun utilisateur.
- Rôle : Attribuez la tâche au contact du dossier, au contact de la facture ou au contact du budget.
- Personne : Attribuez la tâche à un utilisateur spécifique. En tapant le nom, des suggestions apparaîtront dans le menu déroulant.
- Groupe : Sélectionnez un groupe dans le menu déroulant pour attribuer la tâche.
- Cliquez sur Réassigner la tâche.
Réassigner une tâche depuis la fenêtre de la tâche
- Cliquez sur le nom d’une tâche pour ouvrir la fenêtre de la tâche.
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Dans la fenêtre latérale du panneau des tâches, cliquez sur le menu Plus d’actions pour plus d’options de modification.
- Cliquez sur le bouton Réassigner. La fenêtre de réattribution de la tâche s’affiche.
-
Dans la zone Attribuer à, sélectionnez l’une des options suivantes :
Si aucun rôle, personne ou groupe n’est sélectionné, la tâche passe en Non attribuée et n’apparaîtra dans la liste d’aucun utilisateur.
- Rôle : Attribuez la tâche au contact du dossier, au contact de la facture ou au contact du budget.
- Personne : Attribuez la tâche à un utilisateur spécifique. En tapant le nom, des suggestions apparaîtront dans le menu déroulant.
- Groupe : Sélectionnez un groupe dans le menu déroulant pour attribuer la tâche.
- Cliquez sur Réassigner la tâche.
Changer le statut d’une tâche
Vous pouvez mettre à jour le statut d’une tâche au fur et à mesure de l’avancement du travail. Il existe plusieurs endroits où vous pouvez changer le statut d’une tâche dans l’onglet Tâches.
Utiliser le bouton Changer le statut pour mettre à jour plusieurs tâches
- Trouvez le(s) nom(s) de la tâche dans l’onglet Tâches sur la page d’aperçu.
- Cochez la case à côté de la ou des tâche(s).
- Cliquez sur le bouton Changer le statut. La fenêtre de mise à jour du statut de la tâche s’affiche.
-
Sélectionnez un nouveau statut dans la liste déroulante.
Si vous sélectionnez Terminé, saisissez le temps passé dans le champ Heures réelles.
- Cliquez sur Mettre à jour le statut.
Utiliser le bouton de statut sur une tâche
- Trouvez le nom de la tâche dans l’onglet Tâches sur la page d’aperçu.
- Cliquez sur le bouton de statut de la tâche (par exemple, En cours) dans la colonne Statut.
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Dans la fenêtre Mettre à jour le statut de la tâche, sélectionnez un statut dans la liste déroulante.
Si vous sélectionnez Terminé, saisissez le temps passé dans le champ Heures réelles.
- Cliquez sur Mettre à jour le statut.
Mettre à jour le statut d’une tâche depuis la fenêtre de la tâche
- Cliquez sur le nom d’une tâche pour ouvrir la fenêtre de la tâche.
- Dans la fenêtre latérale du panneau des tâches, cliquez sur le menu Plus d’actions pour plus d’options de modification.
- Cliquez sur le bouton Changer le statut. La fenêtre de mise à jour du statut de la tâche s’affiche.
-
Sélectionnez un nouveau statut dans la liste déroulante.
Si vous sélectionnez Terminé, saisissez le temps passé dans le champ Heures réelles.
- Cliquez sur Mettre à jour le statut.
Commentaires sur les tâches
Les commentaires sur les tâches vous permettent de répondre à des commentaires existants ou d’en créer de nouveaux. Vous pouvez mentionner des utilisateurs de votre organisation sur le dossier ou des utilisateurs de cabinets d’avocats assignés au dossier.
Historique des tâches
Pour accéder à l’historique d’une tâche et le consulter, cliquez sur l’onglet Historique de la page d’aperçu où la tâche est associée. L’écran d’historique des tâches s’affiche.
Ici, vous pouvez voir toutes les modifications qui ont été apportées aux tâches.