Cet article couvre les sujets suivants :
- Utilisation de la page de recherche des demandes
- Création d'une demande
- Gestion des attributions de demandes
- Gestion du statut des demandes
- Affichage des informations principales dans l’aperçu de la demande
- Onglet Documents
- Onglet Tâches
- Onglet Équipe
- Onglet Historique
Toutes les organisations n'ont pas la fonctionnalité de gestion des demandes de travail activée. Contactez le service client pour en savoir plus.
Utilisation de la page de recherche des demandes
Vous pouvez consulter les demandes que vous avez créées ou qui vous sont attribuées sur la page de recherche des demandes.
Après avoir configuré les filtres ou les colonnes sur la page des demandes, vous pouvez enregistrer votre configuration comme une Vue enregistrée pour y accéder plus tard.
Accéder à la page de recherche des demandes
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Cliquez sur l’onglet Demandes dans la barre d’outils en haut.
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Cliquez sur Demande de travail dans le panneau Questions sur la page d’accueil.
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Sélectionnez Demande de travail sur l’une de vos tuiles d’information de la page d’accueil.
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Sélectionnez Demande dans le filtre Statut de la question sur la page de recherche de questions.
Utilisation de la page de recherche des demandes
Sauf si vous avez le rôle d’administrateur des demandes ou de créateur de demande, vous ne verrez que les demandes auxquelles vous avez accès.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les options de recherche dans CounselLink.
Cliquez sur le titre d’une demande pour ouvrir la page Aperçu de la demande.
Si votre organisation est passée de la fonctionnalité Demande juridique à la gestion des demandes de travail, un bouton Afficher les demandes juridiques apparaît en haut de la page. Cela ouvre une archive des anciennes demandes juridiques. Ces enregistrements sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiés.
Création d'une demande
Selon la configuration de votre organisation, les utilisateurs internes ou externes de CounselLink peuvent créer des demandes. Les demandes sont ensuite transmises aux utilisateurs appropriés pour examen.
Par exemple, vous pouvez soumettre une demande pour demander la révision d’un accord de confidentialité. La demande sera alors transmise à l’équipe juridique pour évaluation.
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Accédez à la page de création de demande de l’une des deux façons suivantes :
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Cliquez sur +Créer une demande dans le panneau Questions sur la page d’accueil.
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Cliquez sur +Créer une demande sur la page de recherche des demandes.
La page de création de demande s’affiche.
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Remplissez le formulaire de demande :
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Champ Description Type de demande* Sélectionnez la catégorie de la demande. Le type de demande sélectionné détermine les champs affichés dans la section Informations supplémentaires sur la demande. Titre* Saisissez un nom pour la demande. Nom du demandeur Affiche votre nom d’utilisateur. Ce champ n’est pas modifiable. Description Fournissez des détails sur la demande. Informations supplémentaires sur la demande Remplissez les informations requises ici. Les champs de cette section varient selon le type de demande sélectionné. Documents Ajoutez des documents justificatifs en cliquant sur Choisir un fichier ou en glissant-déposant les fichiers. - Cliquez sur Enregistrer.
La demande est créée et la page d’aperçu de la demande s’affiche.
Gestion des attributions de demandes
Les demandes peuvent être attribuées automatiquement à des utilisateurs ou à des groupes d’utilisateurs. Si la demande est attribuée à un groupe, tout membre peut s’attribuer la demande ou l’attribuer à un autre membre du groupe.
Les utilisateurs ayant le rôle Administrateur des demandes peuvent également réattribuer les demandes depuis la page de recherche des demandes.
S’attribuer une demande
- Accédez à la page d’aperçu de la demande.
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Cliquez sur M’attribuer dans la section Contacts.
Un message de confirmation s’affiche et votre nom apparaît comme propriétaire de la demande.
Attribuer la demande à un autre utilisateur ou groupe
- Accédez à la page d’aperçu de la demande.
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Passez le curseur à droite du nom du groupe pour faire apparaître une icône de crayon.
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Cliquez sur l’icône de crayon. La fenêtre Réattribuer la demande de travail s’affiche.
- Sélectionnez soit une Personne (utilisateur) soit un Groupe.
- Saisissez une description dans le champ Raison du changement, si nécessaire.
- Cliquez sur Réattribuer la demande de travail.
La demande est réattribuée à l’utilisateur ou au groupe sélectionné.
Gestion du statut des demandes
Vous pouvez gérer le statut d’une demande à l’aide des options suivantes :
- Demander plus d’informations : Retourne la demande au demandeur pour obtenir des détails supplémentaires avant conversion ou clôture.
- Convertir en question : Crée une question à partir de la demande. Tous les types de demande ne permettent pas la conversion.
- Clôturer la demande : Cela définira le statut sur « Clôturée ». Vous aurez toujours accès à la demande dans la recherche.
- Rouvrir : Vous pouvez rouvrir des demandes qui ont été clôturées. Vous pouvez décider de rouvrir si, après réflexion, la demande doit être convertie en question.
Demander plus d’informations
- Accédez à la page d’aperçu de la demande.
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Cliquez sur Demander plus d’informations.
La fenêtre Demander plus d’informations s’affiche.
- Sélectionnez un utilisateur à qui attribuer la demande d’informations. Par défaut, la fenêtre sélectionne le demandeur initial.
- Saisissez une description des informations supplémentaires nécessaires.
- Cliquez sur Envoyer la demande.
Convertir une demande en question
- Accédez à la page d’aperçu de la demande.
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Cliquez sur Convertir en question. La page d’édition de la question s’affiche.
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Complétez les informations nécessaires.
Toutes les informations (ex. tâches, commentaires, équipe) de la demande sont transférées à la question.
- Cliquez sur Enregistrer.
La demande est convertie en question.
Clôturer une demande
- Accédez à la page d’aperçu de la demande.
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Cliquez sur Clôturer la demande. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur Oui, clôturer.
Le statut de la demande passe à Clôturée.
Rouvrir une demande de travail
- Accédez à la page d’aperçu de la demande.
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Cliquez sur le menu trois points en haut à droite.
- Cliquez sur Rouvrir.
Un message de confirmation s’affiche et la demande repasse en statut actif.
Afficher les informations principales dans l’aperçu de la demande
La page d’aperçu de la demande de travail comprend un résumé en haut et des onglets détaillés en dessous.
Section supérieure de l’aperçu
La section supérieure affiche le nom, le statut (Demande, Fermée ou Convertie en dossier) et le numéro d’identification CounselLink.
Vous pouvez également effectuer différentes actions à l’aide des icônes en haut à droite.
- Modifier la demande (icône crayon)
- Imprimer la demande
- Convertir en dossier
- Rouvrir
- Supprimer la demande
Informations de base sur la demande
Cette section affiche les informations générales sur la demande, y compris le type de demande, une description et la date de création.
Contacts
Cette section affiche les contacts liés à la demande, y compris l’utilisateur qui l’a créée (Demandeur) et le nom de l’utilisateur ou du groupe auquel elle est attribuée (Responsable de la demande). Cliquez sur le nom du groupe d’utilisateurs pour voir tous les membres du groupe. Les informations concernant le ou les responsables de la demande apparaîtront dans l’onglet Équipe sur la page d’aperçu.
Si vous faites partie du groupe d’utilisateurs assigné à la demande, vous verrez ici des options pour vous l’assigner ou l’assigner à un autre membre du groupe.
Informations supplémentaires
Les informations supplémentaires affichées dans cette section varient selon le type de demande sélectionné. Par exemple, si le demandeur a choisi un type de demande de révision de contrat, il pourra y avoir des informations sur le contrat à réviser, comme le type de contrat, la valeur du contrat et la date de retour souhaitée.
Onglet Documents
Cet onglet contient les fichiers associés à la demande. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer, télécharger, réserver et rendre des documents.
Pour plus d’informations sur les documents, consultez ce sujet.
Vous pouvez effectuer plusieurs actions différentes.
Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d’administrateur de documents pour effectuer ces actions.
| Action | Description |
|---|---|
| Gérer les dossiers | Créez ici des sous-dossiers pour organiser les documents de votre demande. Survolez le dossier racine pour faire apparaître une icône d’engrenage, ou cliquez sur Créer un dossier en bas de la colonne. |
| +Ajouter | Ajoutez un document à la demande. |
| Modifier | Sélectionnez un document et cliquez sur ce bouton pour modifier ses détails. |
| Copier | Sélectionnez un document et cliquez sur ce bouton pour en faire une copie. |
| Supprimer | Sélectionnez votre ou vos document(s) et cliquez sur ce bouton pour les supprimer. |
| Déplacer |
Sélectionnez votre ou vos document(s) et cliquez sur ce bouton pour les déplacer vers un autre dossier dans la demande. Choisissez l’emplacement du dossier dans la liste déroulante, puis cliquez sur Enregistrer. |
| Réserver | Sélectionnez un document que vous souhaitez modifier et cliquez sur ce bouton pour le réserver. Les éléments réservés par un utilisateur ne peuvent pas être modifiés par un autre utilisateur tant qu’ils n’ont pas été rendus. |
| Rendre | Sélectionnez un document et cliquez sur ce bouton pour le rendre. |
| Télécharger | Sélectionnez votre ou vos document(s) et cliquez sur ce bouton pour télécharger une copie. |
Onglet Tâches
L’onglet Tâches affiche toutes les tâches liées à une demande.
Consultez ce sujet pour plus d’informations sur les tâches.
Cliquez sur le nom d’une tâche pour afficher un panneau latéral d’aperçu :
Actions sur les tâches :
| Bouton | Description |
|---|---|
| Modifier la tâche | Sélectionnez une tâche et cliquez sur ce bouton pour la modifier. |
| Supprimer la tâche | Sélectionnez une ou plusieurs tâches et cliquez sur ce bouton pour les supprimer. Si vous sélectionnez une tâche parente, les tâches dépendantes seront également supprimées. |
| Réassigner la tâche | Sélectionnez une ou plusieurs tâches et cliquez sur ce bouton pour réassigner le responsable. |
| Changer le statut | Sélectionnez une ou plusieurs tâches et cliquez sur ce bouton pour changer le statut. |
Onglet Équipe
L’onglet Équipe affiche les utilisateurs assignés à la demande. Les utilisateurs listés ont accès à la demande.
Ajouter des membres à l’équipe
- Accédez à la page d’aperçu de la demande et cliquez sur l’onglet Équipe.
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Cliquez sur +Ajouter. La fenêtre Ajouter un membre s’affiche.
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Sélectionnez le ou les utilisateurs.
Utilisez le filtre Bureau pour trier la liste des utilisateurs par bureau.
- Cliquez sur Ajouter à l’équipe.
Le ou les utilisateurs ont désormais accès à la demande.
Retirer des membres de l’équipe
- Accédez à la page d’aperçu de la demande et cliquez sur l’onglet Équipe.
- Sélectionnez le ou les utilisateurs.
- Cliquez sur xRetirer.
- Cliquez sur Oui, retirer dans la fenêtre de confirmation.
Le ou les membres sélectionnés sont retirés de la demande.
Toute tâche assignée à un utilisateur retiré devra être réassignée.
Onglet Historique
L’onglet Historique de la page d’aperçu de la demande affiche l’historique des modifications apportées à la demande depuis sa création.
L’onglet Historique affiche les informations suivantes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Description de l’événement | Description du changement effectué sur la demande. |
| Date de l’événement | Date à laquelle le changement a eu lieu. |
| Initiateur | Utilisateur ayant effectué le changement. |
| Détails | Détails supplémentaires concernant le changement (par exemple : e-mail envoyé à l’utilisateur pour l’informer d’une affectation). |