Cet article couvre les sujets suivants :
- À propos des documents
- Types de documents pris en charge
- Sécurité des documents (Partage de documents)
- Sécurité des documents héritée
À propos des documents
Les documents dans LexisNexis® CounselLink® permettent aux utilisateurs de stocker et de gérer des fichiers liés aux Questions et à d'autres enregistrements pris en charge. Les documents téléchargés restent associés à l'enregistrement où ils ont été ajoutés et sont accessibles selon les autorisations de l'utilisateur.
La visibilité des documents dépend des paramètres de sécurité et des rôles des utilisateurs. Les utilisateurs ne peuvent consulter ou gérer les documents que s'ils ont accès à l'enregistrement associé et disposent des autorisations appropriées pour les documents.
Selon la configuration de votre organisation, les documents sont partagés de deux manières différentes :
- La sécurité traditionnelle des documents utilise les champs « Partagé » et « Niveau d'accès ».
- La nouvelle sécurité des documents, ou Partage de documents, utilise le champ « Qui peut voir ce document ? ».
La taille d'une pièce jointe unique est limitée à 100 Mo. Il n'y a pas de limite au nombre de pièces jointes ou à la taille d'un lot de pièces jointes ajoutées en une seule fois.
Types de documents pris en charge
Les types de fichiers suivants, listés par extension, peuvent être joints via l’onglet Documents sur une page de synthèse.
| Types de documents autorisés (types de fichiers) | |||
|---|---|---|---|
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aiff asc avi bak bmp cdr css csv db dbf dif doc docx dot dxf edi eps eps2 fla gif
|
htm html image jfif jpeg jpg mac mdb moov mov movie mp3 mpeg mpg mpp msg pct pm3 pm4 pm5 |
pm6 png pot ppt pptx prn psd psp pst pub qt qxd rtf sea sit svg swf tif tiff txt vsd |
vst vxd wav wk1 wk3 wk4 wks wma wp5 wpd wq1 wri xls xlsx xlt xlw xml zip
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Sécurité des documents (Partage de documents)
La sécurité des documents dans CounselLink permet aux propriétaires de documents ou aux administrateurs de spécifier quels utilisateurs ont accès.
Les clients CounselLink utilisent l’un des deux types de sécurité des documents. Si la page de synthèse de vos documents affiche des champs différents de ceux décrits ici, il se peut que vous utilisiez la sécurité des documents héritée.
Une fois que votre organisation passe à la nouvelle configuration de sécurité des documents, tous les documents ajoutés à partir de ce moment suivront les nouvelles règles de sécurité. Les documents existants conserveront la configuration de sécurité traditionnelle jusqu'à ce qu'ils soient modifiés manuellement. À ce moment-là, vous devrez modifier les paramètres de sécurité pour suivre les nouvelles options.
Dans le champ « Qui peut voir ce document ? », vous aurez quatre options :
- Moi uniquement : Cette option rend le document disponible uniquement pour votre compte utilisateur. Les administrateurs de documents n’y ont pas accès.
- Toutes les personnes associées au document : Cette option permet l’accès au document à tous les utilisateurs (clients et cabinets d’avocats) ayant accès au type de document sélectionné (par exemple la Question ou la facture).
- Utilisateur(s) client(s) : Cette option permet l’accès au document à tous les utilisateurs clients ayant accès au type de document sélectionné (par exemple la Question ou la facture).
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Utilisateur(s) sélectionné(s) : Cette option ouvre la fenêtre Partager ce document. Sélectionnez l(es) utilisateur(s) dans la liste et ils auront accès au document.
Sécurité des documents héritée
Les clients CounselLink utilisent l’un des deux types de sécurité des documents. La sécurité des documents héritée utilise les champs Propriétaire, Partagé et Niveau d'accès. La nouvelle sécurité des documents affiche d'autres options de champs.
- Propriétaire : L'utilisateur qui possède le document.
- Partagé : Spécifie les utilisateurs qui peuvent voir le document. Sélectionner Non restreint le document aux seuls utilisateurs clients.
- Niveau d'accès : Détermine quels utilisateurs / clients spécifiques peuvent voir le(s) document(s).
Paramètres de partage et de niveau d'accès
Ce tableau donne un aperçu général de l'accès aux documents.
| Partagé | Niveau d'accès | Qui peut voir le document ? |
|---|---|---|
| Non | Public |
Pour le personnel administratif en dehors du bureau de contact, les documents ne sont accessibles que depuis l’onglet Documents où ils sont attachés. Les documents ne sont pas accessibles au personnel non administratif en dehors du bureau de contact. |
| Non | Privé |
Pour le personnel administratif / non administratif en dehors du bureau de contact, les documents ne sont accessibles que depuis l’onglet Documents où ils sont attachés. |
| Oui | Public |
Pour le personnel administratif / non administratif en dehors du bureau de contact, les documents ne sont accessibles que depuis l’onglet Documents où ils sont attachés. |
| Oui | Privé |
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| Oui | Sélectionner un cabinet |
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