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Utilisation du module complémentaire CounselLink pour Outlook

  • Mise à jour

Cet article couvre les sujets suivants :

À propos du module complémentaire pour Outlook

Le module complémentaire CounselLink pour Outlook vous aide à travailler plus efficacement entre Outlook et CounselLink en offrant un accès en un clic à vos Questions, demandes et tâches. Avec ce module, vous pouvez consulter les informations d'une Question ou d'une demande, ajouter des documents et effectuer des tâches clés sans quitter Outlook.

Le module complémentaire CounselLink pour Outlook vous permet de :

  • Gagner du temps en vous connectant à CounselLink depuis Outlook
  • Suivre plusieurs éléments en affichant les liens de la page d'accueil dans Outlook
  • Garder les informations des Questions à jour en joignant des e-mails et des documents (y compris par glisser-déposer si pris en charge)

Le module complémentaire fonctionne aussi bien dans la version web que dans la version de bureau d'Outlook. Le glisser-déposer présente certaines limites connues si vous utilisez Windows 10 version 1903 ou antérieure et/ou si votre organisation utilise l'authentification SSO, selon la configuration.

 

Afficher le module complémentaire CounselLink pour Outlook

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Vous pouvez ouvrir le module complémentaire CounselLink depuis le ruban Accueil d'Outlook lorsque vous devez travailler avec des Questions ou suivre des activités en attente. Connectez-vous avec vos identifiants CounselLink habituels ou via SSO (si activé).

  1. Sélectionnez le ruban Accueil.

    • Dans la version de bureau d'Outlook, le module complémentaire CounselLink s'affiche dans le groupe LexisNexis.

      Si le module complémentaire apparaît dans le ruban mais que vous ne pouvez pas le sélectionner, vérifiez que le volet de lecture est défini sur Droite ou Bas (et non Désactivé).

    • Dans la version Web d'Outlook, cliquez sur l'icône Points de suspension pour afficher vos modules complémentaires.

  2. Cliquez sur l'icône CounselLink. Le panneau du module complémentaire CounselLink s'affiche.
  3. Optionnel : Sélectionnez l'icône épingler pour garder le panneau CounselLink visible lors de vos prochaines sessions.
  4. Connectez-vous à CounselLink.
    • Utiliser vos identifiants CounselLink :

      1. Saisissez votre nom d'utilisateur CounselLink.

      2. Cliquez sur Continuer.
      3. Saisissez votre mot de passe.

      4. Cliquez sur Se connecter. La page d'accueil CounselLink s'affiche dans le panneau.

        Votre organisation peut exiger un code d'authentification à deux facteurs. Si besoin, cliquez sur Problème pour recevoir votre code ? pour renvoyer le code à votre adresse e-mail ou numéro de mobile associé (si configuré).

    • Utiliser vos identifiants Single Sign-On (SSO) :  

      Votre organisation doit avoir un domaine configuré pour permettre la connexion via SSO.

      1. Cliquez sur Se connecter avec SSO.
      2. Saisissez votre adresse e-mail.
      3. Cliquez sur Envoyer. La page d'accueil CounselLink s'affiche.

Votre connexion est conservée, vous resterez donc généralement connecté lors de la prochaine ouverture du module complémentaire. Pour plus de sécurité, pensez à vous déconnecter lorsque vous avez terminé.

Personnaliser les tuiles de la page d'accueil dans le module complémentaire CounselLink pour Outlook

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Les tuiles de la page d'accueil (cases colorées) vous permettent de suivre vos recherches enregistrées et activités en attente tout en travaillant dans Outlook. En raison de l'espace limité, vous choisissez quelles recherches enregistrées s'affichent.

  • Quatre tuiles s'affichent par défaut.
  • Vous pouvez configurer jusqu'à huit tuiles.

  1. Passez la souris sur une tuile de la page d'accueil du module complémentaire.

  2. Cliquez sur l'icône engrenage. Une liste de recherches enregistrées s'affiche.

  3. Sélectionnez la recherche enregistrée à afficher. La tuile se met à jour et affiche le nombre d'enregistrements actuel.

Ajouter une tuile

  1. Cliquez sur Ajouter une nouvelle tuile (+). Une nouvelle tuile est ajoutée à la page d'accueil.

  2. Passez la souris sur la nouvelle tuile.

  3. Cliquez sur l'icône engrenage. Une liste de recherches enregistrées s'affiche.

  4. Sélectionnez la recherche enregistrée à afficher. La tuile se met à jour et affiche le nombre d'enregistrements actuel.

  1. Passez la souris sur l'une des tuiles que vous avez ajoutées précédemment.

  2. Cliquez sur l'icône engrenage. Une liste de recherches enregistrées s'affiche.

  3. Cliquez sur Supprimer la tuile sélectionnée. 

    Vous ne pouvez pas supprimer les quatre tuiles d'origine, mais vous pouvez modifier la recherche enregistrée affichée par chacune d'elles.

Afficher les détails des Questions et des demandes dans le module complémentaire pour Outlook

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Vous pouvez consulter les Questions et demandes de Question directement dans le module complémentaire CounselLink et, si besoin, les ouvrir dans CounselLink pour effectuer d'autres actions.

  1. Cliquez sur l'icône de menu (trois lignes), puis sélectionnez Questions.

    Utilisez l'un des onglets suivants :

    • Mes Questions - Questions ou demandes que vous avez ajoutées en favoris dans CounselLink (icône étoile sur la page d'aperçu de la Question).
    • Toutes les Questions - Toutes les Questions et demandes que vous êtes autorisé à consulter.
  2. Rechercher et filtrer :
    • Pour rechercher, saisissez des mots-clés dans la zone Rechercher des Questions… (ex. : nom de la Question, numéro de suivi, numéro de Question, nom du cabinet, titre ou description), puis appuyez sur Entrée.
    • Cliquez sur l'icône Filtrer, sélectionnez un filtre, puis cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste des Questions.

  3. Passez la souris sur une Question dans la liste, puis cliquez sur l'icône Points de suspension pour afficher la liste des actions.

    • Ajouter un journal - Ajouter une entrée de journal pour suivre les activités et communications.
    • Ajouter un fichier ou un lien - Ajouter un lien externe vers un document ou un fichier dans tout type de fichier pris en charge (jusqu'à 100 Mo) à la Question.
    • Téléverser ce document Word - Téléverser le document Word actuel dans la Question.
    • Ouvrir dans CounselLink - Ouvre la page d'aperçu de la Question dans une nouvelle fenêtre de navigateur.
  4. Cliquez sur une Question pour afficher les onglets Détails ou Documents dans le panneau du module complémentaire.

    • Détails - Affichez les détails de la Question en lecture seule.

    • Documents - Affichez et gérez les documents liés à la Question.

Glisser-déposer des e-mails vers une Question

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Vous pouvez glisser-déposer des e-mails et/ou des pièces jointes vers une Question. Vous pouvez déposer :

  • Uniquement l'e-mail
  • Uniquement les pièces jointes
  • L'e-mail avec toutes les pièces jointes
  1. Dans le module complémentaire, ouvrez Mes Questions ou Toutes les Questions, puis localisez la Question.

  2. Dans Outlook, sélectionnez un ou plusieurs e-mails. Pour en ajouter plusieurs, maintenez Shift et appuyez sur la flèche vers le bas pour en sélectionner plusieurs.

  3. Glissez les e-mails sélectionnés vers la Question. Un message de confirmation s'affiche.

Pour vérifier qu'ils ont bien été ajoutés, cliquez sur la Question pour ouvrir Détails, puis cliquez sur Documents. Retrouvez l'élément téléversé dans le dossier ou la liste de documents approprié.

Ajouter un document à CounselLink à l’aide du module complémentaire Outlook

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Un « document » désigne tout type de fichier pris en charge. Chaque fichier est limité à 100 Mo, mais il n’y a pas de limite au nombre de documents que vous pouvez ajouter.

La fonction glisser-déposer est prise en charge uniquement lorsque vous utilisez :

  • Outlook Desktop (Microsoft 365), et
  • Windows 10 version 1903 ou ultérieure
  1. Dans le module complémentaire, trouvez la Question dans la liste.

  2. Pour ajouter le document au dossier parent de documents, faites glisser et déposez l’e-mail ou le document depuis votre dossier Outlook vers la Question dans la liste. Une bannière de confirmation s’affiche.

  3. Pour ajouter le document à un dossier de documents :
    1. Cliquez sur une Question sélectionnée dans la liste des Questions.
    2. Cliquez sur l’onglet Documents.

    3. Faites glisser l’e-mail ou le document joint et déposez-le dans le dossier approprié. Une bannière de confirmation s’affiche.

Si aucune bannière de confirmation n’apparaît, le fichier n’a pas été ajouté avec succès. Vérifiez que vous remplissez les conditions requises pour le bureau/Windows ci-dessus, ou utilisez la méthode manuelle ci-dessous.

  1. Accédez à la Question dans le module complémentaire CounselLink.
  2. Survolez le nom de la Question.

  3. Cliquez sur l’icône Points de suspension.

  4. Cliquez sur Ajouter un fichier ou un lien. Le panneau Ajouter des documents s’affiche.

  5. Choisissez un fichier à lier à la Question.
    • Si le fichier est stocké sur un serveur web, saisissez un Lien externe contenant l’URL complète.
    • Si le fichier est sur votre appareil local, cliquez sur le bouton Sélectionner des fichiers... et parcourez pour sélectionner le fichier.
  6. Complétez la section Détails du document.
    1. Ajoutez un Nom de document.
    2. Vérifiez que Lié à affiche la bonne Question. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler pour revenir à la liste des Questions et sélectionner la bonne Question.
    3. Facultatif : Sélectionnez un Dossier.
    4. Modifiez les préférences du document pour la Catégorie, le Propriétaire, le Partage et le Niveau d’accès si besoin.
    5. Facultatif : Ajoutez un numéro ou une description de Révision.
    6. Facultatif : Sélectionnez un Statut.
    7. Facultatif : Ajoutez une Description.

    8. Facultatif : Saisissez des Mots-clés pour décrire le document.

      Les mots-clés sont utilisés comme balises méta pour faciliter la recherche de documents.

    9. Cliquez sur Téléverser les documents. Une bannière de confirmation s’affiche.

Créer une Question dans le module complémentaire CounselLink

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Vous devez avoir le rôle Configuration de Question pour pouvoir créer une Question depuis le module complémentaire

  1. Cliquez sur Questions dans le menu à trois lignes du module complémentaire.

  2. Cliquez sur l’icône plus au-dessus de la liste des Questions.

La page Créer une Question s’affiche.

Modifier des documents de Question ou d’Intake dans le module complémentaire

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Vous pouvez mettre à jour les Détails du document (par exemple, les paramètres de partage et le niveau d’accès) directement depuis le module complémentaire.

  1. Accédez à la Question dans le module complémentaire CounselLink.
  2. Cliquez sur la Question ou l’Intake dans la liste.
  3. Cliquez sur Documents.

  4. Survolez le document à modifier.

  5. Cliquez sur l’icône points de suspension pour afficher les options disponibles.

  6. Cliquez sur Modifier les détails du document.

  7. Mettez à jour les champs si nécessaire.

    CounselLink détermine si vous avez l’autorisation de modifier les détails du document. Vous ne pouvez pas changer le Propriétaire ou la Question à laquelle le document est Lié à. Ces modifications peuvent être faites depuis la version web de CounselLink si vous êtes le Propriétaire actuel du document ou un Administrateur de documents.

  8. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vérification de sortie/entrée de document avec le module complémentaire Outlook

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La vérification de sortie d’un document le verrouille afin qu’aucun autre utilisateur ne puisse le modifier ou le supprimer tant qu’il est vérifié. Vérifiez le document à nouveau pour libérer le verrouillage lorsque vous avez terminé.

  1. Accédez à l’onglet Documents de la Question dans le module complémentaire CounselLink.

  2. Sous le dossier sélectionné, survolez le document à vérifier.

  3. Cliquez sur l’icône points de suspension pour afficher les options disponibles.

  4. Cliquez sur Vérifier la sortie du document. Un message de confirmation apparaît.

Vérifier la sortie d’un document

  1. Accédez à l’onglet Documents de la Question dans le module complémentaire CounselLink.
  2. Trouvez le document dans la liste ou dans un dossier.

  3. Survolez le document à vérifier en entrée.

  4. Cliquez sur points de suspension.

  5. Cliquez sur Vérifier l’entrée du document.

    Facultatif - Avant de vérifier en entrée :

    • Cliquez sur Sélectionner un fichier pour téléverser une nouvelle version.
    • Saisissez des commentaires dans le champ Commentaire.
    • Sélectionnez un Statut dans la liste déroulante.
    • Décochez la case pour libérer le verrouillage (si applicable). Cette option est généralement activée par défaut pour libérer le verrouillage lors de la vérification en entrée.

  6. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre de confirmation s’affiche.

Télécharger des documents à l’aide du module complémentaire

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Vous pouvez télécharger tous les documents de Question que vous êtes autorisé à consulter. Une copie est enregistrée à l’emplacement de téléchargement par défaut de votre appareil ; l’original reste dans CounselLink.

Télécharger la version actuelle

  1. Accédez à la Question depuis le module complémentaire : 
    • Depuis l’icône Menu, cliquez sur Questions. Le panneau Mes Questions s’affiche.
    • Depuis l’onglet Toutes les Questions. La liste Toutes les Questions inclut toutes les Questions que vous êtes autorisé à consulter. Vérifiez si la Question est facilement visible dans cette liste.
    • Depuis la boîte Rechercher des Questions.... Tapez des mots-clés et appuyez sur Entrée.

  2. Cliquez sur Documents.

  3. Survolez le document.
  4. Cliquez sur Points de suspension.
  5. Cliquez sur Télécharger le document. Une copie du document est téléchargée sur votre ordinateur.

Télécharger une version antérieure d’un document

  1. Accédez à la Question depuis le module complémentaire : 
    • Depuis l’icône Menu, cliquez sur Questions. Le panneau Mes Questions s’affiche.
    • Depuis l’onglet Toutes les Questions. La liste Toutes les Questions inclut toutes les Questions que vous êtes autorisé à consulter. Vérifiez si la Question est facilement visible dans cette liste.
    • Depuis la boîte Rechercher des Questions.... Tapez des mots-clés et appuyez sur Entrée.

  2. Cliquez sur Documents.

  3. Cliquez sur le nom du document.

  4. Sélectionnez l’onglet Versions.

  5. Cliquez sur la version que vous souhaitez télécharger.

Configurer les préférences de documents de Question dans le module complémentaire

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Vous pouvez définir les paramètres de document par défaut pour les téléchargements effectués via le module complémentaire Outlook. Les modifications apportées dans le module complémentaire et dans l’application web CounselLink restent synchronisées.

  1. Depuis l’accueil du module complémentaire Outlook, cliquez sur l’icône menu.

  2. Cliquez sur Paramètres. Le panneau Paramètres s’affiche.

  3. Vérifiez et mettez à jour les paramètres par défaut si nécessaire :
    • Catégorie – Catégorie de document par défaut
    • Propriétaire - Propriétaire du document (garde le contrôle total du document)
    • Partagé - Indique si les avocats externes peuvent voir le document (par défaut : Non)
    • Accès - Qui peut consulter le document en externe :
      • Privé - Seul le propriétaire du document et les administrateurs de documents

      • Public - Tous les participants d’une question côté entreprise ; si Partagé = Oui, les participants côté entreprise et cabinet d’avocats

        Définir Public par défaut peut exposer involontairement des documents à tous les cabinets d’avocats sur la même question.

Ajouter des entrées de journal à des questions depuis le module complémentaire CounselLink pour Outlook

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Vous pouvez ajouter des entrées de journal pour suivre les communications ou ajouter des notes de dossier. Vous pouvez joindre des fichiers pris en charge (jusqu’à 100 Mo chacun), y compris des clips audio/vidéo, des images et des documents. Les entrées de journal enregistrées via le module complémentaire sont visibles par les utilisateurs de l’entreprise ayant accès à la question. Vous pouvez choisir de partager ou non les entrées avec les cabinets d’avocats.

  1. Survolez la question dans la liste des questions.

  2. Cliquez sur l’ellipse.

  3. Cliquez sur Ajouter un journal. Le panneau Ajouter une entrée de journal s’affiche.

  4. Saisissez un Objet.
  5. Complétez les champs optionnels :
    • Date (modifiez si besoin)
    • Description
    • Catégorie
    • Partager avec les cabinets d’avocats (case à cocher)
    • Cliquez sur Sélectionner des fichiers... pour parcourir et télécharger des fichiers, ou faites-les glisser dans la zone Pièces jointes (Outlook sur ordinateur uniquement ; Windows 10 version 1903 ou ultérieure).

  6. Cliquez sur Enregistrer.

    L’entrée de journal est disponible dans CounselLink pour les utilisateurs autorisés à consulter la question.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez consulter la version originale en anglais."