Centre de réponses CounselLink pour les clients

Téléchargement et modification de documents

  • Mise à jour

Cet article couvre les sujets suivants :

Ajouter un document

Vous pouvez ajouter tout type de document pris en charge directement depuis l’onglet Documents ou la page d’aperçu du document.

  1. Effectuez l’une des actions suivantes pour accéder à la page Ajouter des documents :

    • Cliquez sur le bouton +Ajouter un document en haut à droite de la page de recherche de documents.

      -- ou --

    • Cliquez sur le bouton Ajouter un document (signe plus) sur la page d’aperçu du document.

    La page Ajouter des documents s’affiche.

  2. Dans la zone Téléverser des documents, utilisez l’une des méthodes suivantes pour spécifier le ou les documents à ajouter :

    • Dans la zone de texte Lien externe, saisissez un lien vers le fichier (http ou https).

    • Faites glisser un ou plusieurs fichiers depuis votre ordinateur et déposez-les dans la grande zone de texte au centre de l’écran.

      Cette option est utile pour ajouter plusieurs documents à la fois. Si vous utilisez le navigateur Chrome, vous pouvez faire glisser un dossier entier dans la zone de texte. CounselLink sépare automatiquement les fichiers du dossier en documents individuels. Si vous utilisez un autre navigateur, sélectionnez chaque fichier du dossier et faites-les glisser en groupe.

    • Cliquez sur Choisir un fichier et accédez à l’emplacement du fichier sur votre ordinateur.

    Tous les fichiers ajoutés apparaissent dans la partie inférieure de la zone Téléverser des documents.

  3. Saisissez les détails dans la zone Détails du document.

    Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.

    Colonne Description
    Nom du document* Saisissez un nom pour le document. Ce nom apparaît dans la colonne Nom lors des recherches de documents.
    Si vous ajoutez plusieurs fichiers, ce champ n’est pas disponible. Vous pourrez modifier le nom de chaque document ultérieurement.
    Type de document* Sélectionnez le type d’objet auquel le document sera rattaché. Ce choix détermine les options disponibles dans le champ Lié à.
    Lié à

    Cliquez sur ce champ et recherchez l’objet associé (facture, dossier, etc.).
    Catégorie

    Sélectionnez la description qui correspond le mieux au document.
    Propriétaire* Votre nom d’utilisateur s’affiche automatiquement. Cliquez sur le bouton points de suspension (…) pour rechercher un autre propriétaire.
    Qui peut voir ce document ?*

    Sélectionnez une option de sécurité dans la liste déroulante.

    Cette option n’est disponible que si votre organisation a activé la nouvelle fonctionnalité de sécurité des documents. Si elle est configurée, les champs « Partagé » et « Niveau d’accès » ne seront pas disponibles.
    Partagé*

    Indiquez quels utilisateurs peuvent voir le document. Sélectionner Non limite la visibilité aux utilisateurs clients internes.
    Cliquez sur ce sujet pour en savoir plus sur la sécurité des documents.

    Si votre organisation a activé la fonctionnalité de partage de documents, ce champ n’apparaîtra pas.
    Niveau d’accès*

    Déterminez quels utilisateurs peuvent voir le document.

    Si votre organisation a activé la fonctionnalité de partage de documents, ce champ n’apparaîtra pas.
    Révision Saisissez un numéro de version.
    Statut

    Indiquez le statut du document.

    Si le statut d’un document est défini sur N/A, le champ Statut affichera « Document non applicable ».
    Description Saisissez une brève description (255 caractères maximum). Ce texte apparaît dans les résultats de recherche, soyez donc concis.
    Mots-clés Saisissez des mots uniques qui pourront être utilisés pour rechercher ce document.
    Ignorer la notification de partage de document

    Sélectionnez cette option pour empêcher l’envoi de notifications par e-mail aux utilisateurs assignés au document.

    Cette option n’est disponible que si votre organisation a activé la fonctionnalité de partage de documents et que les notifications par e-mail sont configurées en conséquence.
  4. Si vous voyez la mention Déclaration de confidentialité, cochez la case correspondante si vous avez bien apposé la déclaration de confidentialité sur le document téléversé.
  5. Cliquez sur Téléverser le(s) document(s).

Ajouter une version d’un document depuis la page d’aperçu

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Vous pouvez ajouter une nouvelle version d’un document depuis la page Aperçu du document.

Si un document est retiré, seul l’utilisateur qui l’a retiré peut ajouter une nouvelle version. Les administrateurs de documents peuvent passer outre le verrouillage d’un document.

  1. Accédez à la page d’aperçu du document.
  2. Cliquez sur l’onglet Versions.

  3. Cliquez sur +Ajouter une version. La fenêtre Ajouter une version s’affiche.

  4. Cliquez sur Téléverser une nouvelle version de ce document pour sélectionner un fichier ou faites glisser un fichier depuis votre ordinateur dans la zone prévue.
  5. Saisissez un commentaire dans le champ Commentaire si besoin.
  6. Sélectionnez un statut dans la liste déroulante Statut si besoin.
  7. Cliquez sur Ajouter.

Enregistrement/Retrait d’un document

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La fonction d’enregistrement/retrait empêche les autres utilisateurs de modifier un document lorsqu’il est retiré.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les clients Advanced ou Premier. Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d’administrateur de documents pour enregistrer ou retirer un document. Si un document est retiré, il ne peut pas être modifié ou supprimé par d’autres utilisateurs (sauf un administrateur de documents). Les administrateurs peuvent passer outre le verrouillage d’un document.

 

Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent :

  • Verrouiller un document pour empêcher sa modification.

  • Retirer un verrou existant.

  • Afficher les détails du verrouillage.

  • Passer outre un verrou existant.

Enregistrer ou retirer un document

  1. Enregistrez ou libérez un document de l'une des deux façons suivantes :

    • Sélectionnez un nom de document sous l’onglet Documents sur la page Vue d’ensemble du dossier, puis cliquez sur Libérer ou Enregistrer.

    • Cliquez sur l’icône Libérer ou Enregistrer sur la page Vue d’ensemble du document.

  2. Optionnel : Si vous enregistrez à nouveau un document, vous pouvez téléverser une nouvelle version.

    1. Faites glisser une nouvelle version du document dans la fenêtre, ou choisissez un fichier depuis votre ordinateur.

    2. Optionnel : Libérez le verrou du document pour que d’autres puissent le modifier.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un document

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Vous pouvez modifier les détails d’un seul document.

Vous devez avoir le rôle d’administrateur de documents ou être le propriétaire du document pour modifier ses détails.

  1. Accédez à la page Documents/Modifier le document de l’une des deux façons suivantes :

    • Sélectionnez un nom de document depuis la page de recherche de documents, puis cliquez sur Modifier.

    • Cliquez sur l’icône crayon sur la page Vue d’ensemble du document.

      La page Documents/Modifier le document s’affiche.

  2. Modifiez les détails du document selon vos besoins. Consultez la section sur l’ajout d’un document dans cet article pour plus d’informations.

    Si votre organisation utilise la nouvelle fonctionnalité de partage de documents, il vous sera demandé de sélectionner un paramètre de sécurité dans le champ « Qui peut voir ce document ? » si aucun n’a encore été choisi.

  3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer un document

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Si vous êtes le propriétaire du document, vous pouvez supprimer un document qui n’est plus nécessaire. La suppression d’un document l’enlève définitivement de CounselLink.

Vous pouvez supprimer un document depuis la page de recherche de documents ou la page Vue d’ensemble du document :

  • Cochez la case correspondant au document que vous souhaitez supprimer sur la page de recherche de documents, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

  • Cliquez sur le bouton Supprimer dans le coin supérieur droit de la page Vue d’ensemble du document.

Dans les deux cas, il vous sera demandé de confirmer la suppression. Cliquez sur Oui, supprimer.

Supprimer un document depuis la page Vue d’ensemble du dossier ou de la demande de travail

  1. Cliquez sur l’onglet Documents.
  2. Cochez la case à côté du document.

  3. Cliquez sur Supprimer. La fenêtre de confirmation de suppression s’affiche. La fenêtre confirme le nombre de documents que vous souhaitez supprimer.

  4. Cliquez sur Supprimer. Les documents qui ne peuvent pas être supprimés sont listés avec la raison.

Copier un document unique

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Vous pouvez créer une copie d’un document existant depuis la page de recherche de documents ou depuis la page Vue d’ensemble du document.

Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d’administrateur de documents pour copier un document existant. Vous pouvez également copier plusieurs documents depuis la page de recherche de documents. Consultez la section correspondante dans cet article pour plus d’informations.

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Sélectionnez un document sur la page de recherche de documents, puis cliquez sur Copier.

      -- ou --

    • Cliquez sur l’icône Copier le document sur la page Vue d’ensemble du document.

    La page Copier le document s’affiche avec les paramètres hérités du document d’origine.

  2. Saisissez un nouveau nom pour le document dans le champ Nom du document. Par défaut, la mention « Copie de » est ajoutée au début du nom.
  3. Modifiez les autres détails si nécessaire. 
  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Copier plusieurs documents

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Vous pouvez copier plusieurs documents en même temps.

Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d’administrateur de documents pour copier des documents existants.

  1. Trouvez les documents sur la page de recherche de documents ou la page Vue d’ensemble du dossier.
  2. Cochez la ou les cases à gauche du ou des noms de documents. Le nombre total sélectionné apparaît en haut de la liste.

  3. Cliquez sur Copier. La fenêtre Copier les documents s’affiche.

    Si vous n’avez pas l’autorisation de copier un document sélectionné, un message d’alerte s’affiche et le document concerné est automatiquement retiré de la liste. Vous pouvez consulter le document retiré en cliquant sur le lien Afficher les détails à droite du message.

  4. Remplissez les champs nécessaires.

    Tout détail laissé vide ne sera pas modifié dans les documents sélectionnés. 

  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Modifier les détails de plusieurs documents simultanément

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Vous pouvez modifier un sous-ensemble des détails de plusieurs documents en même temps.

Les détails suivants (aucun n’est obligatoire) peuvent être modifiés avec cette option :

  • Propriétaire
  • Catégorie
  • Type de document
  • Lié à
  • Révision
  • Statut
  • Description
  • Mots-clés
  1. Trouvez les documents sur la page de recherche de documents ou la page Vue d’ensemble du dossier.
  2. Cochez la ou les cases à gauche du ou des noms de documents. Le nombre total de documents sélectionnés apparaît en haut de la liste.

  3. Cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier les documents s’affiche.

    Si vous n’avez pas l’autorisation de modifier un document sélectionné, un message d’alerte s’affiche et le document concerné est automatiquement retiré de la liste. Vous pouvez consulter le document retiré en cliquant sur le lien Afficher les détails à droite du message.

  4. Modifiez les détails des documents selon vos besoins.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."