Centre de réponses CounselLink pour les clients

Création et gestion des questions

  • Mise à jour

Les Questions sont la base de tout le travail effectué dans LexisNexis® CounselLink®. Elles peuvent être créées pour tout contrat, projet, brevet ou dossier juridique. Les Questions permettent de suivre tous les enregistrements liés à un problème juridique particulier, y compris les factures, documents, budgets, dates clés, communications et autres informations.

Depuis la page Vue d’ensemble de la Question, vous pouvez accéder aux informations générales de la question, aux profils des cabinets d’avocats, aux profils des participants, aux notes, aux factures, aux documents, aux tâches, aux questions liées, aux profils du personnel interne et aux événements du calendrier.

Cet article traite des sujets suivants :

Créer une Question

Vous devez disposer du rôle Configuration de la Question pour pouvoir modifier une question. De plus, certaines organisations n’autorisent pas la création manuelle de questions, il se peut donc que vous ne voyiez pas toutes les fonctionnalités décrites dans cet article.

  1. Ouvrez la page de création de Question par l’une des méthodes suivantes :

    • Cliquez sur le bouton + Créer une Question dans le panneau d’accueil des Questions.

    • Cliquez sur le bouton +Créer une Question dans le coin supérieur droit de la page de recherche de Questions.

    • Sur la page Vue d’ensemble de la Question, cliquez sur le bouton ( + ). Puis, cliquez sur Créer une nouvelle Question dans la liste.

  2. La page de création de Question s’affiche.

    Cliquez sur l’icône () dans le coin supérieur droit de la page pour voir un tutoriel vidéo sur la création d’une question.

  3. Dans la section Détails de la Question, renseignez les informations requises :

    Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires. Tous les autres champs sont facultatifs.

    Champ Détails
    ID de la Question Saisissez un identifiant unique si celui-ci ne se renseigne pas automatiquement.
    Titre de la Question Saisissez le nom de la question.
    Bureau de contact Sélectionnez le bureau qui gérera la question. Seuls les bureaux pour lesquels vous êtes autorisé à créer des questions sont affichés. Après avoir sélectionné un bureau, la page peut se mettre à jour si ce bureau nécessite des informations supplémentaires.
    Contact de la Question Sélectionnez le contact qui recevra toutes les communications liées à la question. Cela facilite également la recherche, le reporting et l’acheminement des factures.
    Contact pour les factures Sélectionnez le contact qui recevra toutes les communications concernant les factures liées à la question.
    Type de Question Sélectionnez une option dans le menu déroulant. Cliquez sur ce sujet pour plus d’informations sur la gestion des types de questions.
    Lier à une Question existante Cliquez sur les points de suspension bleus pour rechercher une question à laquelle lier celle que vous créez. Cliquez sur ce sujet pour plus d’informations sur les Questions liées.
    Bureau assigné Sélectionnez un bureau dans la liste déroulante.
    Description Saisissez une brève explication du dossier ou d’autres notes pertinentes.

  4. Dans la section Finances, saisissez les informations appropriées :

    Champ Détails
    Devise de la Question Sélectionnez la devise à associer à la question.
    Honoraires facturés historiques Saisissez le montant des honoraires facturés.
    Dépenses facturées historiques Saisissez le montant des dépenses facturées.

  5. Facultatif : Dans la section Modèles, renseignez les informations nécessaires :

    Selon la configuration de votre organisation et votre rôle, ces options peuvent ne pas être disponibles.

    1. Dans la liste des modèles d’allocation, sélectionnez un modèle d’allocation. 
    2. Dans la liste des modèles de calendrier, sélectionnez un modèle de calendrier. 
  6. Cliquez sur Enregistrer. La question est créée. Ensuite, assignez des cabinets d’avocats à la question.

Assigner un cabinet d’avocats à une Question

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Vous pouvez assigner un ou plusieurs cabinets d’avocats à une question depuis sa page Vue d’ensemble. Vous pouvez également retirer un cabinet d’avocats d’une question. Consultez ce sujet pour plus d’informations sur la suppression ou l’annulation de la suppression d’un cabinet d’avocats d’une question.

Les cabinets d’avocats assignés à une question ne peuvent pas voir si d’autres cabinets sont également assignés (sauf si la fonctionnalité Avocat principal est utilisée).

Vous devez disposer du rôle d’assignation de Question pour assigner des cabinets d’avocats à une question.

  1. Accédez à la fenêtre Rechercher des cabinets d’avocats par l’une des méthodes suivantes :

    • Cliquez sur le bouton +Attribuer dans l’onglet Cabinets d’avocats de la page Vue d’ensemble de la Question.

    • Cliquez sur Attribuer un cabinet d’avocats dans le menu déroulant Plus d’actions en haut à droite de la page Vue d’ensemble de la Question.

    • Cliquez sur Attribuer un cabinet d’avocats après avoir sélectionné une question sur la page Recherche de Questions. Cette option vous permet d’attribuer un cabinet d’avocats à plusieurs Questions.

      La fenêtre Rechercher des cabinets d’avocats s’affiche.

  2. Trouvez un cabinet d’avocats par structure tarifaire ou par nom du cabinet.
    • Recherche par structure tarifaire
      1. Sélectionnez une structure tarifaire dans le menu déroulant.

      2. Cliquez sur Rechercher. Les résultats de la recherche s’affichent.

        Seuls les cabinets d’avocats ayant une offre tarifaire active sur la structure sélectionnée apparaîtront dans la recherche.

      3. Optionnel : Cliquez sur Afficher uniquement les favoris pour afficher uniquement les cabinets que votre organisation a marqués comme favoris.
      4. Cliquez sur le nom du cabinet que vous souhaitez attribuer.
    • Recherche par nom du cabinet

      1. Saisissez un terme de recherche dans le champ prévu à cet effet.

        Si le nom du cabinet que vous recherchez apparaît sous le champ de recherche, cliquez dessus et passez à l’étape 3.

      2. Cliquez sur Rechercher. Les résultats de la recherche s’affichent.

        Les cabinets d’avocats qui ne peuvent pas être attribués incluent une explication de l’incompatibilité.

      3. Cliquez sur le nom du cabinet que vous souhaitez attribuer. La fenêtre Attribuer un cabinet d’avocats à la Question s’affiche. La partie supérieure affiche les informations sur la Question sélectionnée, y compris les cabinets déjà attribués. Un message d’erreur s’affiche dans la section Mettre à jour les détails si la Question sélectionnée ne peut pas être attribuée au cabinet.

  3. Complétez les champs de la section Conditions commerciales si nécessaire :

    Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires ; tous les autres champs sont facultatifs. Les champs disponibles varient selon la configuration CounselLink de votre organisation.

    Champ  Détails
    Structure tarifaire* Obligatoire uniquement si vous avez recherché par nom du cabinet (et non par structure tarifaire). Sélectionnez une structure tarifaire à utiliser pour le cabinet d’avocats. Cliquez sur Afficher les détails pour consulter la structure sélectionnée.
    Valeur du dossier Sélectionnez une valeur de dossier dans la liste déroulante.
    Nombre de parties Sélectionnez une valeur pour le nombre de parties dans la liste déroulante.
    Remise sur volume Sélectionnez une valeur de remise sur volume dans la liste déroulante.
    Avocat principal

    Sélectionnez un avocat principal dans la liste déroulante.

    Ce champ peut être obligatoire selon la configuration de votre organisation.
    Type de conseil Sélectionnez un type de conseil dans la liste déroulante.
    Workflow de facturation* Sélectionnez une option de workflow de facturation dans la liste déroulante. Cela détermine comment votre organisation examinera les factures avec le cabinet d’avocats sélectionné.
    Ensemble de règles* Sélectionnez un ensemble de règles dans la liste déroulante. Cette sélection définit l’ensemble de règles qui sera appliqué aux factures soumises par le cabinet d’avocats pour cette Question.
    Conseil principal Cochez cette case si le cabinet d’avocats sera le conseil principal.
  4. Optionnel : Sélectionnez Ignorer les notifications par e-mail au cabinet d’avocats si vous ne souhaitez pas que le cabinet soit informé de son ajout.
  5. Sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Attribuer : Attribue le cabinet d’avocats à la Question.
    • Attribuer et ajouter un autre : Attribue le cabinet et vous ramène à la fenêtre Rechercher des cabinets d’avocats pour en ajouter un autre.

Copier une Question

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Lorsque vous souhaitez créer une nouvelle Question avec des informations similaires à une Question existante, vous pouvez la copier pour gagner du temps. Vous pouvez copier une Question quel que soit son statut. La nouvelle Question devient active dès sa création.

Vous devez disposer du rôle de configuration de Question pour copier une Question.

  1. Accédez à la page Vue d’ensemble de la Question de la Question source.

  2. Cliquez sur Copier la Question dans le menu déroulant Plus d’actions.

    La page Copier la Question s’affiche. Les champs de la section Détails de la Question sont remplis avec les données de la Question source, à l’exception du numéro, du titre et de la description de la Question.

    Si la section Informations supplémentaires apparaît, elle contient des champs configurés spécifiquement pour votre organisation.

  3. Mettez à jour les informations de la Question si nécessaire. Pour plus d’informations sur les champs spécifiques, voir Créer une Question.

    La date de statut de la nouvelle Question correspond à la date de la copie.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier une Question

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Vous pouvez modifier les informations d’une Question existante (y compris une Question clôturée). Par exemple, vous pouvez avoir besoin de mettre à jour le contact de la Question ou le bureau de contact. Les modifications mettent à jour les informations affichées en haut de la page Vue d’ensemble de la Question.

Vous devez disposer du rôle de configuration de Question pour modifier une Question.

  1. Cliquez sur l’icône Modifier la Question (crayon) sur la page Vue d’ensemble de la Question.

    La page Modifier la Question s’affiche.

  2. Mettez à jour les détails de la Question si nécessaire. Pour plus d’informations sur les champs spécifiques, voir Créer une Question.

    Si une section Informations supplémentaires apparaît, elle inclut des champs configurés spécifiquement pour votre organisation. Contactez votre administrateur d’entreprise si vous avez des questions sur la façon de remplir ces champs.

    Mettez à jour les informations de la Question si nécessaire. Pour plus d’informations sur les champs spécifiques, consultez la section Créer une Question dans cet article.

  3. Cliquez sur Enregistrer. La page Vue d’ensemble de la Question affiche les modifications.

Clôturer une Question

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Vous pouvez clôturer une Question depuis la page Vue d’ensemble de la Question ou clôturer plusieurs Questions depuis la page Recherche de Questions.

Cette option n’est disponible que si votre organisation est configurée. Vous devez également disposer du rôle de configuration de Question ou d’approbation de modification de Question au bureau de contact de la Question. Veuillez soumettre toutes les factures avant de clôturer une Question.

  1. Cliquez sur l’icône à trois points dans le coin supérieur de la page Vue d’ensemble de la Question.

  2. Sélectionnez Clôturer la Question.

  3. Optionnel : La page Modifier la disposition de la Question s’affiche si votre Question comporte des champs de disposition personnalisés.

    Les champs de la section Informations supplémentaires sont spécifiques au client. Contactez votre consultant relations clients pour discuter de la configuration de cette fonctionnalité.

  4. Remplissez les champs obligatoires si nécessaire.

  5. Cliquez sur Enregistrer et continuer >. La deuxième page Modifier la disposition de la Question s’affiche.

    Les champs marqués d’un * sont obligatoires.

  6. Pour la question Y a-t-il d’autres facturations sur cette Question ?, sélectionnez Oui.
  7. Pour l’option Définir le statut de la Question sur INACTIF ? (Sélectionnez Non pour clôturer la Question), sélectionnez Oui pour clôturer la Question.
  8. Cliquez sur Enregistrer. La page de confirmation de la disposition de la Question s’ouvre et affiche un message de confirmation.

Suppression d’une Question

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Vous pouvez vouloir supprimer une question si, par exemple, il s’agit d’un doublon. Cependant, vous ne pouvez pas supprimer une question à laquelle une facture ou une conservation légale est associée.

Si vous supprimez une question qui a des sous-questions associées, les sous-questions ne sont pas supprimées. Elles sont simplement retirées de la relation de famille de la question.

Dans la plupart des cas, il est recommandé de clôturer la question afin de conserver les enregistrements.

  1. Ouvrez la page d’aperçu de la Question.

  2. Sélectionnez Supprimer la Question dans le menu déroulant Plus d’actions.

    La fenêtre Supprimer la Question s’affiche.

  3. Sélectionnez une Raison de la suppression. Si vous choisissez Autre, saisissez une raison dans le champ de texte.
  4. Cliquez sur Supprimer la Question. La question est supprimée.

Afficher le journal des modifications d’une Question

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Le journal des modifications affiche les mises à jour apportées à la question au fil du temps, y compris les utilisateurs ayant effectué les changements.

Vous devez avoir le rôle d’Administrateur Corporate pour consulter le journal des modifications.

  1. Ouvrez la page d’aperçu de la Question.

  2. Accédez au journal de l’une des façons suivantes :

    • Cliquez sur Journal des modifications dans le menu déroulant Plus d’actions.

    • Cliquez sur le bouton Journal des modifications dans l’onglet Historique.

    La fenêtre Journal des modifications s’affiche.

  3. Consultez l’historique en utilisant les options de défilement ou de recherche. Vous pouvez également utiliser la fonction Grouper par pour trier les événements.

  4. Optionnel : Cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger l’historique du journal des modifications au format Excel ou PDF.

    Votre fichier Excel ou PDF sera téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

Envoyer une Question par e-mail

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Vous pouvez envoyer un lien vers une question par e-mail à un ou plusieurs utilisateurs. Cela est utile lorsque vous créez une question et souhaitez la partager avec des collaborateurs. Les destinataires peuvent ouvrir le lien et enregistrer la question dans Mes Questions dans CounselLink.

Un lien de question envoyé par e-mail n’est accessible qu’aux utilisateurs internes de CounselLink dans votre organisation dont les bureaux et rôles attribués permettent l’accès.

  1. Ouvrez la page d’aperçu de la Question.

  2. Cliquez sur Envoyer la Question par e-mail dans le menu déroulant Plus d’actions.

    Votre logiciel de messagerie par défaut ouvrira un brouillon contenant un lien vers la question.

  3. Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail dans le champ À.
  4. Modifiez le corps de l’e-mail si besoin.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Modifier les données personnalisées

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Si votre organisation utilise des champs personnalisés pour les cabinets d’avocats, vous pouvez modifier ces champs sur la question.

Vous devez avoir le rôle Modifier les données personnalisées pour effectuer cette action.

  1. Ouvrez la page Aperçu de la Question.

  2. Cliquez sur Modifier les données personnalisées dans le menu déroulant Plus d’actions.

    La page Modifier les informations supplémentaires de la Question active s’affiche.

    Les options peuvent varier selon la configuration de votre organisation.

  3. Apportez les modifications nécessaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."