Cet article couvre les sujets suivants :
- À propos de l’allocation
- Modifier l’allocation sur une Question
- Modifier l’allocation sur une facture
- Corriger l’allocation sur une facture approuvée
- Appliquer un groupe d’allocation à une Question
- Supprimer un groupe d’allocation d’une Question
- Imprimer un rapport de limite d’allocation
- Afficher l’historique des allocations
À propos de l’allocation
Comprendre les termes clés
| Termes | Description |
|---|---|
| Allocation | Concept comptable selon lequel les coûts sont partagés entre une ou plusieurs parties. Les allocations sont définies au niveau de la Question mais peuvent être personnalisées au niveau de la facture. |
| Contact d’allocation | Entité responsable du paiement d’une facture liée à une réclamation ou une Question spécifique. L’entité peut être interne ou externe. |
| Groupe d’allocation | Groupe nommé de deux contacts d’allocation ou plus qui partagent la responsabilité des coûts d’une Question, avec des règles de partage des coûts définies. |
| Allocation externe | Votre organisation et une ou plusieurs entités externes partagent les coûts d’une facture (par exemple, deux compagnies d’assurance paient chacune un pourcentage). |
| Allocation interne | Deux entités comptables internes ou plus partagent les coûts d’une facture (par exemple, des centres de coûts, des comptes de grand livre ou des comptes fournisseurs). |
Personnaliser l’allocation d’une Question
L’allocation pour une Question peut être personnalisée de plusieurs façons :
- Une Question peut utiliser soit une allocation externe, soit une allocation interne (pas les deux).
- Des règles différentes peuvent s’appliquer aux honoraires et aux frais.
- Le partage des coûts peut être défini par pourcentage, par limites de paiement ou par limites « payer après ».
- Les paiements échelonnés sont exclus.
- L’allocation peut aussi être déterminée par des champs de données personnalisés configurés.
Inclure le cabinet d’avocats (allocation externe)
Avec l’allocation externe, des factures complètes ou partielles peuvent être facturées à plusieurs parties. Lorsqu’une autre société ou entité partage les coûts, incluez le cabinet d’avocats dans les discussions sur qui sera facturé et quels pourcentages s’appliquent.
Le suivi des paiements est disponible pour le client principal dans CounselLink. Si les coûts sont partagés entre plusieurs unités budgétaires internes, il n’est généralement pas nécessaire d’en informer les cabinets d’avocats.
Modifier l’allocation d’une facture
Vous pouvez ajuster l’allocation sur une facture non approuvée sans modifier l’allocation par défaut de la Question. Vous pouvez également modifier les règles d’allocation pour les factures futures et, selon la configuration, pour les factures déjà approuvées.
Définir les rôles de sécurité
Les utilisateurs clients ayant le rôle Administrateur d’allocation ont l’autorité pour configurer les contacts et groupes d’allocation. Voir Modifier les rôles utilisateur pour plus d’informations.
Modifier l’allocation sur une Question
Les utilisateurs clients peuvent modifier un groupe d’allocation et ses contacts pour les Questions avec allocation appliquée. Les modifications enregistrées au niveau de la Question s’appliquent à toutes les factures non approuvées et futures pour la Question.
Vous modifiez généralement soit :
- Le groupe d’allocation utilisé sur la Question, ou
- Les pourcentages de partage des coûts pour les contacts du groupe.
Vous devez avoir le rôle Configuration de la Question ou Attribution de la Question pour modifier l’allocation sur une Question. Les utilisateurs Cabinet d’avocats ne peuvent pas voir l’allocation de la Question.
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Cliquez sur l’onglet Allocation sur la page d’aperçu de la Question.
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Cliquez sur Modifier. La page de gestion de l’allocation pour la Question s’ouvre.
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Dans la section Informations générales, modifiez les informations pour les champs mentionnés dans le tableau ci-dessous.
La modification des informations du groupe ici ne les modifie que sur la Question spécifique que vous avez sélectionnée. Les champs marqués d’un * sont obligatoires.
Champ Description Nom du groupe d’allocation* Modifiez le nom du groupe. Description du groupe Modifiez la description du groupe. Les champs Statut et Devise du groupe d’allocation ne peuvent pas être modifiés.
- Modifiez les honoraires et frais si nécessaire.
- Optionnel : Si votre organisation utilise des codes GL pour les contacts, modifiez-les ici. Certaines organisations exigent le code GL comme champ obligatoire.
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Optionnel : Modifiez les contacts dans le groupe d’allocation.
Ajouter des contacts d’allocation
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Cliquez sur Ajouter des contacts d’allocation. La fenêtre Ajouter des contacts d’allocation s’affiche.
- Sélectionnez le ou les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe.
- Cliquez sur Ajouter les contacts. Les contacts sont ajoutés au groupe.
Supprimer des contacts d’allocation
- Sélectionnez le ou les contacts que vous souhaitez supprimer du groupe.
- Cliquez sur Supprimer.
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Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre de confirmation. Le contact est supprimé.
Les contacts ayant un solde restant ne peuvent pas être supprimés du groupe.
Créer des contacts d’allocation
Cliquez sur Créer un nouveau contact. Vous devez avoir le rôle Administrateur d’allocation pour utiliser cette option.
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- Cliquez sur Enregistrer. La page Définir l’allocation pour les factures approuvées s’affiche si :
- Des factures sur la Question ont été approuvées.
- L’option Autoriser plusieurs validations de facture est activée au niveau de la structure tarifaire.
- L’option Autoriser plusieurs validations de facture est activée au niveau de l’entreprise, de la division et du bureau.
- Cliquez sur l’icône calendrier Filtrer par date d’effet.
- Sélectionnez la date à laquelle les modifications d’allocation prendront effet.
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Cliquez sur Valider. Les factures concernées par les modifications d’allocation s’affichent.
Cliquez sur Réinitialiser pour afficher la liste originale des factures.
- Sélectionnez l’une des options suivantes :
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Appliquer aux factures : Applique les modifications d’allocation aux factures affichées dans la liste des factures. La page d’aperçu de la Question s’affiche.
Les factures approuvées passent au niveau 1 de validation client.
- Ne pas appliquer aux factures : N’applique pas les modifications d’allocation aux factures. La page d’aperçu de la Question s’affiche.
- Annuler : Annule les modifications. La page de gestion de l’allocation s’affiche.
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Modifier l’allocation sur une facture
Une Question peut avoir un groupe d’allocation défini par défaut, mais vous pouvez remplacer l’allocation pour une facture spécifique (par exemple, en ajoutant/supprimant des contacts ou en modifiant le partage des coûts). Les utilisateurs clients peuvent modifier l’allocation pour les factures non approuvées et approuvées.
La modification d’une allocation sur des factures approuvées nécessite que la facture soit réintégrée dans le circuit de validation. Les utilisateurs Cabinet d’avocats ne peuvent pas voir l’allocation des factures.
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Cliquez sur l’onglet Répartition sur la page de synthèse de la facture.
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Cliquez sur Modifier. La page de gestion de la répartition s’ouvre.
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Optionnel : Modifiez la section des informations générales si nécessaire.
Modifier les informations du groupe ici ne les change que sur la facture spécifique que vous avez sélectionnée. Les champs marqués d’un * sont obligatoires.
Champ Description Nom du groupe de répartition * Modifiez le nom du groupe. Description du groupe Modifiez la description du groupe. Les champs Statut et Devise du groupe de répartition ne peuvent pas être modifiés.
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Optionnel : Modifiez les contacts du groupe de répartition.
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Ajouter des contacts de répartition
- Cliquez sur Ajouter des contacts de répartition. La fenêtre Ajouter des contacts de répartition s’affiche.
- Sélectionnez le ou les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe.
- Cliquez sur Ajouter les contacts. Les contacts sont ajoutés au groupe.
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Supprimer des contacts de répartition
- Sélectionnez le ou les contacts que vous souhaitez supprimer du groupe.
- Cliquez sur Supprimer.
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Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre de confirmation. Le contact est supprimé.
Les contacts ayant la désignation Solde restant ne peuvent pas être supprimés du groupe.
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Créer un nouveau contact de répartition
Cliquez sur Créer un nouveau contact. Vous devez avoir le rôle d’administrateur de la répartition pour utiliser cette option.
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Modifiez la section Répartition des contacts selon vos besoins.
Dans la section Paramètres supplémentaires, seuls les champs configurés s’affichent. Il se peut que vous ne voyiez pas tous les champs listés ci-dessous.
Champ Description % honoraires Pourcentage payé par le contact pour les honoraires. Solde restant honoraires (B.R.)
Dans le groupe, sélectionnez un contact pour prendre en charge tout solde restant d’honoraires sur une facture.
Sélectionnez un contact pour payer tout solde restant d’honoraires. Si cette option est sélectionnée, le champ % honoraires ne peut pas être modifié. % frais Pourcentage payé par le contact pour les frais. Solde restant frais (B.R.)
Dans le groupe, sélectionnez un contact pour prendre en charge tout solde restant de frais sur une facture.
Sélectionnez un contact pour payer tout solde restant de frais. Si cette option est sélectionnée, le champ % frais ne peut pas être modifié. Paramètres supplémentaires - Selon la configuration de votre organisation, il se peut que vous ne voyiez pas ces options. Montant limite Montant total que le contact doit payer sur toute la durée du dossier.
Payé à l’externe Si activé, utilisez ce champ pour saisir les montants payés en dehors de CounselLink :
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Cliquez sur l’icône (
) .
La fenêtre Modifier le montant payé à l’externe s’ouvre.
- Dans la section Détails du montant, saisissez le montant dans les champs suivants :
- Indemnité assurée payée : Saisissez le montant d’indemnité payée
- Frais assurés payés : Saisissez le montant des frais payés
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Exclure l’indemnité assurée payée de la limite :
- Cliquez sur Oui pour exclure l’indemnité assurée payée de la limite
- Cliquez sur Non pour inclure l’indemnité assurée payée dans la limite
- Indemnité entreprise payée : Saisissez le montant d’indemnité entreprise payée
- Frais entreprise payés : Saisissez le montant des frais entreprise payés
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Exclure l’indemnité entreprise payée de la limite :
- Cliquez sur Oui pour exclure l’indemnité entreprise payée de la limite
- Cliquez sur Non pour inclure l’indemnité entreprise payée dans la limite
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Cliquez sur Enregistrer.
La fenêtre Modifier le montant payé à l’externe se ferme.
Ce champ s’affiche uniquement si la configuration Indemnité assurée payée ou Frais assurés payés est activée.
Partage des coûts Sélectionnez pour réduire le Net à payer pour une partie interne et partager les coûts entre parties internes et externes.
Suivi du dépassement Cochez la case Suivi du dépassement pour suivre les montants dépassant la limite et devant être payés. Contact limite partagée Si activé, sélectionnez un contact limite partagée en utilisant le processus de recherche/ajout disponible dans la configuration de votre système. Code GL La liste des codes GL (Grand Livre) s’affiche. Sélectionnez le code GL approprié dans la liste.
Le champ Code GL s’affiche uniquement si sa configuration est activée.
Description
Saisissez la description liée au code GL.
Le champ Description s’affiche uniquement si sa configuration est activée.
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- Cliquez sur Enregistrer.
- La page Définir la répartition pour les factures approuvées s’affiche si :
- La facture pour la répartition a été approuvée.
- La configuration Autoriser plusieurs validations de facture est activée au niveau de la structure tarifaire.
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La configuration Autoriser plusieurs validations de facture est activée au niveau de l’entreprise, de la division et du bureau.
Faites l’une des actions suivantes :
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Cliquez sur Appliquer à cette facture pour appliquer les modifications de répartition à la facture. La page de synthèse de la facture s’ouvre.
La facture revient à la première étape du circuit de validation de la facture.
La page de gestion de la répartition s’ouvre.
- Cliquez sur Annuler si les modifications de répartition ne doivent pas être appliquées à cette facture approuvée.
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La page de synthèse de la facture s’affiche.
Correction de la répartition sur une facture approuvée
Si une facture approuvée comporte une répartition incorrecte, vous devez retirer l’approbation, mettre à jour la répartition, relancer le circuit de validation et réapprouver la facture.
Vous devez avoir le rôle Administrateur du circuit de validation pour effectuer cette action.
- Trouvez la facture approuvée.
- Cliquez sur Actions du circuit de validation.
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Sélectionnez Retirer la dernière approbation dans la liste. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur Oui.
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Cliquez sur Modifier dans l’onglet Répartition. La page de gestion de la répartition s’affiche.
- Modifiez les contacts du groupe selon vos besoins.
- Cliquez sur Enregistrer. La page de synthèse de la facture s’affiche avec les contacts mis à jour.
- Cliquez sur Actions du circuit de validation.
- Sélectionnez Relancer le circuit de validation terminé. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur Oui dans la fenêtre de confirmation.
La facture revient au début du circuit de validation et doit être à nouveau validée pour approbation.
Optionnel : Mettez à jour la répartition du dossier afin que les futures factures héritent de la bonne répartition.
Appliquer un groupe de répartition à un dossier
Un groupe de répartition comprend deux contacts ou plus qui partagent la responsabilité des coûts du dossier. Vous pouvez appliquer un groupe de répartition lors de la création du dossier ou depuis la page de synthèse du dossier.
Vous devez avoir le rôle Configuration du dossier ou Attribution du dossier. Par mesure de bonne pratique, appliquez la répartition lors de la création du dossier lorsque cela est possible.
Choisir un groupe de répartition lors de la création d’un dossier
- Créez une nouvelle question de l'une des deux façons suivantes :
- Cliquez sur +Créer une question dans le panneau Questions sur la page d'accueil.
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Cliquez sur +Créer une question dans le coin supérieur droit de la page de recherche de questions.
La page Créer une question s'affiche.
- En bas de la page, dans la section Modèles, choisissez un groupe d’allocation dans la liste déroulante.
- Après avoir rempli les champs du formulaire, cliquez sur Enregistrer pour créer la question. La page Vue d'ensemble de la question s'affiche.
Ajouter un groupe d’allocation depuis la vue d'ensemble de la question
- Cliquez sur l’onglet Allocation sur la page Vue d'ensemble de la question.
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Cliquez sur +Sélectionner un groupe d’allocation.
La fenêtre Sélectionner un groupe d’allocation s'affiche.
-
Sélectionnez un groupe d’allocation dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Ajouter.
Supprimer un groupe d’allocation d’une question
Vous pouvez supprimer un groupe d’allocation d’une question puis en ajouter un autre si besoin.
Vous devez avoir le rôle Configuration de la question ou Attribution de la question. La question ne doit pas avoir de factures approuvées.
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Cliquez sur l’onglet Allocation sur la page Vue d'ensemble de la question. La section Allocation s'affiche.
- Cliquez sur Supprimer.
-
Cliquez sur Oui, supprimer dans la fenêtre de confirmation.
Imprimer un rapport de limite d’allocation
Le bouton Rapport de limite d’allocation s’affiche uniquement si la configuration du montant limite est activée.
- Cliquez sur l’onglet Allocation sur la page Vue d'ensemble de la question.
-
Cliquez sur Rapport de limite d’allocation. La fenêtre Rapport de limite d’allocation s’affiche.
- Cliquez sur Imprimer.
Afficher l’historique des allocations
Vous pouvez consulter l’historique des modifications d’allocation pour voir ce qui a été changé et quel contact ou groupe a été affecté.
- Cliquez sur l’onglet Allocation sur la page Vue d'ensemble de la question.
-
Cliquez sur l’icône Historique dans le coin supérieur droit.
La fenêtre Historique d’allocation de la question s’affiche.
La section Contexte indique quel contact ou groupe a été affecté par la modification.