Cet article explique comment fonctionnent les rôles utilisateur dans LexisNexis® CounselLink® et comment ils contrôlent l'accès aux fonctionnalités et aux affectations de workflow. Les rôles déterminent ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans CounselLink. Comme chaque rôle accorde des autorisations spécifiques, il n'est pas recommandé d'attribuer tous les rôles à une seule personne.
Ce document aborde les points suivants :
- À propos des rôles
- Rôles pour les utilisateurs d'entreprise
- Rôles selon les intitulés de poste
- Modifier les rôles utilisateur
- Modifier les rôles d'entreprise d'un utilisateur
- Modifier les rôles de division d'un utilisateur
- Modifier les rôles de bureau d'un utilisateur
À propos des rôles
Les rôles utilisateur déterminent ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans l'application. Chaque rôle accorde des autorisations spécifiques liées aux fonctionnalités du système, aux workflows et aux responsabilités administratives.
Puisque les rôles déterminent l'accès aux données sensibles et aux circuits d'approbation, il n'est pas recommandé d'attribuer tous les rôles à un seul utilisateur. Les rôles doivent plutôt être répartis en fonction des missions et des besoins de l'entreprise.
Recommandations générales concernant les rôles :
- Les rôles attribués au niveau entreprise s'appliquent automatiquement à toutes les divisions et bureaux en dessous, sauf restriction contraire.
- Pour limiter les autorisations d'un utilisateur à un bureau spécifique, attribuez les rôles uniquement au niveau du bureau, et non au niveau entreprise.
- Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur des utilisateurs peuvent attribuer, modifier ou supprimer des rôles utilisateur.
- Les modifications des rôles peuvent avoir un impact sur l'acheminement des workflows ; assurez-vous que les tâches requises restent bien attribuées.
Rôles pour les utilisateurs d'entreprise
Chaque rôle dans CounselLink a une fonction précise et offre des autorisations spécifiques concernant l'utilisation de l'application. Les rôles dans CounselLink sont définis ci-dessous.
| Catégorie | Nom du rôle | Description |
|---|---|---|
| Gestion des provisions | Suppression Admin Provision | Autorise la suppression des provisions existantes. Doit être attribué avec un autre rôle lié aux provisions. |
| Admin Consultation Provision | Accès en lecture seule aux provisions ; ne peut ni créer, ni modifier, ni supprimer. | |
| Attribution & Intégration | Administrateur d'attribution | Crée, modifie, active ou désactive les contacts et groupes d'attribution. Niveau entreprise uniquement. |
| API | Administrateur API | Accède à l'administration de l'API et configure les paramètres du pare-feu pour les intégrations. |
| Offres d'honoraires | Approbation Offre d'honoraires | Approuve ou refuse les offres d'honoraires soumises par les cabinets d'avocats ou les prestataires. |
| Contact Modification Honoraires | Examine les offres d'honoraires et modifie les honoraires initialement spécifiés via les demandes de modification de question. | |
| Configuration Offre d'honoraires | Définit les structures d'honoraires des cabinets d'avocats et établit les offres d'honoraires avant l'attribution d'une question. | |
| Consultation Offre d'honoraires | Accès en lecture seule aux offres d'honoraires soumises par les clients ou cabinets d'avocats. | |
| Budgets | Contact Budget | Reçoit des notifications par e-mail pour les événements budgétaires sélectionnés. Disponible à tous les niveaux de l'organisation. |
| Configuration Budget | Crée, modifie, supprime et approuve ou refuse les budgets soumis. | |
| Administrateur Modèle de Budget | Crée et gère les modèles de budget au niveau entreprise, division ou bureau. | |
| Second Approbateur Budget | Fournit une autorité d'approbation secondaire pour les montants budgétaires. | |
| Administrateur Budget Multi-Questions | Crée, consulte et modifie les budgets multi-questions. | |
| Contacts | Administrateur Contact | Gère les fiches de contact de l'entreprise, sous réserve des restrictions de source et de modification. |
| Configuration Contact | Ajoute et gère les fiches de contact mais ne peut pas modifier les contacts « Modification restreinte ». | |
| Administration d'entreprise | Administrateur Entreprise | Gère les profils d'entreprise, de division et de bureau ainsi que les paramètres de configuration du système. |
| Administrateur Utilisateur | Crée et gère les utilisateurs, attribue les rôles, réinitialise les mots de passe et définit les niveaux d'autorité de facturation. | |
| Données & Personnalisation | Alerte Modification Données Personnalisées | Reçoit des notifications lorsque des champs de données personnalisées sont modifiés. |
| Modification Données Personnalisées | Modifie les données personnalisées collectées auprès des cabinets d'avocats. | |
| Admin Consultation Tableau de Bord | Consulte les tableaux de bord configurés pour l'analyse et le reporting. | |
| Admin Gestionnaire d'e-mails | Modifie le contenu des e-mails générés par le système CounselLink. | |
| Documents | Administrateur Documents | Attache et gère les documents associés aux questions. |
| Administrateur Dossiers | Télécharge des documents et crée des modèles de dossiers. | |
| Intake | Création Intake | Crée des formulaires d'entrée pour de nouvelles questions. |
| Administrateur Intake | Configure les workflows d'entrée, les règles d'automatisation et les attributions par défaut. | |
| Factures | Administrateur Finances | Toutes les autorisations sur les provisions sauf la suppression. |
| Administrateur Factures | Consulte toutes les factures, modifie les notes, copie les factures et accède aux données de facturation. | |
| Contact Facture | Agit en tant que contact de facturation et est visible par les cabinets d'avocats. | |
| Admin Création Facture | Crée des factures pour les cabinets ou prestataires lorsque cette option est activée. | |
| Admin Suppression Facture | Supprime les factures de CounselLink. | |
| Dérogation Factures Rejetées | Consulte et déroge les factures rejetées avec journalisation d'audit. | |
| Contact Revenus | Reçoit les factures administratives CounselLink et les alertes de paiement. | |
| Administrateur Workflow | Gère les workflows de facturation, les réaffectations et le routage des approbations. | |
| Conservations légales | Administrateur Conservation légale | Gère et consulte toutes les conservations légales au niveau du bureau. |
| Contact Conservation légale | Reçoit des notifications par e-mail pour les conservations légales attribuées. | |
| Configuration Conservation légale | Crée et gère les conservations légales. | |
| Demandes juridiques | Administrateur Demandes juridiques | Consulte, attribue et fait avancer les demandes juridiques dans le workflow. |
| Création Demande juridique | Crée des demandes juridiques. | |
| Demande juridique uniquement | Permet aux utilisateurs non CounselLink de créer et consulter des demandes juridiques. | |
| Questions | Attribution Question | Assigne des cabinets d'avocats externes et des prestataires aux questions. |
| Contact Question | Agit en tant que contact pour une question et reçoit les notifications des cabinets d'avocats. | |
| Configuration Question | Crée et modifie les questions et les attributions de questions. | |
| Contact Approbation Modification Question | Approuve les demandes de modification d'honoraires et de questions. | |
| Administrateur Suppression Question | Accès en lecture à toutes les questions et données associées dans tous les bureaux. | |
| Réouverture Question | Rouvre des questions précédemment clôturées. | |
| Admin Consultation Question | Accès en lecture seule aux questions attribuées dans tous les bureaux. | |
| Contact Approbation Liste d'Équipe | Approuve les listes d'équipe soumises par les cabinets d'avocats. | |
| Autres rôles administratifs | Administrateur Relations | Gère les structures de questions liées. Niveau entreprise uniquement. |
| Administrateur Réserves | Saisit et consulte les montants de réserve sur les questions. | |
| Administrateur Paiement Réserve | Saisit et consulte les montants de paiement d'indemnité. | |
| Admin SSO | Accède aux pages administratives de l'authentification unique (SSO). | |
| Administrateur Remises sur Volume | Crée, modifie, approuve et active les remises sur volume. |
Rôles pour différents intitulés de poste
En général, les rôles contenant les mots suivants dans leur intitulé ont ces caractéristiques :
- Admin : Droits de consultation sur une zone ou un élément spécifique.
- Contact : Reçoit des notifications par e-mail.
- Configuration : Droits de création ou de modification d'un élément.
Voir ce sujet pour comprendre comment utiliser les profils utilisateurs basés sur le système afin d'appliquer des groupes de rôles courants pour les utilisateurs dans LexisNexis® CounselLink®.
Les rôles dans ce tableau sont des recommandations. Il liste des intitulés de poste courants, et chaque section contient des rôles qui peuvent correspondre à ce poste. Les rôles marqués d'un astérisque (*) peuvent mieux convenir à un autre utilisateur, ou être partagés selon l'organisation de votre bureau.
| Personnel administratif | Avocat | Responsable de bureau | Assistant juridique |
|---|---|---|---|
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Modification des rôles utilisateur
Si vous devez modifier les rôles d’un utilisateur, il est recommandé de le faire depuis le profil de l’utilisateur plutôt que depuis la page d’attribution des rôles.
Avant de retirer des rôles, assurez-vous que tous les workflows attribués à l’utilisateur ont été réaffectés afin d’éviter toute interruption de processus.
- Accédez à la page Profil Corporate de l’une des manières suivantes :
-
Cliquez sur le nom de l’utilisateur dans la barre supérieure, puis sélectionnez l’option Profil Corporate.
-
Faites défiler jusqu’au panneau Profils sur la page d’Accueil et cliquez sur le lien Profil Corporate.
-
- Cliquez sur le signe plus (+) pour la Division / Bureau sous Structure Corporate et sélectionnez le bureau.
- Cliquez sur le nom de l’utilisateur dans la colonne Nom d’utilisateur de la section personnel. La page Profil utilisateur s’affiche.
- Cliquez sur l’onglet Rôles. Ici, vous pouvez modifier les rôles dans différents domaines
- Effectuez les modifications nécessaires. Consultez les rubriques ci-dessous pour plus d’informations.
Modification des rôles Corporate
Vous pouvez modifier les rôles Corporate d’un utilisateur sur sa page de profil. Vous les trouverez dans la section Rôles Corporate sous l’onglet Rôles.
Vous devez avoir le rôle Administrateur des utilisateurs pour modifier les rôles d’un utilisateur.
-
Cliquez sur le bouton Modifier les rôles. La page d’attribution des rôles Corporate s’affiche.
- Cochez ou décochez les cases des rôles selon vos besoins. Utilisez les options d’affichage si nécessaire :
-
Faites glisser la barre du bas pour afficher plus de rôles.
-
-
Sélectionnez des options dans le filtre Catégories de rôles pour afficher ou masquer les rôles associés à cette catégorie puis cliquez sur Enregistrer. Par défaut, toutes les catégories de rôles sont affichées.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modification des rôles de division
Vous pouvez modifier les rôles de division d’un utilisateur sur sa page de profil, y compris l’attribution ou la suppression d’une division. Cela se fait dans la section Rôles de division sous l’onglet Rôles.
Vous devez avoir le rôle Administrateur des utilisateurs pour la division que vous souhaitez modifier.
Ajouter une division
-
Cliquez sur le bouton +Ajouter. La page d’attribution de l’utilisateur à une division s’affiche.
-
Sélectionnez un ou plusieurs champs dans la section Division disponible ou dans la section Division dans laquelle l’utilisateur travaille et utilisez les flèches pour effectuer l’une des actions suivantes :
Une fois la division sélectionnée, maintenez la touche Maj enfoncée et utilisez les flèches haut ou bas pour sélectionner plusieurs divisions.
Action Description Ajouter les champs sélectionnés de Division disponible à Division dans laquelle l’utilisateur travaille. Ajouter toutes les divisions à la section Division dans laquelle l’utilisateur travaille. Retirer toutes les divisions de la section Division dans laquelle l’utilisateur travaille. Retirer les champs sélectionnés de Division dans laquelle l’utilisateur travaille vers Division disponible. - Cliquez sur Enregistrer.
Modification des rôles de division
- Sélectionnez la ou les divisions pour lesquelles vous souhaitez modifier les rôles.
-
Cliquez sur Modifier les rôles. La page d’attribution des rôles de division s’affiche.
-
Cochez ou décochez les cases des rôles de division selon vos besoins. Utilisez les options d’affichage si nécessaire :
Sélectionnez Tout cocher ou Tout décocher pour ajouter ou retirer tous les rôles de catégorie pour la ou les divisions sélectionnées.
- Faites défiler vers le bas pour afficher toutes les catégories de rôles et répétez si besoin.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modification des rôles de bureau
Vous pouvez modifier les rôles de bureau d’un utilisateur sur sa page de profil, y compris lui attribuer d’autres rôles ou le retirer complètement d’un bureau. Ces actions se font dans la section Rôles de bureau sous l’onglet Rôles.
Vous devez avoir le rôle Administrateur des utilisateurs pour modifier les rôles d’un utilisateur.
-
Sélectionnez le ou les bureaux pour lesquels vous souhaitez modifier les rôles.
Si votre organisation a activé la fonctionnalité Personas utilisateur, consultez ce sujet pour plus d’informations.
- Sélectionnez Modifier les rôles ou Supprimer :
-
Modifier les rôles
-
La page d’attribution des rôles de bureau s’affiche.
-
-
Modifier les rôles
-
Cochez ou décochez les cases des rôles de division selon vos besoins. Utilisez les options d’affichage si nécessaire :
Sélectionnez Tout cocher ou Tout décocher pour ajouter ou retirer tous les rôles de catégorie pour la ou les divisions sélectionnées.
- Faites défiler vers le bas pour afficher toutes les catégories de rôles et répétez si besoin.
- Cliquez sur Enregistrer.
-
Supprimer
- Une fenêtre de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur Confirmer.
- L’utilisateur est retiré du ou des bureaux sélectionnés.