La fonctionnalité Persona utilisateur vous permet d’appliquer des rôles au niveau du bureau à plusieurs utilisateurs de manière cohérente. Les personas fonctionnent comme des modèles pouvant être attribués à des utilisateurs ayant des responsabilités similaires au sein de votre organisation.
Vous devez avoir le rôle Administrateur utilisateur au niveau Corporate pour créer et attribuer des personas utilisateur.
Cet article aborde les points suivants :
- Personas système
- Créer une persona utilisateur
- Copier une persona utilisateur
- Modifier une persona utilisateur
- Désactiver ou activer une persona utilisateur
- Supprimer une persona utilisateur
- Page d’aperçu de la persona
- Attribuer une persona utilisateur
- Retirer une persona utilisateur
- Attribuer une persona utilisateur à plusieurs utilisateurs
Personas système
Les personas utilisateur système sont disponibles pour tous les clients. Ces personas sont préconfigurés selon les meilleures pratiques et les configurations de rôles courantes pour les utilisateurs effectuant des tâches similaires.
L’utilisation de ces personas est facultative. Cependant, ils peuvent servir de point de départ utile lors de la création de personas personnalisés pour votre organisation.
Pour appliquer une persona système, vous devez d’abord la copier. La version copiée pourra ensuite être personnalisée et attribuée.
Vous devez avoir le rôle Administrateur utilisateur au niveau Corporate pour gérer les personas utilisateur.
Si votre organisation n’a pas besoin des personas système, vous pouvez les masquer de la liste des personas en cliquant sur Masquer les personas système.
Six personas système sont disponibles. Elles ne peuvent pas être désactivées mais n’ont pas besoin d’être attribuées.
| Persona | Détails | Rôles |
|---|---|---|
| Contact Question - Relecteur de factures (WF1) | Dans le bureau attribué, cet utilisateur peut créer et consulter des questions, attribuer des cabinets d’avocats et créer des budgets. L’utilisateur participe à la relecture des factures dans le cadre de la Tâche de workflow 1. |
Admin documents, Contact budget, Création budget, Voir offre d’honoraires, Admin vue Question, Attribution Question, Contact Question, Création Question, Tâche WF 1 |
| Contact Facture - Relecteur de factures (WF2) | Dans le bureau attribué, cet utilisateur peut créer et consulter des questions, attribuer des cabinets d’avocats et créer des budgets. L’utilisateur participe à la relecture des factures dans le cadre de la Tâche de workflow 2. |
Admin documents, Contact budget, Voir offre d’honoraires, Contact Facture, Tâche WF 2 |
| GC \ C-Level - Relecteur de factures (WF3) | Dans le bureau attribué, cet utilisateur peut consulter toutes les questions et les données associées, y compris les événements du calendrier et les documents. L’utilisateur est le relecteur final des factures. |
Admin documents, Admin calendrier, Voir offre d’honoraires, Approuver offre d’honoraires, Admin vue Question, Tâche WF 3 |
| Admin bureau | Dans le bureau attribué, cet utilisateur peut gérer entièrement les questions (créer, attribuer, supprimer, rouvrir), gérer les budgets et les factures, administrer les utilisateurs et configurer les workflows. Cette persona ne participe pas à la relecture des factures. |
Admin utilisateurs, Admin workflow, Modifier données personnalisées, Admin documents, Admin calendrier, Admin corporate, Admin finances, Admin modèles budget, Création budget, Voir offre d’honoraires, Approuver offre d’honoraires, Réintégrer factures rejetées, Admin vue Question, Suppression Question, Attribution Question, Création Question, Réouverture Question |
| Parajuriste - Relecteur de factures - WF1 | Dans le bureau attribué, cet utilisateur peut créer et consulter des questions, attribuer des cabinets d’avocats, gérer les documents et créer des budgets. L’utilisateur participe à la relecture des factures dans le cadre de la Tâche de workflow 1. |
Admin documents, Contact budget, Création budget, Voir offre d’honoraires, Contact Facture, Admin vue Question, Attribution Question, Contact Question, Création Question, Tâche WF 1 |
| Parajuriste - Sans relecture de facture | Dans le bureau attribué, cet utilisateur peut créer et consulter des questions, attribuer des cabinets d’avocats, gérer les documents et créer des budgets. Cette persona ne participe pas à la relecture des factures. |
Admin documents, Contact budget, Création budget, Voir offre d’honoraires, Admin vue Question, Attribution Question, Création Question |
Créer une persona utilisateur
Les personas utilisateur servent de modèles de rôles pour les utilisateurs. Une fois créées, elles peuvent être appliquées depuis la page de profil d’un utilisateur ou via une action de masse sur la page de recherche de profils.
À retenir concernant les personas utilisateur :
- Vous pouvez créer autant de personas utilisateur que nécessaire.
- Les personas sont créées au niveau Corporate mais ne s’appliquent qu’au niveau du bureau.
- Les personas doivent avoir au moins un rôle attribué pour fonctionner.
- Accédez à la page Créer une persona depuis l’un des deux emplacements suivants :
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Depuis la page de profil Corporate
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Cliquez sur Gérer les personas dans la section Liens rapides de votre page de profil Corporate, ou
Cliquez sur Personas dans le panneau d’administration sur la page d’accueil.
La page Gérer les personas s’affiche.
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Cliquez sur Créer une persona. La page Créer une persona s’affiche.
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Depuis la page d’aperçu de la persona
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Cliquez sur un nom de persona utilisateur sur la page Gérer les personas.
La page d’aperçu de la persona utilisateur s’affiche.
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Cliquez sur le plus en haut à droite.
La page Créer une persona s’affiche.
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-
Depuis la page de profil Corporate
- Saisissez un nom dans le champ Nom de la persona.
- Ajoutez une description si besoin.
- Cochez les rôles à inclure dans la persona.
-
Optionnel : Définissez une Vue personnalisée utilisateur pour la persona. Cette vue détermine quelles pages sont disponibles dans la barre de navigation supérieure pour l’utilisateur. Par exemple, si vous créez une persona qui ne fait que relire les factures, cet utilisateur n’aura peut-être pas besoin des pages Honoraires ou Tâches.
- Cochez Définir la vue personnalisée pour la persona utilisateur.
- Sélectionnez toutes les pages à inclure.
- Cliquez sur Enregistrer.
La nouvelle persona est activée et s’affiche sur votre page Gérer les personas.
Copier une persona utilisateur
Copier une persona simplifie le processus de création lorsque les rôles sont similaires.
Vous devez avoir le rôle Administrateur utilisateur au niveau Corporate pour copier une persona. Les personas système doivent d’abord être copiées pour pouvoir être attribuées.
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Cliquez sur Gérer les personas dans la section Liens rapides de votre page de profil Corporate ou sur le lien Personas dans le panneau d’administration sur la page d’accueil. La page Gérer les personas s’affiche.
- Cochez la case à côté du nom d’une persona dans la colonne Persona.
-
Cliquez sur Copier la persona. La fenêtre Copier le modèle de persona s’affiche.
- Saisissez un nom pour la nouvelle persona.
- Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle persona est ajoutée à la liste.
Cliquez sur le nom de la nouvelle persona et effectuez les modifications nécessaires.
Modifier une persona utilisateur
Vous pouvez modifier les détails d’une persona après sa création, y compris son nom, sa description et ses rôles.
Les modifications apportées à une persona existante s’appliqueront à tous les utilisateurs auxquels cette persona est attribuée. Par exemple, si vous ajoutez le rôle Création budget à une persona existante, tous les utilisateurs ayant cette persona auront désormais ce rôle.
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Cliquez sur un nom de persona sur la page Gérer les personas.
La page d’aperçu de la persona s’affiche.
- Cliquez sur l’icône crayon en haut à droite. La page Modifier la persona s’affiche.
- Effectuez les modifications nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Désactiver ou activer une persona utilisateur
Si une persona n'est plus nécessaire, vous pouvez la désactiver. Les personas inactives restent disponibles pour une utilisation future.
Les utilisateurs affectés à une persona inactive conservent leurs rôles.
Désactivation ou activation d'une persona utilisateur depuis la page Gérer les personas
-
Cliquez sur Gérer les personas dans la section QuickLinks de votre page de profil d'entreprise ou sur le lien Personas dans le panneau d'administration sur la page d'Accueil. La page Gérer les personas s'affiche.
- Cochez la case à côté de la ou des personas que vous souhaitez désactiver ou activer.
- Cliquez sur Désactiver ou Activer.
- Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre de confirmation. Un message s'affiche pour confirmer que la ou les personas sélectionnées ont été désactivées ou activées.
Désactivation ou activation d'une persona utilisateur depuis la page d’aperçu de la persona
- Cliquez sur le nom de la persona depuis la page Gérer les personas. La page d’aperçu de la persona s'affiche.
-
Cliquez sur les points de suspension verticaux en haut à droite.
- Sélectionnez Désactiver ou Activer.
- Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre de confirmation. Un message de confirmation s'affiche.
Suppression d'une persona utilisateur
Si une persona n'est plus nécessaire, vous pouvez la supprimer. Si vous souhaitez pouvoir l'utiliser à l'avenir mais que vous n'en avez pas besoin immédiatement, il peut être préférable de la désactiver.
La suppression d'une persona ne retire pas les rôles des utilisateurs qui y étaient précédemment affectés.
-
Cliquez sur Gérer les personas dans la section QuickLinks de votre page de profil d'entreprise ou sur le lien Personas dans le panneau d'administration sur la page d'Accueil. La page Gérer les personas s'affiche.
- Cochez la case à côté de la ou des personas que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer la persona.
- Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre de confirmation. Un message de confirmation s'affiche.
Page d’aperçu de la persona
La page d’aperçu de la persona contient toutes les informations pertinentes concernant cette persona. Vous pouvez y voir son statut ainsi que tous les rôles actuellement associés ou non associés à celle-ci.
Affichage de la section supérieure de la page d’aperçu de la persona
La partie supérieure de la page d’aperçu contient la description de la persona utilisateur et son statut (active ou inactive). Vous pouvez également effectuer des actions rapides grâce aux boutons situés en haut à droite.
| Action | Description |
|---|---|
| Créer une persona utilisateur | Cliquez sur le signe plus. |
| Modifier une persona utilisateur | Cliquez sur l’icône crayon. |
| Désactiver/Activer une persona utilisateur | Cliquez sur les points de suspension verticaux. |
Affichage des onglets inférieurs de la page d’aperçu de la persona
Les onglets en bas de la page contiennent des informations sur les rôles associés et les modifications apportées à la persona.
| Onglet | Description |
|---|---|
| Rôles | Cet onglet affiche deux catégories repliables : Affectés et Disponibles. Les rôles affectés sont ceux associés à la persona. Disponibles affiche les rôles non associés à celle-ci. |
| Historique | Cet onglet affiche un journal de toutes les modifications apportées à la persona utilisateur depuis sa création. |
Affecter une persona utilisateur
Vous pouvez affecter une persona utilisateur depuis la page d’aperçu de son profil. Vous pouvez également affecter une persona utilisateur à plusieurs utilisateurs en même temps (voir la section plus bas sur cette page pour plus d'informations).
Vous devez avoir le rôle Administrateur utilisateur au niveau de l'entreprise pour effectuer cette action. Seules les personas créées par le client peuvent être affectées à un utilisateur (pas les personas système).
- Accédez à la page d’aperçu du profil utilisateur.
-
Trouvez la section Rôles du bureau sous l’onglet Rôles.
- Cochez la case à côté du ou des bureaux.
- Cliquez sur le bouton Plus d’actions.
-
Sélectionnez Affecter une persona dans la liste déroulante.
La fenêtre Modifier la persona s'affiche.
- Sélectionnez une persona dans la liste déroulante pour chaque bureau sélectionné.
- Cliquez sur Enregistrer.
Un message de succès s'affiche et les rôles ainsi que la persona sont maintenant ajoutés à l'utilisateur.
Retirer une persona utilisateur
Retirer une persona la détache de l'utilisateur mais ne supprime pas les rôles associés.
Vous devez avoir le rôle Administrateur utilisateur au niveau de l'entreprise pour effectuer cette action.
- Accédez à la page d’aperçu du profil utilisateur.
-
Trouvez la section Rôles du bureau sous l’onglet Rôles.
- Cochez la case à côté du ou des bureaux.
- Cliquez sur le bouton Plus d’actions.
-
Sélectionnez Retirer la persona dans la liste déroulante.
Si la persona n'est pas affectée pour le ou les bureaux sélectionnés, cette option ne sera pas disponible.
- Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Retirer la persona.
- Cliquez sur Enregistrer.
Un message de succès s'affiche et les rôles ainsi que la persona sont maintenant retirés pour le ou les bureaux sélectionnés.
Affecter une persona utilisateur à plusieurs utilisateurs
Vous pouvez affecter une persona utilisateur à plusieurs utilisateurs depuis la page de recherche de profils.
Vous devez avoir le rôle Administrateur utilisateur au niveau de l'entreprise pour effectuer cette action.
- Accédez à la page de recherche de profils.
-
Cochez la case à côté des utilisateurs.
Vous pouvez ajouter la colonne Persona à la page de recherche en la sélectionnant dans le menu déroulant Colonnes.
- Cliquez sur le bouton Plus d’actions.
-
Sélectionnez Affecter une persona dans la liste déroulante.
La fenêtre Affecter une persona s'affiche.
- Sélectionnez une persona dans la liste déroulante pour chaque bureau sélectionné.
- Cliquez sur Enregistrer.
Un message de succès s'affiche et les rôles ainsi que la persona sont maintenant ajoutés à l'utilisateur.