CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Werkintake

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Niet alle organisaties hebben de Work Intake-functie ingeschakeld. Neem contact op met Customer Care voor meer informatie.

De Intake Zoekpagina gebruiken

Je kunt intakes bekijken die je zelf hebt aangemaakt of die aan jou zijn toegewezen op de Intake Zoekpagina.

Nadat je filters of kolommen hebt ingesteld op de Intakes-pagina, kun je je configuratie opslaan als een Opgeslagen weergave om deze later terug te vinden.

Toegang tot de Intake Zoekpagina

  • Klik op het tabblad Intakes in de bovenste werkbalk.

  • Klik op Work Intake in het Matters-paneel op de startpagina. 

  • Selecteer Work Intake op een van je info-tegels op de startpagina.

  • Selecteer Intake in de Matter Status-filter op de pagina Zoeken naar zaken.

De Intake Zoekpagina gebruiken

Tenzij je de rol Matter Intake Administrator of Intake aanmaken hebt, zie je alleen de intakes waarvoor je toegang hebt.

Klik op dit onderwerp voor meer informatie over de zoekopties in CounselLink.

Klik op een intake-titel om de pagina Intake-overzicht te openen.

Als jouw organisatie is overgestapt van de Legal Request-functie naar Work Intake, verschijnt er een knop Bekijk juridische verzoeken bovenaan de pagina. Hiermee open je een archief van eerdere juridische verzoeken. Deze gegevens zijn alleen-lezen en kunnen niet worden aangepast.

Een Intake aanmaken

Terug naar boven

Afhankelijk van de instellingen van je organisatie kunnen interne of externe CounselLink-gebruikers intakes aanmaken. Intakes worden doorgestuurd naar de juiste gebruikers voor beoordeling.

Je kunt bijvoorbeeld een intake indienen voor het laten beoordelen van een geheimhoudingsverklaring. De intake stuurt het verzoek door naar het juridische team voor evaluatie.

  1. Open de pagina Intake aanmaken op een van de volgende manieren:

    • Klik op +Intake aanmaken in het Matters-paneel op de startpagina.

    • Klik op +Intake aanmaken op de Intake Zoekpagina.

    De pagina Intake aanmaken wordt weergegeven.

  2. Vul het aanvraagformulier in:

    Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Type aanvraag* Selecteer de intakecategorie. Het gekozen Type aanvraag bepaalt welke velden zichtbaar zijn in het gedeelte Aanvullende intake-informatie.
    Titel* Voer een naam in voor de intake.
    Naam aanvrager Toont je gebruikersnaam. Dit veld kan niet worden aangepast.
    Beschrijving Geef details over het verzoek.
    Aanvullende intake-informatie Vul hier de benodigde informatie in. De velden in dit gedeelte veranderen afhankelijk van het gekozen Type aanvraag.
    Documenten Upload ondersteunende documenten door op Kies een bestand te klikken of bestanden te slepen en neer te zetten.
  3. Klik op Opslaan. 

De intake is aangemaakt en de pagina Intake-overzicht wordt weergegeven.

Intake-toewijzingen beheren

Terug naar boven

Intakes kunnen automatisch worden toegewezen aan gebruikers of groepen. Als een intake aan een groep is toegewezen, kan elk groepslid de intake aan zichzelf of een ander groepslid toewijzen.

Gebruikers met de rol Intake Administrator kunnen intakes ook opnieuw toewijzen vanaf de Intake Zoekpagina.

Een intake aan jezelf toewijzen

  1. Ga naar de pagina Intake-overzicht.

  2. Klik op Aan mij toewijzen onder het gedeelte Contacten.

Er verschijnt een bevestigingsbericht en jouw naam wordt weergegeven als Intake-eigenaar.

De intake aan een andere gebruiker of groep toewijzen

  1. Ga naar de pagina Intake-overzicht.

  2. Beweeg je muis naar rechts van de groepsnaam om een potloodicoon te tonen.

  3. Klik op het potloodicoon. Het venster Intake opnieuw toewijzen wordt weergegeven.

  4. Selecteer een Persoon (gebruiker) of een Groep.
  5. Vul indien nodig een omschrijving in bij Reden voor wijziging.
  6. Klik op Intake opnieuw toewijzen.

De intake wordt toegewezen aan de door jou gekozen gebruiker of groep.

Intake-status beheren

Terug naar boven

Je kunt de status van een intake beheren met de volgende opties:

  • Meer informatie aanvragen: Stuurt de intake terug naar de aanvrager voor extra details voordat deze wordt omgezet of gesloten.
  • Omzetten naar zaak: Maakt van de intake een zaak. Niet alle aanvraagtypes kunnen worden omgezet.
  • Intake sluiten: Hiermee wordt de status op 'Gesloten' gezet. Je houdt toegang tot de intake via de zoekfunctie.
  • Heropenen: Je kunt gesloten intakes opnieuw openen. Dit kan handig zijn als je later besluit dat de intake toch moet worden omgezet naar een zaak.

Meer informatie aanvragen

  1. Ga naar de pagina Intake-overzicht.

  2. Klik op Meer informatie aanvragen.

    Het venster Meer informatie aanvragen wordt weergegeven.

  3. Selecteer een gebruiker aan wie je de gevraagde informatie wilt toewijzen. Standaard staat deze op de intake-aanvrager.
  4. Voer een omschrijving in van de benodigde aanvullende informatie.
  5. Klik op Verzoek verzenden. 

Een intake omzetten naar een zaak

  1. Ga naar de pagina Intake-overzicht.

  2. Klik op Omzetten naar zaak. De pagina Zaak bewerken wordt weergegeven.

  3. Vul de benodigde informatie in.

    Alle informatie (zoals taken, opmerkingen, medewerkers) uit de intake wordt overgenomen in de zaak.

  4. Klik op Opslaan. 

De intake is omgezet naar een zaak.

Een intake sluiten

  1. Ga naar de pagina Intake-overzicht.

  2. Klik op Intake sluiten. Er verschijnt een bevestigingsvenster.

  3. Klik op Ja, sluiten.

De intake-status wordt bijgewerkt naar Gesloten.

Een Work Intake heropenen

  1. Ga naar de Intake Overzichtspagina.

  2. Klik op het drie-puntjes menu rechtsboven.

  3. Klik op Heropenen. 

Er verschijnt een succesmelding en de intake krijgt weer de status actief.

Belangrijkste gegevens bekijken op het Intake Overzicht

Terug naar boven

De Work Intake Overzichtspagina bevat bovenaan een samenvattingsgedeelte en daaronder gedetailleerde tabbladen.

Bovenste gedeelte van het overzicht

Het bovenste gedeelte toont de naam, de status (Intake, Gesloten of Omgezet naar Matter) en het CounselLink Tracking ID-nummer.

Je kunt ook verschillende acties uitvoeren via de pictogrammen rechtsboven.

  • Intake bewerken (potlood-icoon)
  • Intake afdrukken
  • Omzetten naar Matter
  • Heropenen
  • Intake verwijderen

Intake Basisgegevens

Dit gedeelte toont algemene informatie over het intakeverzoek, zoals het type verzoek, een beschrijving en wanneer het is aangemaakt.

Contacten

Dit gedeelte toont de contacten die bij de intake horen, waaronder de gebruiker die het heeft aangemaakt (Aanvrager) en de naam van de gebruiker of groep waaraan het is toegewezen (Intake-eigenaar). Klik op de naam van de gebruikersgroep om alle gebruikers in de groep te zien. De informatie van de gebruiker(s) onder Intake-eigenaar verschijnt op het tabblad Medewerkers op de overzichtspagina.

Als je deel uitmaakt van de gebruikersgroep die aan de intake is toegewezen, zie je hier opties om het aan jezelf of een andere gebruiker in de groep toe te wijzen. 

Aanvullende informatie

De aanvullende informatie in dit gedeelte verschilt per gekozen verzoektype. Als bijvoorbeeld het verzoektype Contractbeoordeling is gekozen, kan het informatie bevatten over het contract dat beoordeeld moet worden, zoals het type contract, de contractwaarde en de gewenste opleverdatum.

Tabblad Documenten

Terug naar boven

Dit tabblad bevat bestanden die aan de intake zijn gekoppeld. Je kunt documenten toevoegen, bewerken, verwijderen, downloaden, uitchecken en inchecken.

Voor meer informatie over documenten, zie dit onderwerp.

Je kunt verschillende acties uitvoeren.

Je moet documenteigenaar zijn of de rol Documentbeheerder hebben om deze acties uit te voeren.

Actie Beschrijving
Mappen beheren Maak hier submappen aan om de documenten van je intake te organiseren. Beweeg met de muis over de hoofdmap om een tandwiel-icoon te zien, of klik op Map aanmaken onderaan de kolom.
+Toevoegen

Voeg een document toe aan de intake.
Bewerken Selecteer een document en klik op deze knop om de details te bewerken.
Kopiëren

Selecteer een document en klik op deze knop om een kopie te maken. 
Verwijderen Selecteer je document(en) en klik op deze knop om te verwijderen.
Verplaatsen

Selecteer je document(en) en klik op deze knop om ze naar een andere map binnen de intake te verplaatsen. Kies de map uit het keuzemenu en klik op Opslaan.
Uitchecken Selecteer een document dat je wilt bewerken en klik op deze knop om het uit te checken. Documenten die zijn uitgecheckt door een gebruiker kunnen niet door anderen worden bewerkt totdat ze weer zijn ingecheckt.
Inchecken Selecteer een document en klik op deze knop om het weer in te checken.
Downloaden Selecteer je document(en) en klik op deze knop om een kopie te downloaden.

Tabblad Taken

Terug naar boven

Het tabblad Taken toont alle taken voor een intake. 

Zie dit onderwerp voor meer informatie over taken.

Klik op een taaknaam om een overzicht in een zijpaneel te bekijken:

Taakacties:

Knop Beschrijving
Taak bewerken Selecteer een taak en klik op deze knop om wijzigingen aan te brengen.
Taak verwijderen Selecteer een of meer taken en klik op deze knop om te verwijderen. Als je een hoofdtaak selecteert, worden ook de afhankelijke taken verwijderd.
Taak opnieuw toewijzen Selecteer een of meer taken en klik op deze knop om de eigenaar te wijzigen.
Status wijzigen Selecteer een of meer taken en klik op deze knop om de status te wijzigen.

Tabblad Medewerkers

Terug naar boven

Het tabblad Medewerkers toont gebruikers die aan de intake zijn toegewezen. De genoemde gebruikers hebben toegang tot de intake.

Medewerkers toevoegen

  1. Ga naar de Intake Overzichtspagina en klik op het tabblad Medewerkers.

  2. Klik op +Toevoegen. Het venster Medewerkers toevoegen verschijnt.

  3. Selecteer de gebruiker(s).

    Gebruik de filter Kantoor om de gebruikerslijst op kantoor te sorteren.

  1. Klik op Medewerkers toevoegen.

De gebruiker(s) hebben nu toegang tot de intake.

Medewerkers verwijderen

  1. Ga naar de Intake Overzichtspagina en klik op het tabblad Medewerkers.
  2. Selecteer de gebruiker(s).
  3. Klik op xVerwijderen.
  4. Klik op Ja, verwijderen in het bevestigingsvenster.

De geselecteerde medewerker wordt verwijderd uit de intake.

Alle taken die aan de verwijderde gebruiker(s) zijn toegewezen, moeten opnieuw worden toegewezen.

Tabblad Geschiedenis

Terug naar boven

Het tabblad Geschiedenis op de Intake Overzichtspagina toont de geschiedenis van bewerkingen die sinds de aanmaak aan de intake zijn gedaan.

Het tabblad Geschiedenis toont de volgende informatie:

Kolom Beschrijving
Gebeurtenisbeschrijving Beschrijving van de wijziging die op de intake heeft plaatsgevonden.
Datum gebeurtenis Datum waarop de wijziging heeft plaatsgevonden.
Uitgevoerd door Welke gebruiker de wijziging heeft uitgevoerd.
Details Aanvullende details over de wijziging (bijv. E-mail verzonden naar gebruiker om hem/haar te informeren over een toewijzing).
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."