Dit artikel behandelt het volgende:
- Over taken
- Taken zoeken
- Takenpaneel
- Taakdetails bekijken
- Taak toevoegen
- Taaksets toepassen
- Taak bewerken
- Taak verwijderen
- Taak opnieuw toewijzen
- Taakstatus wijzigen
- Taakopmerkingen
- Taakgeschiedenis
Over taken
Taken worden gebruikt om werkzaamheden bij te houden die afgerond moeten worden binnen LexisNexis® CounselLink®. Taken kunnen een vervaldatum hebben en kunnen gekoppeld zijn aan andere taken met afhankelijkheden. Ze kunnen intern of aan advocatenkantoren worden toegewezen. Je kunt taken koppelen aan zaken, budgetten, tariefvoorstellen of aanvragen.
Het is mogelijk dat jouw organisatie niet voor al deze functies taken heeft geconfigureerd.
Taken zoeken
Je kunt bestaande taken vinden via vooraf ingestelde zoeklinks in het takenpaneel op de startpagina. Zodra je je taak hebt gevonden, kun je alle details bekijken in het taakdetails-venster dat aan de zijkant verschijnt.
Klik hier voor meer informatie over de zoekfuncties in CounselLink.
Takenpaneel op de startpagina
Het takenpaneel op de startpagina bevat snelle links naar de zoekpagina voor taken en naar taken die je hebt toegewezen of aangemaakt.
De zoekpagina voor taken gebruiken
Klik op de link Zoeken rechtsboven in het takenpaneel. Hier kun je de zoekbalk gebruiken om op trefwoorden te zoeken en filters en kolommen aanpassen om je resultaten te wijzigen. Je kunt ook opgeslagen weergaven gebruiken om snel je eerder opgeslagen zoekcriteria terug te vinden.
Het takenpaneel gebruiken
Het takenpaneel op de startpagina bevat snelle links naar de zoekpagina voor taken en naar jouw toegewezen of aangemaakte taken.
Klik hier voor meer informatie over de panelen op de startpagina.
Je kunt de lijst met taken in je paneel filteren op:
- Taken aan mij toegewezen
- Taken door mij toegewezen
- Vervaldatumcategorieën zoals Morgen, Volgende 7 dagen of Achterstallig
Klik op de knop Zoeken rechtsboven om naar de zoekpagina voor taken te gaan.
Taakdetails bekijken
Zodra je een taak hebt gevonden en erop klikt, verschijnt er een zijpaneel met een overzicht van de taakdetails.
Je kunt verschillende acties uitvoeren in het taakvenster. Deze acties zijn te vinden via het verticale icoon met drie puntjes (Meer acties).
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Bewerken | Klik op deze optie in het menu Meer acties om een taak te bewerken. |
| Opnieuw toewijzen | Klik op deze optie in het menu Meer acties om een taak opnieuw toe te wijzen. |
| Status wijzigen |
Klik op deze optie in het menu Meer acties om de status van een taak te wijzigen. Je kunt ook op Markeer als voltooid klikken naast de huidige status om een taak als 'Klaar' te markeren. |
| Opmerking toevoegen |
Klik op deze optie in het menu Meer acties om een opmerking aan de taak toe te voegen. Je kunt ook op het plusteken naast het opmerkingenveld klikken om een opmerking toe te voegen. |
| Geschiedenis tonen |
Klik op deze optie in het menu Meer acties om een venster te openen met de geschiedenis van acties op de taak. |
Taak toevoegen
Je kunt een taak toevoegen en deze intern of aan een advocatenkantoor toewijzen. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kun je een taak toevoegen vanaf de overzichtspagina van een zaak, budget, tariefvoorstel of aanvraag.
Je kunt ook een taak aan een zaak toevoegen via de CounselLink add-in voor Outlook.
-
Klik op de knop +Taak toevoegen op het tabblad Taken van de overzichtspagina. Het venster Taak toevoegen verschijnt.
-
Optioneel: Klik op het tabblad Taakset indien van toepassing.
Het venster Taakset toevoegen verschijnt.
- Zet een vinkje bij een of meer sets.
- Klik op Taakset toevoegen. De set(s) worden toegevoegd.
-
Vul de velden voor de taak in. Velden met een rood sterretje zijn verplicht.
Veld Beschrijving Taaknaam* Naam van de taak. Taakomschrijving Beschrijving van de taak. Taaktype Kies een van de volgende opties:
- Intern: Alleen gebruikers binnen jouw organisatie met toegang tot de zaak kunnen de taak zien.
- Advocatenkantoor: Gebruikers binnen jouw organisatie en het kantoor van de geselecteerde gebruiker kunnen de taak zien.
Toewijzen aan* Selecteer een gebruiker of groep:
- Rol: Wijs de taak toe aan de contactpersoon van de zaak, factuurcontact of budgetcontact.
-
Persoon: Wijs de taak toe aan een specifieke gebruiker. Terwijl je de naam typt, verschijnen er suggesties in het dropdownmenu.
Als je het taaktype Intern kiest, zijn alleen gebruikers binnen jouw organisatie beschikbaar. Kies je voor Advocatenkantoor, dan zijn gebruikers binnen jouw organisatie én de toegewezen advocatenkantoren beschikbaar.
- Groep: Selecteer een groep uit het dropdownmenu om de taak toe te wijzen.
Vervaldatum Voer een vervaldatum voor de taak in. Herinnering voor vervaldatum Selecteer het aantal dagen vóór de vervaldatum waarop de ontvanger een herinnering per e-mail krijgt. Categorie* Selecteer een taakcategorie uit de lijst. Prioriteit Kies Normaal, Hoog of Laag. Geavanceerde instellingen tonen Voer het geschatte aantal uren in dat nodig is om de taak te voltooien.
Als Afhankelijkheden configureren is geselecteerd, moeten ook de extra velden Afhankelijke taak en Afhankelijke vervaldatum worden ingevuld.
- Klik op Taak toevoegen en nog een maken om deze taak af te ronden en direct een nieuwe aan te maken. Of klik op Taak toevoegen om deze taak af te ronden en af te sluiten.
Taaksets toepassen
Taaksets zijn groepen activiteiten die als standaard zijn vastgesteld voor een bepaalde functie. Met taaksets kun je meerdere vooraf ingestelde taken tegelijk aanmaken.
Het is mogelijk dat jouw organisatie geen taken heeft geconfigureerd voor budgetten of tariefvoorstellen.
- Klik op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
-
Klik op Taak toevoegen.
-
Klik op de knop Taakset.
- Zoek de taakset in de lijst. Om te sorteren, klik op de kolomkop. Om je taakset sneller te vinden:
- Gebruik de trefwoord zoekfunctie over alle velden
- Klik op de kolomkop Taak om alfabetisch te sorteren
- Gebruik de Aantal filter om te sorteren op het aantal taken in de taakset
-
Zet een vinkje bij de set(s) die je wilt gebruiken.
Het selectievakje Alles selecteren voegt alle taaksets toe aan een zaak. Dit wordt niet aanbevolen.
- Klik op Taakset toevoegen.
Afhankelijke taken worden onder hun bovenliggende taak genest. Alle afhankelijkheden worden weergegeven met de status In behandeling en kunnen pas gestart worden als de bovenliggende taak is afgerond.
Een taak bewerken
Je kunt een taak bewerken en toewijzen aan een andere gebruiker of groep, de vervaldatum aanpassen, een afhankelijke taak toevoegen of verwijderen, en meer. Je kunt taken ook bewerken via de Office Add-in.
Je kunt maar één taak tegelijk bewerken.
Een taak bewerken vanaf de overzichtspagina
- Zoek de taaknaam op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
- Zet een vinkje naast de taak.
-
Klik op de knop Taak bewerken. Het venster Taak bewerken verschijnt.
- Pas de informatie op de pagina aan indien nodig.
- Klik op Taak opslaan.
Een taak bewerken vanuit het takenpaneel
- Selecteer de taak onder het tabblad Taken op de overzichtspagina. Het venster Taak bewerken schuift uit.
- Klik in het uitschuifvenster van het takenpaneel op het menu Meer acties voor meer bewerkopties.
- Klik op de knop Taak bewerken. Het venster Taak bewerken verschijnt.
- Pas de informatie op de pagina aan indien nodig.
- Klik op Taak opslaan.
Een taak verwijderen
- Zoek de taaknaam/namen op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
- Zet een vinkje naast de taak/taken.
-
Klik op de knop Taak verwijderen. Het venster Taak verwijderen verschijnt.
- Klik op Taak verwijderen. Op de overzichtspagina van taken verschijnt een bevestiging van de verwijdering.
Een taak opnieuw toewijzen
Je kunt een taak opnieuw toewijzen aan een andere gebruiker via het tabblad Taken of vanuit het uitschuifvenster van de taak. Je kunt een taak ook opnieuw toewijzen door deze te bewerken.
Een taak opnieuw toewijzen op het tabblad Taken
- Zoek de taak op het tabblad Taken van de Overzichtspagina van het dossier.
-
Klik op het potlood-icoon naast de naam van de verantwoordelijke.
-
Klik op de knop Taak opnieuw toewijzen. Het venster Taak opnieuw toewijzen verschijnt.
-
Selecteer in het gedeelte Toewijzen aan een van de volgende opties:
Als er geen rol, persoon of groep is geselecteerd, wordt de taak op Ongecategoriseerd gezet en verschijnt deze niet in de lijst van een gebruiker.
- Rol: Wijs de taak toe aan de dossiercontactpersoon, factuurcontactpersoon of budgetcontactpersoon.
- Persoon: Wijs de taak toe aan een specifieke gebruiker. Terwijl je de naam typt, verschijnen er suggesties in het keuzemenu.
- Groep: Selecteer een groep uit het keuzemenu om de taak toe te wijzen.
- Klik op Taak opnieuw toewijzen.
Een taak opnieuw toewijzen vanuit het taakvenster
- Klik op de naam van een taak om het taakvenster te openen.
-
Klik in het uitschuifvenster van het takenpaneel op het menu Meer acties voor meer bewerkopties.
- Klik op de knop Opnieuw toewijzen. Het venster Taak opnieuw toewijzen verschijnt.
-
Selecteer in het gedeelte Toewijzen aan een van de volgende opties:
Als er geen rol, persoon of groep is geselecteerd, wordt de taak op Ongecategoriseerd gezet en verschijnt deze niet in de lijst van een gebruiker.
- Rol: Wijs de taak toe aan de dossiercontactpersoon, factuurcontactpersoon of budgetcontactpersoon.
- Persoon: Wijs de taak toe aan een specifieke gebruiker. Terwijl je de naam typt, verschijnen er suggesties in het keuzemenu.
- Groep: Selecteer een groep uit het keuzemenu om de taak toe te wijzen.
- Klik op Taak opnieuw toewijzen.
Taakstatus wijzigen
Je kunt de status van een taak bijwerken naarmate het werk vordert. Er zijn verschillende plekken op het tabblad Taken waar je de status van een taak kunt wijzigen.
De knop Status wijzigen gebruiken om meerdere taken bij te werken
- Zoek de taaknaam/namen op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
- Zet een vinkje naast de taak/taken.
- Klik op de knop Status wijzigen. Het venster Taakstatus bijwerken verschijnt.
-
Selecteer een nieuwe status uit de keuzelijst.
Als je Voltooid selecteert, vul dan het aantal bestede uren in bij Werkelijke uren.
- Klik op Status bijwerken.
De statusknop op een taak gebruiken
- Zoek de taaknaam op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
- Klik op de statusknop van de taak (bijv. In behandeling) in de kolom Status.
-
Selecteer in het venster Taakstatus bijwerken een status uit de keuzelijst.
Als je Voltooid selecteert, vul dan het aantal bestede uren in bij Werkelijke uren.
- Klik op Status bijwerken.
De status van een taak bijwerken vanuit het taakvenster
- Klik op de naam van een taak om het taakvenster te openen.
- Klik in het uitschuifvenster van het takenpaneel op het menu Meer acties voor meer bewerkopties.
- Klik op de knop Status wijzigen. Het venster Taakstatus bijwerken verschijnt.
-
Selecteer een nieuwe status uit de keuzelijst.
Als je Voltooid selecteert, vul dan het aantal bestede uren in bij Werkelijke uren.
- Klik op Status bijwerken.
Taakopmerkingen
Met taakopmerkingen kun je reageren op bestaande opmerkingen of nieuwe toevoegen. Je kunt gebruikers binnen je organisatie taggen op het dossier of gebruikers bij advocatenkantoren die aan het dossier zijn toegewezen.
Taakgeschiedenis
Om de geschiedenis van een taak te bekijken, klik je op het tabblad Geschiedenis van de overzichtspagina waar de taak aan gekoppeld is. Het scherm Taakgeschiedenis verschijnt.
Hier kun je alle wijzigingen zien die aan taken zijn aangebracht.