CounselLink Answer Center for Clients

Taken

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Over taken

Taken worden gebruikt om werkzaamheden bij te houden die afgerond moeten worden binnen LexisNexis® CounselLink®. Taken kunnen een vervaldatum hebben en kunnen gekoppeld zijn aan andere taken met afhankelijkheden. Ze kunnen intern of aan advocatenkantoren worden toegewezen. Je kunt taken koppelen aan zaken, budgetten, honorariumvoorstellen of intakes.

Het is mogelijk dat jouw organisatie niet voor al deze functies taken heeft ingesteld.

Taken zoeken

Terug naar boven

Je kunt bestaande taken vinden via vooraf ingestelde zoeklinks in het takenpaneel op de startpagina. Zodra je je taak hebt gevonden, kun je alle details bekijken in het taakdetails-venster dat aan de zijkant verschijnt.

Klik hier voor meer informatie over de zoekfuncties in CounselLink.

Takenpaneel op de startpagina

Het takenpaneel op de startpagina bevat snelle links naar de zoekpagina voor taken en naar taken die je hebt toegewezen of aangemaakt.

De zoekpagina voor taken gebruiken

Klik op de link Zoeken rechtsboven in het takenpaneel. Hier kun je de zoekbalk gebruiken om op trefwoorden te zoeken en filters en kolommen aanpassen om je resultaten te wijzigen. Je kunt ook opgeslagen weergaven gebruiken om snel je eerder opgeslagen zoekcriteria terug te vinden.

Het takenpaneel gebruiken

Terug naar boven

Het takenpaneel op de startpagina bevat snelle links naar de zoekpagina voor taken en naar jouw toegewezen of aangemaakte taken.

Klik hier voor meer informatie over de panelen op de startpagina.

Je kunt de lijst met taken in je paneel filteren op:

  • Taken aan mij toegewezen
  • Taken door mij toegewezen
  • Vervaldatumcategorieën zoals Morgen, Volgende 7 dagen of Achterstallig

Klik op de knop Zoeken rechtsboven om naar de zoekpagina voor taken te gaan.

Taakdetails bekijken

Terug naar boven

Zodra je een taak hebt gevonden en erop klikt, verschijnt er een zijpaneel met een overzicht van de details van de taak.

Je kunt verschillende acties uitvoeren in het taakvenster. Deze acties zijn te vinden via het verticale icoon met drie puntjes (Meer acties).

 

Actie Beschrijving
Bewerken

Klik op deze optie in het menu Meer acties om een taak te bewerken.
Opnieuw toewijzen Klik op deze optie in het menu Meer acties om een taak opnieuw toe te wijzen.
Status wijzigen

Klik op deze optie in het menu Meer acties om de status van een taak te wijzigen. Je kunt ook op Markeer als voltooid klikken naast de huidige status om een taak als 'Klaar' te markeren.
Opmerking toevoegen

Klik op deze optie in het menu Meer acties om een opmerking aan de taak toe te voegen. Je kunt ook op het plusteken naast het opmerkingenveld klikken om een opmerking toe te voegen.
Geschiedenis tonen

Klik op deze optie in het menu Meer acties om een venster te openen met de geschiedenis van acties op de taak.

Taak toevoegen

Terug naar boven

Je kunt een taak toevoegen en deze intern of aan een advocatenkantoor toewijzen. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kun je een taak toevoegen vanaf de overzichtspagina van een zaak, budget, honorariumvoorstel of intake.

Je kunt ook een taak aan een zaak toevoegen via de CounselLink add-in voor Outlook.

  1. Klik op de knop +Taak toevoegen op het tabblad Taken van de overzichtspagina. Het venster Taak toevoegen verschijnt.

  2. Klik op het tabblad Taakset indien van toepassing.

    Het venster Taakset toevoegen verschijnt.

    1. Zet een vinkje bij een of meer sets.
    2. Klik op Taakset toevoegen. De set(s) worden toegevoegd.
  3. Vul een Taaknaam in.
  4. Optioneel: Voeg een Taakomschrijving toe om de taak te omschrijven.
  5. Selecteer een Taaktype:
    • Intern: Alleen gebruikers binnen jouw organisatie met toegang tot de zaak kunnen de taak zien.
    • Advocatenkantoor: Gebruikers binnen jouw organisatie en het kantoor van de geselecteerde gebruiker kunnen de taak zien.
  6. Selecteer een gebruiker of groep in het veld Toewijzen aan:
    • Rol: Wijs de taak toe aan de Zaakcontactpersoon, Factuurcontactpersoon of Budgetcontactpersoon.

    • Persoon: Wijs de taak toe aan een specifieke gebruiker. Terwijl je de naam typt, verschijnen er suggesties in het dropdownmenu.

      Als je Intern selecteert, zijn alleen gebruikers binnen jouw organisatie beschikbaar. Als je Advocatenkantoor selecteert, zijn gebruikers binnen jouw organisatie en advocatenkantoren die aan de zaak zijn gekoppeld beschikbaar.

    • Groep: Selecteer een groep uit het dropdownmenu om de taak toe te wijzen.
  7. Optioneel: Vul een Vervaldatum in voor de taak. Klik op het veld om een kalender te openen.
  8. Optioneel: Vul een Herinnering voor vervaldatum in. Selecteer het aantal dagen vóór de vervaldatum waarop de toegewezen persoon een herinnering per e-mail ontvangt.
  9. Optioneel: Selecteer een Prioriteit voor de taak (Normaal, Hoog of Laag).

  10. Optioneel: Klik op Geavanceerde instellingen tonen om een schatting van het aantal uren voor de taak in te vullen.

    Als Afhankelijkheden instellen is geselecteerd, moeten ook de velden Afhankelijke taak en Afhankelijke vervaldatum worden ingevuld.

  11. Klik op Taak toevoegen en nog een maken om deze taak af te ronden en direct een nieuwe aan te maken. Of klik op Taak toevoegen om deze taak af te ronden en af te sluiten.

Taaksets toepassen

Terug naar boven

Taaksets zijn groepen activiteiten die als standaard zijn vastgesteld voor een bepaalde functie. Met taaksets kun je meerdere vooraf ingestelde taken tegelijk aanmaken.

Het is mogelijk dat jouw organisatie geen taken heeft ingesteld voor budgetten of honorariumvoorstellen.

  1. Klik op het tabblad Taken op de overzichtspagina.

  2. Klik op Taak toevoegen.

  3. Klik op de knop Taakset.

  4. Zoek de taakset in de lijst. Om te sorteren, klik op de kolomkop. Om je taakset sneller te vinden:
    1. Gebruik de trefwoord zoekfunctie over alle velden
    2. Klik op de kolomkop Taak om alfabetisch te sorteren
    3. Gebruik de Aantal filter om te sorteren op het aantal taken in de taakset

  5. Zet een vinkje bij de set(s) die je wilt gebruiken.

    Het selectievakje Alles selecteren voegt alle taaksets toe aan een zaak. Dit wordt niet aanbevolen.

  6. Klik op Taakset toevoegen.

Afhankelijke taken worden onder hun hoofdtaak weergegeven. Alle afhankelijkheden krijgen de status In afwachting en kunnen pas gestart worden als de hoofdtaak is afgerond.

Taak bewerken

Terug naar boven

Je kunt een taak bewerken en toewijzen aan een andere gebruiker of groep, de vervaldatum aanpassen, een afhankelijke taak toevoegen of verwijderen, en meer. Je kunt taken ook bewerken via de Office Add-in.

Je kunt maar één taak tegelijk bewerken.

Een taak bewerken vanaf de overzichtspagina

  1. Zoek de taaknaam op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
  2. Zet een vinkje naast de taak.

  3. Klik op de knop Taak bewerken. Het venster Taak bewerken verschijnt.

  4. Pas de informatie op de pagina aan waar nodig. 
  5. Klik op Taak opslaan.

Een taak bewerken vanuit het takenpaneel

  1. Selecteer de taak onder het tabblad Taken op de overzichtspagina. Het venster Taak bewerken schuift uit.
  2. Klik in het uitgeschoven takenpaneel op het menu Meer acties voor meer bewerkopties.

  1. Klik op de knop Taak bewerken. Het venster Taak bewerken verschijnt.

  2. Pas de informatie op de pagina aan waar nodig. 
  3. Klik op Taak opslaan.

Een taak verwijderen

Terug naar boven

  1. Zoek de taaknaam/namen op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
  2. Zet een vinkje naast de taak/taaknamen.

  3. Klik op de knop Taak verwijderen. Het venster Taak verwijderen verschijnt.

  4. Klik op Taak verwijderen. Op de overzichtspagina van de taken verschijnt een bevestiging van de verwijdering.

Een taak opnieuw toewijzen

Terug naar boven

Je kunt een taak aan een andere gebruiker toewijzen via het tabblad Taken of vanuit het uitgeschoven taakvenster. Je kunt een taak ook opnieuw toewijzen door deze te bewerken.

Een taak opnieuw toewijzen op het tabblad Taken

  1. Zoek de taak op het tabblad Taken van de Overzichtspagina van het dossier.

  2. Klik op het potlood icoon naast de naam van de verantwoordelijke.

  3. Klik op de knop Taak opnieuw toewijzen. Het venster Taak opnieuw toewijzen verschijnt.

  4.  Selecteer in het gedeelte Toewijzen aan een van de volgende opties:

    Als er geen rol, persoon of groep is geselecteerd, wordt de taak op Ongecategoriseerd gezet en verschijnt deze niet in de lijst van een gebruiker.

    • Rol: Wijs de taak toe aan de dossiercontactpersoon, factuurcontact of budgetcontact.
    • Persoon: Wijs de taak toe aan een specifieke gebruiker. Terwijl je de naam typt, verschijnen er suggesties in het keuzemenu.
    • Groep: Selecteer een groep uit het keuzemenu om de taak toe te wijzen.
  5. Klik op Taak opnieuw toewijzen.

Een taak opnieuw toewijzen vanuit het taakvenster

  1. Klik op de naam van een taak om het taakvenster te openen. 

  2. Klik in het uitgeschoven taakpaneel op het menu Meer acties voor meer bewerkopties.

  3. Klik op de knop Opnieuw toewijzen. Het venster Taak opnieuw toewijzen verschijnt.

  4.  Selecteer in het gedeelte Toewijzen aan een van de volgende opties:

    Als er geen rol, persoon of groep is geselecteerd, wordt de taak op Ongecategoriseerd gezet en verschijnt deze niet in de lijst van een gebruiker.

    • Rol: Wijs de taak toe aan de dossiercontactpersoon, factuurcontact of budgetcontact.
    • Persoon: Wijs de taak toe aan een specifieke gebruiker. Terwijl je de naam typt, verschijnen er suggesties in het keuzemenu.
    • Groep: Selecteer een groep uit het keuzemenu om de taak toe te wijzen.
  5. Klik op Taak opnieuw toewijzen.

Taakstatus wijzigen

Terug naar boven

Je kunt de status van een taak bijwerken naarmate het werk vordert. Op het tabblad Taken zijn er verschillende plekken waar je de status van een taak kunt wijzigen.

De knop Status wijzigen gebruiken om meerdere taken bij te werken

  1. Zoek de taaknaam/namen op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
  2. Zet een vinkje naast de taak/taaknamen.
  3. Klik op de knop Status wijzigen. Het venster Taakstatus bijwerken verschijnt.

  4. Selecteer een nieuwe status uit de keuzelijst.

    Als je Voltooid selecteert, vul dan het aantal bestede uren in bij Werkelijke uren.

  5. Klik op Status bijwerken.

De statusknop van een taak gebruiken

  1. Zoek de taaknaam op het tabblad Taken op de overzichtspagina.
  2. Klik op de statusknop van de taak (bijv. In behandeling) in de kolom Status.

  3. Selecteer in het venster Taakstatus bijwerken een status uit de keuzelijst.

    Als je Voltooid selecteert, vul dan het aantal bestede uren in bij Werkelijke uren.

  4. Klik op Status bijwerken.

De status van een taak bijwerken vanuit het taakvenster

  1. Klik op de naam van een taak om het taakvenster te openen. 
  2. Klik in het uitgeschoven taakpaneel op het menu Meer acties voor meer bewerkopties.
  3. Klik op de knop Status wijzigen. Het venster Taakstatus bijwerken verschijnt.

  4. Selecteer een nieuwe status uit de keuzelijst.

    Als je Voltooid selecteert, vul dan het aantal bestede uren in bij Werkelijke uren.

  5. Klik op Status bijwerken.

Taakopmerkingen

Terug naar boven

Met taakopmerkingen kun je reageren op bestaande opmerkingen of nieuwe toevoegen. Je kunt gebruikers binnen je organisatie taggen op het dossier of gebruikers van advocatenkantoren die aan het dossier zijn gekoppeld.

Taakgeschiedenis

Terug naar boven

Om de geschiedenis van een taak te bekijken, klik je op het tabblad Geschiedenis van de overzichtspagina waar de taak aan gekoppeld is. Het scherm Taakgeschiedenis verschijnt.

Hier kun je alle wijzigingen zien die aan taken zijn gedaan.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."