CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Het CounselLink-invoegtoepassing voor Outlook gebruiken

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Over de Add-in voor Outlook

De CounselLink Add-in voor Outlook helpt je efficiënter te werken tussen Outlook en CounselLink door met één klik toegang te geven tot je zaken, intakes en taken. Met de add-in kun je zaak- of intake-informatie bekijken, documenten toevoegen en belangrijke taken uitvoeren zonder Outlook te verlaten.

De CounselLink Add-in voor Outlook helpt je om:

  • Tijd te besparen door in te loggen op CounselLink vanuit Outlook
  • Meerdere items te volgen door startpagina-links in Outlook te bekijken
  • Zaakinformatie up-to-date te houden door e-mails en documenten toe te voegen (inclusief slepen en neerzetten waar ondersteund)

De add-in werkt zowel in de web- als desktopversie van Outlook. Slepen en neerzetten heeft bekende beperkingen als je Windows 10 versie 1903 of eerder gebruikt en/of je organisatie SSO gebruikt, afhankelijk van de configuratie.

 

De CounselLink Add-in voor Outlook weergeven

Terug naar boven

Je kunt de CounselLink add-in openen via het Outlook-lint Start wanneer je met zaken wilt werken of lopende activiteiten wilt volgen. Log in met je standaard CounselLink-inloggegevens of SSO (indien ingeschakeld).

  1. Selecteer het lint Start.

    • In de desktopversie van Outlook wordt de CounselLink add-in weergegeven in de groep LexisNexis.

      Als de add-in wel in het lint staat maar je hem niet kunt selecteren, controleer dan of het leesvenster is ingesteld op Rechts of Onder (niet Uit).

    • In de webversie van Outlook, selecteer het Ellipsis-icoon om je add-ins weer te geven.

  2. Klik op het CounselLink-icoon. Het CounselLink add-in paneel wordt weergegeven.
  3. Optioneel: Selecteer het punaise-icoon om het CounselLink-paneel zichtbaar te houden tijdens toekomstige sessies.
  4. Log in op CounselLink.
    • Gebruik je CounselLink-inloggegevens:

      1. Voer je CounselLink gebruikersnaam in.

      2. Klik op Doorgaan.
      3. Voer je wachtwoord in.

      4. Klik op Inloggen. De CounselLink-startpagina wordt weergegeven in het paneel.

        Je organisatie kan vereisen dat je een tweefactorauthenticatiecode invoert. Indien nodig, klik op Probleem met het ontvangen van je code? om de code opnieuw te laten sturen naar je gekoppelde e-mailadres of mobiele nummer (indien ingesteld).

    • Gebruik je Single Sign-on (SSO) gegevens:  

      Je organisatie moet een domein hebben ingesteld om in te kunnen loggen met SSO.

      1. Klik op Inloggen met SSO.
      2. Voer je e-mailadres in.
      3. Klik op Verzenden. De CounselLink-startpagina wordt weergegeven.

Je blijft meestal ingelogd de volgende keer dat je de add-in opent. Voor extra veiligheid kun je uitloggen als je klaar bent.

De starttegels aanpassen in de CounselLink Add-in voor Outlook

Terug naar boven

Starttegels (gekleurde vakken) geven je de mogelijkheid om opgeslagen zoekopdrachten en lopende activiteiten te volgen terwijl je in Outlook werkt. Vanwege beperkte ruimte kies je zelf welke opgeslagen zoekopdrachten worden weergegeven.

  • Standaard worden er vier tegels weergegeven.
  • Je kunt maximaal acht tegels instellen.

  1. Beweeg je muis over een tegel op de startpagina van de add-in.

  2. Klik op het tandwiel-icoon. Er verschijnt een lijst met opgeslagen zoekopdrachten.

  3. Selecteer de opgeslagen zoekopdracht die je wilt weergeven. De tegel wordt bijgewerkt en toont het actuele aantal resultaten.

Een tegel toevoegen

  1. Klik op Nieuwe tegel toevoegen (+). Er wordt een nieuwe tegel toegevoegd aan de startpagina.

  2. Beweeg je muis over de nieuwe tegel.

  3. Klik op het tandwiel-icoon. Er verschijnt een lijst met opgeslagen zoekopdrachten.

  4. Selecteer de opgeslagen zoekopdracht die je wilt weergeven. De tegel wordt bijgewerkt en toont het actuele aantal resultaten.

  1. Beweeg je muis over een van de tegels die je eerder hebt toegevoegd.

  2. Klik op het tandwiel-icoon. Er verschijnt een lijst met opgeslagen zoekopdrachten.

  3. Klik op Geselecteerde tegel verwijderen. 

    Je kunt de oorspronkelijke vier tegels niet verwijderen, maar je kunt wel wijzigen welke opgeslagen zoekopdracht elke tegel toont.

Zaak- en intakegegevens bekijken in Add-in voor Outlook

Terug naar boven

Je kunt zaken en zaakintakes direct in de CounselLink add-in bekijken en (indien nodig) openen in CounselLink om extra acties uit te voeren.

  1. Klik op het menu-icoon (drie streepjes) en selecteer Zaken.

    Gebruik een van de volgende tabbladen:

    • Mijn zaken - Zaken of intakes die je als favoriet hebt gemarkeerd in CounselLink (ster-icoon op de Zaakoverzicht-pagina).
    • Alle zaken - Alle zaken en intakes die je mag bekijken.
  2. Zoeken en filteren:
    • Om te zoeken, voer zoekwoorden in het vak Zoeken naar zaken… in (bijv. Zaaknaam, Tracking #, Zaak #, Naam advocatenkantoor, Titel of Omschrijving) en druk op Enter.
    • Klik op het Filter-icoon, selecteer een filter en klik op Toepassen om de zakenlijst te filteren.

  3. Beweeg je muis over een zaak in de lijst en klik op het Ellipsis-icoon om de lijst met acties te tonen.

    • Journaal toevoegen - Voeg een journaalnotitie toe om activiteiten en communicatie bij te houden.
    • Bestand of link toevoegen - Voeg een externe link naar een document of een bestand in een ondersteund bestandstype (tot 100 MB) toe aan de zaak.
    • Dit Word-document uploaden - Upload het huidige Word-document naar de zaak.
    • Openen in CounselLink - Open de Zaakoverzicht-pagina in een nieuw browservenster.
  4. Klik op een zaak om de tabbladen Details of Documenten in het add-in paneel te bekijken.

    • Details - Bekijk de zaakinformatie in alleen-lezen modus.

    • Documenten - Bekijk en beheer documenten voor de zaak.

E-mails slepen en neerzetten naar een zaak

Terug naar boven

Je kunt e-mails en/of bijlagen naar een zaak slepen en neerzetten. Je kunt het volgende neerzetten:

  • Alleen de e-mail
  • Alleen de bijlagen
  • De e-mail met alle bijlagen
  1. Open in de add-in Mijn zaken of Alle zaken en zoek de juiste zaak op.

  2. Selecteer in Outlook een of meer e-mails. Om er meer dan één toe te voegen, houd Shift ingedrukt en gebruik de pijl-omlaag om meerdere e-mails te selecteren.

  3. Sleep de geselecteerde e-mails naar de zaak. Er verschijnt een bevestigingsbericht.

Om te controleren of ze zijn toegevoegd, klik je op de zaak om Details te openen en klik je vervolgens op Documenten. Zoek het geüploade item in de juiste map of documentenlijst.

Document toevoegen aan CounselLink met de Outlook-invoegtoepassing

Terug naar boven

Een “document” verwijst naar elk ondersteund bestandstype. Elk bestand mag maximaal 100 MB zijn, maar er is geen limiet aan het aantal documenten dat je kunt toevoegen.

Slepen en neerzetten wordt alleen ondersteund bij gebruik van:

  • Outlook Desktop (Microsoft 365), en
  • Windows 10 versie 1903 of nieuwer
  1. Zoek in de invoegtoepassing de zaak in de lijst.

  2. Om het document toe te voegen aan de hoofdmap documenten, sleep je de e-mail of het document vanuit je Outlook-map naar de zaak in de lijst. Er verschijnt een bevestigingsbanner.

  3. Om het document toe te voegen aan een documentmap:
    1. Klik op een geselecteerde zaak in de zakenlijst.
    2. Klik op het tabblad Documenten.

    3. Sleep de e-mail of het bijgevoegde document naar de juiste map. Er verschijnt een bevestigingsbanner.

Als er geen bevestigingsbanner verschijnt, is het bestand niet succesvol toegevoegd. Controleer of je voldoet aan de bovenstaande desktop/Windows-vereisten, of gebruik de handmatige methode hieronder.

  1. Navigeer naar de zaak in de CounselLink-invoegtoepassing.
  2. Beweeg met de muis over de naam van de zaak.

  3. Klik op het pictogram met drie puntjes.

  4. Klik op Bestand of link toevoegen. Het paneel Documenten toevoegen verschijnt.

  5. Kies een bestand om aan de zaak te koppelen.
    • Als het bestand op een webserver staat, voer dan een Externe link in met de volledige URL.
    • Als het bestand op je lokale apparaat staat, klik dan op de knop Bestanden selecteren... en blader naar het bestand.
  6. Vul de sectie Documentdetails in.
    1. Voeg een Documentnaam toe.
    2. Controleer of bij Gerelateerd aan de juiste zaak staat. Zo niet, klik dan op Annuleren om terug te gaan naar de zakenlijst en de juiste zaak te selecteren.
    3. Optioneel: Selecteer een Map.
    4. Pas indien nodig de documentvoorkeuren aan voor Categorie, Eigenaar, Gedeeld en Toegangsrechten.
    5. Optioneel: Voeg een Revisienummer of beschrijving toe.
    6. Optioneel: Selecteer een Status.
    7. Optioneel: Voeg een Beschrijving toe.

    8. Optioneel: Voer Trefwoorden in om het document te omschrijven.

      Trefwoorden worden gebruikt als metatags om het zoeken naar documenten te vergemakkelijken.

    9. Klik op Documenten uploaden. Er verschijnt een bevestigingsbanner.

Een zaak aanmaken in de CounselLink-invoegtoepassing

Terug naar boven

Je moet de rol Zaak aanmaken hebben om een zaak aan te maken vanuit de invoegtoepassing

  1. Klik op Zaken in het menu met drie streepjes in de invoegtoepassing.

  2. Klik op het plus-icoon boven de zakenlijst.

De pagina Zaak aanmaken wordt weergegeven.

Zaak- of intake-documenten bewerken in de invoegtoepassing

Terug naar boven

Je kunt Documentdetails (zoals deelinstellingen en toegangsrechten) direct vanuit de invoegtoepassing bijwerken.

  1. Navigeer naar de zaak in de CounselLink-invoegtoepassing.
  2. Klik op de zaak of intake in de lijst.
  3. Klik op Documenten.

  4. Beweeg met de muis over het document dat je wilt bewerken.

  5. Klik op het pictogram met drie puntjes om de beschikbare opties te tonen.

  6. Klik op Documentdetails bewerken.

  7. Werk de velden bij waar nodig.

    CounselLink bepaalt of je toestemming hebt om de details van het document te bewerken. Je kunt de Eigenaar of de zaak waaraan het document is Gerelateerd aan niet wijzigen. Deze wijzigingen kun je uitvoeren in de webversie van CounselLink als je de huidige Documenteigenaar of een Documentbeheerder bent.

  8. Klik op Wijzigingen opslaan.

Document uitchecken/inchecken met de Outlook-invoegtoepassing

Terug naar boven

Een document uitchecken vergrendelt het, zodat andere gebruikers het niet kunnen bewerken of verwijderen zolang het is uitgecheckt. Check het document weer in om de vergrendeling op te heffen als je klaar bent.

  1. Navigeer naar het tabblad Documenten van de zaak in de CounselLink-invoegtoepassing.

  2. Beweeg onder de geselecteerde map met de muis over het document dat je wilt uitchecken.

  3. Klik op het pictogram met drie puntjes om de beschikbare opties te tonen.

  4. Klik op Document uitchecken. Er verschijnt een bevestigingsmelding.

Een document inchecken

  1. Navigeer naar het tabblad Documenten van de zaak in de CounselLink-invoegtoepassing.
  2. Zoek het document in de lijst of in een map.

  3. Beweeg met de muis over het document dat je wilt inchecken.

  4. Klik op het pictogram met drie puntjes.

  5. Klik op Document inchecken.

    Optioneel - Voor het inchecken:

    • Klik op Bestand selecteren om een nieuwe versie te uploaden.
    • Voer opmerkingen in het veld Opmerking in.
    • Selecteer een Status in de keuzelijst.
    • Vink het selectievakje uit om de vergrendeling op te heffen (indien van toepassing). Deze optie is meestal standaard ingeschakeld om de vergrendeling bij het inchecken op te heffen.

  6. Klik op Opslaan. Het bevestigingsvenster wordt weergegeven.

Documenten downloaden met de invoegtoepassing

Terug naar boven

Je kunt alle zaaksdocumenten downloaden waarvoor je rechten hebt om ze te bekijken. Er wordt een kopie opgeslagen op de standaard downloadlocatie van je apparaat; het origineel blijft in CounselLink.

De huidige versie downloaden

  1. Navigeer naar de zaak vanuit de invoegtoepassing: 
    • Klik op het Menu-icoon en vervolgens op Zaken. Het paneel Mijn zaken wordt weergegeven.
    • Via het tabblad Alle zaken. De lijst Alle zaken bevat alle zaken die je mag bekijken. Kijk of de zaak zichtbaar is in deze lijst.
    • Via het vak Zoek naar zaken.... Typ trefwoorden en druk op Enter.

  2. Klik op Documenten.

  3. Beweeg met de muis over het document.
  4. Klik op Drie puntjes.
  5. Klik op Document downloaden. Er wordt een kopie van het document op je computer gedownload.

Een eerdere versie van een document downloaden

  1. Navigeer naar de zaak vanuit de invoegtoepassing: 
    • Klik op het Menu-icoon en vervolgens op Zaken. Het paneel Mijn zaken wordt weergegeven.
    • Via het tabblad Alle zaken. De lijst Alle zaken bevat alle zaken die je mag bekijken. Kijk of de zaak zichtbaar is in deze lijst.
    • Via het vak Zoek naar zaken.... Typ trefwoorden en druk op Enter.

  2. Klik op Documenten.

  3. Klik op de documentnaam.

  4. Selecteer het tabblad Versies.

  5. Klik op de versie die je wilt downloaden.

Voorkeuren voor zaaksdocumenten instellen in de invoegtoepassing

Terug naar boven

Je kunt standaard documentinstellingen instellen voor uploads die via de Outlook-add-in worden gedaan. Wijzigingen die in de add-in en in de CounselLink webapplicatie worden gemaakt, blijven gesynchroniseerd.

  1. Klik op het menuicoon op de startpagina van de Outlook Add-in.

  2. Klik op Instellingen. Het instellingenpaneel wordt weergegeven.

  3. Controleer en werk de standaardinstellingen bij indien nodig:
    • Categorie – Standaard documentcategorie
    • Eigenaar - Documenteigenaar (behoudt volledige controle over het document)
    • Gedeeld - Of externe advocaten het document kunnen bekijken (standaard is Nee)
    • Toegang - Wie het document extern kan bekijken:
      • Privé - Alleen de documenteigenaar en Documentbeheerders

      • Openbaar - Alle deelnemers aan de zaak binnen het bedrijf; als Gedeeld = Ja, zowel deelnemers van het bedrijf als van advocatenkantoren

        Als je standaard Openbaar instelt, kunnen documenten onbedoeld zichtbaar worden voor alle advocatenkantoren die aan dezelfde zaak werken.

Journaalnotities toevoegen aan zaken vanuit de CounselLink Outlook Add-in

Terug naar boven

Je kunt journaalnotities toevoegen om communicatie bij te houden of bestandsnotities toe te voegen. Je kunt ondersteunde bestanden (maximaal 100 MB per stuk) toevoegen, waaronder audio-/videofragmenten, afbeeldingen en documenten. Journaalnotities die via de add-in zijn opgeslagen, zijn zichtbaar voor bedrijfsgebruikers met toegang tot de zaak. Je kunt kiezen of je notities wilt delen met advocatenkantoren.

  1. Beweeg met de muis over de zaak in de zakenlijst.

  2. Klik op de drie puntjes.

  3. Klik op Journaal toevoegen. Het paneel Journaalnotitie toevoegen wordt weergegeven.

  4. Vul een Onderwerp in.
  5. Vul de optionele velden in:
    • Datum (pas aan indien nodig)
    • Beschrijving
    • Categorie
    • Delen met advocatenkantoren (selectievakje)
    • Klik op Bestanden selecteren... om te bladeren en bestanden te uploaden, of sleep bestanden naar het bijlagegebied (alleen in Outlook Desktop; Windows 10 versie 1903 of later).

  6. Klik op Opslaan.

    De journaalnotitie is beschikbaar in CounselLink voor gebruikers met toestemming om de zaak te bekijken.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."