CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Zaken aanmaken en beheren

  • Bijgewerkt

Zaken vormen de basis voor al het werk dat wordt uitgevoerd in LexisNexis® CounselLink®. Ze kunnen worden aangemaakt voor elk contract, project, octrooi of juridische zaak. Zaken helpen om alle gegevens met betrekking tot een specifiek juridisch probleem bij te houden, waaronder facturen, documenten, budgetten, belangrijke data, communicatie en andere informatie.

Vanaf de pagina Zaakoverzicht heb je toegang tot algemene zaakgegevens, profielen van advocatenkantoren, deelnemersprofielen, notities, facturen, documenten, taken, gerelateerde zaken, interne medewerkersprofielen en agenda-items.

Dit artikel behandelt het volgende:

Een zaak aanmaken

Je moet de rol Zaakinstellingen hebben om een zaak te kunnen bewerken. Daarnaast staan sommige organisaties niet toe dat gebruikers handmatig zaken aanmaken, waardoor je mogelijk niet alle functies ziet die in dit artikel worden beschreven.

  1. Open de pagina Zaak aanmaken op een van de volgende manieren:

    • Klik op de knop + Zaak aanmaken in het paneel op de startpagina van Zaken.

    • Klik op de knop +Zaak aanmaken rechtsboven op de pagina Zaak zoeken.

    • Klik op de pagina Zaakoverzicht op de knop ( + ). Klik vervolgens op Nieuwe zaak aanmaken in de lijst.

  2. De pagina Zaak aanmaken wordt weergegeven.

    Klik op het pictogram () rechtsboven op de pagina om een videotutorial te bekijken over het aanmaken van een zaak.

  3. Vul in het gedeelte Zaakdetails de vereiste informatie in:

    Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel.

    Veld Details
    Zaak-ID Voer een unieke Zaak-ID in als deze niet automatisch wordt ingevuld.
    Zaaktitel Voer de naam van de zaak in.
    Contactkantoor Selecteer het kantoor dat de zaak zal beheren. Alleen kantoren waarvoor je zaken mag aanmaken worden weergegeven. Nadat je een kantoor hebt geselecteerd, kan de pagina worden bijgewerkt als dat kantoor extra informatie vereist.
    Zaakcontact Selecteer de contactpersoon die alle communicatie over de zaak ontvangt. Dit helpt ook bij zoeken, rapporteren en het doorsturen van facturen.
    Factuurcontact Selecteer de contactpersoon die alle communicatie over facturen met betrekking tot de zaak ontvangt.
    Zaaktype Selecteer een optie in het keuzemenu. Klik op dit onderwerp voor meer informatie over het beheren van zaaktypes.
    Relateren aan bestaande zaak Klik op de blauwe puntjes om een zaak te zoeken waarmee je de nieuwe zaak wilt relateren. Klik op dit onderwerp voor meer informatie over gerelateerde zaken.
    Toewijzend kantoor Selecteer een kantoor uit de keuzelijst.
    Beschrijving Voer een korte uitleg van de zaak of andere relevante notities in.

  4. Vul in het gedeelte Financiën de juiste informatie in:

    Veld Details
    Zaakvaluta Selecteer de valuta die je aan de zaak wilt koppelen.
    Historisch gefactureerde honoraria Voer het bedrag aan gefactureerde honoraria in.
    Historisch gefactureerde kosten Voer het bedrag aan gefactureerde kosten in.

  5. Optioneel: Vul in het gedeelte Sjablonen de benodigde informatie in:

    Afhankelijk van de instellingen van je organisatie en je rol zijn deze opties mogelijk niet beschikbaar.

    1. Selecteer in de lijst Toewijzingssjabloon een toewijzingssjabloon. 
    2. Selecteer in de lijst Agendasjabloon een agendasjabloon. 
  6. Klik op Opslaan. De zaak is nu aangemaakt. Wijs vervolgens advocatenkantoren toe aan de zaak.

Een advocatenkantoor aan een zaak toewijzen

Terug naar boven

Je kunt een of meer advocatenkantoren aan een zaak toewijzen via de pagina Zaakoverzicht. Je kunt ook een advocatenkantoor van een zaak verwijderen. Zie dit onderwerp voor meer informatie over het verwijderen of het annuleren van het verwijderen van een advocatenkantoor uit een zaak.

Advocatenkantoren die aan een zaak zijn gekoppeld, kunnen niet zien of er andere kantoren zijn toegewezen (behalve als de Lead Counsel-functie wordt gebruikt).

Je moet de rol Zaaktoewijzing hebben om advocatenkantoren aan een zaak toe te wijzen.

  1. Open het venster Zoek advocatenkantoren op een van de volgende manieren:

    • Klik op de knop +Toewijzen op het tabblad Advocatenkantoren van de pagina Zaakoverzicht.

    • Klik op Advocatenkantoor toewijzen in het vervolgkeuzemenu Meer acties rechtsboven op de pagina Zaakoverzicht.

    • Klik op Advocatenkantoor toewijzen nadat je een zaak hebt geselecteerd op de pagina Zaak zoeken. Met deze optie kun je een advocatenkantoor aan meerdere zaken toewijzen.

      Het venster Zoek advocatenkantoren wordt weergegeven.

  2. Zoek een advocatenkantoor op basis van tariefstructuur of op naam van het kantoor.
    • Zoeken op tariefstructuur
      1. Selecteer een tariefstructuur in het keuzemenu.

      2. Klik op Zoeken. De zoekresultaten worden weergegeven.

        Alleen advocatenkantoren met een actief tariefvoorstel voor de geselecteerde tariefstructuur worden getoond in de zoekresultaten.

      3. Optioneel: Klik op Alleen favorieten tonen om alleen kantoren te tonen die jouw organisatie als favoriet heeft gemarkeerd.
      4. Klik op de naam van het kantoor dat je wilt toewijzen.
    • Zoeken op kantoornaam

      1. Voer een zoekterm in het zoekveld in.

        Als de naam van het kantoor dat je zoekt onder het zoekveld verschijnt, klik er dan op en ga verder met stap 3.

      2. Klik op Zoeken. De zoekresultaten worden weergegeven.

        Advocatenkantoren die niet kunnen worden toegewezen, bevatten een uitleg over de incompatibiliteit.

      3. Klik op de naam van het kantoor dat je wilt toewijzen. Het venster Advocatenkantoor aan zaak toewijzen wordt weergegeven. In het bovenste gedeelte zie je informatie over de geselecteerde zaak, inclusief eventuele toegewezen advocatenkantoren. In het gedeelte Details bijwerken verschijnt een foutmelding als een geselecteerde zaak niet aan het advocatenkantoor kan worden toegewezen.

  3. Vul de velden in onder het gedeelte Zakelijke voorwaarden indien nodig:

    Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht; alle andere velden zijn optioneel. Beschikbare velden kunnen verschillen afhankelijk van de CounselLink-configuratie van jouw organisatie.

    Veld  Details
    Tariefstructuur* Alleen verplicht als je hebt gezocht op kantoornaam (niet op tariefstructuur). Selecteer een tariefstructuur voor het advocatenkantoor. Klik op Details tonen om de geselecteerde tariefstructuur te bekijken.
    Zaakwaarde Selecteer een zaakwaarde in de keuzelijst.
    Aantal partijen Selecteer een waarde voor het aantal partijen in de keuzelijst.
    Staffelkorting Selecteer een staffelkorting in de keuzelijst.
    Hoofdadvocaat

    Selecteer een hoofdadvocaat in de keuzelijst.

    Dit kan een verplicht veld zijn, afhankelijk van de configuratie van jouw organisatie.
    Type advocaat Selecteer een type advocaat in de keuzelijst.
    Factuurworkflow* Selecteer een optie voor de factuurworkflow in de keuzelijst. Dit bepaalt hoe jouw organisatie de facturen van het geselecteerde advocatenkantoor zal beoordelen.
    Regelset* Selecteer een optie voor de regelset in de keuzelijst. Deze selectie bepaalt welke set regels wordt toegepast op de ingediende facturen van het advocatenkantoor voor deze zaak.
    Hoofdadviseur Vink dit vakje aan als het advocatenkantoor de hoofdadviseur zal zijn.
  4. Optioneel: Selecteer E-mailnotificaties voor advocatenkantoor overslaan als je niet wilt dat het kantoor een melding ontvangt dat ze zijn toegevoegd.
  5. Selecteer een van de volgende opties:
    • Toewijzen: Wijst het advocatenkantoor toe aan de zaak.
    • Toewijzen & Nog een toevoegen: Wijst het kantoor toe en brengt je terug naar het venster Zoek advocatenkantoren om nog een kantoor toe te voegen.

Een zaak kopiëren

Terug naar boven

Als je een nieuwe zaak wilt aanmaken met informatie die lijkt op een bestaande zaak, kun je deze kopiëren om tijd te besparen. Je kunt een zaak met elke status kopiëren. De nieuwe zaak wordt direct actief zodra deze is aangemaakt.

Je moet de rol Zaak aanmaken hebben om een zaak te kunnen kopiëren.

  1. Open de pagina Zaakoverzicht van de bronzaak.

  2. Klik op Zaak kopiëren in het vervolgkeuzemenu Meer acties.

    De pagina Zaak kopiëren wordt weergegeven. Velden in het gedeelte Zaakdetails worden ingevuld met gegevens uit de bronzaak, behalve Zaaknummer, Zaaktitel en Omschrijving.

    Als het gedeelte Aanvullende informatie wordt weergegeven, bevat dit velden die specifiek voor jouw organisatie zijn geconfigureerd.

  3. Werk de zaakgegevens bij indien nodig. Voor informatie over de specifieke zaakvelden, zie Een zaak aanmaken.

    De statusdatum van de nieuwe zaak is de datum waarop de zaak wordt gekopieerd.

  4. Klik op Opslaan.

Een zaak bewerken

Terug naar boven

Je kunt informatie van een bestaande zaak bewerken (ook van een gesloten zaak). Bijvoorbeeld als je het contactpersoon van de zaak of het contactkantoor wilt aanpassen. Wijzigingen worden direct zichtbaar bovenaan de pagina Zaakoverzicht.

Je moet de rol Zaak aanmaken hebben om een zaak te kunnen bewerken.

  1. Klik op het pictogram Zaak bewerken (potlood) op de pagina Zaakoverzicht.

    De pagina Zaak bewerken wordt weergegeven.

  2. Werk de zaakdetails bij indien nodig. Voor informatie over de specifieke zaakvelden, zie Een zaak aanmaken.

    Als een sectie Aanvullende informatie wordt weergegeven, bevat deze zaakvelden die specifiek voor jouw organisatie zijn geconfigureerd. Neem contact op met je Corporate Administrator als je vragen hebt over het invullen van deze velden.

    Werk de zaakgegevens bij indien nodig. Voor informatie over de specifieke zaakvelden, zie het gedeelte Een zaak aanmaken in dit artikel.

  3. Klik op Opslaan. De pagina Zaakoverzicht toont de wijzigingen.

Een zaak sluiten

Terug naar boven

Je kunt een zaak sluiten vanaf de pagina Zaakoverzicht of meerdere zaken tegelijk sluiten vanaf de pagina Zaak zoeken.

Deze optie is alleen beschikbaar als jouw organisatie dit heeft ingesteld. Je moet ook de rol Zaak aanmaken of Zaakwijziging goedkeuren hebben bij het contactkantoor van de zaak. Dien alle facturen in voordat je een zaak sluit.

  1. Klik op het driepuntjes-icoon in de rechterbovenhoek van de pagina Zaakoverzicht.

  2. Selecteer Zaak sluiten.

  3. Optioneel: De pagina Zaakafwikkeling bewerken wordt weergegeven als jouw zaak aangepaste afwikkelingsvelden heeft.

    De velden in het gedeelte Aanvullende informatie zijn klantspecifiek. Neem contact op met je Customer Relations Consultant om de configuratie van deze functie te bespreken.

  4. Vul de verplichte velden in indien nodig.

  5. Klik op Opslaan & Doorgaan >. De tweede pagina Zaakafwikkeling bewerken wordt weergegeven.

    Velden gemarkeerd met * zijn verplicht.

  6. Bij Zijn er nog verdere facturen voor deze zaak?, selecteer Ja.
  7. Bij de optie Status van de zaak op INACTIEF zetten? (Selecteer Nee om de zaak te sluiten), selecteer Ja om de zaak te sluiten.
  8. Klik op Opslaan. De bevestigingspagina Zaakafwikkeling wordt geopend en toont een bevestigingsbericht.

Een zaak verwijderen

Terug naar boven

Je wilt misschien een zaak verwijderen als deze bijvoorbeeld dubbel is. Je kunt echter geen zaak verwijderen waaraan een factuur of een juridische blokkade is gekoppeld.

Als je een zaak verwijdert die gerelateerde subzaken heeft, worden de subzaken niet verwijderd. Ze worden alleen uit de familie van de zaak gehaald.

In de meeste gevallen is het aan te raden om de zaak te sluiten zodat je alle gegevens behoudt.

  1. Open de pagina Zaakoverzicht van de zaak.

  2. Kies Zaak verwijderen in het dropdownmenu Meer acties.

    Het venster Zaak verwijderen wordt weergegeven.

  3. Selecteer een Reden voor verwijdering. Als je Anders kiest, vul dan een reden in het tekstveld in.
  4. Klik op Zaak verwijderen. De zaak wordt verwijderd.

Het wijzigingslogboek van een zaak bekijken

Terug naar boven

Het wijzigingslogboek toont de aanpassingen die in de loop van de tijd aan de zaak zijn gedaan, inclusief welke gebruikers deze wijzigingen hebben aangebracht.

Je moet de rol Corporate Administrator hebben om het wijzigingslogboek te kunnen bekijken.

  1. Open de pagina Zaakoverzicht van de zaak.

  2. Open het logboek op een van de volgende manieren:

    • Klik op Wijzigingslogboek in het dropdownmenu Meer acties.

    • Klik op de knop Wijzigingslogboek op het tabblad Geschiedenis.

    Het venster Wijzigingslogboek wordt weergegeven.

  3. Bekijk de geschiedenis door te scrollen of de zoekopties te gebruiken. Je kunt ook de functie Groeperen op gebruiken om de gebeurtenissen te sorteren.

  4. Optioneel: Klik op de knop Downloaden om de geschiedenis van het wijzigingslogboek te downloaden als Excel- of PDF-bestand.

    Je Excel- of PDF-bestand wordt gedownload naar je standaard downloadmap.

Een zaak e-mailen

Terug naar boven

Je kunt een link naar een zaak e-mailen naar één of meerdere gebruikers. Dit is handig als je een zaak hebt aangemaakt en deze wilt delen met collega’s. Ontvangers kunnen de link openen en de zaak opslaan bij Mijn zaken in CounselLink.

Een gemailde zaaklink is alleen beschikbaar voor interne CounselLink-gebruikers binnen jouw organisatie, waarvan de toegewezen kantoren en rollen toegang toestaan.

  1. Open de pagina Zaakoverzicht van de zaak.

  2. Klik op Zaak e-mailen in het dropdownmenu Meer acties.

    Je standaard e-mailprogramma opent een conceptmail met een link naar de zaak.

  3. Vul één of meerdere e-mailadressen in het veld Aan in.
  4. Pas de tekst van de e-mail aan indien nodig.
  5. Klik op Verzenden.

Aangepaste gegevens bewerken

Terug naar boven

Als jouw organisatie aangepaste velden voor advocatenkantoren gebruikt, kun je deze velden op de zaak bewerken.

Je moet de rol Aangepaste gegevens bewerken hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Open de pagina Zaakoverzicht van de zaak.

  2. Klik op Aangepaste gegevens bewerken in het dropdownmenu Meer acties.

    De pagina Extra informatie actieve zaakgegevens wordt weergegeven.

    De opties kunnen verschillen afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie.

  3. Breng de gewenste wijzigingen aan.
  4. Klik op Opslaan.
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."