CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Documenten uploaden en bewerken

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Een document toevoegen

Je kunt elk ondersteund documenttype direct toevoegen via het tabblad Documenten of de pagina Documentoverzicht.

  1. Voer een van de volgende acties uit om de pagina Documenten toevoegen te openen:

    • Klik op de knop +Document toevoegen rechtsboven op de pagina Documenten zoeken.

      -- of --

    • Klik op de knop Document toevoegen (plusteken) op de pagina Documentoverzicht.

    De pagina Documenten toevoegen wordt weergegeven.

  2. Gebruik in het gedeelte Documenten uploaden een van de volgende methoden om het document of de documenten te selecteren die je wilt toevoegen:

    • Voer in het tekstvak Externe link een link naar het bestand in (http of https).

    • Sleep een of meerdere bestanden van je computer naar het grote tekstvak in het midden van het scherm.

      Deze optie is handig als je meerdere documenten tegelijk wilt toevoegen. Gebruik je de Chrome-browser, dan kun je een hele map in het tekstvak slepen. CounselLink splitst de bestanden in de map automatisch op in losse documenten. Gebruik je een andere browser, selecteer dan alle bestanden in de map en sleep ze samen.

    • Klik op Kies een bestand en navigeer naar de locatie van het bestand op je computer.

    Alle toegevoegde bestanden verschijnen onderaan in het gedeelte Documenten uploaden.

  3. Vul de gegevens in bij Documentdetails.

    Velden met een sterretje (*) zijn verplicht.

    Kolom Beschrijving
    Documentnaam* Voer een naam in voor het document. Deze naam verschijnt in de kolom Naam bij het zoeken naar documenten.
    Als je meerdere bestanden toevoegt, is dit veld niet beschikbaar. Je kunt de naam van elk document later aanpassen.
    Documenttype* Selecteer het type object waaraan het document wordt gekoppeld. Deze keuze bepaalt de beschikbare opties in het veld Gekoppeld aan.
    Gekoppeld aan

    Klik op dit veld en zoek naar het bijbehorende object (factuur, zaak, enz.).
    Categorie

    Selecteer de omschrijving die het beste bij het document past.
    Eigenaar* Je gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld. Klik op de knop met de drie puntjes (…) om een andere eigenaar te zoeken.
    Wie kan dit document bekijken?*

    Selecteer een beveiligingsoptie uit de keuzelijst.

    Deze optie is alleen beschikbaar als je organisatie de nieuwe documentbeveiliging heeft ingeschakeld. Indien geconfigureerd, zijn 'Gedeeld' en 'Toegangsniveau' niet beschikbaar.
    Gedeeld*

    Geef aan welke gebruikers het document mogen bekijken. Als je Nee selecteert, is het document alleen zichtbaar voor gebruikers van de corporate client.
    Klik op dit onderwerp voor meer informatie over documentbeveiliging.

    Als je organisatie de functie Document delen heeft ingeschakeld, verschijnt dit veld niet.
    Toegangsniveau*

    Bepaal welke gebruikers het document mogen bekijken.

    Als je organisatie de functie Document delen heeft ingeschakeld, verschijnt dit veld niet.
    Revisie Voer een versienummer in.
    Status

    Geef de status van het document aan.

    Als de status van een document op N.v.t. staat, wordt in het veld Status "Document niet van toepassing" weergegeven.
    Beschrijving Voer een korte beschrijving in (maximaal 255 tekens). Deze tekst verschijnt in de zoekresultaten, houd het dus beknopt.
    Trefwoorden Voer losse woorden in waarop je dit document later wilt kunnen zoeken.
    Document gedeeld-melding overslaan

    Selecteer deze optie om te voorkomen dat gebruikers die aan het document zijn toegewezen een e-mailmelding ontvangen.

    Deze optie is alleen beschikbaar als je organisatie de functie Document delen heeft ingeschakeld en e-mailmeldingen dienovereenkomstig zijn ingesteld.
  4. Als je de bevestiging Vertrouwelijkheidsverklaring ziet, vink dan het bijbehorende vakje aan als je de vertrouwelijkheidsverklaring op het geüploade document hebt geplaatst.
  5. Klik op Document(en) uploaden.

Een documentversie toevoegen vanaf de pagina Documentoverzicht

Terug naar boven

Je kunt een nieuwe versie van een document toevoegen via de pagina Documentoverzicht.

Als een document is uitgecheckt, kan alleen de gebruiker die het heeft uitgecheckt een nieuwe versie toevoegen. Documentbeheerders kunnen een documentvergrendeling opheffen.

  1. Ga naar de pagina Documentoverzicht.
  2. Klik op het tabblad Versies.

  3. Klik op +Versie toevoegen. Het venster Versie toevoegen wordt weergegeven.

  4. Klik op Een nieuwe versie van dit document uploaden om een bestand te selecteren of sleep een bestand van je computer in het vak.
  5. Vul indien nodig een opmerking in het veld Opmerking in.
  6. Selecteer indien nodig een status in het keuzemenu Status.
  7. Klik op Toevoegen.

Een document in- of uitchecken

Terug naar boven

Met de in-/uitcheckfunctie voorkom je dat andere gebruikers een document kunnen bewerken terwijl het is uitgecheckt.

Deze functie is alleen beschikbaar voor Advanced- of Premier-klanten. Je moet de eigenaar van het document zijn of de rol Documentbeheerder hebben om een document in of uit te checken. Als een document is uitgecheckt, kan het niet door andere gebruikers worden bewerkt of verwijderd (behalve door een Documentbeheerder). Beheerders kunnen een documentvergrendeling opheffen.

 

Gebruikers met de juiste rechten kunnen:

  • Een document vergrendelen om bewerken te voorkomen.

  • Een bestaande vergrendeling verwijderen.

  • Details van de vergrendeling bekijken.

  • Een bestaande vergrendeling opheffen.

Een document in- of uitchecken

  1. Check een document in of uit op een van de volgende twee manieren:

    • Selecteer een documentnaam onder het tabblad Documenten op de pagina Zaakoverzicht en klik op Uitchecken of Inchecken.

    • Klik op het pictogram Uitchecken of Inchecken op de pagina Documentoverzicht.

  2. Optioneel: Als je een document weer incheckt, kun je een nieuwe versie uploaden.

    1. Sleep een nieuwe versie van het document in het venster, of kies een bestand van je computer.

    2. Optioneel: Maak het document vrij zodat anderen het kunnen bewerken.
    3. Klik op Opslaan.

Een document bewerken

Terug naar boven

Je kunt de details van een enkel document bewerken.

Je moet de rol Documentbeheerder hebben of eigenaar zijn van het document om de details te kunnen bewerken.

  1. Ga naar de pagina Documenten/Document bewerken op een van de volgende twee manieren:

    • Selecteer een documentnaam op de pagina Document zoeken en klik op Bewerken.

    • Klik op het potloodpictogram op de pagina Documentoverzicht.

      De pagina Documenten/Document bewerken wordt weergegeven.

  2. Bewerk de gewenste documentdetails. Zie het gedeelte over het toevoegen van een document in dit artikel voor meer informatie.

    Als jouw organisatie is overgestapt op de nieuwe functie Document delen, moet je een beveiligingsinstelling kiezen in het veld 'Wie kan dit document bekijken?' als er nog geen is geselecteerd.

  3. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een document verwijderen

Terug naar boven

Als je de eigenaar van het document bent, kun je een document verwijderen dat niet meer nodig is. Het verwijderen van een document verwijdert het permanent uit CounselLink.

Je kunt een document verwijderen via de pagina Document zoeken of Documentoverzicht:

  • Selecteer het selectievakje dat hoort bij het document dat je wilt verwijderen op de pagina Document zoeken en klik op de knop Verwijderen.

  • Klik op de knop Verwijderen rechtsboven op de pagina Documentoverzicht.

Bij beide methoden wordt gevraagd om de verwijdering te bevestigen. Klik op Ja, verwijderen.

Een document verwijderen vanaf de pagina Zaak- of Werkintakeoverzicht

  1. Klik op het tabblad Documenten.
  2. Zet een vinkje in het vakje naast het document.

  3. Klik op Verwijderen. Het venster Verwijderen bevestigen wordt weergegeven. Het venster geeft aan hoeveel documenten je wilt verwijderen.

  4. Klik op Verwijderen. Documenten die niet verwijderd kunnen worden, worden weergegeven met een reden.

Een enkel document kopiëren

Terug naar boven

Je kunt een kopie maken van een bestaand document via de pagina Document zoeken of via de pagina Documentoverzicht.

Je moet eigenaar zijn van het document of de rol Documentbeheerder hebben om een bestaand document te kunnen kopiëren. Je kunt ook meerdere documenten tegelijk kopiëren via de pagina Document zoeken. Zie het betreffende gedeelte in dit artikel voor meer informatie.

  1. Voer een van de volgende acties uit:

    • Selecteer een document op de pagina Document zoeken en klik op Kopiëren.

      -- of --

    • Klik op het pictogram Document kopiëren op de pagina Documentoverzicht.

    De pagina Document kopiëren wordt weergegeven met de overgenomen instellingen van het originele document.

  2. Voer een nieuwe naam in voor het document in het veld Documentnaam. Standaard wordt de tekst "Kopie van" aan het begin van de naam toegevoegd.
  3. Pas indien nodig extra details aan. 
  4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Meerdere documenten kopiëren

Terug naar boven

Je kunt meerdere documenten tegelijk kopiëren.

Je moet eigenaar zijn van het document of de rol Documentbeheerder hebben om bestaande documenten te kunnen kopiëren.

  1. Zoek de documenten op de pagina Document zoeken of op de pagina Zaakoverzicht.
  2. Selecteer het/de selectievakje(s) links van de documentnaam/namen. Het totaal aantal geselecteerde documenten verschijnt bovenaan de lijst.

  3. Klik op Kopiëren. Het venster Documenten kopiëren wordt weergegeven.

    Als je geen toestemming hebt om een geselecteerd document te kopiëren, verschijnt er een waarschuwingsbericht en wordt het betreffende document automatisch uit de lijst verwijderd. Je kunt het verwijderde document bekijken door op de link Details weergeven rechts van het bericht te klikken.

  4. Vul de velden in waar nodig.

    Alle velden die leeg blijven worden niet gewijzigd in de geselecteerde documenten. 

  5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Meerdere documentdetails tegelijk bewerken

Terug naar boven

Je kunt een deel van de documentdetails voor meerdere documenten tegelijk bewerken.

De volgende details (geen van allen verplicht) kunnen met deze optie worden aangepast:

  • Eigenaar
  • Categorie
  • Documenttype
  • Gekoppeld aan
  • Revisie
  • Status
  • Beschrijving
  • Trefwoorden
  1. Zoek de documenten op de pagina Document zoeken of op de pagina Zaakoverzicht.
  2. Selecteer het/de selectievakje(s) links van de documentnaam/namen. Het totaal aantal geselecteerde documenten verschijnt bovenaan de lijst.

  3. Klik op Bewerken. Het venster Documenten bewerken wordt weergegeven.

    Als je geen toestemming hebt om een geselecteerd document te bewerken, verschijnt er een waarschuwingsbericht en wordt het betreffende document automatisch uit de lijst verwijderd. Je kunt het verwijderde document bekijken door op de link Details weergeven rechts van het bericht te klikken.

  4. Bewerk de details van het document waar nodig.
  5. Klik op Wijzigingen opslaan.
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."