Dit artikel behandelt het volgende:
- Over documenten
- Ondersteunde documenttypen
- Documentbeveiliging (Document delen)
- Oude documentbeveiliging
Over documenten
Documenten in LexisNexis® CounselLink® stellen gebruikers in staat om bestanden op te slaan en te beheren die gerelateerd zijn aan zaken en andere ondersteunde records. Geüploade documenten blijven gekoppeld aan het record waar ze zijn toegevoegd en zijn toegankelijk op basis van gebruikersrechten.
De zichtbaarheid van documenten hangt af van de beveiligingsinstellingen en gebruikersrollen. Gebruikers kunnen documenten alleen bekijken of beheren als ze toegang hebben tot het bijbehorende record en de juiste documentrechten.
Afhankelijk van de configuratie van je organisatie worden documenten op twee verschillende manieren gedeeld:
- Traditionele documentbeveiliging gebruikt de velden 'Gedeeld' en 'Toegangsniveau'.
- Nieuwe documentbeveiliging, of Document delen, gebruikt het veld 'Wie kan dit document bekijken?'.
De grootte van een enkele bijlage is beperkt tot 100 MB. Er is geen limiet aan het aantal bijlagen of de grootte van een batch bijlagen die in één keer worden toegevoegd.
Ondersteunde documenttypen
De volgende bestandstypen, vermeld op extensie, kunnen worden toegevoegd via het tabblad Documenten op een overzichtspagina.
| Toegestane documenten (bestandstypen) | |||
|---|---|---|---|
|
aiff asc avi bak bmp cdr css csv db dbf dif doc docx dot dxf edi eps eps2 fla gif
|
htm html image jfif jpeg jpg mac mdb moov mov movie mp3 mpeg mpg mpp msg pct pm3 pm4 pm5 |
pm6 png pot ppt pptx prn psd psp pst pub qt qxd rtf sea sit svg swf tif tiff txt vsd |
vst vxd wav wk1 wk3 wk4 wks wma wp5 wpd wq1 wri xls xlsx xlt xlw xml zip
|
Documentbeveiliging (Document delen)
Documentbeveiliging in CounselLink stelt documenteigenaren of beheerders in staat om te bepalen welke gebruikers toegang hebben.
CounselLink-klanten gebruiken één van twee verschillende typen documentbeveiliging. Als je Document Overzicht-pagina andere velden toont dan hier beschreven, gebruik je mogelijk de oude documentbeveiliging.
Zodra je organisatie overstapt op de nieuwe documentbeveiliging, zullen alle documenten die vanaf dat moment worden toegevoegd de nieuwe beveiligingsregels volgen. Bestaande documenten behouden de traditionele documentbeveiliging totdat ze handmatig worden bewerkt. Op dat moment moet je de beveiligingsinstellingen aanpassen naar de nieuwe opties.
In het veld 'Wie kan dit document bekijken?' heb je vier opties:
- Alleen ik: Met deze optie is het document alleen beschikbaar voor jouw gebruikersaccount. Documentbeheerders hebben hier geen toegang toe.
- Iedereen die aan het document is gekoppeld: Met deze optie krijgen alle gebruikers (zowel klant als advocatenkantoor) die toegang hebben tot het geselecteerde documenttype (bijvoorbeeld de zaak of factuur) toegang tot het document.
- Klantgebruiker(s): Met deze optie krijgen alle klantgebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde documenttype (bijvoorbeeld de zaak of factuur) toegang tot het document.
-
Geselecteerde gebruiker(s): Met deze optie verschijnt het venster Dit document delen. Selecteer de gebruiker(s) uit de lijst en zij krijgen toegang tot het document.
Oude documentbeveiliging
CounselLink-klanten gebruiken één van twee verschillende typen documentbeveiliging. Oude documentbeveiliging gebruikt de velden Eigenaar, Gedeeld en Toegangsniveau. De nieuwere documentbeveiliging toont andere veldopties.
- Eigenaar: De gebruiker die het document bezit.
- Gedeeld: Hiermee geef je aan welke gebruikers het document kunnen bekijken. Als je Nee selecteert, is het document alleen zichtbaar voor klantgebruikers.
- Toegangsniveau: Bepaalt welke gebruikers / specifieke klanten het document kunnen bekijken.
Instellingen voor delen en toegangsniveau
Deze tabel geeft een algemeen overzicht van de documenttoegang.
| Gedeeld | Toegangsniveau | Wie kan het document zien? |
|---|---|---|
| Nee | Openbaar |
Voor administratief personeel buiten het contactkantoor zijn documenten alleen toegankelijk via het tabblad Documenten waar ze zijn toegevoegd. Documenten zijn niet toegankelijk voor niet-administratief personeel buiten het contactkantoor. |
| Nee | Privé |
Voor administratief/niet-administratief personeel buiten het contactkantoor zijn documenten alleen toegankelijk via het tabblad Documenten waar ze zijn toegevoegd. |
| Ja | Openbaar |
Voor administratief/niet-administratief personeel buiten het contactkantoor zijn documenten alleen toegankelijk via het tabblad Documenten waar ze zijn toegevoegd. |
| Ja | Privé |
|
| Ja | Geselecteerd kantoor |
|