Verwaltung und Management der Aktenübersicht – CounselLink-Antwortzentrum für Kunden

Die Registerkarten am unteren Rand der Seite Aktenübersicht bieten Informationen und Aktionen zu Mitarbeitenden, Beteiligten, Dokumenten, Aufgaben, verwandten Akten, Kalendereinträgen und der Aktenhistorie.

In diesem Artikel geht es um Folgendes:

Registerkarte Beteiligte
Registerkarte Journal
Registerkarte Dokumente
Registerkarte Aufgaben
Registerkarte Verwandte Akten
Registerkarte Mitarbeitende
Registerkarte Kalender
Registerkarte Verlauf

Registerkarte Beteiligte

Die Registerkarte „Beteiligte“ erfasst alle Personen, die mit der Akte in Verbindung stehen. Beteiligte können zum Beispiel Richter, Kläger, Beklagte, Abrechnungsdienstleister, gegnerische Anwälte, Zeugen, Berater oder interne Ansprechpartner sein.

Beteiligte müssen zunächst als Kontakt erfasst werden, bevor sie einer Akte hinzugefügt werden können. Wird eine Person als Beteiligte hinzugefügt, erscheint die Akte auf der Registerkarte „Akten“ in der Kontaktübersicht dieser Person.

Verfügbare Aktionen auf der Registerkarte Beteiligte

Weitere Informationen zu Kontakten finden Sie in diesem Thema und zu Beteiligten in diesem Thema.

Aktion	Beschreibung
Hinzufügen	Einen Beteiligten zur Akte hinzufügen.
Aktualisieren	Details für ausgewählte Beteiligte aktualisieren.
Entfernen	Ausgewählte Beteiligte aus der Akte entfernen.

Informationsspalten für Beteiligte

Einige Informationen zu einem Beteiligten hängen davon ab, was in dessen Kontaktinformationen hinterlegt ist.

Spalte	Beschreibung
Name des Beteiligten	Klicken Sie auf den Namen, um die Kontaktübersicht des Beteiligten zu öffnen.
Firmenname	Organisation, mit der der Beteiligte verbunden ist.
Rolle des Beteiligten	Rolle in der Akte (z. B. Kläger, Beklagter, Berater, Zeuge, gegnerischer Anwalt).
Kontakttyp	Kontaktklassifizierung (z. B. Einzelperson, Mitarbeiter, Anwalt, Dienstleister, Kanzlei).
Status	Aktueller Status des Beteiligten (Aktiv oder Inaktiv).
Telefon	Telefonnummer des Beteiligten.
E-Mail	Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, um eine neue Nachricht in Ihrem Standard-E-Mail-Programm zu öffnen.

Registerkarte Journal

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Die Registerkarte Journal speichert Aktennotizen, Updates und Zusammenfassungen von Ereignissen. Sie dient als zentrale Stelle zur Nachverfolgung aller Aktivitäten in der Akte. Je nach Privatsphäre-Einstellungen können Journaleinträge mit beauftragten Kanzleien geteilt werden.

Verfügbare Aktionen auf der Registerkarte Journal

Weitere Informationen zu Journal-Aktionen finden Sie in diesem Thema.

Aktion	Beschreibung
Hinzufügen	Einen neuen Journaleintrag erstellen.
Löschen	Ausgewählte Journaleinträge löschen.
Bearbeiten	Einen ausgewählten Journaleintrag bearbeiten.
Kommentar hinzufügen	Kommentare zu einem Journaleintrag hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Spalten für Journaleinträge

Einige Informationen zu einem Beteiligten hängen davon ab, was in dessen Kontaktinformationen hinterlegt ist.

Spalte	Beschreibung
Betreff/Details	Zeigt Betreff und Beschreibung an. Klicken Sie auf den Betreff, um ein Seitenpanel zu öffnen. Dort können Sie Mehr anzeigen auswählen, um die Seite Journaleintrag Übersicht zu öffnen. Hier können Sie bearbeiten, löschen, kommentieren, drucken oder ein Dokument hinzufügen.
Kategorie	Journal-Kategorie.
Erfasst	Erstellungsdatum und Benutzer, der den Eintrag erstellt hat.
Letzter Kommentar	Datum des letzten Kommentars.
Privatsphäre	Zeigt an, ob der Eintrag Privat oder Geteilt ist.

Registerkarte Dokumente

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Die Registerkarte Dokumente enthält Dokumente, die der Akte zugeordnet sind, wie z. B. Belege, Korrespondenz, Videos und andere unterstützende Materialien. Je nach Berechtigung können Kanzleien Dokumente auch hinzufügen, bearbeiten, löschen, herunterladen sowie ein- oder auschecken.

Verwalten von Dokumentenordnern

Im Bereich „Ordner“ können Sie:

Einen Ordner oder Unterordner hinzufügen
Einen Ordner umbenennen
Einen Ordner verschieben
Einen Ordner löschen

Verfügbare Aktionen auf der Registerkarte Dokumente

Sie müssen entweder Eigentümer des Dokuments sein oder die Rolle Dokumentenadministrator besitzen, um bestimmte Aktionen ausführen zu können.

Dokumentinformationsspalten

Spalte	Beschreibung
Name	Klicken Sie, um die Seite Dokumentenübersicht zu öffnen.
Zuletzt geändert	Datum der letzten Aktualisierung.
Kategorie	Dokumentenkategorie.
Eigentümer	Dokumenteneigentümer.
Größe	Dateigröße.
Zugriff	Zugriffslevel (Öffentlich oder Privat).

Reiter Aufgaben

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Der Reiter Aufgaben ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu verwalten, die dem Vorgang hinzugefügt wurden.

Verfügbare Aktionen im Aufgaben-Reiter

Aktion	Beschreibung
+Aufgabe hinzufügen	Eine Aufgabe hinzufügen.
Aufgabe bearbeiten	Eine ausgewählte Aufgabe bearbeiten.
Aufgabe löschen	Ausgewählte Aufgabe(n) löschen.
Aufgabe neu zuweisen	Eine Aufgabe einem anderen Nutzer zuweisen.
Status ändern	Den Status der ausgewählten Aufgabe(n) aktualisieren.

Aufgabeninformationsspalten

Reiter Verknüpfte Vorgänge

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Der Reiter Verknüpfte Vorgänge ermöglicht es Ihnen, Vorgänge in einer Eltern-Kind-Struktur zu verknüpfen. Durch die Verknüpfung von Vorgängen können Sie Gesamtausgaben und Performance ganzheitlich betrachten. Ein Vorgang kann nur ein übergeordnetes Element, aber mehrere untergeordnete (Sub-Vorgänge) haben. Ein Vorgang kann nur zu einer Beziehungshierarchie gehören.

Diese Funktion muss von Ihrer Organisation aktiviert werden.

Vorgänge können nach beliebigen, für Ihre Organisation relevanten Kriterien verknüpft werden. Typische Anwendungsfälle für diese Funktion sind zum Beispiel:

Sammelklagen
Versicherungsansprüche
Arten von Rechtsstreitigkeiten
Vorgänge, die einer Praxisgruppe zugeordnet sind
Vorgänge, die vom selben Anwalt innerhalb einer Organisation betreut werden

Einen Sub-Vorgang hinzufügen oder erstellen

Wenn in Ihrem Reiter keine verknüpften Vorgänge vorhanden sind, haben Sie die Möglichkeit, einen bestehenden Vorgang hinzuzufügen oder einen Sub-Vorgang zu erstellen.

Verfügbare Aktionen im Reiter Verknüpfte Vorgänge

Sie benötigen die Rolle Relationship Administrator, um Sub-Vorgänge hinzuzufügen oder zu verwalten.

Aktion	Beschreibung
+Sub-Vorgang hinzufügen	Einen bestehenden Vorgang als Sub-Vorgang hinzufügen.
Verknüpften Vorgang entfernen	Einen verknüpften Vorgang entfernen.
Verknüpften Vorgang verschieben	Einen verknüpften Vorgang innerhalb der Hierarchie verschieben.
Excel herunterladen	Die Liste nach Excel exportieren.
Ansicht vergrößern	Die Listenansicht der verknüpften Vorgänge vergrößern.

Spalten der verknüpften Vorgänge

Wenn Sie auf Aktenausgaben ein-/ausblenden klicken, erscheinen zusätzliche Spalten:

Spalte	Beschreibung
Abrechnungsstatus des Akts	Aktueller Abrechnungsbetrag.
Gruppenausgaben	Gesamtausgaben über alle zugehörigen Akten.
Anzahl der Gruppe	Anzahl der Unterakten in der Gruppe.

Reiter „Mitarbeiter“

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Der Reiter Mitarbeiter zeigt die Benutzer in Ihrer Organisation an, die Zugriff auf den Akt haben, sowie deren zugewiesene Rollen.

Verfügbare Aktionen im Reiter „Mitarbeiter“

Weitere Informationen zu Mitarbeitern finden Sie in diesem Thema.

+Hinzufügen: Einen oder mehrere Mitarbeiter zum Akt hinzufügen.
Entfernen: Einen oder mehrere Mitarbeiter aus dem Akt entfernen.

Spalten mit Mitarbeiterinformationen

Spalte	Beschreibung
Name	Klicken, um Benutzerdetails anzuzeigen.
Typ	Zugewiesene Rolle(n).
Status	Zeigt aktiv oder inaktiv an.
Telefon	Telefonnummer des Benutzers.
E-Mail	Klicken, um eine neue Nachricht in Ihrem Standard-E-Mail-Programm zu öffnen.

Reiter „Kalender“

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Der Reiter Kalender zeigt aktenbezogene Kalendereinträge an. Klicken Sie auf einen Ereignisnamen, um zur Übersichtsseite des Kalendereintrags zu gelangen.

Alle Aktenmitarbeiter können Ereignisse erstellen. Wenn Sie wiederkehrende Ereignisse in mehreren Akten nutzen, können Sie Kalendervorlagen verwenden. Zum Anwenden oder Speichern von Vorlagen benötigen Sie die Rolle Kalenderadministrator.

Verfügbare Aktionen im Reiter „Kalender“

Weitere Informationen finden Sie in diesem Thema.

Spalte	Beschreibung
Ereignis erstellen	Neues Ereignis hinzufügen.
Löschen	Ausgewählte(s) Ereignis(se) löschen.
Kalender anzeigen	Bevorstehende und vergangene Ereignisse anzeigen.
Vorlage anwenden	Gespeicherte Kalendervorlage anwenden (Rolle erforderlich).
Vorlage speichern	Aktuelle Ereignisse als Vorlage speichern (Rolle erforderlich).

Spalten mit Ereignisinformationen

Spalte	Beschreibung
Typ	Art des Ereignisses.
Beschreibung	Klicken, um die Kalenderübersicht zu öffnen.
Priorität	Priorität des Ereignisses.
Verantwortlich	Verantwortliche Person für das Ereignis.
Status	Status des Ereignisses.
Fälligkeitsdatum	Datum des Ereignisses.

Reiter „Verlauf“

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Der Reiter Verlauf zeigt alle Änderungen und Ereignisse an, die seit der Erstellung mit dem Akt verbunden sind.

Spalten mit Verlaufsinformationen

Spalte	Beschreibung
Ereignisbeschreibung	Beschreibung der Änderung (z. B. Budget gelöscht, Zuweisungs-E-Mail gesendet).
Ereignisdatum	Datum, an dem das Ereignis stattgefunden hat.
Ausgelöst von	Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat.
Details	Weitere Informationen zur Änderung.

Sie können auch auf das Änderungsprotokoll klicken, um das Änderungsprotokoll-Fenster zu öffnen, das detaillierte Aktualisierungen auf Feldebene anzeigt:

Spalte	Beschreibung
Feld	Geändertes Feld.
Alter Wert	Wert vor der Änderung (falls zutreffend).
Neuer Wert	Wert nach der Änderung.
Geändert von	Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat.
Änderungsdatum	Datum, an dem der Wert geändert wurde.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."

Aktion	Beschreibung
Ordner verwalten	Erstellen Sie Unterordner, um die Dokumente zu organisieren.
+Hinzufügen	Ein Dokument hinzufügen.
Bearbeiten	Dokumentdetails bearbeiten.
Kopieren	Eine Kopie des ausgewählten Dokuments erstellen.
Löschen	Ausgewählte Dokumente löschen.
Verschieben	Ausgewählte Dokumente in einen anderen Ordner verschieben.
Auschecken	Ein Dokument zum Bearbeiten auschecken. Ausgecheckte Dokumente können von anderen Nutzern nicht bearbeitet werden, bis sie wieder eingecheckt wurden.
Einchecken	Ein Dokument wieder einchecken.
Herunterladen	Ausgewählte Dokumente herunterladen.

Spalte	Beschreibung
Aufgabe	Zeigt den Namen und die Beschreibung der Aufgabe an. Klicken Sie auf den Namen, um ein Seitenpanel mit den Aufgabendetails zu öffnen.
Aufgabentyp	Der Typ der Aufgabe (Intern oder Kanzlei).
Zugewiesen an	Zugewiesener Nutzer (Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um neu zuzuweisen).
Fälligkeitsdatum	Fälligkeitsdatum der Aufgabe, falls vorhanden.
Status	Aktueller Aufgabenstatus (zum Aktualisieren klicken).

Spalte	Beschreibung
Aktennummer	Zeigt die Nummer des Unterakts an. Klicken Sie auf die Nummer, um zur Übersichtsseite des Akts zu gelangen. Untergeordnete Akten des Unterakts (sogenannte „Enkelakten“) werden durch einen Pfeil neben der Aktennummer gekennzeichnet.
Aktenname	Klicken Sie, um die Übersichtsseite des Akts zu öffnen.
Status des Akts	Aktueller Status des Akts.
Kontaktperson	Zugewiesene Kontaktperson.
Kanzlei	Zugewiesene Kanzlei(en).