Aktenkalender

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

• Anzeigen des Aktenkalenders
• Verwendung von Berechtigungen
• Übersichtsseite für Kalendereinträge
• Kalendereintrag zu einer Akte hinzufügen
• Kalendereintrag in einer Akte bearbeiten
• Kalendereintrag in einer Akte löschen
• Kalendervorlage auf eine Akte anwenden
• Kalendervorlage in einer Akte speichern

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Anzeigen des Aktenkalenders

Der Kalender einer Akte ermöglicht es Ihnen, Termine zu erstellen und anzuzeigen, die mit der Akte verknüpft sind.

Sie können auf den Kalender auf zwei Arten zugreifen:

• Klicken Sie auf Kalender im Drop-down-Menü Weitere Aktionen oben rechts auf der Übersichtsseite der Akte.

  

• Klicken Sie auf Kalender anzeigen im Tab „Kalender“ auf der Übersichtsseite der Akte.

  

Der Aktenkalender öffnet sich

Verwendung des Aktenkalenders

Oben auf der Seite sehen Sie zwei Schaltflächen:

• Berechtigungen – Verwalten Sie, welche Nutzer Zugriff auf den Kalender haben.

  Sie benötigen die Rolle Kalenderadministrator, Akteneinrichtung oder Aktenkontakt, um auf die Berechtigungen zugreifen zu können.

• Termintypen – Filtern Sie den Kalender nach Termintyp.

Um einen Termin zu erstellen, fahren Sie mit der Maus über ein Zeitfenster und klicken Sie auf Termin erstellen. 

Einen Kalendereintrag anzeigen

Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Termins, um ein Seitenpanel mit den Termindetails zu öffnen.

Um die vollständige Seite zu sehen, klicken Sie auf Terminübersicht anzeigen, um die Übersichtsseite für Kalendereinträge zu öffnen.

Kalenderansicht filtern

Sie können die Kalenderanzeige mit den Steuerelementen auf der Kalenderseite anpassen.

Aktion	Beschreibung
Tag, Woche oder Monat umschalten	Verwenden Sie die Pfeile neben Heute, um die Kalenderansicht zu wechseln. Wenn Sie zum Beispiel die Wochenansicht geöffnet haben, können Sie mit den Pfeilen zu vorherigen oder kommenden Wochen wechseln. Klicken Sie auf den Zeitraum neben den Pfeilen, um ein Kalender-Drop-down anzuzeigen.
Kalenderansicht auswählen	Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Tag – Termine nach Tag Woche – Termine nach Woche Monat – Termine nach Monat Agenda – Nur bevorstehende Termine
Angezeigten Zeitraum auswählen	Klicken Sie unten im Kalender auf Ganzen Tag anzeigen oder Geschäftszeiten anzeigen, um entweder alle Stunden des Tages oder nur die Geschäftszeiten zu sehen.

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Verwendung von Berechtigungen

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Sie können steuern, wer Zugriff auf den Kalender einer Akte hat.

Sie benötigen die Rolle Kalenderadministrator, Akteneinrichtung oder Aktenkontakt, um die Berechtigungen zu ändern.

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Akte.
2. Klicken Sie auf Kalender anzeigen. Die Seite „Aktenkalender“ wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf Berechtigungen. Die Seite „Kalenderberechtigungen“ wird angezeigt.

   

4. Klicken Sie auf Kalenderzugriff und wählen Sie eine Option aus der Drop-down-Liste.

   

5. Optional: Fügen Sie Nutzer zum Kalender hinzu.
   1. Wählen Sie die Ressource(n) aus, denen Sie Zugriff gewähren möchten.
   2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

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Übersichtsseite für Kalendereinträge

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Die Seite Kalendereintrag Übersicht enthält detaillierte Informationen zum Termin und ermöglicht es Ihnen, den Termin zu verwalten, einschließlich Bearbeiten oder Löschen.

Aktionen auf der Übersichtsseite für Kalendereinträge

Oben rechts auf der Übersichtsseite für Kalendereinträge finden Sie mehrere Aktionen, die Sie für den Termin durchführen können.

Aktion	Details
Kalender anzeigen	Klicken Sie hier, um zum Kalender zurückzukehren.
Bearbeiten	Klicken Sie hier, um den Kalendereintrag zu bearbeiten.
Löschen	Klicken Sie hier, um den Kalendereintrag zu löschen.

Tabs auf der Übersichtsseite für Kalendereinträge

Die Übersichtsseite enthält zwei Tabs, die sich auf den Termin beziehen.

Tab	Details
Ressourcen	Enthält alle Ressourcen, die Zugriff auf den Kalendereintrag haben.
Verlauf	Enthält eine Historie aller Änderungen, die seit der Erstellung am Termin vorgenommen wurden.

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Kalendereintrag zu einer Akte hinzufügen

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Sie können Termine erstellen, um Besprechungen, Meilensteine oder Aufgaben zu einer Akte zu verfolgen.

1. Öffnen Sie die Seite „Kalenderereignis erstellen“ auf eine der folgenden drei Arten:

   • Klicken Sie auf Ereignis erstellen auf der Seite „Kalendersuche“.

     

   • Klicken Sie auf Ereignis erstellen im Tab „Kalender“ auf der Übersichtsseite des Falls.

     

   • Klicken Sie auf Ereignis erstellen auf der Fallkalender-Seite.

     

     Die Seite „Kalenderereignis erstellen“ wird angezeigt.

     

2. Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Felder ein.

   Felder, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind Pflichtfelder.

   Feld	Beschreibung
   Ereignistyp*	Wählen Sie einen Ereignistyp aus der Dropdown-Liste aus.
   Betreff*	Geben Sie einen Namen für das Ereignis ein.
   Zugehöriger Fall	Wählen Sie den zugehörigen Fall aus. Wenn Sie das Ereignis von der Übersichtsseite des Falls aus erstellen, ist der Fall bereits vorausgewählt.
   Verantwortlich*	Wenn Sie das Ereignis von der Übersichtsseite des Falls aus erstellen, ist Ihr Benutzername standardmäßig ausgewählt.
   Priorität*	Wählen Sie Hoch, Normal oder Niedrig aus.
   Fortschritt	Geben Sie einen Prozentsatz ein, um anzugeben, wie viel des Ereignisses bereits abgeschlossen ist.
   Status	Wählen Sie Nicht begonnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Zurückgestellt aus.
   Kategorie	Wählen Sie eine Kategorie für das Ereignis aus der Dropdown-Liste aus.
   Privates Meeting	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Zugriff auf den Ersteller des Ereignisses und Benutzer mit der Rolle Kalenderadministrator zu beschränken.
   Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung des Ereignisses ein.
   Ganztägiges Ereignis	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Ereignis den ganzen Tag dauert. Die Felder für Start-/Endzeit werden automatisch angepasst.
   Startdatum*	Geben Sie ein Startdatum ein.
   Startzeit	Geben Sie eine Startzeit ein.
   Enddatum*	Geben Sie ein Enddatum ein.
   Endzeit	Geben Sie eine Endzeit ein.
   Erinnerung	Geben Sie eine Zahl ein und wählen Sie eine Einheit (Tag, Woche oder Monat), um festzulegen, wann Erinnerungs-E-Mails gesendet werden.
   Wiederkehrendes Ereignis	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Ereignis zu wiederholen. Wenn ausgewählt, wählen Sie ein Wiederholungsmuster und ein Enddatum für die Wiederholung.

3. Optional: Ressourcen hinzufügen im Abschnitt „Ressourcen“. Das Fenster „Ressource auswählen“ wird angezeigt.

   

   4. Wählen Sie die Ressource(n) aus, die Sie dem Ereignis hinzufügen möchten.
   5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   6. Klicken Sie auf Ressourcen benachrichtigen, um eine E-Mail-Benachrichtigung an die hinzugefügten Ressourcen zu senden.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten eines Kalenderereignisses in einem Fall

Zurück nach oben

Sie können ein bestehendes Kalenderereignis in einem Fall bearbeiten.

Sie können den Ereignistyp nach dem Erstellen des Ereignisses nicht mehr ändern.

1. Öffnen Sie die Übersichtsseite eines Ereignisses auf eine der folgenden drei Arten:

   • Klicken Sie auf den Namen des Ereignisses im Tab „Kalender“ auf der Übersichtsseite des Falls.

     

   • Klicken Sie auf den Namen des Ereignisses auf der Seite „Kalendersuche“.

     

   • Klicken Sie auf den Namen des Ereignisses im Fallkalender und wählen Sie Ereignisübersicht anzeigen aus.

     

   Die Übersichtsseite des Kalenderereignisses wird angezeigt.

   

2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol. Die Seite „Kalenderereignis bearbeiten“ wird angezeigt.
3. Aktualisieren Sie die Ereignisinformationen. 
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Klicken Sie auf Ressourcen benachrichtigen, um eine E-Mail-Benachrichtigung an die hinzugefügten Ressourcen zu senden.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Löschen eines Kalenderereignisses in einem Fall

Zurück nach oben

Sie können ein oder mehrere Ereignisse über den Kalender-Tab auf der Übersichtsseite des Falls löschen.

Sofern Sie nicht die Rolle Kalenderadministrator haben, können Sie nur Ereignisse löschen, die Sie selbst erstellt haben.

1. Klicken Sie auf den Tab Kalender auf der Übersichtsseite des Falls.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem/den Ereignis(sen), das/die Sie löschen möchten.

3. Klicken Sie auf Löschen. Das Bestätigungsfenster zum Löschen des Ereignisses wird angezeigt.

   

4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Löschen & Benachrichtigen: Löscht das/die Ereignis(se) und sendet eine E-Mail an alle Ressourcen.
   • Nur löschen: Löscht das/die Ereignis(se) ohne E-Mail-Benachrichtigung.

Kalendervorlage auf einen Fall anwenden

Zurück nach oben

Kalendervorlagen wenden eine standardisierte Gruppe von Ereignissen auf einen Fallkalender an. Wenn Sie eine Vorlage anwenden, werden die Ereignisse automatisch erstellt.

Sie müssen die Rolle Kalenderadministrator haben, um eine Vorlage auf einen Kalender anzuwenden.

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite des Falls.

2. Klicken Sie auf Vorlage anwenden. Das Fenster „Vorlage anwenden“ wird angezeigt.

   

3. Wählen Sie eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü Vorlage aus.
4. Wählen Sie Ab Startdatum oder Ab Enddatum, um festzulegen, wie die Ereignisse terminiert werden.
5. Wählen Sie ein Start- oder Enddatum im Feld Datum aus.
6. Klicken Sie auf Speichern. 

Die Vorlagenereignisse werden dem Fallkalender hinzugefügt.

Kalendervorlage von der Übersichtsseite des Falls speichern

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Sie können bestehende Kalenderereignisse eines Falls als Vorlage für die zukünftige Nutzung speichern. Die Vorlage kann dann auf bestehende oder neue Fälle angewendet werden.

Sie müssen die Rolle Kalenderadministrator haben, um eine Vorlage auf einen Kalender anzuwenden.

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite des Falls.

2. Klicken Sie auf Vorlage speichern. Das Fenster „Kalendervorlage erstellen“ wird angezeigt.

   

3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.
4. Wählen Sie Startdatum oder Enddatum aus. Wenn eine Vorlage auf einen Fall angewendet wird, werden die darin enthaltenen Termine entweder ab einem Startpunkt oder vor einem Endpunkt geplant.
5. Wählen Sie einen Falltyp aus, für den die Vorlage verwendet werden kann.
6. Wählen Sie eine Standardrolle für die Ressource aus, die nach Anwendung der Vorlage verwendet werden soll.
7. Geben Sie eine Beschreibung für die Vorlage ein.
8. Klicken Sie auf Speichern.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."