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Erstellen und Verwalten von Kontakten

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Sie benötigen die Rolle „Kontaktadministrator“ oder „Kontakt-Einrichtung“, um Aktionen auf dieser Seite auszuführen.

Einen Kontakt erstellen

Ein Kontakt-Datensatz steht für eine Person, ein Unternehmen oder eine Organisation. Nach dem Erstellen kann ein Kontakt einem Vorgang (als Vorgangsteilnehmer) oder einer rechtlichen Sperre (als Verantwortlicher) zugewiesen werden.

Sie benötigen die Rolle Kontaktadministrator oder Kontakt-Einrichtung, um einen neuen Kontakt zu erstellen.

  1. Öffnen Sie die Seite „Kontakt erstellen“ auf eine der folgenden Arten:

    • Von der Startseite

      Klicken Sie auf Kontakt erstellen im Kontaktbereich auf der Startseite.

    • Von der Kontakt-Suchseite

      Klicken Sie auf +Kontakt erstellen auf der Kontakt-Suchseite.

    • Im Fenster „Teilnehmer hinzufügen“

      Klicken Sie auf Kontakt erstellen im Fenster „Teilnehmer hinzufügen“ auf der Übersichtsseite des Vorgangs.

    • Von der Übersichtsseite der Kontaktgruppe

      Klicken Sie auf Kontakt erstellen unter „Weitere Aktionen“ im Tab „Kontakte“ der Kontaktgruppen-Übersicht.

    Die Seite „Kontakt erstellen“ wird angezeigt.

  2. Geben Sie die erforderlichen Informationen im Abschnitt Kontaktinformationen ein.

    Kontakte müssen eine E-Mail-Adresse, einen Firmennamen oder einen Nachnamen haben. Diese Felder sind auf der Kontakt-Suchseite durchsuchbar. Je vollständiger die Angaben, desto besser die Suchergebnisse.

    Feld Beschreibung
    Kontakttyp Wählen Sie eine oder mehrere Optionen aus der Dropdown-Liste. Einzelperson ist standardmäßig ausgewählt.
    Präfix Wählen Sie ggf. aus der Dropdown-Liste.
    Vorname Geben Sie einen Vornamen ein.
    Zweiter Vorname Geben Sie einen zweiten Vornamen ein.
    Nachname Geben Sie einen Nachnamen ein.
    Suffix Wählen Sie ggf. aus der Dropdown-Liste.
    Titel Geben Sie ggf. eine Positionsbezeichnung ein.
    Firmenname Geben Sie ggf. den Firmennamen ein.
    E-Mail Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein.
    Adresse Geben Sie eine physische Adresse ein.
    Stadt Geben Sie die Stadt ein, in der sich der Kontakt befindet.
    Kreis/Region Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste.
    Bundesland/Provinz Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste.
    PLZ/Postleitzahl Geben Sie eine Postleitzahl ein.
    Geschäftstelefon Geben Sie eine geschäftliche Telefonnummer ein.
    Mobil Geben Sie eine Mobilnummer ein.
    Fax Geben Sie eine Faxnummer ein.
    Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung für den Kontakt ein.

  3. Geben Sie Informationen im Abschnitt Kontaktdetails ein.

    Feld Beschreibung
    Beschäftigungsstatus Wählen Sie aus der Dropdown-Liste.
    Geschäftseinheit Geben Sie eine Geschäftseinheit ein, sofern diese nicht durch einen individuellen Datenimport bereitgestellt wird.
    Alternative/Rückfallkontakt Geben Sie Notfall- oder Rückfallkontaktinformationen ein.
    Zahlungswährung Wählen Sie eine Währung aus der Dropdown-Liste.
    Vorgesetzter Geben Sie den Namen des Vorgesetzten ein.
    Datensatz-ID Geben Sie die eindeutige Kennung exakt wie ursprünglich vergeben ein. Dies hilft, Duplikate beim Import zu vermeiden.
    Geburtsdatum Geben Sie ggf. das Geburtsdatum ein.
    Bearbeitung eingeschränkt Nur sichtbar für Nutzer mit der Rolle Kontaktadministrator. Wenn auf Ja gesetzt, kann nur ein Kontaktadministrator den Kontakt löschen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Tipps zum Importieren von Kontakten

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Beim Verwenden der Kontaktvorlage gilt:

  • Es wird empfohlen, pro Import 400–500 Zeilen nicht zu überschreiten.
  • Bei häufigen großen Importen (z. B. mehr als 10) empfiehlt sich eine dauerhafte Systemintegration. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Account Manager.
  • Sie können nur neue oder aktualisierte Datensätze importieren. Kontakte können nicht per Import gelöscht werden.
  • Verwenden Sie die Spalte Datensatz-ID, um doppelte Einträge zu vermeiden.

Kontakte importieren

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Sie benötigen die Rolle Kontakt-Einrichtung oder Kontaktadministrator, um Kontakte zu importieren.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte in der Symbolleiste „Alle Seiten“.

  2. Klicken Sie auf Kontakte importieren.

    Das Fenster „Kontakte importieren“ wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Contact_Template.xls, um die Kontaktvorlage herunterzuladen.
  4. Füllen Sie die Vorlage aus und speichern Sie die Datei.
  5. Ziehen Sie die ausgefüllte Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Datei auswählen.

  6. Klicken Sie auf Importieren. Die Kontakte in der Datei werden importiert und erscheinen in zukünftigen Suchvorgängen.

    Beim Importieren von Kontakten werden bestehende Datensätze aktualisiert, wenn es eine Übereinstimmung in den Spalten E-Mail oder Datensatz-ID gibt. Nur diese beiden Einträge bestimmen die Einzigartigkeit eines Kontakts. Sie müssen mindestens einen davon angeben, um einen Datensatz zu aktualisieren.

Eine Seite mit der Importzusammenfassung wird angezeigt, auf der die Gesamtzahl der importierten Kontakte zu sehen ist. Auf dieser Seite werden auch Fehler angezeigt und Sie können einen Bericht zum Importvorgang ausdrucken.

Informationen zur Kontaktvorlage hinzufügen

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Nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben:

  • Klicken Sie in Excel auf Bearbeitung aktivieren, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  • Ändern Sie nicht die Reihenfolge oder die Überschriften der Spalten.
  • Benennen Sie die Spalten nicht um (z. B. muss „First Name“ exakt so bleiben).

Pflichtspalten sind fett gedruckt oder entsprechend gekennzeichnet.

Erforderliche oder eingeschränkte Felder

Feld Beschreibung
Kontakttyp Erlaubte Werte: Attorney, Company, Consultant, Individual, Internal Business Unit, Other, Vendor.
Präfix Optional. Erlaubte Werte: Dr., Mr., Mrs., Ms., Hon.
Nachname Erforderlich.
Suffix Optional. Erlaubte Werte: Jr., Sr., Esq.
Firmenname Erforderlich
E-Mail Erforderlich. E-Mail-Adressen mit Apostrophen (z. B. o’brien) werden nicht unterstützt.
Bundesland/Provinz Vollständiger Name erforderlich (z. B. „North Carolina“, nicht „NC“).
Land/Region Erforderlich, wenn Bundesland/Provinz angegeben ist. Verwenden Sie den vollständigen Namen (z. B. „United States“, nicht „USA“).
Beschäftigungsstatus Erlaubte Werte: Current oder Terminated.
Bearbeitung eingeschränkt (erforderlich) Erforderlich. Erlaubte Werte: Yes oder No.
Kontaktstatus (erforderlich) Erforderlich. Erlaubte Werte: Active oder Inactive.
Geschäftsnummer Maximal 20 Zeichen. Muss linksbündig sein.

Kontakte oder Kontaktgruppen aktivieren oder inaktivieren

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Kontakte und Kontaktgruppen werden beim Erstellen automatisch aktiviert. Sie können sie inaktivieren (um eine Zuweisung zu verhindern) und später wieder aktivieren.

Sie benötigen die Rolle Kontaktadministrator, um einen Kontakt zu aktivieren oder zu inaktivieren.

Aktivieren oder Inaktivieren über die Übersichtsseite

  1. Öffnen Sie die Kontaktübersichtsseite oder die Übersichtsseite der Kontaktgruppe.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Weitere Aktionen.
  3. Wählen Sie Aktivieren oder Inaktivieren.

  1. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Bestätigen.

Der ausgewählte Kontakt oder die Kontaktgruppe wird aktiviert oder inaktiviert.

Aktivieren oder Inaktivieren über die Kontaktsuche

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte in der oberen Symbolleiste „Alle Seiten“.
  2. Setzen Sie ein Häkchen neben den gewünschten Kontakten oder Kontaktgruppen.

  3. Klicken Sie auf Kontakt aktivieren oder Kontakt inaktivieren.

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, klicken Sie auf Details anzeigen, um die betroffenen Datensätze zu sehen.

Einen oder mehrere Kontakte löschen

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Sie benötigen die Rolle Kontaktadministrator oder Kontakt-Einrichtung, um Kontakte zu löschen.

  1. Suchen Sie die gewünschten Kontakte auf der Seite „Kontaktsuche“.

    Verwenden Sie den Filter Typ, um in den Suchergebnissen nur Kontakte auszuwählen.

  2. Setzen Sie ein Häkchen bei den gewünschten Kontakten.

  3. Klicken Sie auf Kontakt löschen.

  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, löschen. Die Kontakte werden gelöscht.

E-Mails aus der Kontaktsuche senden

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Wenn diese Funktion für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Kontakte oder Kontaktgruppen direkt von der Seite „Kontaktsuche“ aus per E-Mail kontaktieren.

Wenn ein ausgewählter Kontakt keine E-Mail-Adresse hat, zeigt das System eine Fehlermeldung an.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte in der oberen Symbolleiste „Alle Seiten“.
  2. Suchen Sie nach Kontakten oder Kontaktgruppen.
  3. Setzen Sie ein Häkchen bei den gewünschten Einträgen.

  4. Klicken Sie auf Kontakt per E-Mail. Das Fenster „Kontakt per E-Mail“ wird angezeigt.

  5. Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein.
  6. Geben Sie die Nachricht in das Feld Text ein.
  7. Optional: Wählen Sie eine Wichtigkeitsstufe aus.
  8. Klicken Sie auf Senden. 
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."