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Erstellen und Verwalten von Legal Holds

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Erstellen von Verwahrern

Verwahrer sind Personen, die einer Legal Hold zugewiesen werden. Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen mit der Anweisung, relevante Unterlagen aufzubewahren.

Verwahrer müssen als Kontakte in LexisNexis® CounselLink® vorhanden sein. 

Anforderungen an Verwahrer

Um einer Legal Hold zugewiesen zu werden, muss ein Verwahrer:

  • In der Kontaktliste mit dem Status Aktiv erscheinen

  • Über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen

  • Den Beschäftigungsstatus Aktuell oder Beendet haben

Bevor Sie einen neuen Kontakt anlegen, suchen Sie, um sicherzustellen, dass der Kontakt nicht bereits existiert:

  1. Gehen Sie zu Alle Seiten > Kontakte.

  2. Suchen Sie nach der Person.

  3. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Verwahrer zu erstellen (siehe dieses Thema für weitere Informationen):

Methode Beschreibung
Kontakt erstellen Einen einzelnen Verwahrer hinzufügen.
Kontakte importieren Mehrere Verwahrer mithilfe einer Vorlage hochladen.
Kontaktgruppe erstellen Häufig verwendete Verwahrer gruppieren, um sie leichter zuzuweisen.

Erstellen einer Legal Hold

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  1. Beginnen Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Legal Hold erstellen an einer der folgenden Stellen klicken:

    • Im Legal Holds-Panel auf der Startseite.

    • Im Tab Legal Holds in einem Vorgang.

    • Oben auf der Legal Hold-Suchseite.

    Die Seite Legal Hold erstellen wird angezeigt.

  2. Füllen Sie die Felder aus. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.

    Feld Beschreibung
    Titel der Legal Hold* Geben Sie einen Titel ein (muss nicht mit dem Vorgangstitel übereinstimmen).
    Eröffnungsdatum Wählen Sie das Startdatum der Hold aus.
    Art der Streitigkeit Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen.
    Zugehöriger Vorgang Suchen und wählen Sie einen zugehörigen Vorgang aus (optional, je nach Konfiguration).
    Kontaktbüro* Wählen Sie den Standort, der als Hauptansprechpartner für die Hold dient.
    Legal Hold-Kontakt* Geben Sie den für diese Hold zuständigen Kontakt an.
    Mitarbeitern Zugriff auf Hold erlauben Sollen Mitarbeiter den Hold einsehen können?
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Übersichtsseite Legal Hold

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Die Übersichtsseite der Legal Hold zeigt alle relevanten Informationen und Aktionen zur Hold an.

Aktionen im oberen Bereich

Im oberen Bereich finden Sie Informationen zur Legal Hold. Sie können außerdem eine neue Legal Hold erstellen oder das Änderungsprotokoll im QuickLinks-Seitenpanel einsehen.

Schaltfläche Beschreibung
Bearbeiten Hold-Details bearbeiten.
Aufheben Die gesamte Hold aufheben.
Exportieren Hold-Informationen herunterladen (.xls).

 

Untere Tabs

Tab Beschreibung
Alle Zeigt alle Tabs in erweiterbarer Form an.
Benachrichtigungen Benachrichtigungen erstellen, bearbeiten und verfolgen.
Verwahrer Verwahrer zuweisen, entlassen, importieren oder exportieren.
Ressourcen Benutzer anzeigen, die Zugriff auf die Hold haben.
Dokumente Hold-bezogene Dokumente hochladen oder anzeigen.
Notizen Interne Notizen hinzufügen.
Verlauf Aktivitätsprotokoll und Ereignisse anzeigen.

Erstellen von Legal Hold-Benachrichtigungen

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Benachrichtigungen informieren Verwahrer über ihre Verpflichtung, Unterlagen aufzubewahren.

Die erste Benachrichtigung wird nur einmal versendet, wenn Verwahrer zugewiesen werden.

  1. Klicken Sie auf den Tab „Benachrichtigungen“ auf der Übersichtsseite der Legal Hold.

  2. Klicken Sie auf Benachrichtigung erstellen.

    Die erste Seite des Bereichs „Benachrichtigung erstellen“ wird angezeigt.

  3. Füllen Sie die Felder aus. Felder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder.

    Feld/Aktion Beschreibung
    1. Kopieren Dupliziert den Inhalt der Benachrichtigung aus einer anderen Hold. Diese Option öffnet ein Suchfenster, in dem Sie nach dem Namen oder der ID der Legal Hold suchen können.
    2. Vorschau Zeigt eine Vorschau des zu versendenden Textes an.
    3. Betreff der E-Mail* Geben Sie eine Betreffzeile für die E-Mail ein.
    4. E-Mail-Text* Geben Sie den Text für die E-Mail ein. Ein Link zur Bestätigungsseite für Verwahrer sowie Anweisungen werden der E-Mail hinzugefügt.
    5. E-Mail-Wichtigkeit Legen Sie die Wichtigkeit der E-Mail für die Empfänger fest.
  4. Klicken Sie auf Weiter. Die Seite „Erinnerungseinstellungen konfigurieren“ wird angezeigt.

  5. Geben Sie Informationen für die E-Mail-Erinnerungen ein. 

    Klicken Sie auf „Weiter“, um diesen Abschnitt zu überspringen.

    Feld/Aktion Beschreibung
    1. Legal Hold  Erinnert Verwahrer daran, dass die Hold weiterhin besteht.
    2. Bestätigung Wird an Verwahrer gesendet, die noch nicht bestätigt haben.
    3. Dokumentenaufbewahrung Wird gesendet, wenn die Bestätigung zur Aufbewahrung noch nicht abgeschlossen ist.
    4. Erinnerung senden Wählen Sie die Häufigkeit der Erinnerungen: täglich, wöchentlich oder monatlich.
    5. Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum für die erste Erinnerungs-E-Mail auszuwählen. Wenn Sie die Benachrichtigung aus einer anderen Hold kopiert haben, überprüfen Sie das Startdatum.
  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Füllen Sie die Felder aus. Felder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder.

    Feld/Aktion Beschreibung
    1. Anweisungen zur Bestätigung* Geben Sie Informationen für den Verwahrer an.
    2. Bestätigung Fügen Sie ein Dokument hinzu, das der Verwahrer auf der Bestätigungsseite lesen soll.
    3. Einstellungen für Verwahrerliste Wählen Sie Ja, damit Verwahrer die Namen der anderen sehen können. 
    4. Frage hinzufügen Fügen Sie eine Umfragefrage hinzu.
    5. Bearbeiten Klicken Sie auf Bearbeiten, um eine bestehende Frage zu ändern.
    6. Löschen Klicken Sie auf Löschen, um eine bestehende Frage zu entfernen.
    7. Vorschau Sehen Sie sich die Umfragefragen so an, wie sie der Verwahrer sieht.
  8. Optional: Klicken Sie auf Weiter. Die Seite „Verwahrer hinzufügen und E-Mail senden“ wird angezeigt.
  9. Optional: Klicken Sie auf Hinzufügen, um weitere Verwahrer hinzuzufügen.
  10. Optional: Klicken Sie auf Für später speichern, um die Benachrichtigung als Entwurf zu speichern und später fortzufahren.
  11. Klicken Sie auf Senden. 

Verwahrer einer Legal Hold zuweisen

Ein Verwahrer in einer Legal Hold muss als Kontakt oder als Kontaktgruppe hinzugefügt werden. Der Kontakt muss aktiv sein.

  1. Klicken Sie auf den Tab Verwahrer auf der Übersichtsseite der Legal Hold.

  2. Klicken Sie auf Zuweisen.

    Das Fenster „Verwahrer zuweisen“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie einen Namen in das Suchfeld ein oder klicken Sie auf Suchen, um alle Kontakte anzuzeigen.

    Wenn Sie eine Kontaktgruppe auswählen, werden die Kontakte in der Gruppe einzeln zugewiesen.

  4. Setzen Sie ein Häkchen neben den gewünschten Kontakt(en) oder Kontaktgruppe(n).
  5. Klicken Sie auf Zuweisen.

E-Mail-Einstellungen für Legal Hold erstellen

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Konfigurieren Sie die E-Mail-Vorlage für Benachrichtigungen. Der benutzerdefinierte Header und Footer erscheinen in allen Verwahrer-E-Mails.

Sie müssen die Legal Hold Admin-Rolle auf Unternehmensebene besitzen, um diese Aufgabe auszuführen.

  1. Klicken Sie auf Legal Hold E-Mail-Einstellungen im QuickLinks-Bereich auf der Unternehmensprofilseite oder im Administrationsbereich der Startseite. Die Seite „Legal Hold E-Mail-Einstellungen“ wird angezeigt.

  2. Aktivieren Sie Kundenspezifische E-Mail-Einstellungen aktivieren.
  3. Geben Sie im Feld E-Mail-Header den gewünschten Header ein.
  4. Geben Sie im Feld E-Mail-Footer den gewünschten Footer ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Nicht gesendete Erinnerungs-E-Mails bearbeiten

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Führen Sie diese Aufgabe aus, wenn die erste Benachrichtigung bereits gesendet wurde, auch wenn noch niemand bestätigt hat.

  1. Suchen Sie nach der Hold. 
  2. Klicken Sie auf den Link zur aktiven Benachrichtigung im Tab „Benachrichtigungen“.

  3. Klicken Sie unter Erinnerungseinstellungen auf Bearbeiten.

    Option Beschreibung
    Erinnerungstext Erinnert den Verwahrer daran, dass die Hold weiterhin besteht.
    Bestätigung Erinnert den Verwahrer daran, dass die ursprüngliche E-Mail noch bestätigt werden muss.
    Dokumentenaufbewahrung Erinnert den Verwahrer daran, dass Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden müssen.
    Erinnerung senden Wählen Sie die Häufigkeit der Erinnerungen: täglich, wöchentlich oder monatlich.
    Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum für die erste Erinnerungs-E-Mail auszuwählen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Details einer gesendeten Benachrichtigung anzeigen

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Sobald die erste Benachrichtigung gesendet wurde, können Sie deren Details einsehen.

  1. Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungen.

  2. Klicken Sie auf den Link zur aktiven Benachrichtigung in der Spalte „Typ“.

    Die Übersichtsseite der Benachrichtigung wird angezeigt.

  3. Wählen Sie die verschiedenen Tabs aus, um Informationen zur Benachrichtigung anzuzeigen.
  4. Optional: Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Text in den Erinnerungseinstellungen zu ändern, sofern diese noch nicht gesendet wurden.
  5. Optional: Klicken Sie oben auf der Seite auf Erneut senden, um die Benachrichtigung an alle Verwahrer erneut zu senden.

Ressourcen zu einer Legal Hold hinzufügen

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Ressourcen sind Benutzer, die Zugriff auf die Hold haben.

  1. Klicken Sie auf den Tab Ressourcen auf der Übersichtsseite der Legal Hold.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster „Ressource auswählen“ wird angezeigt.

  3. Setzen Sie ein Häkchen neben den gewünschten Benutzer(n).
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Eine Bestätigung für einen Verwahrer akzeptieren

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Manchmal kann ein Verwahrer nicht selbst auf eine Bestätigung reagieren, aber Sie haben außerhalb von CounselLink eine Rückmeldung erhalten. In diesem Fall kann ein Legal Hold Admin die Bestätigung erfassen.

  1. Klicken Sie auf den Tab Verwahrer auf der Übersichtsseite der Legal Hold.

  2. Klicken Sie auf den Link in der Spalte „Status“ für den Verwahrer.

  3. Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungen.
  4. Klicken Sie auf die Benachrichtigung.

  5. Klicken Sie auf Bestätigen.

  6. Füllen Sie die Informationen auf der Bestätigungsseite aus.
  7. Klicken Sie auf Absenden.

Eine Legal Hold freigeben

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Eine Sperre kann erst aufgehoben werden, nachdem die erste Benachrichtigung versendet wurde. Das gilt auch, wenn kein Custodian bestätigt hat. Eine E-Mail zur Aufhebung wird an alle verbleibenden Custodians der Sperre gesendet.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufheben auf der Übersichtsseite der Legal Hold.

    Das Fenster „E-Mail zur Aufhebung senden“ wird angezeigt.

  2. Geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail ein. Geben Sie den Namen der Sperre an, von der sie entbunden wurden.
  3. Klicken Sie auf Senden. 

Ein Bestätigungsstatus wird oben auf der Seite angezeigt.

Custodians aus einer Legal Hold entlassen

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Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, können Custodians entlassen werden. Sie können eine Benachrichtigung aus CounselLink senden, um sie darüber zu informieren.

  1. Klicken Sie auf den Tab „Custodians“ auf der Übersichtsseite der Legal Hold.
  2. Wählen Sie die Custodians aus, die entlassen werden sollen.

  3. Klicken Sie auf Aufheben. Das Fenster „E-Mail zur Aufhebung senden“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail ein. Geben Sie den Namen der Sperre an, von der sie entbunden wurden.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Das Feld Kontaktstatus im Abschnitt Kontaktinformationen zeigt jetzt „Entlassen“ an.

Eine Legal Hold löschen

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Legal Holds können nur gelöscht werden, wenn noch keine Benachrichtigungen versendet wurden. Sobald Benachrichtigungen verschickt wurden, kann die Sperre nur aufgehoben, aber nicht gelöscht werden.

  1. Suchen Sie nach Legal Hold(s).
  2. Klicken Sie auf der Seite Suchergebnisse das Kontrollkästchen für jede Sperre, die entfernt werden soll.
  3. Klicken Sie auf Löschen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungs-Pop-up auf OK, um diesen Vorgang abzuschließen.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."