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Erstellen und Verwalten von Kontaktgruppen

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Sie müssen die Rolle Kontaktadministrator oder Kontakt-Einrichtung haben, um Aktionen auf dieser Seite auszuführen.

Über die Übersichtsseite der Kontaktgruppe

Die Übersichtsseite der Kontaktgruppe zeigt detaillierte Informationen zu einer Kontaktgruppe an, darunter:

  • Allgemeine Gruppeninformationen
  • Zugewiesene Vorgänge
  • Untergruppen
  • Kontakte innerhalb der Gruppe

Oberer Bereich der Übersicht

Der Hauptbereich zeigt die wichtigsten Informationen zur Kontaktgruppe an, darunter Aktivierungsstatus, Kontakttyp, Kontaktinformationen und weitere nützliche Details.

Verfügbare Aktionen sind:

  • Bearbeiten: Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Kontaktgruppe zu bearbeiten. 
  • Exportieren: Klicken Sie auf das Download-Symbol, um die Gruppeninformationen als .xlsx-Datei zu exportieren.
  • Deaktivieren / Aktivieren: Klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte, um den Status der Kontaktgruppe zu verwalten.

Registerkarten auf der Übersichtsseite der Kontaktgruppe

Die folgende Tabelle zeigt die verfügbaren Registerkarten auf der Übersichtsseite der Kontaktgruppe.

Registerkarte Beschreibung
Vorgänge Listet die der Kontaktgruppe zugewiesenen Vorgänge auf. Klicken Sie auf einen Vorgangsnamen, um die Übersichtsseite des Vorgangs zu öffnen.
Untergruppen Listet Kontaktgruppen auf, die als Untergruppen zugewiesen sind. Hier können Sie Untergruppen hinzufügen oder entfernen.
Kontakte

Diese Registerkarte zeigt die der Kontaktgruppe zugewiesenen Kontakte an. Sie können die Kontakte auf dieser Registerkarte verwalten.

  • Hinzufügen: Kontakte zu einer Kontaktgruppe hinzufügen.
  • Entfernen: Ausgewählte Kontakte entfernen.
  • Exportieren: Ausgewählte Kontakte als .xslx exportieren.
  • Erstellen: Wählen Sie Kontakt erstellen im Dropdown-Menü „Weitere Aktionen“, um einen neuen Kontakt anzulegen.
  • Importieren: Wählen Sie Kontakte importieren im Dropdown-Menü „Weitere Aktionen“, um Kontakte in die Gruppe zu importieren.
Verlauf Zeigt ein Protokoll aller Aktionen an, die an der Kontaktgruppe durchgeführt wurden.

Erstellen einer Kontaktgruppe

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Kontaktgruppen ermöglichen es Ihnen, bestehende Kontakte in einer Gruppe zu organisieren, die dann einem Vorgang oder einer Legal Hold zugewiesen werden kann.

Sie müssen die Rolle Kontaktadministrator oder Kontakt-Einrichtung haben, um eine Kontaktgruppe zu erstellen.

  1. Sie können eine Kontaktgruppe an zwei Stellen erstellen:

    • Startseite

      Klicken Sie im Kontaktbereich auf Gruppe erstellen.

    • Kontakt-Suchseite

      Klicken Sie auf +Kontaktgruppe erstellen.

    Die Seite „Kontaktgruppe erstellen“ wird angezeigt.

  2. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.

    Felder, die mit einem roten Sternchen (*) markiert sind, sind Pflichtfelder.

    Feld Beschreibung
    Kontakttyp Wählen Sie einen oder mehrere Typen aus der Dropdown-Liste aus.
    Name der Kontaktgruppe* Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
    Firmenname* Geben Sie einen organisatorischen Titel ein.
    E-Mail Geben Sie eine E-Mail-Adresse für die Gruppe ein.
    Geschäftstelefon Geben Sie eine geschäftliche Telefonnummer ein.
    Fax Geben Sie eine Faxnummer ein.
    Adresse Geben Sie eine physische Adresse für die Gruppe ein.
    Stadt Geben Sie eine Stadt ein.
    Land/Region

    Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus.
    Bundesland/Provinz Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus.
    PLZ/Postleitzahl Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus.
    Beschreibung Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus.

  1. Geben Sie die Details der Kontaktgruppe ein.

    Feld Beschreibung
    Geschäftseinheit Geben Sie eine Geschäftseinheit ein, sofern diese nicht durch einen benutzerdefinierten Datenfeed bereitgestellt wird.
    Datensatz-ID Geben Sie die beim Setup vergebene eindeutige Kennung ein.
    Zahlungswährung Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus.
    Bearbeitung eingeschränkt

    Wählen Sie Ja oder Nein, um die Löschberechtigungen zu steuern.
  2. Optional: Füllen Sie je nach Konfiguration Ihres Unternehmens die Felder unter Zusätzliche Informationen aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Kontakte in Kontaktgruppen importieren

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Sie können Kontakte direkt in eine bestimmte Kontaktgruppe importieren, anstatt sie separat zu importieren und anschließend zuzuweisen.

Sie müssen die Rolle Kontakt-Einrichtung oder Kontaktadministrator haben, um Kontakte in eine Kontaktgruppe zu importieren.

Kontakte in eine Kontaktgruppe importieren

  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Kontaktgruppe.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte.
  3. Klicken Sie auf Weitere Aktionen.

  4. Klicken Sie auf Kontakte importieren. Das Fenster „Kontakte importieren“ wird angezeigt.

  5. Laden Sie Ihre ausgefüllte Vorlage hoch, indem Sie die Datei per Drag & Drop ablegen oder auf Datei auswählen klicken.
  6. Klicken Sie auf Importieren. 

Importierte Kontakte werden automatisch der ausgewählten Kontaktgruppe zugewiesen.

Eine Importübersicht zeigt die Gesamtzahlen und eventuelle Fehler an.

Kontakte zu einer Kontaktgruppe hinzufügen

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Sie müssen die Rolle Kontakt-Einrichtung oder Kontaktadministrator haben, um einen Kontakt zu einer Kontaktgruppe hinzuzufügen.

Hinzufügen von der Übersichtsseite der Kontaktgruppe

  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Kontaktgruppe.
  2. Klicken Sie auf den Tab Kontakte.
  3. Klicken Sie auf +Hinzufügen.

Das Fenster „Kontakte suchen“ wird angezeigt.

  1. Geben Sie Suchkriterien in das Suchfeld ein.
  2. Klicken Sie auf Suchen.
  3. Setzen Sie ein Häkchen bei einem oder mehreren Kontakten.

  1. Klicken Sie auf Speichern. 

Hinzufügen von der Kontaktübersichtsseite

  1. Navigieren Sie zur Kontaktübersichtsseite.
  2. Klicken Sie auf den Tab Gruppen.

  3. Klicken Sie auf +Hinzufügen.

    Das Fenster „Kontaktgruppe suchen“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie Suchkriterien in das Suchfeld ein.
  5. Klicken Sie auf Suchen.

  6. Setzen Sie ein Häkchen bei einer oder mehreren Kontaktgruppen.

  7. Klicken Sie auf Speichern. 

Gruppen zu einer Kontaktgruppe hinzufügen

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Sie können bestehende Kontaktgruppen zu einer größeren Gruppe zusammenfassen.

Sie müssen die Rolle Kontaktadministrator oder Kontakt-Einrichtung haben, um Gruppen zu einer Kontaktgruppe hinzuzufügen.

  1. Öffnen Sie die Übersichtsseite der Kontaktgruppe.
  2. Klicken Sie auf den Tab Untergruppen.

  3. Klicken Sie auf +Hinzufügen.

    Das Fenster „Kontaktgruppen suchen“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie Suchkriterien in das Suchfeld ein.
  5. Klicken Sie auf Suchen.

  6. Setzen Sie ein Häkchen bei einer oder mehreren Kontaktgruppen.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Kontaktgruppe wird zugewiesen.

Kontakte aus einer Kontaktgruppe entfernen

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Sie müssen die Rolle Kontaktadministrator oder Kontakt-Einrichtung haben, um Kontakte aus einer Kontaktgruppe zu entfernen.

Entfernen auf der Kontakt-Suchseite

  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Kontaktgruppe.
  2. Klicken Sie auf den Tab Kontakte.

  3. Klicken Sie auf Entfernen.

  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, entfernen. 

Entfernen auf der Kontaktübersichtsseite

  1. Navigieren Sie zur Kontaktübersichtsseite.
  2. Klicken Sie auf den Tab Gruppen.

  3. Klicken Sie auf Entfernen.

  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, entfernen.

Eine Untergruppe aus einer Kontaktgruppe entfernen

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  1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Kontaktgruppe.
  2. Klicken Sie auf den Tab Untergruppen.
  3. Setzen Sie ein Häkchen neben der/den Gruppe(n).

  4. Klicken Sie auf Entfernen.

  5. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, entfernen.

Eine oder mehrere Kontaktgruppen löschen

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Wenn Sie eine Kontaktgruppe löschen, wird sie aus Vorgängen und Legal Holds entfernt, aber die einzelnen Kontakte in der Gruppe werden nicht gelöscht.

Wichtige Hinweise:

  • Die Kontakte in der Gruppe bleiben aktiv.
  • Wenn die Gruppe einem Vorgang zugeordnet ist, wird sie aus dem Tab „Teilnehmer“ entfernt.
  • Wenn die Gruppe einem Legal Hold zugeordnet ist, bleiben die einzelnen Verwahrer weiterhin zugewiesen.

Sie müssen die Rolle Kontaktadministrator oder Kontakt-Einrichtung haben, um diese Aktion durchzuführen.

  1. Suchen Sie die Kontaktgruppe(n).

    Verwenden Sie den Filter Typ, um in den Suchergebnissen nur Kontaktgruppen anzuzeigen.

  2. Setzen Sie ein Häkchen bei der/den Gruppe(n).

  3. Klicken Sie auf Kontakt löschen.

  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, löschen. 
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."