Mit der externen Rechnungsprüfung kann eine Person außerhalb Ihrer Organisation eine Rechnung prüfen, ohne ein reguläres CounselLink-Konto zu besitzen.
Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Vorbereitung
- Bestätigung der Kanzlei und des Rechnungsworkflows
- Externe Prüfer: Finden oder Erstellen
- Fehlerbehebung
Vorbereitung
Stellen Sie sicher, dass:
- Die externe Rechnungsprüfung für Ihre Organisation aktiviert ist.
- Dem Vorgang eine Kanzlei mit einem unternehmensweiten Rechnungsworkflow zugewiesen ist, der einen Schritt für einen externen Prüfer enthält.
- Sie Zugriff auf den Vorgang und die erforderlichen Rollen haben, um einen externen Prüfer zu erstellen und zuzuweisen.
- Sie wissen, welche Prüferposition im Workflow verwendet wird: Externer Prüfer 1, Externer Prüfer 2 oder Externer Prüfer 3.
- Die E-Mail-Adresse des Prüfers nicht bereits von einem anderen Nutzer in Ihrer Organisation verwendet wird.
Sie sehen den Tab „Externe Prüfer“ nicht? Weisen Sie zuerst die Kanzlei und einen geeigneten Rechnungsworkflow zu. Der Tab erscheint möglicherweise erst nach Abschluss dieser Einrichtung.
Bestätigung der Kanzlei und des Rechnungsworkflows
Bevor Sie den Prüfer zuweisen, stellen Sie sicher, dass für den Vorgang ein Rechnungsworkflow mit dem passenden Schritt für die externe Prüfung verwendet wird.
- Öffnen Sie den Vorgang.
- Wählen Sie den Tab Kanzleien.
- Klicken Sie auf Zuweisen.
- Wählen Sie die Kanzlei und die Gebührenstruktur aus.
- Wählen Sie den unternehmensweiten Rechnungsworkflow, der den Schritt für den externen Prüfer enthält.
- Wählen Sie das passende Regelwerk aus.
- Überprüfen Sie die Option für E-Mail-Benachrichtigungen.
- Klicken Sie auf Zuweisen.
Externe Prüfer: Finden oder Erstellen
Sie können auch ein externes Prüferprofil über Benutzersuche > Externer Prüfer hinzufügen erstellen. Das Erstellen des Profils über die Benutzersuche weist den Prüfer jedoch keinem Vorgang zu. Kehren Sie zu jedem relevanten Vorgang zurück, um die Zuweisung abzuschließen.
- Wählen Sie im Vorgang den Tab Externe Prüfer aus.
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Klicken Sie auf +Externer Prüfer hinzufügen. Das Fenster „Externer Prüfer hinzufügen“ wird angezeigt.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Vorhandene externe Prüfer suchen, um ein bestehendes Prüferprofil zuzuweisen.
- Neuen externen Prüfer erstellen, um ein neues Profil anzulegen.
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Geben Sie beim Erstellen eines Profils den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Prüfers ein. Felder mit einem Sternchen sind Pflichtfelder.
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Wählen Sie die Rolle aus, die dem Schritt für die externe Prüfung im Rechnungsworkflow des Vorgangs entspricht. (Externer Prüfer 1, Externer Prüfer 2 usw.)
Die Liste kann Prüferpositionen enthalten, die im ausgewählten Workflow nicht verwendet werden. Stimmen Sie die Prüfernummer immer mit der im Rechnungsworkflow konfigurierten Nummer ab.
- Geben Sie eine Mobilnummer an, wenn der Prüfer die Codes für die Zwei-Faktor-Authentifizierung per Telefon erhalten soll.
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Legen Sie fest, welche Rechnungsinformationen der Prüfer sehen oder ändern darf.
Der Tab Gebühren ist immer verfügbar. Mit den folgenden Einstellungen steuern Sie, ob der Prüfer Zugriff auf weitere Rechnungsansichten und Informationen hat.
Diese Einstellungen werden im Profil des Prüfers gespeichert. Änderungen am Profil wirken sich auf alle Vorgänge aus, denen dieser Prüfer zugewiesen ist.
Option Funktion Anpassungen auf der Rechnung anzeigen Zeigt Rechnungsanpassungen an und macht die Zusammenfassungsansicht verfügbar. Markierungen auf der Rechnung anzeigen Zeigt Markierungen, die mit den Rechnungsgebühren verbunden sind. Kann Gebühren auf der Rechnung anpassen Erlaubt dem Prüfer, Gebühren anzupassen. Anpassungen anzeigen und Markierungen anzeigen müssen beide aktiviert sein. Zuweisungen auf der Rechnung anzeigen Zeigt die Zuweisungsansicht an, wenn eine Zuweisungsvorlage auf den Vorgang angewendet wurde. Notizen auf der Rechnung anzeigen Zeigt Rechnungsnotizen an. Der Prüfer kann die Notizen lesen, aber nicht bearbeiten. Telefon oder E-Mail für Zwei-Faktor-Authentifizierung Legt fest, wohin Authentifizierungscodes gesendet werden, wenn Ihre Organisation Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangt. Für die Zustellung per Telefon ist eine gültige Mobilnummer erforderlich. - Klicken Sie auf Externer Prüfer hinzufügen.
Wie geht es weiter?
Das Hinzufügen eines externen Prüfers löst nicht sofort den Versand einer Rechnungs-E-Mail an den Prüfer aus.
CounselLink sendet dem Prüfer eine E-Mail, sobald eine Rechnung den entsprechenden Schritt für die externe Prüfung im Workflow erreicht. Die E-Mail ermöglicht den Zugriff auf die zugewiesene Rechnung. Die verfügbaren Ansichten und Aktionen des Prüfers hängen vom Workflow und den im Profil gespeicherten Einstellungen ab.
Administratoren können die zugehörigen E-Mail-Benachrichtigungen im E-Mail-Manager bearbeiten:
- Workflow Externe Rechnungsprüfung Zwei-Faktor-Verifizierungscode E-Mail, wird versendet, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet wird.
- Kanzlei-Rechnungen sind bereit zur Prüfung (extern), wird versendet, wenn eine externe Rechnung zur Prüfung bereitsteht.
Fehlerbehebung
Der Tab „Externe Prüfer“ fehlt
Stellen Sie sicher, dass:
- Die externe Rechnungsprüfung aktiviert ist.
- Dem Vorgang eine Kanzlei zugewiesen ist.
- Der zugewiesene Rechnungsworkflow unternehmensweit ist und einen Schritt für einen externen Prüfer enthält.
- Sie die erforderliche Rolle und Zugriff auf den Vorgang haben.
Der Prüfer ist zugewiesen, erhält aber keine Rechnung
Stellen Sie sicher, dass:
- Die im Vorgang zugewiesene Prüfernummer mit der Nummer des externen Prüfers im Rechnungsworkflow übereinstimmt.
- Die Rechnung den entsprechenden Schritt für die externe Prüfung erreicht hat.
- Die E-Mail-Adresse des Prüfers korrekt ist.
Der Prüfer kann keinen Authentifizierungscode per Telefon erhalten
Bearbeiten Sie das Prüferprofil, geben Sie eine gültige Mobilnummer ein und wählen Sie Telefon als bevorzugte Methode für die Zwei-Faktor-Authentifizierung aus.
Der Prüfer kann Gebühren nicht anpassen
Bearbeiten Sie das Prüferprofil und aktivieren Sie:
- Anpassungen anzeigen
- Markierungen anzeigen
- Kann Gebühren anpassen