Wenn die Funktion Externer Prüfer für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie einen neuen externen Prüfer auf der Seite „Übersicht zum Vorgang“ erstellen. Anschließend können Sie ihn dem Vorgang zuweisen und seine Berechtigungen im Workflow festlegen.
Sie müssen die Rolle „Benutzeradministrator“ haben, um einen neuen externen Prüfer zu erstellen.
- Öffnen Sie die Seite Übersicht zum Vorgang.
- Wählen Sie den Tab Externe Prüfer aus.
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Klicken Sie auf +Externer Prüfer hinzufügen. Das Fenster „Externer Prüfer hinzufügen“ wird angezeigt.
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Wählen Sie Neuen externen Prüfer erstellen aus. Das Fenster „Externer Prüfer hinzufügen“ wird angezeigt.
- Geben Sie die Kontaktdaten des externen Prüfers ein. Felder, die mit * markiert sind, sind Pflichtfelder.
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Bestimmen Sie, wie viele Rechnungsinformationen die externen Prüfer einsehen und bearbeiten dürfen.
Für jede externe Rechnung können vier mögliche Tabs angezeigt werden – Übersicht, Gebühren, Zuweisung oder Notiz. Der Tab „Gebühren“ wird immer angezeigt. Die Sichtbarkeit der anderen Tabs – und die darin verfügbaren Informationen – wird durch folgende Einstellungen gesteuert:
- Anpassungen auf der Rechnung anzeigen. Legt fest, ob Rechnungsanpassungen angezeigt werden. Wenn auf Ja gesetzt, werden Anpassungen im Tab Gebühren angezeigt und der Tab Übersicht wird eingeblendet.
- Markierungen auf der Rechnung anzeigen. Wenn auf Ja gesetzt, werden alle Markierungen im Tab Gebühren angezeigt.
- Gebühren auf der Rechnung anpassen dürfen. Wenn beide vorherigen Optionen auf Ja gesetzt sind, können externe Prüfer Anpassungen bearbeiten. Ist diese Option auf Nein gesetzt, werden die Anpassungs-Schaltflächen im Tab Gebühren nicht angezeigt.
- Zuweisungen auf der Rechnung anzeigen. Wenn auf Ja gesetzt, erscheint der Tab Zuweisung, sofern für den Vorgang, für den Rechnungen erstellt werden, eine Zuweisungsvorlage angewendet wurde.
- Notizen auf der Rechnung anzeigen. Zeigt den Tab Notizen und alle Rechnungsnotizen an. Notizen in diesem Tab sind für externe Prüfer nur lesbar und können nicht bearbeitet werden.
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Telefon oder E-Mail für Zwei-Faktor-Authentifizierung. Wenn in Ihrer Konfiguration die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, geben Sie an, wie der externe Prüfer die Authentifizierungscodes beim Zugriff auf eine Rechnung erhalten soll.
- Telefon. Der Authentifizierungscode wird an das Mobiltelefon des Prüfers gesendet. Geben Sie die korrekte Nummer im Feld Handynummer an.
- E-Mail. Der Authentifizierungscode wird an die E-Mail-Adresse des Prüfers gesendet.
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Klicken Sie auf Hinzufügen.
Der Prüfer wird zur Liste im Tab hinzugefügt und erhält eine E-Mail zur Rechnung entsprechend dem in Ihrer Organisation konfigurierten Workflow.
Sie können den Inhalt dieser E-Mail-Benachrichtigung mit dem E-Mail-Manager bearbeiten. Für diese Funktion werden folgende Benachrichtigungen verwendet:
- Workflow Externe Rechnungsprüfung Zwei-Faktor-Verifizierungscode E-Mail (wird gesendet, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet wird)
- Kanzlei-Rechnungen sind zur Prüfung bereit (extern) (wird für alle externen Rechnungen gesendet)