CounselLink sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen, wenn bestimmte Systemereignisse auftreten. Diese E-Mail-Vorlagen können angepasst werden, um den Kommunikationsstandards Ihrer Organisation zu entsprechen. Sie können bei Bedarf auch zur systemseitigen Standardvorlage zurückkehren.
Sie benötigen die Rollen Corporate Administrator und Email Manager Admin, um E-Mail-Vorlagen zu bearbeiten.
In diesem Artikel finden Sie folgende Themen:
- Suchen nach einer E-Mail-Vorlage
- Bearbeiten der E-Mail-Einstellungen
- Platzhalter in eine E-Mail einfügen
- E-Mail-Vorlage bearbeiten oder zurücksetzen
- Anzeigen des Verlaufs von E-Mail-Vorlagen
Suchen nach einer E-Mail-Vorlage
Sie können Vorlagen auf der Seite „E-Mail Manager“ suchen und überprüfen.
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Klicken Sie auf den Link Email Manager im Bereich QuickLinks auf der Seite „Corporate Profile“ oder im Administrationsbereich auf der Startseite.
Die Seite „Email Manager/Administration“ wird angezeigt.
- Suchen Sie Ihre Vorlage:
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Suchen Sie, indem Sie einen Begriff in das Feld „Filter Emails“ eingeben. Die Liste wird automatisch aktualisiert.
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Filtern Sie, indem Sie eine Gruppe aus der Dropdown-Liste „Filter By“ auswählen. Wählen Sie None, um den Filter zu entfernen.
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Bearbeiten der E-Mail-Einstellungen
Auf der Seite „E-Mail-Einstellungen“ wird gesteuert, welche Benachrichtigungen gesendet werden und an wen.
Die Entscheidungen zu diesen Einstellungen wurden während der Konfiguration Ihrer Organisation getroffen. Ändern Sie diese daher nur mit Bedacht.
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Klicken Sie auf Email Settings auf der Seite „Email Manager/Administration“.
Die Seite „Email Settings/Administration“ wird angezeigt.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen auf den verschiedenen Tabs vor.
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Intern gesendet: Steuert Benachrichtigungen, die innerhalb Ihrer Organisation versendet werden.
Feld Beschreibung E-Mail an Mandanten bei Akzeptanz eines Vorgangs senden Benachrichtigung wird gesendet, wenn eine Kanzlei eine Vorgangszuweisung annimmt.
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Ein-/Aus-Einstellung, um weitere Optionen für Division, Büros und Honorarmodelle anzuzeigen.
E-Mail an Mandanten bei Nicht-Zuweisung senden? Benachrichtigung wird gesendet, wenn eine Nicht-Zuweisung akzeptiert wird.
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Ein-/Aus-Einstellung, um weitere Optionen für Division, Büros und Honorarmodelle anzuzeigen.
Personalübersicht zur Genehmigung einreichen – E-Mail-Zeitplan Wählen Sie Nicht senden, Sofort senden oder die Häufigkeit, mit der eine Benachrichtigung an Kanzleien zur Einreichung der Personalübersicht gesendet wird. Kalenderereignis-Erinnerung per E-Mail Benachrichtigung für Kalenderereignis-Erinnerungen und deren Häufigkeit. Wählen Sie Nicht senden, um zu deaktivieren. Mandanten per E-Mail bei Änderungen an Kanzleiprofil benachrichtigen Benachrichtigung wird gesendet, wenn Änderungen am Kanzleiprofil vorgenommen werden. E-Mails für Journalbuchungen senden, wenn die Kategorie gleich ist Benachrichtigung, wenn eine Kanzlei eine Journalbuchung erstellt. Geben Sie die Kategorie der Journalbuchung und den Kontakt an, für den die E-Mail gesendet werden soll. -
An Kanzleien gesendet: Steuert Benachrichtigungen, die an Kanzleien gesendet werden.
Feld Beschreibung Erinnerung an Vorgangsänderung nach ... Tagen senden Benachrichtigung wird als Erinnerung an eine Kanzlei gesendet, eine Vorgangsänderungsanfrage zu akzeptieren. Sie können einen Zeitraum von Keine bis 7 Tage nach der ersten Benachrichtigung auswählen.
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Ein-/Aus-Einstellung, um weitere Optionen für Division, Büros und Honorarmodelle anzuzeigen.
MCR-E-Mail an Kanzlei senden? Benachrichtigung wird an die Kanzlei bei einer Vorgangsänderungsanfrage gesendet.
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Ein-/Aus-Einstellung, um weitere Optionen für Division, Büros und Honorarmodelle anzuzeigen.
Kanzlei per E-Mail informieren, wenn Mandant Vorgang schließt? Benachrichtigung, um Kanzleien zu informieren, wenn Ihre Organisation einen Vorgang schließt.
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Ein-/Aus-Einstellung, um weitere Optionen für Division, Büros und Honorarmodelle anzuzeigen.
E-Mail an Kanzlei bei Rechnungsfreigabe senden Benachrichtigung wird an die Kanzlei gesendet, sobald Ihre Organisation deren Rechnung genehmigt hat. Sie können zwischen Sofort senden, täglich, wöchentlich oder monatlich wählen. E-Mail an Kanzlei bei Rechnungsablehnung senden? Benachrichtigung wird an eine Kanzlei gesendet, wenn Ihre Organisation eine Rechnung ablehnt. E-Mail an Kanzlei bei Ablehnung von Rechnungseinsprüchen senden Benachrichtigung wird an eine Kanzlei gesendet, wenn Ihre Organisation einen Rechnungseinspruch ablehnt. -
An beide gesendet: Steuert Benachrichtigungen, die sowohl an interne Nutzer als auch an Kanzleien gesendet werden.
Feld Beschreibung E-Mail bei Dokumenten-Upload im Vorgang senden Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein Dokument zu einem Vorgang hochgeladen wird. Sie können Keine, Nur Vorgangskontakt oder Vorgangskontakt und Kanzleikontakte auswählen.
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- Klicken Sie auf Speichern.
Platzhalter in eine E-Mail einfügen
Platzhalter ermöglichen es, dass dynamische CounselLink-Daten automatisch in E-Mails eingefügt werden. Platzhalter sind durch gelbe Hervorhebung gekennzeichnet.
Die verfügbaren Platzhalter variieren je nach E-Mail-Vorlage.
Platzhalter in eine E-Mail-Vorlage einfügen
- Klicken Sie auf den Link Email Manager im Bereich QuickLinks auf der Seite „Corporate Profile“ oder im Administrationsbereich auf der Startseite.
- Klicken Sie auf den E-Mail-Namen.
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Platzhalter einfügen:
Fügen Sie vor und nach Platzhaltern Leerzeichen ein, um ein korrektes Format zu gewährleisten.
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Über das Dropdown-Menü
- Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle.
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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Platzhalter einfügen.
- Wählen Sie einen Platzhalter aus der Liste aus.
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Drag & Drop
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Wählen Sie einen Platzhalter aus dem rechten Bereich aus.
- Ziehen Sie das Element in den E-Mail-Text.
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Über das Dropdown-Menü
E-Mail-Vorlage bearbeiten oder zurücksetzen
Sie müssen die Rollen Corporate Administrator und Email Manager Administrator besitzen, um E-Mail-Vorlagen zu bearbeiten.
E-Mail-Vorlagen bearbeiten
- Klicken Sie auf den Link Email Manager im Bereich QuickLinks auf der Seite Firmenprofil oder im Administrationsbereich auf der Startseite.
- Klicken Sie auf den Vorlagennamen oder das Stiftsymbol.
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Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen in den folgenden Bereichen vor:
Feld Beschreibung An Nur lesbar. Kann nicht bearbeitet werden. CC Fügen Sie interne E-Mail-Adressen zur Nachverfolgung hinzu. Betreff Passen Sie die Betreffzeile an und fügen Sie bei Bedarf Platzhalter hinzu.
Gelb markiert sind Platzhalter, die automatisch mit veranstaltungsspezifischen Daten ausgefüllt werden. Fügen Sie einen Platzhalter zur Betreffzeile hinzu, indem Sie auf das Dropdown-Menü Platzhalter einfügen klicken und aus der Liste auswählen.
Text Bearbeiten Sie den Nachrichteninhalt und die Formatierung.
Achten Sie darauf, vorhandene Schaltflächen oder Hyperlinks in der Vorlage nicht zu verändern.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Speichern und veröffentlichen: Ersetzt die aktive Vorlage.
- Als Entwurf speichern: Speichert den Fortschritt, ohne zu veröffentlichen.
- E-Mail-Vorschau: Zeigt eine Vorschau an.
- Abbrechen: Verwirft die Änderungen.
Zurücksetzen auf die Standard-E-Mail-Vorlage
Wenn eine angepasste Vorlage zurückgesetzt werden muss:
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Suchen Sie die Vorlage auf der Seite Email Manager. Angepasste Vorlagen erkennen Sie in der Spalte Typ.
- Klicken Sie auf das Symbol Auf Standard zurücksetzen
neben dem Stiftsymbol. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Ja, zurücksetzen.
E-Mail-Vorlagenverlauf anzeigen
Sie können den Verlauf der Bearbeitungen von E-Mail-Vorlagen auf der Seite E-Mail-Einstellungen im Email Manager/Administrationsbereich einsehen.
- Klicken Sie auf E-Mail-Einstellungen auf der Seite Email Manager/Administration. Die Seite E-Mail-Einstellungen/Administration wird angezeigt.
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Klicken Sie auf Verlauf anzeigen. Die Seite Bearbeitungsverlauf der E-Mail-Einstellungen wird angezeigt.
Die Seite Bearbeitungsverlauf der E-Mail-Einstellungen zeigt Folgendes an:
Datum der Änderung
Beschreibung
Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat
Vorheriger Wert vs. neuer Wert
Standardmäßig wird der Verlauf vom ältesten zum neuesten Eintrag angezeigt. Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um die Sortierreihenfolge zu ändern.