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Verwalten von Dokumenten in einer Akte

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt Folgendes für Dokumente, die einem Vorgang zugeordnet sind:

Ein Dokument zu einem Vorgang hinzufügen

Sie können Dateien an einen Vorgang anhängen, um zugehörige Unterlagen wie Korrespondenz, Videos oder andere relevante Informationen zu verwalten. Eine Datei kann einem bestimmten Vorgang, einer bestimmten Rechnung oder als allgemeine Referenz hochgeladen werden.

Nach dem Hochladen kann jeder Benutzer mit entsprechender Berechtigung das Dokument über die Dokumentensuche finden.

Die maximale Dateigröße für Anhänge beträgt 100 MB. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Anhänge, die Sie gleichzeitig hinzufügen können.  

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente auf der Übersichtsseite des Vorgangs.

  2. Klicken Sie auf +Hinzufügen. Die Seite Dokumente/Dokumente hinzufügen wird angezeigt.

  3. Laden Sie ein Dokument auf eine der folgenden Arten hoch:

    1. Geben Sie den Link (URL) zum hochzuladenden Dokument im Bereich Dokumente hochladen ein.

      Geben Sie den vollständigen Link inklusive http:// oder https:// ein.

    2. Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop in den entsprechenden Bereich.
    3. Klicken Sie auf Datei auswählen, um auf Ihrem Computer zu suchen.

  4. Füllen Sie im Abschnitt Dokumentdetails alle relevanten Felder aus.

    Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

    Feld Beschreibung
    Dokumentenname* Geben Sie einen kurzen Namen ein.
    Dokumenttyp*

    Wählen Sie den Objekttyp aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll. Diese Auswahl bestimmt die verfügbaren Optionen im Feld Verknüpft mit.

    Sie können Sonstiges auswählen und die Zuordnung später vornehmen.
    Verknüpft mit

    Suchen und wählen Sie das zugehörige Objekt (z. B. Vorgang, Rechnung) aus.
    Zu Ordner hinzufügen Wählen Sie einen Ordnernamen aus der Dropdown-Liste aus.
    Kategorie* Wählen Sie die Kategorie, die am besten zum Dokument passt.
    Eigentümer* Klicken Sie auf die Suchschaltfläche (…), um den Eigentümer des Dokuments auszuwählen. Wenn Sie selbst der Eigentümer sind, ist keine Änderung erforderlich.
    Wer kann dieses Dokument sehen?* Wählen Sie eine Sicherheitsoption aus der Dropdown-Liste. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihre Organisation die Funktion Dokumentenfreigabe aktiviert hat.
    Geteilt* Wählen Sie Ja oder Nein, um festzulegen, ob externe Nutzer das Dokument sehen dürfen. Wenn Sie Nein wählen, ist der Zugriff auf Ihre Organisation beschränkt.
    Zugriffslevel* Wählen Sie Öffentlich oder Privat, um festzulegen, welche externen Nutzer das Dokument sehen dürfen.
    Version Geben Sie die Versionsnummer ein.
    Status Wählen Sie Entwurf, In Überprüfung, Final oder lassen Sie das Feld unverändert.
    Beschreibung

    Geben Sie weitere Details zum Dokument ein.
    Schlüsselwörter Geben Sie Suchbegriffe ein, um das Dokument später leichter zu finden.
    Benachrichtigung über geteiltes Dokument überspringen

    Wählen Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mail-Benachrichtigungen an Nutzer gesendet werden, mit denen das Dokument geteilt wird.

    Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihre Organisation die Funktion Dokumentenfreigabe nutzt. Sie wird möglicherweise nicht angezeigt, abhängig von den E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen Ihrer Organisation für die Dokumentenfreigabe.
  5. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen. 

Ein Dokument bearbeiten

Nach oben

Sie können ein Dokument nach dem Hochladen bearbeiten, zum Beispiel um die Freigabeeinstellungen zu ändern oder eine überarbeitete Version hochzuladen.

Sie müssen Eigentümer des Dokuments sein oder die Rolle Dokumentenadministrator besitzen, um Dokumente bearbeiten zu können.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente auf der Übersichtsseite des Vorgangs.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Dokumentnamen.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Die Seite Dokument bearbeiten wird angezeigt.

  4. Aktualisieren Sie die erforderlichen Dokumentinformationen wie im Abschnitt "Ein Dokument hinzufügen" in diesem Artikel beschrieben.
  5. Optional: Fügen Sie Informationen im Feld Version hinzu.
  6. Optional: Wählen Sie bei Bedarf einen neuen Status für das Dokument aus.
  7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die aktualisierten Informationen werden auf der Seite Dokumentenübersicht angezeigt.

Ein Dokument kopieren

Nach oben

Sie können ein bestehendes Dokument kopieren, um ein neues mit ähnlichen Angaben zu erstellen. Das ist nützlich, wenn Sie ein Dokument mit einem anderen Vorgang verknüpfen möchten.

Um zum Beispiel ein Dokument mit einem anderen Vorgang zu verbinden, kopieren Sie das Dokument und aktualisieren Sie das Feld Verknüpft mit. Das kopierte Dokument erscheint dann in der Dokumentenliste des neuen Vorgangs.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente auf der Übersichtsseite des Vorgangs.
  2. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen neben dem/den Dokument(en).

  3. Klicken Sie auf Kopieren. Die Seite Dokumente / Dokument kopieren wird angezeigt.

  4. Aktualisieren Sie im Abschnitt Dokumentdetails die Angaben zum Dokument nach Bedarf. Weitere Informationen zu diesen Feldern finden Sie im Abschnitt "Ein Dokument hinzufügen" in diesem Artikel.
  5. Optional: Wenn mehrere Dokumente ausgewählt sind, müssen Sie möglicherweise einen einzelnen Eigentümer zuweisen:
    1. Klicken Sie auf das Auslassungszeichen rechts neben dem Feld Eigentümer. Das Fenster Eigentümer suchen wird angezeigt.
    2. Geben Sie einen Benutzernamen in das Feld ein.
    3. Klicken Sie auf Suchen.
    4. Wählen Sie den Benutzer aus der Dropdown-Liste aus.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Ein Dokument löschen

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  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente auf der Übersichtsseite des Vorgangs.
  2. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen neben dem/den Dokument(en).

  3. Klicken Sie auf Löschen. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Löschen.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."