Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Über Dokumente
- Unterstützte Dokumenttypen
- Dokumentensicherheit (Dokumentenfreigabe)
- Veraltete Dokumentensicherheit
Über Dokumente
Dokumente in LexisNexis® CounselLink® ermöglichen es Nutzern, Dateien zu speichern und zu verwalten, die sich auf Vorgänge und andere unterstützte Datensätze beziehen. Hochgeladene Dokumente bleiben mit dem Datensatz verknüpft, zu dem sie hinzugefügt wurden, und sind je nach Benutzerberechtigung zugänglich.
Die Sichtbarkeit von Dokumenten hängt von den Sicherheitseinstellungen und den Benutzerrollen ab. Nutzer können Dokumente nur anzeigen oder verwalten, wenn sie Zugriff auf den zugehörigen Datensatz und die entsprechenden Dokumentenberechtigungen haben.
Je nach Konfiguration Ihrer Organisation werden Dokumente auf zwei verschiedene Arten geteilt:
- Die traditionelle Dokumentensicherheit verwendet die Felder „Geteilt“ und „Zugriffsebene“.
- Die neue Dokumentensicherheit, auch Dokumentenfreigabe genannt, verwendet das Feld „Wer kann dieses Dokument sehen?“.
Die Größe eines einzelnen Anhangs ist auf 100 MB begrenzt. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Anhänge oder die Größe eines Anhang-Batches, der auf einmal hochgeladen wird.
Unterstützte Dokumenttypen
Die folgenden Dateitypen, aufgelistet nach Dateiendung, können über den Tab Dokumente auf einer Übersichtsseite angehängt werden.
| Erlaubte Dokumente (Dateitypen) | |||
|---|---|---|---|
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aiff asc avi bak bmp cdr css csv db dbf dif doc docx dot dxf edi eps eps2 fla gif
|
htm html image jfif jpeg jpg mac mdb moov mov movie mp3 mpeg mpg mpp msg pct pm3 pm4 pm5 |
pm6 png pot ppt pptx prn psd psp pst pub qt qxd rtf sea sit svg swf tif tiff txt vsd |
vst vxd wav wk1 wk3 wk4 wks wma wp5 wpd wq1 wri xls xlsx xlt xlw xml zip
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Dokumentensicherheit (Dokumentenfreigabe)
Die Dokumentensicherheit in CounselLink ermöglicht es Dokumentenbesitzern oder Administratoren festzulegen, welche Nutzer Zugriff haben.
CounselLink-Kunden verwenden eine von zwei verschiedenen Arten der Dokumentensicherheit. Wenn Ihre Dokumentenübersicht andere Felder anzeigt als hier beschrieben, nutzen Sie möglicherweise die veraltete Dokumentensicherheit.
Sobald Ihre Organisation auf die neue Dokumentensicherheit umgestellt hat, gelten für alle ab diesem Zeitpunkt hinzugefügten Dokumente die neuen Sicherheitsregeln. Bestehende Dokumente behalten die traditionelle Dokumentensicherheit, bis sie manuell bearbeitet werden. Dann müssen die Sicherheitseinstellungen auf die neuen Optionen geändert werden.
Im Feld „Wer kann dieses Dokument sehen?“ stehen Ihnen vier Optionen zur Verfügung:
- Nur ich: Diese Option macht das Dokument nur für Ihr Benutzerkonto sichtbar. Dokumenten-Administratoren haben keinen Zugriff darauf.
- Alle, die mit dem Dokument verbunden sind: Diese Option erlaubt allen Nutzern (sowohl Mandanten als auch Kanzleien), die Zugriff auf den gewählten Dokumenttyp haben (z. B. Vorgang oder Rechnung), den Zugriff auf das Dokument.
- Mandantenbenutzer: Diese Option erlaubt allen Mandantenbenutzern, die Zugriff auf den gewählten Dokumenttyp haben (z. B. Vorgang oder Rechnung), den Zugriff auf das Dokument.
-
Ausgewählte Benutzer: Diese Option öffnet das Fenster „Dieses Dokument teilen“. Wählen Sie die gewünschten Benutzer aus der Liste aus, um ihnen Zugriff auf das Dokument zu gewähren.
Veraltete Dokumentensicherheit
CounselLink-Kunden verwenden eine von zwei verschiedenen Arten der Dokumentensicherheit. Die veraltete Dokumentensicherheit nutzt die Felder Besitzer, Geteilt und Zugriffsebene. Die neue Dokumentensicherheit zeigt andere Feldoptionen an.
- Besitzer: Der Nutzer, dem das Dokument gehört.
- Geteilt: Gibt an, welche Nutzer das Dokument sehen können. Wenn „Nein“ ausgewählt ist, ist das Dokument nur für Mandantenbenutzer sichtbar.
- Zugriffsebene: Bestimmt, welche Nutzer / welche Mandanten das/die Dokument(e) sehen können.
Einstellungen für Teilen und Zugriffsebene
Diese Tabelle gibt einen allgemeinen Überblick über den Dokumentenzugriff.
| Geteilt | Zugriffsebene | Wer kann das Dokument sehen? |
|---|---|---|
| Nein | Öffentlich |
Für Verwaltungsmitarbeiter außerhalb des Kontaktbüros sind Dokumente nur über den Tab „Dokumente“ zugänglich, in dem sie angehängt wurden. Für nicht-administrative Mitarbeiter außerhalb des Kontaktbüros sind die Dokumente nicht zugänglich. |
| Nein | Privat |
Für Verwaltungs- und nicht-verwaltungsmitarbeiter außerhalb des Kontaktbüros sind Dokumente nur über den Tab „Dokumente“ zugänglich, in dem sie angehängt wurden. |
| Ja | Öffentlich |
Für Verwaltungs- und nicht-verwaltungsmitarbeiter außerhalb des Kontaktbüros sind Dokumente nur über den Tab „Dokumente“ zugänglich, in dem sie angehängt wurden. |
| Ja | Privat |
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| Ja | Ausgewählte Kanzlei |
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