Cet article couvre les sujets suivants :
- Examiner les factures efficacement
- Utiliser les actions du workflow
- Examiner les frais efficacement
- Examiner les ajustements et les indicateurs
Examiner les factures efficacement
En résumé, l’examen des factures consiste à évaluer les ajustements et indicateurs au niveau des frais, puis à les accepter, les modifier ou les convertir selon les besoins.
Pour simplifier votre processus de révision, utilisez les outils disponibles dans CounselLink :
- Configurer votre page d’Accueil : Personnalisez les tuiles d’informations de la page d’Accueil et accédez rapidement aux filtres de recherche de factures depuis le panneau de facturation.
- Utiliser les vues enregistrées : Enregistrez vos configurations de recherche de factures les plus utilisées pour gagner du temps et faciliter le reporting.
- Grouper et filtrer vos frais : Groupez et filtrez les frais d’une facture pour examiner des éléments similaires ensemble.
Pour une formation complémentaire, vous pouvez suivre le cours gratuit sur la gestion des factures dans CounselLink. Le cours couvre le workflow des factures, la recherche de factures et l’examen efficace des factures.
Utiliser les actions du workflow
Le workflow est le processus personnalisé que votre organisation utilise pour examiner et approuver les factures. Il détermine comment les factures sont transmises entre les membres de l’équipe et si plusieurs étapes de validation sont nécessaires avant l’approbation pour paiement.
Utilisez les boutons du workflow lorsque vous :
- Terminez un examen
- Rejetez une facture
- Réattribuez une facture à un autre utilisateur
Votre rôle et votre position dans le workflow déterminent les boutons disponibles.
Les boutons du workflow apparaissent en bas de la page de synthèse de la facture.
Vous pouvez également accéder à ces boutons depuis la page de recherche de factures pour effectuer des actions en masse.
Options courantes du workflow
Le texte exact de vos boutons de workflow peut varier.
| Bouton | Action |
|---|---|
| Terminer l’examen | Envoyer la facture au prochain valideur dans votre workflow. |
| Approuver la facture | Approuver une facture. Il s’agit de la dernière étape avant le paiement. Vous ne verrez cette option que si vous avez l’autorisation d’approuver une facture. |
| Rejeter la facture |
Renvoyer la facture au cabinet d’avocats. Une fois sélectionné, vous devez saisir un motif de rejet. |
| Réattribuer à |
Affiche une liste d’utilisateurs de votre organisation ayant accès aux factures. Sélectionnez un nom ou utilisez la barre de recherche en haut de la fenêtre. |
| Actions du workflow |
Affiche des options pour rediriger la facture vers une autre étape du workflow. Ce bouton n’est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur du workflow. |
Examiner les frais efficacement
En tant que réviseur de factures, vous évaluez les lignes de frais détaillées saisies par le cabinet d’avocats. Des ajustements et des indicateurs peuvent apparaître sur certains frais, et vous devez les examiner avant de faire avancer la facture à l’étape suivante du workflow.
Après validation automatique, les factures apparaissent sur la page Recherche de factures pour un examen manuel. Lorsque vous ouvrez une facture, sélectionnez l’onglet Frais pour examiner les lignes.
Pour gagner du temps, utilisez les fonctions de recherche, de groupement et de filtrage dans l’onglet Frais.
Trouver des descriptions de frais similaires
Si une facture contient de nombreux frais similaires, vous pouvez effectuer une recherche par mot-clé pour les examiner et les ajuster en groupe.
Étapes rapides
Sélectionnez Description du frais dans le premier champ.
Choisissez un opérateur (par ex. Contient, Égal à, Ne contient pas).
Saisissez un mot-clé (par ex. déplacement, copie, réunion).
La liste des frais se met à jour. Cliquez sur Réinitialiser pour effacer la recherche.
Grouper par réviseur précédent
Grouper les frais par réviseur vous permet de voir quels frais ont été modifiés par un réviseur précédent (y compris les ajustements générés automatiquement).
Étapes rapides
- Cliquez sur Modifié par dans la liste déroulante sous le champ Grouper par.
Les frais sont alors regroupés par le dernier utilisateur qui les a modifiés.
Afficher uniquement les frais ajustés
Vous pouvez filtrer pour n’afficher que les frais qui ont été ajustés par le système ou un réviseur précédent.
Étapes rapides
Dans le champ Filtrer par, sélectionnez Ajusté dans la section déroulante Problèmes de frais.
Cliquez sur Appliquer.
La liste se met à jour pour n’afficher que les frais ajustés.
Afficher par violation de règle
Vous pouvez filtrer les frais par violation de règle spécifique pour examiner des problèmes similaires ensemble.
Étapes rapides :
Dans le champ Filtrer par, sélectionnez une violation de règle spécifique dans Problèmes de frais.
Cliquez sur Appliquer.
La liste se met à jour pour n’afficher que les frais associés à la violation de règle sélectionnée.
Examiner les ajustements et les indicateurs
Des ajustements et des indicateurs peuvent apparaître sur les lignes de frais. Ils sont ajoutés soit par la validation automatique, soit par un réviseur précédent.
- Les indicateurs rouges représentent des ajustements.
- Les indicateurs bleu-vert représentent des indicateurs.
- Ajustements : il s’agit de réductions appliquées par la validation automatique des règles ou par un réviseur interne précédent. Si l’ajustement est approprié, laissez-le tel quel — la déduction reste. Si vous souhaitez le remplacer, cliquez sur l’icône convertir pour le transformer en indicateur. Vous pouvez aussi modifier le montant de l’ajustement pour réduire partiellement le frais.
- Indicateurs : ils signalent des problèmes potentiels identifiés par les règles ou des réviseurs précédents. Si le problème signalé ne s’applique pas, laissez l’indicateur tel quel — aucune déduction n’est faite. Si le problème est valide, cliquez sur l’icône convertir pour transformer l’indicateur en ajustement, ce qui applique une déduction.
Lors de l’examen des frais, vous avez deux options principales :
Ne rien faire – Laissez le frais et les ajustements/indicateurs inchangés s’ils sont acceptables.
Faire un ajustement – Modifiez le frais si des circonstances particulières s’appliquent ou convertissez les indicateurs en ajustements.
Après avoir terminé l’examen de vos frais, poursuivez avec l’action de workflow appropriée.