Cet article couvre les sujets suivants :
- Cas d’utilisation du regroupement et du filtrage
- Regrouper et filtrer les frais
- Rechercher dans la liste des frais
- Trier les frais
- Ajouter des favoris sur les frais
- Utiliser des documents sur une ligne de frais
- Voir une offre d’honoraires sur un frais de facture
- Notes sur les frais
- Ajouter des notes à un frais
- Modifier ou supprimer des notes de frais
Cas d’utilisation du regroupement et du filtrage
Voici quelques exemples montrant comment le regroupement et le filtrage peuvent simplifier votre processus de vérification des factures.
Regrouper par collaborateur
Si vous souhaitez examiner les frais par un collaborateur spécifique (par exemple, un collaborateur ayant commis des erreurs sur des factures précédentes), vous pouvez regrouper les frais par collaborateur.
- Cliquez sur l’onglet Frais sur la page d’aperçu de votre facture.
- Cliquez sur la liste déroulante Regrouper par.
-
Sélectionnez Collaborateur.
Les frais s’affichent alors regroupés par collaborateur.
Filtrer par règle
Si de nombreux frais ont été signalés pour une règle particulière (par exemple, le temps de déplacement), filtrez la liste selon cette règle.
- Cliquez sur l’onglet Frais sur la page d’aperçu de votre facture.
- Cliquez sur la liste déroulante Filtrer par.
-
Sélectionnez la règle selon laquelle vous souhaitez filtrer les frais. Dans cet exemple, il s’agit de Q7 - Temps de déplacement.
- Cliquez sur Appliquer.
La liste des frais se met à jour pour n’afficher que ceux ayant ce signalement de règle.
Filtrer et regrouper par collaborateur et niveau
Si vous pensez qu’un grand nombre de frais ont été facturés à un certain niveau (par exemple, Associé), filtrez par niveau de collaborateur et regroupez par collaborateur.
- Cliquez sur l’onglet Frais sur la page d’aperçu de la facture.
- Cliquez sur la liste déroulante Regrouper par.
- Sélectionnez Collaborateur.
- Cliquez sur la liste déroulante Filtrer par.
- Sélectionnez Associé dans la section des niveaux de collaborateur.
- Cliquez sur Appliquer.
Les frais sont alors mis à jour et regroupés par collaborateurs ayant facturé uniquement au tarif Associé.
Regrouper et filtrer les frais
Les factures peuvent contenir de nombreuses lignes de frais. Faire défiler la liste de haut en bas n’est généralement pas efficace — le regroupement et le filtrage vous aident à isoler les éléments nécessitant une attention particulière.
Regrouper les frais
La liste déroulante Regrouper par vous permet de regrouper les frais selon différentes catégories, telles que :
Aucun – Vue par défaut ; supprime le regroupement
Date du frais – Regroupe selon la date de saisie des frais
Code – Regroupe selon le code du frais (si présent)
Type de modification – Regroupe selon l’activité d’ajustement/signalement (par exemple, Ajustement modifié, Signalement ajouté)
Modifié par – Regroupe selon l’utilisateur ayant modifié le frais en dernier (inclut Système pour la validation)
Étape – Regroupe selon l’étape du frais
Collaborateur – Regroupe selon le collaborateur
Collaborateur par date – Regroupe selon le collaborateur et la date du frais
Structure tarifaire – Regroupe selon la structure tarifaire
Bureau du cabinet – Regroupe selon le bureau du cabinet ayant soumis le frais
Niveau du collaborateur – Regroupe selon le niveau du collaborateur (par exemple, Collaborateur, Associé)
Titre du dossier – Regroupe selon le dossier auquel les frais sont imputés
Filtrer les frais
La liste déroulante Filtrer par permet de filtrer les frais de la facture selon les critères sélectionnés. Vous pouvez choisir plusieurs filtres et cliquer sur Appliquer.
| Filtre | Description |
|---|---|
| Type de frais | Filtrer par Honoraires ou Dépenses. |
| Noms des étapes | Filtrer par un nom d’étape spécifique présent sur la facture. |
| Problèmes de frais | Filtrer par violation de règle, ou afficher uniquement les frais Ajustés, Signalés ou Favoris (si disponible). |
| Niveaux de collaborateur | Filtrer par niveau de collaborateur (par exemple, Associé). |
Rechercher dans la liste des frais
Vous pouvez utiliser les champs de recherche en haut de la liste des frais pour trouver des frais selon des critères spécifiques. Vous pouvez appliquer un seul critère ou en combiner plusieurs.
Utiliser les champs de recherche et de tri
Les champs de recherche et de tri se trouvent en haut de la liste des frais.
| Champ | Description |
|---|---|
| 1. Champ | Sélectionnez l’attribut du frais à rechercher (par exemple, Date du frais, Description du frais, Collaborateur). |
| 2. Condition |
Détermine comment le terme de recherche est appliqué :
|
| 3. Terme de recherche | Saisissez la valeur à rechercher (par exemple, un nom de collaborateur ou un mot-clé dans la description du frais). |
Appliquer plusieurs critères
-
Cliquez sur le lien de critère à côté du champ du terme de recherche.
La fenêtre Critères de recherche s’affiche.
- Cliquez sur +Ajouter un autre critère.
- Remplissez les champs nécessaires.
- Cliquez sur Rechercher.
Trier les frais
En plus du regroupement et du filtrage, vous pouvez trier les frais de plusieurs façons.
Assurez-vous de vérifier tous les frais avant d’appliquer des actions de workflow à la facture.
Utiliser les options d’affichage
La liste déroulante Options d’affichage offre des contrôles rapides pour afficher ou masquer des informations.
Sélectionnez une ou plusieurs options et cliquez sur Enregistrer pour appliquer les conditions.
| Option | Description |
|---|---|
| Ajustements | Afficher/masquer les lignes avec des ajustements. |
| Indicateurs de frais | Afficher/masquer les lignes avec des indicateurs. |
| Notes de frais | Afficher/masquer les lignes avec des notes. |
| Descriptions des ajustements | Afficher/masquer les lignes avec des descriptions d’ajustement. |
| Réduire/Agrandir les groupes | Sélectionnez l’une de ces options pour rapidement développer ou réduire tous les groupes de lignes. |
| Réduire/Agrandir les notes d’appel | Sélectionnez l’une de ces options pour rapidement développer ou réduire toutes les notes d’appel. |
Utiliser le tri des colonnes
Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier la liste selon cette colonne (par exemple, cliquez sur Niveau pour regrouper les frais du partenaire). Cliquez à nouveau pour inverser l’ordre de tri.
Ajouter des favoris sur des lignes de frais
Si vous souhaitez revenir sur une ligne de frais plus tard, ajoutez-la en favori pour la retrouver facilement. Les favoris sont particulièrement utiles pour les longues factures ou lors d’une revue sur plusieurs sessions.
Vous pouvez ajouter jusqu’à 500 lignes de facture en favori.
-
Cliquez sur l’icône favori à côté de la ligne de frais. L’icône devient rouge.
- Répétez l’opération pour les autres lignes de frais si besoin.
- Cliquez sur la liste déroulante Filtrer par en haut des frais.
-
Sélectionnez Favoris dans la section Problèmes de frais.
Cette option n’apparaît que si au moins une ligne de frais a été ajoutée en favori.
- Cliquez sur Appliquer.
Utiliser des documents sur une ligne de frais
Les cabinets d’avocats peuvent joindre des documents à des lignes de frais individuelles (par exemple, des reçus ou des justificatifs). Pensez à consulter les pièces jointes lors de l’évaluation des frais.
Si votre organisation a créé la facture, vous pouvez également ajouter des documents à une ou plusieurs lignes de frais (par exemple, pour justifier un ajustement à destination du cabinet d’avocats).
Afficher les documents joints
- Ouvrez l’onglet Frais sur la page de synthèse de la facture.
-
Repérez les documents sur une ligne de frais grâce à l’icône trombone à côté de la colonne Date.
-
Cliquez sur l’icône trombone. La fenêtre Documents de frais s’affiche avec la liste des documents et leurs informations.
- Cliquez sur un titre dans la colonne Nom pour le télécharger.
Vous pouvez également accéder aux documents associés depuis l’onglet Documents.
Ajouter un document à une ligne de frais individuelle
Cette option n’est disponible que si un utilisateur de votre organisation a créé la facture. Si la facture a été créée par un cabinet d’avocats, cette option n’apparaîtra pas.
- Ouvrez l’onglet Frais sur la page de synthèse de la facture.
- Sélectionnez la ou les lignes de frais.
-
Cliquez sur +Ajouter un document.
La fenêtre Ajouter des pièces jointes s’affiche.
- Ajoutez votre/vos document(s) de l’une des façons suivantes :
Saisissez un lien de document (URL) sous Télécharger des documents (inclure http:// ou https://).
Glissez-déposez un fichier dans la zone Glisser-déposer.
Cliquez sur Choisir un fichier pour parcourir et sélectionner un document.
- Saisissez un nom dans le champ Nom si besoin. Un nom sera automatiquement renseigné après sélection du document.
- Cliquez sur Télécharger le(s) document(s).
Les documents sont ajoutés à la ligne de frais et apparaissent également dans l’onglet Documents sous le Dossier racine des frais.
Afficher une offre d’honoraires sur une ligne de frais
Si besoin, vous pouvez consulter l’offre d’honoraires associée à une ligne de frais.
-
Passez la souris sur l’icône trois points (Plus d’options) à côté de la date du frais.
-
Cliquez sur Afficher l’offre d’honoraires. L’offre d’honoraires s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
Notes de frais
Ajouter des notes aux frais est une bonne pratique, surtout lors d’ajustements. Les notes permettent de donner du contexte aux futurs relecteurs et, si elles sont partagées, au cabinet d’avocats.
Une icône jaune de post-it apparaît sur une ligne de frais lorsqu’une note existe. Le texte à côté de l’icône affiche la note la plus récente. S’il y a plusieurs notes, cliquez sur l’icône pour toutes les voir.
Ajouter une note à un frais
Vous pouvez ajouter une note pour expliquer une modification ou demander un suivi.
Vous devez être le propriétaire de la facture pour ajouter une note à un frais.
Sélectionnez la ou les lignes de frais.
-
Cliquez sur la liste déroulante Plus d’actions.
-
Sélectionnez Ajouter une note de frais. La fenêtre Notes de frais s’affiche.
Si des notes ont déjà été ajoutées, elles apparaîtront dans cette fenêtre.
- Saisissez la note dans le champ Texte de la note.
-
Choisissez une option :
Interne uniquement – Visible uniquement par votre organisation
Partager avec le cabinet d’avocats – Visible par le cabinet d’avocats
- Cliquez sur Enregistrer.
La note est ajoutée à la ou aux lignes de frais sélectionnées.
Ajouter à une note existante
- Cliquez sur l’icône post-it. La fenêtre Notes de frais s’affiche.
- Saisissez du texte dans le champ Texte de la note.
- Cliquez sur Enregistrer.
La nouvelle note est ajoutée à votre note et s’affiche à côté de l’icône de note de la ligne de frais dans la liste.
Modifier ou supprimer des notes de frais
Vous devez être le propriétaire de la facture pour modifier ou supprimer des notes de frais.
Modifier une note de frais
-
Cliquez sur l’icône post-it sur la ligne de frais. La fenêtre Notes de frais s’affiche.
- Cliquez sur l’icône crayon à côté de la note.
- Modifiez le texte de la note.
Mettez à jour la visibilité si besoin (Interne uniquement ou Partager avec le cabinet d’avocats).
- Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer une note de frais
-
Cliquez sur l’icône post-it sur la ligne de frais. La fenêtre Notes de frais s’affiche.
- Cliquez sur l’icône corbeille à côté de la note.
- Cliquez sur Oui, supprimer.