La révision de factures combinées vous permet d’examiner plusieurs factures en même temps. Cette fonctionnalité ne fusionne pas les factures en un seul enregistrement. Elle affiche plutôt les factures sélectionnées ensemble dans une vue consolidée, tout en conservant chaque facture comme un enregistrement individuel. Vous pouvez combiner des factures quel que soit leur statut dans le workflow.
Si cette fonctionnalité n’apparaît pas dans votre produit, il se peut qu’elle ne soit pas activée pour votre organisation.
Cet article aborde les points suivants :
- Combiner des factures pour révision
- Afficher les informations générales dans la facture combinée
- Afficher les frais et ajouter des notes
- Regrouper les frais
- Ajuster les frais de la facture combinée
- Utiliser les actions du workflow
- Enregistrer les factures combinées
- Enregistrer une vue sur les factures combinées
Combiner des factures pour révision
- Recherchez les factures à examiner.
- Sélectionnez les factures à l’aide des cases à cocher à côté de la colonne Numéro de facture CounselLink.
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Cliquez sur Afficher la facture combinée.
La page de la facture combinée s’affiche.
Afficher les informations générales dans la facture combinée
La section Infos générales en haut de la page fournit un résumé en lecture seule des factures sélectionnées.
Les informations suivantes sur les factures sont affichées en lecture seule :
- 1. Plage de dates des frais dans chaque facture.
- 2. Nombre total de factures et combien sont approuvées ou non approuvées.
- 3. Nombre de questions associées aux factures.
- 4. Nombre de cabinets d’avocats représentés par les factures.
- 5. Zone Résumé. Affiche les frais des factures, répartis entre honoraires et dépenses, y compris les ajustements, taxes, remises et montants approuvés à ce jour.
La zone Problèmes affiche les alertes, ajustements, appels et les codes/règles associés avec leur description
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Cliquez sur le nombre dans la colonne Problèmes pour mettre en surbrillance le problème dans la section Frais.
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Zone Performance des dépenses de la question. Lorsque les factures combinées appartiennent à des questions ayant un budget associé, un aperçu des dépenses approuvées s’affiche.
Options supplémentaires d’affichage des infos générales
Plusieurs options supplémentaires vous permettent de personnaliser l’affichage dans la section Infos générales.
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Le bouton Rapport de synthèse affiche les informations générales de la facture, un résumé financier et les informations sur les collaborateurs.
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Le bouton Exporter crée un fichier Excel contenant les informations des factures combinées.
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Le bouton Enregistrer sauvegarde la vue de la facture combinée afin que vous puissiez y accéder à nouveau comme une vue enregistrée.
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Le lien Afficher la liste des factures affiche la liste de chaque facture dans la vue.
Afficher les frais et ajouter des notes
La section Frais affiche toutes les lignes de frais associées aux factures sélectionnées. Vous pouvez rechercher, filtrer, regrouper, développer ou réduire les détails des frais.
Utiliser les actions supplémentaires et les options d’affichage
- Le menu déroulant Actions supplémentaires vous permet de :
Ajouter une note de frais – Ajouter une note (interne ou partagée avec le cabinet d’avocats).
Ajouter une note de facture – Ajouter une note au niveau de la facture.
Exporter – Télécharger un rapport Excel détaillé ou synthétique.
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Ajouter/Retirer un drapeau sur la facture – Marquer une facture pour la retrouver facilement plus tard.
Retirer la/les facture(s) – Retirer les factures sélectionnées de la vue de facture combinée.
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Le menu déroulant Options d’affichage vous permet de
Afficher ou masquer les ajustements, drapeaux, notes de frais ou descriptions d’ajustement
Réduire ou développer tous les groupes
Réduire ou développer toutes les notes d’appel
Utiliser la recherche et les filtres de vue
Vous pouvez effectuer une recherche par champs spécifiques ou mots-clés.
| Champ | Description |
|---|---|
| Champ | Sélectionnez un attribut spécifique (ex. : Numéro de facture, Collaborateur, Code). |
| Contient | Affinez la recherche avec des conditions (Contient, Égal, etc.). |
| Rechercher des frais | Saisissez des mots-clés. |
| Mes vues | Sélectionnez ou enregistrez une vue personnalisée. |
| Grouper par | Personnalisez le regroupement des frais. |
| Filtrer par | Filtrez les frais par type, problème ou niveau de collaborateur. |
| Développer/Réduire | Développez ou réduisez les drapeaux et ajustements. |
Informations supplémentaires sur les lignes de frais
Cliquez sur les trois points verticaux à côté d’une ligne de frais pour afficher les détails et liens associés :
Numéro de facture CL – Ouvre la page d’aperçu de la facture
Question – Ouvre la page d’aperçu de la question
Cabinet d’avocats – Ouvre la page d’aperçu du cabinet
Notes de facture – Affiche les notes de la facture
Offre d’honoraires – Affiche l’offre d’honoraires associée
Documents – Voir et télécharger les documents justificatifs
Regrouper les frais sur les factures combinées
Vous pouvez regrouper les frais à l’aide de la section Agrégats de groupe.
- Sélectionnez les factures depuis la page de recherche et cliquez sur Afficher la facture combinée.
-
Sous Agrégats de groupe, choisissez une option de regroupement dans le menu déroulant Grouper par (ex. : Collaborateur par date).
- Pour filtrer une colonne, cliquez sur l’icône de filtre à côté de l’en-tête de colonne.
- Sélectionnez des éléments dans la colonne Groupe puis cliquez sur Appliquer le filtre de groupe.
-
Cliquez sur Appliquer le filtre de groupe. La section Frais se met à jour pour refléter le nouveau regroupement.
Cette action effacera la vue actuelle des frais.
Ajuster les frais de la facture combinée
Les frais des factures combinées peuvent être modifiés de la même manière que les frais sur une facture individuelle. Les sous-totaux se mettent à jour automatiquement dans la section Frais à mesure que vous effectuez des modifications.
Les options suivantes sont disponibles :
- Bouton Ajuster : Ajuster un frais.
- Icône Flèches : Transformer un ajustement en drapeau et inversement.
- Icône Crayon : Modifier un ajustement existant.
- Icône Poubelle : Supprimer un ajustement.
Utiliser les actions du workflow dans la fonctionnalité de révision combinée
Les actions du workflow sont disponibles en bas de la page. Les actions disponibles dépendent de l’état du workflow de chaque facture et de votre rôle.
Puisque les factures peuvent se trouver à différentes étapes du workflow, sélectionnez et traitez chaque facture individuellement :
- Sélectionnez LF Invoice # dans la liste déroulante Group By.
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Sélectionnez une facture en cochant la case à côté de son entrée. Tous les frais associés sont automatiquement sélectionnés.
Les boutons d'action du workflow disponibles deviennent actifs.
-
Sélectionnez l'action de workflow souhaitée.
Les options varient selon la configuration de votre workflow. Pour plus d'informations, consultez ce sujet.
Enregistrer des factures combinées
Enregistrer une sélection de factures combinées vous permet de retrouver ce même ensemble de factures plus tard. Cela diffère de l'enregistrement d'une vue filtrée des frais.
- Cliquez sur l'onglet Factures dans la barre d'outils en haut de la page.
- Sélectionnez les factures et cliquez sur Voir la facture combinée.
-
Cliquez sur Enregistrer en haut à droite.
La fenêtre Enregistrer la facture combinée s'affiche.
- Saisissez un titre.
- Optionnel : Sélectionnez Enregistrer une copie dans Analytics pour sauvegarder la vue dans votre onglet Analytics.
- Cliquez sur Enregistrer.
La sélection de factures combinées est ajoutée à vos vues enregistrées.
Enregistrer une vue sur les factures combinées
Une vue enregistrée conserve les filtres personnalisés des frais et les paramètres de regroupement dans une session de facture combinée. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 20 vues.
- Cliquez sur l'onglet Factures sur la page d'accueil.
- Sélectionnez les factures et cliquez sur Voir la facture combinée.
- Personnalisez la vue des frais selon vos besoins.
- Cliquez sur la liste déroulante Mes vues.
-
Sélectionnez Enregistrer la vue actuelle.
La fenêtre Nommer ma vue s'affiche.
- Saisissez un nom.
- Sélectionnez Enregistrer.
Un message de confirmation s'affiche et indique le nom de la vue enregistrée.