Cet article couvre les sujets suivants :
- Processus global du workflow
- Comprendre le processus de validation automatisée
- Comprendre les actions et le processus du workflow de facturation
Processus global du workflow
CounselLink propose plusieurs outils pour vous aider à examiner les factures efficacement. Pour les utiliser au mieux, il est important de comprendre le processus de base du workflow de facturation :
Un cabinet d’avocats soumet une facture via CounselLink.
CounselLink effectue des contrôles de validation automatisés.
La facture est examinée selon vos directives de facturation.
- Vous examinez la facture, effectuez les ajustements nécessaires, puis l’approuvez ou la rejetez.
- Si elle est approuvée, le paiement est traité en dehors de CounselLink.
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Comprendre le processus de validation automatisée
Avant que vous n’examiniez une facture soumise, elle passe par une validation automatisée.
Étape 1 : Revue de validation (mise en forme et exactitude)
La première vérification pour les factures importées s’appelle la revue de validation. Cette vérification contrôle :
Si le fichier est dans un format accepté
Si les données sont correctement formatées (par exemple, les dates doivent respecter le format requis)
Si les totaux sont mathématiquement corrects
Si toutes les informations requises sont incluses
Les factures importées et celles créées dans CounselLink passent toutes à l’étape suivante.
Étape 2 : Revue des directives de facturation
La revue des directives de facturation garantit que les frais respectent les exigences de facturation de votre organisation.
CounselLink utilise la technologie SmartReview® pour lire, catégoriser et évaluer les descriptions de chaque frais.
Selon votre configuration des directives, les frais qui ne respectent pas les directives peuvent être :
- Signalés pour un examen supplémentaire
- Ajustés automatiquement pour se conformer aux directives
- Ajustés automatiquement et approuvés sans examen manuel
- Renvoyés au cabinet d’avocats (si les violations sont importantes)
Lorsqu’un frais est ajusté, une note générée par le système apparaît sous la ligne de frais concernée.
Si votre organisation n’a pas de workflow configuré, les factures peuvent passer outre la revue manuelle après le traitement automatisé.
Si une facture passe la revue des directives, le réviseur assigné reçoit une notification par e-mail indiquant que la facture est prête pour la revue manuelle.
Règles de facturation
Les règles de facturation imposent les exigences de facturation de votre organisation. Une règle se compose de :
- Une description précise du frais
- Une action définie en cas de non-respect de la règle
Par exemple, une règle peut spécifier : Frais de duplication supérieurs à 10 centimes chacun – Ajustement du frais.
Les règles sont définies lors de la mise en place de votre solution. Votre organisation détermine :
- Quels frais sont acceptés
- Quels frais déclenchent une violation de règle
- Les conséquences des violations
Pour chaque ligne de frais qui viole une règle, l’un des trois statuts suivants apparaît :
- Ajustement du frais – Le montant est réduit
- Signalement du frais – Le frais est mis en évidence ; aucun ajustement n’est effectué
- Retour de la facture – La facture entière est rejetée et n’est pas visible par le client
Violations des règles et priorité des règles
Les règles s’appliquent selon leur ordre d’importance. Si un frais viole plusieurs règles, la règle la plus prioritaire est appliquée en premier.
Par exemple, si un frais :
- A plus de 90 jours, et
- Dépasse le tarif approuvé de l’offre d’honoraires
Seule la règle la plus prioritaire s’affiche au départ.
Si l’utilisateur modifie le frais (par exemple, corrige la date), toutes les règles sont réévaluées. Les violations restantes sont alors affichées.
Les utilisateurs peuvent continuer à ajuster les frais jusqu’à ce que toutes les violations soient résolues. Une fois la facture enregistrée, la page Aperçu de la facture reflète son état mis à jour.
Comprendre les actions et le processus du workflow de facturation
Le workflow de facturation de votre organisation détermine :
- Qui reçoit une facture à chaque étape
- Quelles actions sont disponibles
- Quand les notifications sont envoyées
- Comment les factures avancent dans le processus de revue et d’approbation
Le comportement du workflow est configuré spécifiquement pour votre organisation, donc les étapes et options disponibles peuvent varier.
Ce que cela change pour vous
Votre expérience lors de la revue des factures dépend de :
- Votre rôle attribué
- L’étape du workflow
- Si votre étape utilise une attribution individuelle ou une file d’attente
- Si vous avez un pouvoir d’approbation
Si vous avez des questions sur la configuration de votre workflow, contactez votre administrateur système.
1. Étapes du workflow
Chaque facture passe par une ou plusieurs étapes du workflow. Chaque étape représente une phase du processus de revue ou d’approbation de votre organisation et peut être visible par le cabinet d’avocats.
Ce que vous verrez
- Un nom d’étape (par exemple : Première revue, Revue du manager, Revue comptable)
- L’étape actuelle affichée sur :
- Aperçu de la facture
- Recherche de factures (filtres et colonnes)
- Rapports
2. Comment une facture est attribuée
Lorsqu’une facture entre dans une étape du workflow, elle est attribuée selon la configuration de votre organisation.
L’attribution peut se faire selon :
- Un utilisateur spécifique
- Le contact du dossier
- Le contact de la facture
- Un rôle de tâche du workflow (WF Task 1–28)
- Une file d’attente de groupe (partagée par plusieurs utilisateurs)
| Attributaire | Description |
|---|---|
| Contact du dossier | Le contact du dossier effectue souvent la première revue de la facture. Il doit avoir le rôle de contact du dossier dans le système. |
| Contact de la facture | Le contact de la facture dispose souvent du pouvoir d’approbation. Il peut approuver les factures dans la limite de son autorité. |
| Rôles de tâche du workflow (WF Task 1-28) |
Ces rôles :
Selon la configuration, un rôle de tâche du workflow peut être attribué à un ou plusieurs utilisateurs. |
3. Files d’attente de groupe (revue partagée)
Si plusieurs utilisateurs partagent le même rôle dans le workflow, une file d’attente de groupe peut être utilisée.
Fonctionnement des files d’attente de groupe
- Les factures entrent dans une file d’attente partagée. Tout utilisateur ayant le rôle du workflow peut accéder à la file.
- Un utilisateur accepte l’attribution d’une facture.
- Une fois acceptée, les autres utilisateurs n’y ont plus accès.
- La facture peut être renvoyée dans la file ou réattribuée selon la configuration.
Ce mode est souvent utilisé pour les processus de revue centralisés ou en équipe.
4. Actions disponibles à une étape du workflow
Les actions disponibles dépendent de l’étape et de votre rôle.
| Action | Description |
|---|---|
| Terminer | Termine votre tâche de revue. Après validation, la facture passe à l’étape suivante du workflow ou le workflow se termine. |
| Approuver |
Approuve la facture (si vous en avez l’autorité). Lorsqu’une facture est approuvée :
Après approbation, la facture peut passer à l’étape suivante ou le workflow peut se terminer. |
| Réattribuer (dans la même étape) |
Si activé, vous pouvez voir un bouton Réattribuer. La réattribution :
Ce bouton apparaît lorsqu’au moins deux utilisateurs actifs partagent le rôle pour cette étape. |
| Réattribution latérale (routage avancé) | Certains workflows permettent de faire passer une facture directement à une autre tâche du workflow. Si configuré, la réattribution peut faire avancer la facture à une étape différente. Cela permet d’ajouter des réviseurs supplémentaires au-delà des contacts dossier/facture standards. |
| Rejeter | Si activé, le bouton Rejeter renvoie la facture selon la configuration du workflow de votre organisation. |
| Revue collaborative (réattribution au cabinet d’avocats) | Dans les workflows collaboratifs, la facture peut être attribuée au cabinet d’avocats. Cela permet d’apporter des précisions ou des mises à jour avant de poursuivre la revue. |
5. Notifications
Vous pouvez recevoir un e-mail lorsqu’une facture entre dans votre étape du workflow ou qu’elle vous est attribuée, à vous ou à votre file d’attente. Selon la configuration de votre organisation, les notifications peuvent être envoyées individuellement ou regroupées dans un seul e-mail.
Si des rappels sont configurés, vous pouvez recevoir des rappels après un certain nombre de jours ou jusqu’à ce que la tâche soit terminée.
Certaines étapes du workflow incluent une limite de temps. Si une tâche expire, le système fait automatiquement passer la facture à l’étape suivante configurée. Le compte à rebours commence à la date d’attribution de la facture à l’étape et expire à 18h00 (heure du Pacifique).