Cet article couvre les sujets suivants :
- Administration des directives de facturation
- Accéder aux directives de facturation
- Modifier les paramètres d’administration des directives de facturation
- Créer des directives de facturation
- Supprimer des directives de facturation
- Publier des brouillons de directives de facturation
- Modifier les directives de facturation
- Assigner ou retirer des cabinets d’avocats aux directives de facturation
- Ajouter ou retirer des cabinets d’avocats
- Modifier une période d’acceptation
- Réinitialiser une période d’acceptation
- Voir l’historique d’acceptation d’un cabinet d’avocats
- Exporter un rapport d’acceptation
Administration des directives de facturation
Les directives de facturation vous permettent de créer une documentation décrivant vos pratiques de facturation et de la publier afin que les cabinets d’avocats puissent la consulter et l’accepter avant de soumettre des factures. Une fois publiées, les directives de facturation peuvent être mises à jour pour définir les exigences d’acceptation et suivre le statut d’acceptation.
Pour gérer les directives de facturation, votre organisation doit avoir activé cette fonctionnalité et l’utilisateur doit avoir le rôle Administrateur d’entreprise ou Administrateur des factures.
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Votre organisation envoie des lettres de notification aux cabinets d’avocats concernant l’acceptation des directives. Après avoir ajouté les cabinets à la liste de suivi d’acceptation, ils consultent les directives de facturation et valident leur acceptation si nécessaire. Si la date limite est dépassée sans acceptation, les cabinets d’avocats peuvent être empêchés d’accepter de nouvelles questions ou de soumettre des factures.
La page Administration de la facturation est l’interface centrale pour gérer les directives de facturation.
Zone des paramètres
Cette section affiche les paramètres de vos directives, y compris la période d’acceptation. Cliquez sur l’icône crayon pour modifier les paramètres.
Onglet Directives de facturation
Dans cet onglet, vous pouvez :
- Créer de nouvelles directives
- Afficher, modifier, publier ou supprimer les directives existantes
- Voir les détails des directives comme la date de création, le niveau d’acceptation et le statut actuel
Onglet Cabinets d’avocats
Cet onglet liste tous les cabinets d’avocats associés aux directives de facturation et affiche les dates de début/échéance, le statut d’acceptation et la date d’acceptation des directives.
Accéder aux directives de facturation
Vous pouvez retrouver vos directives de facturation à trois endroits :
-
Lien Toutes les pages : Ce lien est accessible à tous les utilisateurs depuis la barre d’outils supérieure. Selon vos droits, ce lien ouvrira l’éditeur ou le visualiseur.
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Panneau d’administration : Ce lien est disponible dans le panneau d’administration sur la page d’accueil. Visible uniquement pour les administrateurs d’entreprise et ouvre la page complète d’administration.
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Lien Profil entreprise : Visible uniquement pour les administrateurs d’entreprise et ouvre la page complète d’administration.
Modifier les paramètres d’administration des directives de facturation
Vous devez avoir le rôle Administrateur d’entreprise ou Administrateur des factures pour modifier les paramètres.
- Accédez à vos directives de facturation.
- Cliquez sur l’icône Modifier les paramètres (crayon) dans la section Paramètres.
- Ajustez les éléments suivants selon vos besoins :
- Période d’acceptation. Choisissez la durée pendant laquelle les conseils externes ont pour accepter les directives. Pendant cette période, un message de demande s’affichera sur les pages de facture, question et offre d’honoraires du cabinet d’avocats.
-
Empêcher l’acceptation de questions. Sélectionnez l’une des options suivantes :
- Oui : Les cabinets d’avocats qui dépassent la date limite ne peuvent pas accepter de nouvelles questions. Vous pouvez toujours assigner la question, et l’utilisateur du cabinet pourra la voir, mais il ne pourra pas l’accepter.
- Non : L’acceptation des questions reste inchangée.
-
Empêcher la soumission de factures. Sélectionnez l’une des options suivantes :
- Oui : Les cabinets d’avocats qui dépassent la date limite ne peuvent pas téléverser ou saisir de factures manuellement.
- Non : La soumission des factures reste inchangée.
- Cliquez sur Enregistrer.
Créer des directives de facturation
Vous devez avoir le rôle Administrateur d’entreprise pour créer des directives de facturation.
Cliquez sur le bouton +Créer une directive dans l’onglet Directives de facturation de la page Administration des directives de facturation. La fenêtre Créer une nouvelle directive s’affiche.
Puis, effectuez l’une des actions suivantes :
Téléverser un fichier existant
-
Sélectionnez un fichier depuis votre répertoire. La fenêtre Téléverser un fichier existant s’affiche.
- Sélectionnez Obligatoire ou Optionnel.
- Choisissez de Publier à tous les cabinets d’avocats :
- Oui : Les directives seront envoyées à tous les cabinets d’avocats lors de la publication.
- Non : Utilisez le bouton Sélectionner des cabinets d’avocats pour choisir des cabinets spécifiques.
- Cliquez sur Publier pour envoyer les directives, ou Enregistrer comme brouillon pour publier plus tard.
Créer un nouveau fichier
-
Cliquez sur +Créer un nouveau fichier. La fenêtre Nouvelle directive s’affiche.
- Saisissez un titre.
- Dans la zone Contenu, saisissez le contenu approprié. Cela constituera le détail de vos directives de facturation.
- Sélectionnez Obligatoire ou Optionnel.
- Choisissez de Publier à tous les cabinets d’avocats :
- Oui : Les directives seront envoyées à tous les cabinets d’avocats lors de la publication.
- Non : Utilisez le bouton Sélectionner des cabinets d’avocats pour choisir des cabinets spécifiques.
- Cliquez sur Publier pour envoyer les directives, ou Enregistrer comme brouillon pour publier plus tard.
Supprimer des directives de facturation
Supprimer plusieurs directives
- Dans l’onglet Directives de facturation, cochez la case à côté des directives à supprimer.
- Cliquez sur le bouton Supprimer les directives.
- Cliquez sur Oui, supprimer pour confirmer la suppression.
Supprimer une seule directive
-
Dans l’onglet Directives de facturation, cliquez sur l’icône corbeille. La fenêtre de confirmation de suppression s’affiche.
- Cliquez sur Oui, supprimer.
Publier des brouillons de directives de facturation
La publication rend les directives disponibles pour consultation et acceptation par les cabinets d’avocats. Modifier et republier des directives déjà publiées déclenche une nouvelle demande d’acceptation pour les cabinets concernés.
Publier un brouillon
-
Cliquez sur la coche à côté des directives.
La fenêtre « Êtes-vous sûr de vouloir publier ces directives de facturation ? » s’affiche.
- Cliquez sur Oui, publier. Les directives sont publiées.
Publier plusieurs brouillons
- Cochez les cases des directives à l’état Brouillon que vous souhaitez publier.
- Cliquez sur le bouton Publier les directives. La fenêtre « Êtes-vous sûr de vouloir publier ces directives de facturation ? » s’affiche.
- Cliquez sur Oui, publier.
Modifier les directives de facturation
Vous pouvez modifier aussi bien les directives publiées que les brouillons. Modifier et republier des directives déjà publiées déclenche une nouvelle demande d’acceptation pour les cabinets concernés.
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Repérez la directive dans l’onglet Directives de facturation sur la page Administration des directives de facturation.
Pour modifier le contenu des directives créées à partir de fichiers externes, vous devrez modifier le fichier d’origine et le téléverser à nouveau.
- Modifiez les directives de l’une des deux façons suivantes :
- Cliquez sur l’icône Modifier (crayon) à l’extrême droite de la ligne.
-
Cliquez sur le nom des directives de facturation dans la colonne Nom du document.
La page Modifier les directives s’affiche.
- Modifiez le contenu selon vos besoins.
- Effectuez l’une des actions suivantes :
- Cliquez sur Publier. Selon la sélection sous Publier à toutes les entreprises, la ou les directives seront ou non envoyées aux cabinets d’avocats.
- Cliquez sur Enregistrer comme brouillon pour publier la directive ultérieurement.
Les directives sont enregistrées et envoyées aux cabinets d’avocats qui leur sont associés.
Attribuer ou retirer des cabinets d’avocats aux directives de facturation
Les boutons Attribuer et Retirer des cabinets d’avocats ne sont disponibles que si la directive sélectionnée a l’option Publier à toutes les entreprises définie sur Non.
- Cochez la case à côté de la ou des directives.
- Sélectionnez Attribuer des cabinets d’avocats ou Retirer des cabinets d’avocats.
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Attribuer des cabinets d’avocats
-
La page de recherche de cabinets d’avocats s’affiche.
- Utilisez les fonctionnalités de recherche pour trouver le ou les cabinets d’avocats à ajouter.
- Cochez la ou les cases à côté des cabinets d’avocats que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur Publier aux cabinets d’avocats sélectionnés. Les cabinets sélectionnés recevront les directives de facturation.
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Retirer des cabinets d’avocats
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La fenêtre Retirer des cabinets d’avocats s’affiche.
- Cochez la ou les cases à côté des cabinets d’avocats que vous souhaitez retirer.
-
Cliquez sur Retirer les cabinets d’avocats sélectionnés.
Les cabinets sélectionnés sont retirés des directives de facturation.
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Attribuer des cabinets d’avocats
Ajouter ou retirer des cabinets d’avocats à vos directives de facturation
Bien que les cabinets d’avocats soient ajoutés automatiquement à la liste dans l’onglet Cabinets d’avocats, vous pouvez les retirer si besoin. Vous pouvez également les réintégrer s’ils ont été supprimés.
Les cabinets retirés de la Liste des entreprises ne peuvent plus recevoir de directives de facturation.
Retirer un cabinet d’avocats depuis l’onglet Cabinets d’avocats
- Accédez à l’onglet Cabinets d’avocats sur la page Directives de facturation/Administration.
- Cochez la ou les cases à côté du ou des cabinets.
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Cliquez sur le bouton Retirer les cabinets. La fenêtre Retirer le cabinet des directives de facturation s’affiche.
- Cliquez sur Oui, retirer.
Le ou les cabinets sont retirés de la visualisation ou de la réception des directives de facturation.
Ajouter un cabinet d’avocats depuis l’onglet Cabinets d’avocats
- Accédez à l’onglet Cabinets d’avocats sur la page Directives de facturation/Administration.
- Cliquez sur le bouton +Ajouter un cabinet. La fenêtre Ajouter un cabinet d’avocats s’affiche.
- Dans la zone Filtrer les résultats, saisissez les termes à rechercher si besoin.
- Cochez la ou les cases des cabinets d’avocats à ajouter sous la colonne Nom du cabinet.
- Cliquez sur le bouton Ajouter des cabinets d’avocats.
Le ou les cabinets sélectionnés ont été ajoutés. Toute directive de facturation ayant l’option Publier à toutes les entreprises activée sera appliquée.
Modifier une période d’acceptation
La modification d’une date d’acceptation met automatiquement à jour la période d’acceptation correspondante. Vous pouvez également réinitialiser le statut d’acceptation d’un cabinet d’avocats si vous souhaitez qu’il accepte à nouveau ses directives attribuées.
- Cliquez sur l’onglet Cabinets d’avocats depuis la page Directives de facturation / Administration.
- Cochez la ou les cases du ou des cabinets d’avocats pour lesquels la période d’acceptation doit être modifiée.
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Cliquez sur Modifier la période d’acceptation. La fenêtre Modifier la période d’acceptation s’affiche.
- Sélectionnez la nouvelle date d’échéance en saisissant une date ou en cliquant sur l’icône du calendrier.
- Cliquez sur Enregistrer.
La période d’acceptation a été modifiée pour les cabinets d’avocats sélectionnés.
Réinitialiser l’acceptation d’un cabinet d’avocats
- Cliquez sur l’onglet Cabinets d’avocats depuis la page Directives de facturation / Administration.
- Vous pouvez réinitialiser l’acceptation d’un ou de plusieurs cabinets :
-
Pour réinitialiser l’acceptation d’un cabinet :
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Cliquez sur l’icône de réinitialisation
dans la colonne la plus à droite. La fenêtre Réinitialiser l’acceptation s’affiche.
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- Cliquez sur Oui, réinitialiser. Le statut d’acceptation du cabinet sélectionné a été réinitialisé.
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Pour réinitialiser l’acceptation de plusieurs cabinets :
- Cochez la ou les cases des cabinets d’avocats pour lesquels vous souhaitez réinitialiser le statut d’acceptation.
- Cliquez sur Réinitialiser l’acceptation. La fenêtre Réinitialiser l’acceptation s’affiche
- Cliquez sur Oui, réinitialiser. Le statut d’acceptation des cabinets sélectionnés a été réinitialisé.
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Pour réinitialiser l’acceptation d’un cabinet :
Afficher l’historique d’acceptation d’un cabinet d’avocats
Vous pouvez consulter l’historique d’acceptation des directives de facturation d’un cabinet d’avocats en cliquant sur son historique.
- Cliquez sur l’onglet Cabinets d’avocats sur la page Directives de facturation/Administration.
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Cliquez sur l’icône Historique (livre) du cabinet dont vous souhaitez consulter l’historique.
La fenêtre Journal d’acceptation des directives de facturation s’affiche. Cliquez sur le nom d’une directive pour en voir les détails.
- Cliquez sur Fermer pour quitter.
Exporter un rapport d’acceptation
- Cliquez sur l’onglet Cabinets d’avocats sur la page Directives de facturation/Administration.
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Cliquez sur le bouton Rapport d’acceptation. La fenêtre Rapport d’acceptation s’affiche.
- Optionnel : regroupez les résultats par différentes colonnes avant d’exporter les données.
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Pointez votre curseur sur la colonne par laquelle vous souhaitez regrouper.
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Faites glisser la colonne dans la zone au-dessus des colonnes. L’icône affichera un signe plus lorsqu’elle sera prête à être déposée.
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Les données sont mises à jour pour refléter le choix de regroupement. Vous pouvez faire glisser d’autres colonnes pour modifier le regroupement des données également.
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- Cliquez sur Exporter vers Excel.
Le rapport est téléchargé dans votre dossier de téléchargements.