Cet article couvre les sujets suivants :
Comprendre les contestations/options de factures
Après avoir approuvé et payé une facture, le cabinet d’avocats peut contester les frais qui ont été ajustés. Il existe trois façons de gérer les contestations de factures. Votre organisation détermine quelles options de contestation sont disponibles pour les cabinets d’avocats avec lesquels vous travaillez.
Vous devez avoir le rôle Administrateur du workflow pour retirer une approbation préalable et placer une facture contestée dans un nouveau cycle de révision.
1. Demander une seconde révision de la facture (Approbation et nouveau cycle)
Pratique recommandée (si configurée pour votre organisation).
Dans ce scénario :
La facture est ajustée, approuvée et payée.
Si le cabinet d’avocats n’est pas d’accord avec les ajustements, il vous contacte pour discuter des lignes de frais contestées.
Si votre système de traitement des paiements permet plusieurs paiements sous le même numéro de facture, vous pouvez relancer le processus de révision.
Vous réexaminez les lignes de frais contestées et pouvez effectuer un paiement supplémentaire selon le résultat.
Certaines organisations limitent le nombre de cycles de contestation autorisés par facture.
2. Le cabinet d’avocats soumet une nouvelle facture avec les frais contestés
Dans ce scénario :
Vous examinez la facture d’origine, effectuez les ajustements, l’approuvez et payez le montant ajusté.
Si le cabinet d’avocats conteste les ajustements, il vous contacte pour discuter des lignes de frais concernées.
Si vous acceptez de modifier le résultat, vous demandez au cabinet d’avocats de soumettre une nouvelle facture contenant uniquement les frais contestés.
La nouvelle facture est examinée et approuvée séparément.
3. Révision collaborative
La révision collaborative vous permet de renvoyer les factures ajustées au cabinet d’avocats pour révision avant l’approbation finale et le paiement. Cette option aide à éviter les contestations après paiement.
Dans ce processus :
Les factures ajustées sont renvoyées au cabinet d’avocats pendant la révision.
Le cabinet d’avocats peut accepter ou contester certains ajustements.
Un lien Révision requise apparaît dans la section Factures du panneau de facturation pour les utilisateurs du cabinet d’avocats concernés.
Tous les litiges sont traités avant l’approbation de la facture.
Si des problèmes surviennent après le paiement, vous pouvez utiliser l’une des autres options de contestation décrites ci-dessus.
Si vous ne voyez pas la révision collaborative disponible, cela signifie qu’elle n’est pas activée pour votre organisation.
Révision collaborative
Certaines organisations autorisent la révision collaborative sur les ajustements de factures. Une fois que vous avez ajusté la facture, elle est renvoyée au cabinet d’avocats. Celui-ci la révise et accepte ou conteste les ajustements.
Si vous ne voyez pas cette option, la révision collaborative n’est pas activée pour vous.
Révision des contestations du cabinet d’avocats
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Cliquez sur le lien dans votre e-mail. La page d’aperçu de la facture s’affiche.
- Cliquez sur l’onglet Frais.
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Les actions du cabinet d’avocats apparaissent sur chaque ligne de frais. Les frais ajustés par le cabinet affichent un bouton Résoudre.
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Résolvez les frais ligne par ligne, ou sélectionnez-les tous et cliquez sur Résoudre les contestations. La fenêtre de résolution de contestation s’affiche.
- Cliquez sur Accepter la contestation ou Refuser la contestation. Une note est obligatoire dans le champ Note de décision quel que soit votre choix.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez ces étapes si nécessaire.
- Cliquez sur Approuver la facture contestée depuis les boutons d’actions du workflow.