Cet article couvre les sujets suivants :
- Vérification des signalements
- Ajout d’ajustements depuis l’onglet Résumé
- Ajout manuel d’ajustements ou de signalements
- Modification des signalements et ajustements
- Modification d’un ajustement depuis l’onglet Résumé
- Suppression d’un ajustement depuis l’onglet Résumé
- Consultation de l’historique des frais
Vérification des signalements
Une fois que vous avez trouvé votre facture à examiner, commencez par vérifier les signalements créés lors de la validation automatique ou par un précédent réviseur. Vous pouvez consulter les signalements depuis l’onglet Frais ou l’onglet Résumé sur la page d’aperçu de la facture.
Toutes les modifications effectuées à ce stade sont confidentielles. Le cabinet d’avocats ne verra pas les signalements ou ajustements réalisés.
- Accédez à l’onglet Frais sur la page d’aperçu de votre facture.
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Trouvez les signalements en faisant défiler la liste des frais ou en les triant.
- Cochez le ou les signalements que vous souhaitez modifier.
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Une fois un ou plusieurs signalements sélectionnés, vous avez les options suivantes :
Ces actions sont disponibles uniquement pour le propriétaire actuel de la facture (affiché en haut de la page). Si un autre utilisateur doit examiner ou modifier les signalements, il faut d’abord réassigner la facture.
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Convertir le signalement en ajustement. Cliquez sur l’icône flèches
à côté du signalement ou sur le bouton Convertir en haut de la liste des frais. Le signalement devient un ajustement et le montant du frais est mis à jour en conséquence.
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Modifier le signalement. Cliquez sur l’icône crayon
à côté du signalement ou sur le bouton Modifier les ajustements en haut de la liste des frais. La fenêtre de modification de l’ajustement s’affiche.
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Supprimer le signalement. Cliquez sur l’icône corbeille
à côté du signalement ou sur le bouton Supprimer les ajustements en haut de la liste des frais. Le signalement est retiré de la facture.
Évitez de supprimer les signalements. Comme ils ne sont pas visibles par le cabinet d’avocats et n’affectent pas le total de la facture sauf s’ils sont convertis, il peut être utile de les conserver pour référence ultérieure.
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Convertir le signalement en ajustement. Cliquez sur l’icône flèches
Après modification, le montant du frais est mis à jour automatiquement. Le signalement ou l’ajustement reflétera la modification manuelle. Vous pouvez consulter les détails dans l’historique des frais.
Ajout d’ajustements depuis l’onglet Résumé
Dans certains cas, vous devrez peut-être ajuster la facture entière plutôt que des frais individuels.
Exemple : Si une remise de 15 % a été convenue mais que la facture n’en affiche que 10 %, vous pouvez appliquer les 5 % restants depuis l’onglet Résumé.
Plusieurs ajustements du même type peuvent être ajoutés à une facture.
- Cliquez sur l’onglet Tout ou Résumé depuis la page d’aperçu de la facture.
- Cliquez sur +Ajuster la facture dans la section Résumé de la facture. La fenêtre d’ajustement s’affiche.
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Dans la section Nouvel ajustement, sélectionnez les valeurs appropriées pour les champs affichés ci-dessous.
Champ Description Type d’ajustement
Dans la liste déroulante, sélectionnez l’une des options suivantes :
Honoraires : pour ajuster les honoraires.
Dépenses : pour ajuster les dépenses.
Total : pour ajuster le montant total de la facture.
Réduire de
Saisissez un montant fixe (ne peut pas dépasser le montant net de la facture).
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Ou saisissez un pourcentage (doit être compris entre 0 et 100).
Les ajustements sur le total doivent être basés sur un pourcentage.
Payer Sélectionnez un nouveau montant total à payer. Le système met automatiquement à jour la valeur correspondante dans Réduire de.
Note
Saisissez un texte explicatif. Cette note apparaît dans la colonne Ajustement de la facture sur l’onglet Résumé.
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Cliquez sur Enregistrer.
L’ajustement apparaît comme une ligne distincte sous le total de la facture dans la section Résumé de la facture.
Ajout manuel d’ajustements ou de signalements
Vous pouvez avoir besoin d’ajouter un ajustement ou un signalement manuel lors de la vérification d’une facture si des circonstances particulières s’appliquent.
Par exemple, un frais de préparation semble excessif mais ne viole pas techniquement une règle. Vous pouvez ajouter un ajustement ou un signalement manuel pour un examen ultérieur.
Ajouter un ajustement depuis l’onglet Frais
- Cliquez sur l’onglet Frais sur la page d’aperçu de la facture.
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Trouvez le frais concerné.
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Cliquez sur Ajuster. La fenêtre d’ajustement du frais s’affiche.
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Remplissez les champs nécessaires.
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Champ Description Règle* Sélectionnez le signalement approprié. +Ajouter une note Ajoutez des notes internes ou des notes visibles par le cabinet d’avocats (limite : 1024 caractères). Description* Affiche la description par défaut de la règle ; modifiez-la si besoin. Unités Modifiez le temps passé par l’intervenant sur la tâche associée au frais. Le champ À payer après ajustement se met à jour automatiquement. Taux Modifiez le taux associé à l’intervenant. Le champ À payer après ajustement se met à jour automatiquement. Pourcentage Modifiez le pourcentage de remise associé au frais. Le champ À payer après ajustement se met à jour automatiquement. Montant Modifiez le montant à payer pour le frais. Le champ À payer après ajustement se met à jour automatiquement. - Cliquez sur Ajuster pour effectuer un ajustement ou sur Signaler pour ajouter l’ajustement comme signalement.
L’ajustement ou le signalement est ajouté à la facture.
Modification des signalements et ajustements
Vous pouvez modifier les signalements ou ajustements avant de les accepter ou de convertir un signalement en ajustement.
Si vous sélectionnez plusieurs éléments, vous devez sélectionner uniquement des signalements ou uniquement des ajustements. Mélanger les deux entraînera une erreur.
Modifier des signalements
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Cliquez sur l’icône modifier
. Ou, pour modifier plusieurs signalements, cochez-les puis cliquez sur le bouton Modifier les ajustements
.
La fenêtre de modification de l’ajustement s’affiche.
- Modifiez les champs nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modification d’un ajustement depuis l’onglet Résumé
Vous pouvez modifier les ajustements au niveau de la facture depuis l’onglet Résumé (si des ajustements existent).
- Dans l’onglet Résumé de la page Vue d’ensemble de la facture.
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Cliquez sur Modifier l’ajustement de la facture. La page Modifier les ajustements de la facture s’affiche.
- Cliquez sur l’icône crayon à côté de l’ajustement.
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Modifiez l’ajustement par montant en dollars ou en pourcentage.
- Modifiez la description si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez ces étapes si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
L’onglet Résumé s’affiche avec les informations mises à jour.
Suppression d’un ajustement de facture depuis l’onglet Résumé
Vous pouvez supprimer les ajustements au niveau de la facture si nécessaire.
- Cliquez sur l’onglet Résumé dans la page Vue d’ensemble de la facture.
-
Cliquez sur Supprimer l’ajustement de la facture. La page Supprimer les ajustements de la facture s’affiche.
- Cochez la case à côté du ou des ajustements.
- Cliquez sur Enregistrer.
L’onglet Résumé s’affiche avec les informations mises à jour.
Afficher l’historique des frais
La fonctionnalité Historique des frais vous permet de consulter les actions précédentes effectuées sur un frais, y compris les modifications de règles et les ajustements.
- Cliquez sur l’onglet Frais dans la page Vue d’ensemble de la facture.
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Cliquez sur l’icône livre à côté du numéro du frais.
La fenêtre Historique des frais s’affiche.
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Par défaut, les modifications sont affichées de la plus ancienne à la plus récente. Cliquez sur la flèche à côté de la colonne Date/Heure pour afficher de la plus récente à la plus ancienne.
Colonne Description Date/Heure La date et l’heure auxquelles la modification a été effectuée. Règle actuelle La règle en vigueur au moment de la modification. Si une règle est modifiée, cette colonne sera mise à jour avec la nouvelle règle. Action L’édition effectuée (ex. : Ajustement ajouté, Drapeau modifié) Montant Le montant modifié sur un frais. Les montants entre parenthèses sont ceux qui ont été soustraits. Utilisateur Nom de l’utilisateur ayant effectué la modification, ou Système si la modification a été faite lors de la validation. Description Une description de la modification. Si une règle a été modifiée, l’ancienne règle et la nouvelle s’affichent ici.