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  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Nicht alle Organisationen haben die Work Intake-Funktion aktiviert. Kontaktieren Sie den Customer Care, um mehr zu erfahren.

Verwendung der Intake-Suchseite

Sie können Intakes, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugewiesen wurden, auf der Intake-Suchseite anzeigen.

Nachdem Sie Filter oder Spalten auf der Intakes-Seite konfiguriert haben, können Sie Ihre Konfiguration als Gespeicherte Ansicht speichern, um später darauf zuzugreifen.

Zugriff auf die Intake-Suchseite

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Intakes in der oberen Symbolleiste.

  • Klicken Sie auf Work Intake im Matters-Panel auf der Startseite. 

  • Wählen Sie Work Intake auf einer Ihrer Info-Kacheln auf der Startseite aus.

  • Wählen Sie Intake aus dem Matter Status-Filter auf der Seite „Matter Search“ aus.

Verwendung der Intake-Suchseite

Sofern Sie nicht die Rolle „Matter Intake Administrator“ oder „Create Intake“ haben, sehen Sie nur die Intakes, auf die Sie Zugriff haben.

Klicken Sie hier, um mehr über die Suchoptionen in CounselLink zu erfahren.

Klicken Sie auf einen Intake-Titel, um die Seite Intake-Übersicht zu öffnen.

Wenn Ihre Organisation von der Funktion Legal Request zu Work Intake gewechselt hat, erscheint oben auf der Seite eine Schaltfläche View Legal Requests. Damit öffnen Sie ein Archiv früherer Legal Requests. Diese Einträge sind nur lesbar und können nicht bearbeitet werden.

Erstellen eines Intakes

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Je nach Konfiguration Ihrer Organisation können interne oder externe CounselLink-Nutzer Intakes erstellen. Intakes werden zur Überprüfung an die entsprechenden Nutzer weitergeleitet.

Beispielsweise können Sie ein Intake einreichen, um die Prüfung einer Geheimhaltungsvereinbarung anzufordern. Das Intake leitet die Anfrage zur Bewertung an das Rechtsteam weiter.

  1. Öffnen Sie die Seite „Create Intake“ auf eine der folgenden Arten:

    • Klicken Sie auf +Intake erstellen im Matters-Panel auf der Startseite.

    • Klicken Sie auf +Intake erstellen auf der Intake-Suchseite.

    Die Seite „Create Intake“ wird angezeigt.

  2. Füllen Sie das Anfrageformular aus:

    Felder, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind Pflichtfelder.

    Feld Beschreibung
    Anfragetyp* Wählen Sie die Intake-Kategorie aus. Der gewählte Anfragetyp bestimmt die Felder, die im Abschnitt Zusätzliche Intake-Informationen angezeigt werden.
    Titel* Geben Sie einen Namen für das Intake ein.
    Name des Anfragenden Zeigt Ihren Benutzernamen an. Dieses Feld ist nicht bearbeitbar.
    Beschreibung Geben Sie Details zur Anfrage an.
    Zusätzliche Intake-Informationen Füllen Sie die Informationen hier nach Bedarf aus. Die Felder in diesem Abschnitt ändern sich je nach gewähltem Anfragetyp.
    Dokumente Laden Sie unterstützende Dokumente hoch, indem Sie auf Datei auswählen klicken oder Dateien per Drag & Drop ablegen.
  3. Klicken Sie auf Speichern. 

Das Intake wird erstellt und die Intake-Übersicht wird angezeigt.

Verwalten von Intake-Zuweisungen

Zurück zum Anfang

Intakes können automatisch Nutzern oder Nutzergruppen zugewiesen werden. Wenn ein Intake einer Gruppe zugewiesen ist, kann jedes Gruppenmitglied das Intake sich selbst oder einem anderen Gruppenmitglied zuweisen.

Nutzer mit der Rolle Intake Administrator können Intakes auch von der Intake-Suchseite aus neu zuweisen.

Sich selbst ein Intake zuweisen

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersicht.

  2. Klicken Sie unter dem Abschnitt „Kontakte“ auf Mir zuweisen.

Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt und Ihr Name erscheint als Intake-Eigentümer.

Das Intake einem anderen Nutzer oder einer Gruppe zuweisen

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersicht.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger rechts neben den Gruppennamen, um das Stiftsymbol einzublenden.

  3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol. Das Fenster „Work Intake neu zuweisen“ wird angezeigt.

  4. Wählen Sie entweder eine Person (Nutzer) oder eine Gruppe aus.
  5. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung im Feld Grund für die Änderung ein.
  6. Klicken Sie auf Work Intake neu zuweisen.

Das Intake wird dem ausgewählten Nutzer oder der Gruppe zugewiesen.

Verwalten des Intake-Status

Zurück zum Anfang

Sie können den Status eines Intakes mit folgenden Optionen verwalten:

  • Weitere Informationen anfordern: Gibt das Intake zur Ergänzung an den Anfragenden zurück, bevor es umgewandelt oder geschlossen wird.
  • In Vorgang umwandeln: Erstellt aus dem Intake einen Vorgang. Nicht alle Anfragetypen erlauben eine Umwandlung.
  • Intake schließen: Setzt den Status auf „Geschlossen“. Sie haben weiterhin Zugriff auf das Intake in der Suche.
  • Wieder öffnen: Sie können bereits geschlossene Intakes wieder öffnen. Dies kann sinnvoll sein, wenn das Intake nach erneuter Prüfung doch in einen Vorgang umgewandelt werden soll.

Weitere Informationen anfordern

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersicht.

  2. Klicken Sie auf Weitere Informationen anfordern.

    Das Fenster „Weitere Informationen anfordern“ wird angezeigt.

  3. Wählen Sie einen Nutzer aus, dem die Anforderung zugewiesen werden soll. Standardmäßig ist der Intake-Anfragende vorausgewählt.
  4. Geben Sie eine Beschreibung der benötigten zusätzlichen Informationen ein.
  5. Klicken Sie auf Anfrage senden. 

Ein Intake in einen Vorgang umwandeln

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersicht.

  2. Klicken Sie auf In Vorgang umwandeln. Die Seite „Vorgang bearbeiten“ wird angezeigt.

  3. Ergänzen Sie die Informationen nach Bedarf.

    Alle Informationen (z. B. Aufgaben, Kommentare, Mitarbeiter) aus dem Intake werden in den Vorgang übernommen.

  4. Klicken Sie auf Speichern. 

Das Intake wird in einen Vorgang umgewandelt.

Ein Intake schließen

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersicht.

  2. Klicken Sie auf Intake schließen. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Ja, schließen.

Der Intake-Status wird auf Geschlossen gesetzt.

Wiedereingabe eines Work Intakes

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersichtsseite.

  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts.

  3. Klicken Sie auf Wieder öffnen. 

Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt und das Intake wird wieder auf aktiv gesetzt.

Hauptdetails in der Intake-Übersicht anzeigen

Zurück nach oben

Die Work Intake-Übersichtsseite enthält einen Zusammenfassungsbereich oben und detaillierte Tabs darunter.

Oberer Bereich der Übersicht

Im oberen Bereich werden der Name, der Status (Intake, Geschlossen oder In Fall umgewandelt) und die CounselLink Tracking-ID angezeigt.

Sie können außerdem verschiedene Aktionen über die Symbole oben rechts ausführen.

  • Intake bearbeiten (Stiftsymbol)
  • Intake drucken
  • In Fall umwandeln
  • Wieder öffnen
  • Intake löschen

Intake-Grundlagen

Dieser Bereich zeigt allgemeine Informationen zur Intake-Anfrage, einschließlich des Anfragetypen, einer Beschreibung und des Erstellungsdatums.

Kontakte

In diesem Bereich werden die mit dem Intake verbundenen Kontakte angezeigt, einschließlich des Benutzers, der es erstellt hat (Anforderer), und des Namens des Benutzers oder der Gruppe, der es zugewiesen ist (Intake-Besitzer). Klicken Sie auf den Namen der Benutzergruppe, um alle Benutzer in der Gruppe zu sehen. Die Informationen zu dem/den Benutzer(n) unter Intake-Besitzer erscheinen im Tab „Mitarbeiter“ auf der Übersichtsseite.

Wenn Sie Teil der Benutzergruppe sind, der das Intake zugewiesen ist, sehen Sie hier Optionen, um es sich selbst oder einem anderen Benutzer in der Gruppe zuzuweisen. 

Zusätzliche Informationen

Die zusätzlichen Informationen in diesem Bereich variieren je nach ausgewähltem Anfragetyp. Wenn zum Beispiel der Anforderer den Anfragetyp „Vertragsprüfung“ ausgewählt hat, können hier Informationen zum zu prüfenden Vertrag stehen, wie Vertragsart, Vertragswert und gewünschtes Abschlussdatum.

Tab „Dokumente“

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In diesem Tab befinden sich Dateien, die mit dem Intake verknüpft sind. Sie können Dokumente hinzufügen, bearbeiten, löschen, herunterladen, auschecken und einchecken.

Weitere Informationen zu Dokumenten finden Sie in diesem Thema.

Sie können verschiedene Aktionen durchführen.

Sie müssen Dokumentenbesitzer oder Dokumentenadministrator sein, um diese Aktionen auszuführen.

Aktion Beschreibung
Ordner verwalten Erstellen Sie hier Unterordner, um die Dokumente Ihres Intakes zu organisieren. Fahren Sie mit der Maus über den Stammordner, um ein Zahnradsymbol anzuzeigen, oder klicken Sie unten in der Spalte auf Ordner erstellen.
+Hinzufügen

Fügen Sie dem Intake ein Dokument hinzu.
Bearbeiten Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Details zu bearbeiten.
Kopieren

Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Kopie zu erstellen. 
Löschen Wählen Sie Ihr(e) Dokument(e) aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sie zu löschen.
Verschieben

Wählen Sie Ihr(e) Dokument(e) aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sie an einen anderen Ordner innerhalb des Intakes zu verschieben. Wählen Sie den Zielordner aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf Speichern.
Auschecken Wählen Sie ein Dokument, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um es auszuchecken. Von einem Benutzer ausgecheckte Dokumente können von anderen Benutzern nicht bearbeitet werden, bis sie wieder eingecheckt wurden.
Einchecken Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um es wieder einzuchecken.
Herunterladen Wählen Sie Ihr(e) Dokument(e) aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Kopie herunterzuladen.

Tab „Aufgaben“

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Im Tab „Aufgaben“ werden alle Aufgaben für ein Intake angezeigt. 

Weitere Informationen zu Aufgaben finden Sie in diesem Thema.

Klicken Sie auf einen Aufgabennamen, um eine Übersicht im Ausklappbereich zu sehen:

Aufgabenaktionen:

Schaltfläche Beschreibung
Aufgabe bearbeiten Wählen Sie eine Aufgabe aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Änderungen vorzunehmen.
Aufgabe löschen Wählen Sie eine oder mehrere Aufgaben aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sie zu löschen. Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe auswählen, werden auch abhängige Aufgaben gelöscht.
Aufgabe neu zuweisen Wählen Sie eine oder mehrere Aufgaben aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Besitzer neu zuzuweisen.
Status ändern Wählen Sie eine oder mehrere Aufgaben aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Status zu ändern.

Tab „Mitarbeiter“

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Im Tab „Mitarbeiter“ werden die Benutzer angezeigt, die dem Intake zugewiesen sind. Die aufgelisteten Benutzer haben Zugriff auf das Intake.

Mitarbeiter hinzufügen

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersichtsseite und klicken Sie auf den Tab Mitarbeiter.

  2. Klicken Sie auf +Hinzufügen. Das Fenster „Mitarbeiter hinzufügen“ wird angezeigt.

  3. Wählen Sie die Benutzer aus.

    Verwenden Sie den Office-Filter, um die Benutzerliste nach Büro zu sortieren.

  1. Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen.

Die Benutzer haben nun Zugriff auf das Intake.

Mitarbeiter entfernen

  1. Navigieren Sie zur Intake-Übersichtsseite und klicken Sie auf den Tab Mitarbeiter.
  2. Wählen Sie die Benutzer aus.
  3. Klicken Sie auf xEntfernen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Ja, entfernen.

Die ausgewählten Mitarbeiter werden aus dem Intake entfernt.

Alle Aufgaben, die dem/den entfernten Benutzer(n) zugewiesen sind, müssen neu zugewiesen werden.

Tab „Verlauf“

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Der Tab „Verlauf“ auf der Intake-Übersichtsseite zeigt die Historie aller Änderungen am Intake seit seiner Erstellung.

Im Tab „Verlauf“ werden folgende Informationen angezeigt:

Spalte Beschreibung
Ereignisbeschreibung Beschreibung der Änderung, die am Intake vorgenommen wurde.
Ereignisdatum Datum, an dem die Änderung erfolgte.
Initiiert von Welcher Benutzer die Änderung vorgenommen hat.
Details Weitere Details zur Änderung (z. B. E-Mail an Benutzer gesendet, um ihn über eine Zuweisung zu informieren).
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."