CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Contractworkflows

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

De pagina Workflows-beheer openen

Goedkeuringsworkflows bepalen hoe contracten door interne en externe goedkeuringsfasen gaan. Zodra deze workflows globaal zijn ingesteld, worden ze automatisch toegepast op basis van de keuzes op contractniveau.

Je moet de rol Beheerder onder Contracten hebben om de acties in deze sectie uit te voeren.

Voor CounselLink+ gebruikers:

  1. Klik op de optie Bedrijfsprofiel in het dropdownmenu onder je naam in de header.

  2. Klik op Workflows onder het gedeelte CLM-beheer in het QuickLinks-paneel.

    De pagina Workflows-beheer wordt weergegeven.

Voor niet-CounselLink+ gebruikers:

  1. Klik op Beheer in de zijbalk.

  2. Klik op het tabblad Workflows.

Goedkeuringsworkflows aanmaken of bewerken in CLM

Terug naar boven

  1. Doe een van het volgende:
    • Om een bestaande goedkeuringsworkflow te bewerken, klik je op de drie verticale puntjes aan het einde van de rij van de workflow en kies je Bewerken.
    • Om een nieuwe goedkeuringsworkflow aan te maken, klik je op +Nieuwe workflow en kies je Goedkeuring in het dropdownmenu.
  2. Selecteer gebruikers door ze toe te voegen aan de voorwaarden. Goedkeuringsworkflows hebben drie beschikbare voorwaarden:
    • Contractaanvraag
    • Voor onderhandeling
    • Voor ondertekening
  3. Klik op het plusteken naast de voorwaarde om een dropdownlijst te zien van gebruikers en teams die in jouw organisatie zijn aangemaakt. Je kunt uit de lijst kiezen of handmatig een e-mailadres invoeren.

  4. Optioneel: Geef een goedkeuringsvolgorde op. Als je Goedkeuringsvolgorde instellen selecteert, moeten de geselecteerde gebruikers voor die fase in de opgegeven volgorde goedkeuren.

  5. Optioneel: Selecteer Goedkeurders mogen aanpassen, zodat de Hoofdonderhandelaar de gebruikers of teams op contractniveau kan wijzigen. Je kunt ook een minimumaantal goedkeurders instellen dat moet goedkeuren voordat de workflow verder kan.

  6. Voer een naam in en vul de weergegeven velden in.
    • De velden hier verschillen afhankelijk van de configuratie van jouw organisatie. Velden met een rood sterretje zijn verplicht. De informatie die je in de velden van een goedkeuring invult, bepaalt wanneer deze wordt geactiveerd. De aangepaste velden die voor jouw organisatie zijn ingesteld, bepalen de beschikbare keuzes. Je kunt een goedkeuringsworkflow breed of juist heel specifiek maken.
    • Stel een minimum en maximumwaarde in, alleen een minimum zonder maximum, of laat dit veld leeg. Als je het leeg laat, geldt de workflow voor alle contractwaardes. De standaardvaluta is USD, maar je kunt indien nodig een andere kiezen.
  7. Klik op Opslaan.

Voorwaarden gebruiken in een goedkeuringsworkflow

Terug naar boven

Voorwaarden

Je kunt één, twee of alle drie de voorwaarden instellen binnen één workflow.

  • Groene indicatoren staan voor interne processen.
  • Paarse indicatoren staan voor externe acties (zoals onderhandelen of ondertekenen).

Als er meerdere goedkeurders zijn geselecteerd:

  • Met goedkeuringsvolgorde ingeschakeld ontvangt elke goedkeurder het verzoek na elkaar.

  • Zonder goedkeuringsvolgorde gebeurt goedkeuren gelijktijdig.

Als er geen goedkeurders vooraf zijn ingesteld:

  • De Hoofdonderhandelaar moet goedkeurders selecteren op contractniveau.

  • Het ingestelde minimumaantal moet worden gehaald.

Op contractniveau, als het minimumaantal goedkeurders op 1 staat, moet de Hoofdonderhandelaar minstens één gebruiker of team selecteren.

Gedrag op contractniveau

Wanneer een contract voldoet aan de workflowcriteria:

  • Er verschijnt een nieuwe Goedkeuringsfase.

  • Als Voor onderhandeling is geselecteerd, verschijnt Goedkeuring tussen Review en Onderhandeling.

  • Als Voor ondertekening is geselecteerd, verschijnt Goedkeuring tussen Onderhandeling en Ondertekening.

Om goedkeuring te starten:

  1. Klik op Goedkeuring.

  2. Klik op Volgende in het dialoogvenster.

  3. Klik op Goedkeuring starten.

Goedkeurders kunnen goedkeuren, afwijzen of de goedkeuring annuleren.

Voorwaarde contractaanvraag

Deze voorwaarde verschilt van de andere:

  • Er moet minstens één goedkeurder op het workflow-niveau zijn ingesteld.

  • Dit is de enige puur interne voorwaarde.

  • Goedkeurders kunnen niet worden aangepast op contractniveau.

Volgorde van goedkeuring en aanpassingen aan de volgorde blijven van toepassing.

Teams als goedkeurders

Als een team wordt geselecteerd:

  • Alle teamleden ontvangen de melding.
  • Slechts één teamlid hoeft goed te keuren om de workflow verder te laten gaan.

Een aanvrager-workflow instellen

Terug naar boven

Als er aanvragers zijn, moet er minimaal één routeringsworkflow voor aanvragen worden ingesteld.

Vereisten

  • Je moet de rol Beheerder onder Contracten hebben.
  • Je moet aangepaste aanvraagvelden hebben aangemaakt. Standaard aanvraagvelden bestaan niet.

Instructies

  1. Klik op +NIEUWE WORKFLOW op de pagina Workflows-beheer en kies Contractroutering. Het venster Routeringsworkflow verschijnt.
  2. Voer de naam van de workflow in.
  3. Klik op Veld toevoegen linksonder in het venster.

  4. Selecteer een veld uit de groep Aanvraagvelden. Dit is erg belangrijk, anders kunnen aanvragen niet worden ingediend.

  5. Kies de juiste waarde(n).

  6. Wijs een persoon toe in het veld Contract aangevraagd.

  7. Klik op Opslaan.

Testen

Log in als aanvrager en dien een aanvraag in met die veldwaarde (bijvoorbeeld een categorie). Krijg je een foutmelding, controleer dan of de aanvraagvelden en routeringsvoorwaarden correct zijn ingesteld.

Een goedkeuringsworkflow voor contractaanvragen instellen

Terug naar boven

De goedkeuringsworkflow voor contractaanvragen zorgt ervoor dat een aangewezen goedkeurder de aanvraag ontvangt voordat deze naar de Hoofdonderhandelaar wordt doorgestuurd.

Zorg ervoor dat de routeringsvelden voor aanvragen correct zijn ingesteld voordat je deze workflow aanmaakt. Het is aan te raden om contact op te nemen met LexisNexis support voor het instellen van aangepaste velden.

Een goedkeuringsworkflow voor contractaanvragen aanmaken

  1. Klik op +NIEUWE WORKFLOW op de pagina Workflows-beheer en kies Contractroutering. Het venster Routeringsworkflow verschijnt.
  2. Selecteer Goedkeuring in het dropdownmenu.
  3. In het venster Goedkeuringsworkflow:
    • Geef de naam van de workflow op
    • Kies de juiste standaardvelden (contractcategorie, contracterende afdeling, enz.)
    • Selecteer indien nodig het contractwaardebereik
    • Voeg indien nodig aangepaste velden toe. Klik op +Veld toevoegen om te selecteren.
  4. Klik op Contractaanvraag.

  5. Optioneel: Stel de goedkeuringsvolgorde in voor gebruikers.

    Standaard is de goedkeuring gelijktijdig.

  6. Selecteer individuele gebruiker(s) of team(s).

    Als je voor opeenvolgende goedkeuring hebt gekozen, kun je namen verslepen om de volgorde te wijzigen.

  7. Klik op Opslaan.

Goedkeuringsproces voor contractaanvragen

Zodra je goedkeuring is ingesteld, ontvangen de aangewezen goedkeurder(s) e-mails wanneer er een bijpassend verzoek wordt ingediend. De meldingen bevatten een beveiligde link naar het contractverzoek.

Nadat de goedkeurder het verzoek heeft beoordeeld, kan deze:

  • Het verzoek goedkeuren: Zowel de aanvrager als de toegewezen hoofdonderhandelaar ontvangen een e-mailmelding. Het contractverzoek wordt automatisch doorgestuurd naar de hoofdonderhandelaar.
  • Het verzoek afwijzen: De aanvrager ontvangt een afwijzingsmelding en het verzoek wordt geannuleerd.

Voor opeenvolgende goedkeuring:

  • De eerste goedkeurder moet goedkeuren voordat de volgende wordt geïnformeerd.

  • Als het verzoek wordt afgewezen, worden de volgende goedkeurders niet geïnformeerd.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel de originele Engelse versie."