CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Contractsjablonen

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Toegang tot de beheerpagina's voor sjablonen en bundels

Als CLM-beheerder kun je vooraf gemaakte contractsjablonen instellen die gebruikers kunnen selecteren bij het aanmaken van een contract. Bundels bevatten meerdere sjablonen.

Je moet de rol CLM Admin hebben om contractsjablonen en bundels te kunnen maken en bewerken.

Voor CounselLink+ gebruikers:

  1. Klik op de optie Bedrijfsprofiel in het dropdownmenu onder je naam in de header.

  2. Klik op Sjablonen of Bundels onder het gedeelte CLM-beheer in het QuickLinks-paneel.

Voor niet-CounselLink+ gebruikers:

Klik op Sjablonen in de zijbalk. Om Bundels te openen, klik je op het tabblad Bundels.

Sjablonen aanmaken in CLM

Terug naar boven

  1. Klik op +NIEUW SJABLOON op de beheerpagina voor sjablonen. Het venster Sjablonen toevoegen verschijnt.

  2. Klik op Sjablonen uploaden en selecteer je bestand. Alle Microsoft-bestandstypen worden ondersteund.

  3. Klik op Openen. Het bestand wordt toegevoegd aan je sjablonenlijst.

    Toegevoegde sjablonen zijn pas beschikbaar nadat je ze publiceert.

  4. Klik op de naam van het sjabloon.

  5. Formatteer het document indien nodig. Zie het onderstaande gedeelte voor meer informatie over opmaakopties.
  6. Klik op Publiceren.

Het sjabloon is nu beschikbaar om te selecteren bij het aanmaken van een contract.

Opmaakopties voor contractsjablonen

Terug naar boven

Best practices

  • Gebruik het nieuwste Microsoft Word-formaat: .DOCX
  • Als er opmaakproblemen zijn, plak de inhoud dan eerst in een eenvoudige teksteditor (zoals Kladblok) om achtergrondopmaak te verwijderen, en plak het daarna in een nieuw Word-document
  • Sla op als Rich Text-indeling
  • Herformatteer tabellen indien nodig

Over sjabloonvelden

In de bovenste navigatiebalk zijn er vijf soorten velden die je aan je sjablonen kunt toevoegen. Plaats de cursor waar je het veld wilt invoegen in het sjabloon en kies een van de volgende opties:

Veldtype Beschrijving
Veld Vrij in te vullen veld dat wordt ingevuld tijdens het genereren van het contract.
Automatisch gegenereerde reeks Automatisch gegenereerd nummer (handig voor contract-ID's of factuurnummers).
Smart Field Vooraf gedefinieerd aangepast veld dat wordt gevuld met contractinformatie of Salesforce-gegevens.
Smart Field tegenpartij Automatisch ingevuld, op de tegenpartij afgestemd aangepast veld.
Afbeeldingsveld Wordt gebruikt om afbeeldingen zoals logo's toe te voegen.

Nadat je een optie hebt gekozen, verschijnt er een venster:

  • Voer een veldnaam in.

  • Markeer het als Vereist indien nodig (verplichte velden moeten worden ingevuld voordat het contract wordt gegenereerd).

  • Klik op OK.

Sjabloonopties (verticaal beletseltekenmenu)

Via het sjabloonoptiesmenu kun je:

  • Selecteer Sjablooninfo om matchcriteria in te stellen (zoals contracttype, afdeling).

  • Download een kopie van het sjabloon.

  • Verwijder het sjabloon.

Als je een sjabloon verwijdert, wordt deze permanent verwijderd. Er blijft geen informatie bewaard.

Sjabloonbundels in CLM

Terug naar boven

Sjabloonbundels groeperen meerdere sjablonen om samen te gebruiken.

Voordelen van bundelen:

  • Consistentie: Zorgt ervoor dat gerelateerde documenten dezelfde opmaak volgen.

  • Efficiëntie: Je hoeft niet meer naar losse sjablonen te zoeken.

  • Compliance: Helpt om juridische of regelgevende standaarden in alle documenten te waarborgen.

Bij het aanmaken van een contract verschijnen bundels in de selectielijst, herkenbaar aan een bundelpictogram en een beschrijving van het aantal documenten. Alle documenten in de bundel worden geüpload als onderdeel van het nieuwe, lopende contract.

Een sjabloonbundel aanmaken

Terug naar boven

  1. Ga naar de beheerpagina voor bundels.
  2. Klik op + NIEUWE BUNDEL. Het venster Bundel aanmaken verschijnt.
  3. Voer een naam in voor de bundel.
  4. Selecteer sjablonen om toe te voegen via het dropdownmenu.
  5. Klik op VOLGENDE.
  6. Vul alle verplichte velden in en voeg eventueel een beschrijving toe.
  7. Geef aan of de bundel beschikbaar moet zijn bij contractaanvragen.
  8. Geef aan of je wilt dat de bundel direct na aanmaak wordt gepubliceerd.
  9. Klik op AANMAKEN.

Als je een bundel wilt verwijderen, klik je op de drie puntjes aan het einde van de bundelregel en kies je Verwijderen.

Via de drie puntjes kun je ook Bundelinfo selecteren. Het informatievenster voor de bundel wordt dan weergegeven.

Contractbundels bekijken en bewerken

Terug naar boven

  1. Klik op de naam van de bundel op de beheerpagina voor sjablonen.

  2. Er zijn twee tabbladen beschikbaar:

    • Sjablonen – Pas de opgenomen sjablonen aan.

    • Informatie – Bewerk metadata en beschrijvingen.

  3. Klik op Opslaan nadat je wijzigingen hebt aangebracht.

Practical Guidance gebruiken om contractsjablonen te maken

Terug naar boven

Als jouw organisatie CounselLink+ heeft, kun je gebruikmaken van de LexisNexis® Practical Guidance-functie. Hiermee kun je zoeken in een database met vooraf gemaakte sjablonen. Je kunt deze sjablonen vervolgens opmaken en aanpassen aan de behoeften van jouw bedrijf.

Gebruikers moeten zijn toegevoegd in het LexisNexis® Account Center en je organisatie moet een abonnement hebben op Practical Guidance.

  1. Ga naar de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Selecteer Templates onder het QuickLinks-paneel.

  3. Klik op het tabblad Praktische Gids. De zoekpagina voor Praktische Gids wordt weergegeven.

  4. Voer een zoekterm in om gerelateerde templates te vinden. Praktische Gids bevat negen hoofdgebieden van het recht waarin je kunt zoeken:
    • Vastgoed
    • Arbeid & Werkgelegenheid
    • Intellectueel Eigendom & Technologie
    • Verzekeringen
    • Financiën
    • Regulering Financiële Diensten
    • Vennootschapsrecht en Fusies & Overnames
    • Commerciële Transacties
    • Kapitaalmarkten & Corporate Governance

  5. Klik op het zoekpictogram. De resultaten worden weergegeven.

  6. Klik op een templatenaam om de inhoud te bekijken.
  7. Nadat je het template hebt bekeken, heb je drie opties:
    • Sluiten: Terugkeren naar de zoekresultaten.
    • Downloaden: Lokaal opslaan, bewerken en later uploaden.
    • Importeren: Direct toevoegen aan Templates (moet nog gepubliceerd worden voor gebruik).
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."