CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

CLM-gebruikers en -rollen

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Rollen in CLM

CLM-toegang bestaat uit twee delen: wat een gebruiker kan doen en wat een gebruiker kan zien.

  • Systeemrollen bepalen de basisrechten in CLM-beheer.
  • Documentrollen gelden alleen binnen een specifiek contract of document.
  • Toegangsfilters kunnen de zichtbaarheid verder beperken op basis van waarden zoals Regio, Contractcategorie, Afdeling, Contractland en Contractentiteit.

Een gebruiker kan toestemming hebben om in CLM te werken, maar alleen de contracten zien die passen bij hun toegewezen toegang.

Roloverzicht

Contract Lifecycle Management (CLM) gebruikt de volgende rollen:

Rol Beschrijving
Hoofdonderhandelaar

Voert actief onderhandelingen en zorgt dat contracten vooruitgaan. Standaard kunnen hoofdonderhandelaars alleen contracten zien die ze zelf hebben aangemaakt.

Mogelijkheden:

  • Gebruikers uitnodigen voor contractdocumenten

  • Redlines accepteren

  • Onderhandelingen voeren

  • Contracten door de verschillende fases leiden
Contractmanager

Beheert ondertekende contracten en houdt contractgegevens bij. Standaard kunnen zij alleen contracten bekijken en bewerken die ze zelf hebben toegevoegd, tenzij gecombineerd met een Viewer-rol.

Mogelijkheden:

  • Contractinformatie bijwerken
  • Ondertekende contracten toevoegen
Viewer en Viewer Plus

Gebruikers die alleen inzage nodig hebben, zonder onderhandelingsrechten.

  • Viewer geeft alleen-lezen toegang tot alle bedrijfscontracten of een gedefinieerde subset.
  • Viewer Plus geeft inzage en downloadrechten tot alle bedrijfscontracten of een gedefinieerde subset.
Aanvrager

Kan contractaanvragen aanmaken en bewerken totdat deze worden omgezet in contracten.

  • Na omzetting kan de aanvrager het contract of de documenten niet meer bewerken.

  • Ziet alleen aanvragen die ze zelf hebben aangemaakt en de contracten die daaruit voortkomen.
Beheerder

Gebruikers die CLM configureren. Zij kunnen het volgende beheren:

  • Velden

  • Integraties

  • Workflows

  • Templates

Documentrollen

Documentrollen verschillen van systeemrollen.

  • Lead beheert de onderhandelingen over het document. Leads kunnen gebruikers uitnodigen voor het document, interne en externe discussies starten, voorgestelde tekstwijzigingen accepteren en discussies afsluiten.
  • Reviewer beoordeelt en geeft commentaar zonder de onderhandelingen te leiden. 

Gebruik documentrollen als iemand toegang nodig heeft tot een specifiek contract, niet tot bredere toegang binnen CLM.

Rollen combineren

Rollen kunnen gecombineerd worden om toegang uit te breiden.

  • Hoofdonderhandelaar + Viewer geeft een onderhandelaar inzage in contracten die hij/zij niet zelf heeft aangemaakt.
  • Hoofdonderhandelaar + Viewer Plus voegt downloadrechten toe.
  • Contractmanager + Viewer of Viewer Plus geeft inzage in meer contracten dan alleen de zelf toegevoegde.
  • Hoofdonderhandelaar + Beheerder of Contractmanager + Beheerder geeft configuratierechten. 

Een gebruiker toevoegen in CLM

Terug naar boven

Je kunt gebruikers toevoegen, systeemrollen toewijzen en contracttoegang instellen.

Documentrollen die binnen een specifiek contract worden toegekend, verschillen van systeemrollen die in CLM-beheer worden toegekend.

Toegang tot contracten kan ook worden geregeld op basis van:

  • Regio
  • Contractcategorie
  • Afdeling
  • Contractland
  • Contractentiteit

  1. Klik op +Gebruiker toevoegen bovenaan de pagina Gebruiker zoeken. Zie dit onderwerp voor meer informatie over het toevoegen van een nieuwe gebruiker.

    Of bewerk een bestaande gebruiker via Rollen bewerken op hun gebruikersprofielpagina.

  2. Voer in het venster Nieuwe gebruiker toevoegen de gegevens van de gebruiker in. Of, als je een gebruiker bewerkt, maak de gewenste keuzes.

  3. Selecteer de juiste rol(len).
  4. Klik op Bijwerken.

Nadat rollen zijn toegekend, ontvangen gebruikers een e-mailmelding met een beveiligde inloglink.

Gebruikersrollen opnieuw toewijzen in CLM

Terug naar boven

Als je een gebruiker deactiveert, moet je mogelijk hun contractverantwoordelijkheden opnieuw toewijzen.

  1. Zoek de gebruiker op.
  2. Open het tabblad Rollen op hun gebruikersprofielpagina.

  3. Klik op Verantwoordelijkheden delegeren onder het gedeelte Contractverantwoordelijkheden.

    De pagina Contractverantwoordelijkheden delegeren wordt weergegeven.

  4. Selecteer een vervangende gebruiker of team uit de lijst. Klik op het informatie-icoon om te zien welke rollen worden overgedragen.

  5. Optioneel: Klik op Contract bekijken om de betreffende contracten te zien.

  6. Klik op Opslaan.

CLM-teams aanmaken en bewerken

Terug naar boven

Een team bestaat uit twee of meer CLM-gebruikers die samen zijn gegroepeerd. Teams kunnen:

  • Meldingen ontvangen
  • Deelnemen aan contractrouting of goedkeuringsworkflows
  • Uitgenodigd worden als reviewers of leads op contracten

Je kunt teams aanmaken of bewerken via het tabblad Teams op de beheerpagina.

Je hebt de rol CLM-beheerder nodig om teams aan te maken of te bewerken.

Een nieuw team aanmaken

  1. Klik op + Nieuw team. De pagina Team bewerken wordt weergegeven.

  2. Voer een naam in voor het team.
  3. Optioneel: Voeg een beschrijving toe voor het team.
  4. Klik op +Leden toevoegen om gebruikers te zoeken en toe te voegen. Je kunt kiezen uit de lijst of een specifiek e-mailadres typen.
  5. Klik op Toevoegen.
  6. Klik op Opslaan.

Een bestaand team bewerken

  1. Klik op de naam van het team in de lijst.
  2. Pas indien nodig de teamnaam of beschrijving aan.
  3. Voer een van de volgende acties uit:
    • Lid toevoegen
      1. Klik op +Leden toevoegen. Het venster Leden toevoegen verschijnt.
      2. Selecteer een of meer gebruikers.
      3. Klik op Toevoegen.
    • Lid verwijderen
      • Klik op de drie verticale stippen aan het einde van de rij van de gebruiker.
      • Klik op Verwijderen.
  4. Klik op Opslaan.

Veelgestelde vragen en probleemoplossing

Terug naar boven

Waarom kan een gebruiker een contract niet zien?

Controleer deze drie punten:

  1. Hebben ze de juiste systeemrol?
  2. Zijn ze toegevoegd met de juiste documentrol, als de toegang contractspecifiek is?
  3. Staan hun toegangsfilters toe dat ze dat contract zien? CLM-toegang kan worden beperkt op basis van Regio, Contractcategorie, Afdeling, Contractland en Contractentiteit. 

Wat is het verschil tussen een systeemrol en een documentrol?

Een systeemrol bepaalt wat een gebruiker in CLM kan doen. Een documentrol bepaalt wat iemand binnen een specifiek contract of document mag doen. CLM ziet deze expliciet als verschillende soorten toegang.

Wanneer moet ik rollen combineren?

Combineer rollen als een gebruiker meer inzage nodig heeft dan hun basisrol biedt. Bijvoorbeeld: een contractmanager die meer contracten moet zien dan alleen de zelf toegevoegde, moet ook een Viewer-rol krijgen.

Wanneer gebruik ik een team in plaats van mensen één voor één toe te voegen?

Gebruik een team als dezelfde groep regelmatig meldingen, goedkeuringsrondes of reviewer/lead-toegang tot contracten nodig heeft.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."