Dit artikel behandelt het volgende:
- Facturen efficiënt beoordelen
- Workflow-acties gebruiken
- Kostenposten efficiënt beoordelen
- Aanpassingen en signaleringen beoordelen
Facturen efficiënt beoordelen
In de basis houdt het beoordelen van facturen in dat je kostenpost-niveau aanpassingen en signaleringen bekijkt en deze vervolgens accepteert, wijzigt of omzet als dat nodig is.
Gebruik de beschikbare tools in CounselLink om je beoordelingsproces te versnellen:
- Je startpagina instellen: Pas de informatietegels op je startpagina aan en krijg snel toegang tot de filters van Factuur Zoeken via het Facturatiepaneel.
- Opgeslagen weergaven gebruiken: Sla veelgebruikte zoekinstellingen voor facturen op om zoektijd te verkorten en rapportages te vereenvoudigen.
- Kostenposten groeperen en filteren: Groepeer en filter kostenposten op facturen om vergelijkbare items samen te beoordelen.
- Factuuraggregaties: Gebruik factuuraggregaties om patronen in een factuur te herkennen voordat je individuele kostenposten bekijkt.
Voor extra training kun je de gratis cursus volgen over werken met facturen in CounselLink. De cursus behandelt de workflow van facturen, het zoeken naar facturen en het efficiënt beoordelen van facturen.
Workflow-acties gebruiken
Workflow is het aangepaste proces dat jouw organisatie gebruikt om facturen te beoordelen en goed te keuren. Dit bepaalt hoe facturen tussen medewerkers worden doorgestuurd en of er meerdere beoordelingsrondes nodig zijn voordat een factuur wordt goedgekeurd voor betaling.
Gebruik de workflow-knoppen wanneer je:
- Een beoordeling afrondt
- Een factuur afwijst
- Een factuur aan een andere gebruiker toewijst
Je rol en positie in de workflow bepalen welke knoppen je ziet.
De workflow-knoppen staan onderaan de overzichtspagina van de factuur.
Je kunt deze knoppen ook gebruiken vanaf de Factuur Zoeken-pagina om acties in bulk uit te voeren.
Veelvoorkomende workflow-opties
De exacte tekst op jouw workflow-knoppen kan afwijken.
| Knop | Actie |
|---|---|
| Beoordeling afronden | Stuur de factuur door naar de volgende beoordelaar in de workflow. |
| Factuur goedkeuren | Keur een factuur goed. Dit is de laatste stap voor betaling. Je ziet deze optie alleen als je de juiste bevoegdheid hebt om een factuur goed te keuren. |
| Factuur afwijzen |
Stuur de factuur terug naar het advocatenkantoor. Je moet een reden voor afwijzing opgeven. |
| Toewijzen aan |
Toont een lijst met gebruikers binnen je organisatie die toegang hebben tot facturen. Selecteer een naam of gebruik de zoekbalk bovenaan het venster. |
| Workflow-acties |
Toont opties om de factuur naar een andere workflowfase te sturen. Deze knop is alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol Workflowbeheerder. |
Kostenposten efficiënt beoordelen
Als factuurbeoordelaar beoordeel je gespecificeerde kostenposten die door het advocatenkantoor zijn ingevoerd. Aanpassingen en signaleringen kunnen op individuele kostenposten verschijnen en je moet deze beoordelen voordat je de factuur naar de volgende workflowfase stuurt.
Na automatische validatie verschijnen facturen op de pagina Factuur Zoeken voor handmatige beoordeling. Wanneer je een factuur opent, kies je het tabblad Kostenposten om de regels te bekijken.
Gebruik de zoek-, groepeer- en filterfuncties binnen het tabblad Kostenposten om tijd te besparen.
Vergelijkbare kostenposten vinden
Als een factuur veel vergelijkbare kostenposten bevat, kun je op trefwoord zoeken om ze gezamenlijk te beoordelen en aan te passen.
Snel aan de slag
Selecteer Kostenpostomschrijving in het eerste veld.
Kies een operator (bijv. Bevat, Is gelijk aan, Bevat niet).
Voer een trefwoord in (bijv. reizen, kopiëren, overleg).
De lijst met kostenposten wordt bijgewerkt. Klik op Resetten om de zoekopdracht te wissen.
Groeperen op vorige beoordelaar
Door kostenposten te groeperen op beoordelaar zie je welke posten zijn aangepast door een vorige beoordelaar (inclusief systeemgegenereerde aanpassingen).
Snel aan de slag
- Klik op Aangepast door in de keuzelijst onder het veld Groeperen op.
Kostenposten worden gegroepeerd op de laatste gebruiker die ze heeft aangepast.
Alleen aangepaste kostenposten bekijken
Je kunt filteren om alleen kostenposten te tonen die zijn aangepast door het systeem of een vorige beoordelaar.
Snel aan de slag
Selecteer in het veld Filteren op de optie Aangepast onder het gedeelte Kostenpostproblemen.
Klik op Toepassen.
De lijst wordt bijgewerkt en toont alleen aangepaste kostenposten.
Bekijken op regelovertreding
Je kunt kostenposten filteren op specifieke regel-overtredingen om vergelijkbare problemen samen te beoordelen.
Snel aan de slag:
Selecteer in het veld Filteren op een specifieke regel-overtreding onder Kostenpostproblemen.
Klik op Toepassen.
De lijst wordt bijgewerkt en toont alleen kostenposten die horen bij de geselecteerde regel-overtreding.
Aanpassingen en signaleringen beoordelen
Aanpassingen en signaleringen kunnen op kostenposten verschijnen. Deze worden toegevoegd door automatische validatie of door een vorige beoordelaar.
- Rode indicatoren geven aanpassingen aan.
- Blauwgroene indicatoren geven signaleringen aan.
- Aanpassingen zijn verminderingen van kostenposten die zijn toegepast door automatische regelvalidatie of door een vorige interne beoordelaar. Als de aanpassing terecht is, laat je deze staan—de vermindering blijft dan van kracht. Wil je deze negeren, klik dan op het omzet-icoon om het te veranderen in een signalering. Je kunt ook het aanpassingsbedrag wijzigen om de kostenpost gedeeltelijk te verminderen.
- Signaleringen geven mogelijke problemen aan die zijn vastgesteld door regels of eerdere beoordelaars. Als het gesignaleerde probleem niet van toepassing is, laat je de signalering staan—er wordt dan geen vermindering toegepast. Is het probleem wel geldig, klik dan op het omzet-icoon om de signalering om te zetten in een aanpassing, waarmee een vermindering wordt toegepast.
Bij het beoordelen van kostenposten heb je twee hoofdopties:
Geen actie ondernemen – Laat de kostenpost en eventuele aanpassingen/signaleringen ongewijzigd als deze acceptabel zijn.
Een aanpassing maken – Pas de kostenpost aan als er bijzondere omstandigheden zijn of zet signaleringen om in aanpassingen.
Na het afronden van je beoordeling van de kostenposten, ga je verder met de juiste workflow-actie.