Dit artikel behandelt het volgende:
- Vlaggen beoordelen
- Aanpassingen toevoegen via het tabblad Samenvatting
- Handmatige aanpassingen of vlaggen toevoegen
- Vlaggen en aanpassingen bewerken
- Een aanpassing bewerken via het tabblad Samenvatting
- Een aanpassing verwijderen via het tabblad Samenvatting
- Geschiedenis van kosten bekijken
Vlaggen beoordelen
Zodra je je factuur hebt gevonden om te beoordelen, begin je met het bekijken van eventuele vlaggen die zijn aangemaakt tijdens de automatische controle of door een eerdere beoordelaar. Je kunt vlaggen bekijken via het tabblad Kosten of het tabblad Samenvatting op de overzichtspagina van de factuur.
Alle wijzigingen die je in deze fase aanbrengt, zijn vertrouwelijk. Het advocatenkantoor ziet de vlaggen of aanpassingen niet.
- Ga naar het tabblad Kosten op de overzichtspagina van je factuur.
-
Zoek vlaggen door door de kosten te scrollen of ze te sorteren.
- Zet een vinkje bij de vlag(gen) die je wilt bewerken.
-
Nadat je een of meer vlaggen hebt geselecteerd, heb je de volgende opties:
Deze acties zijn alleen beschikbaar voor de huidige eigenaar van de factuur (bovenaan de pagina weergegeven). Als een andere gebruiker vlaggen moet beoordelen of aanpassen, wijs de factuur dan eerst opnieuw toe.
-
Omzetten van de vlag naar een aanpassing. Klik op het pijltjes-icoon
naast de vlag of op de knop Omzetten bovenaan de lijst met kosten. De vlag wordt een aanpassing en het bedrag wordt automatisch bijgewerkt.
-
Bewerken van de vlag. Klik op het potlood-icoon
naast de vlag of op de knop Aanpassingen bewerken bovenaan de lijst met kosten. Het venster Aanpassing bewerken wordt geopend.
-
Verwijderen van de vlag. Klik op het prullenbak-icoon
naast de vlag of op de knop Aanpassingen verwijderen bovenaan de lijst met kosten. De vlag wordt verwijderd van de factuur.
Vermijd het verwijderen van vlaggen. Omdat ze niet zichtbaar zijn voor het advocatenkantoor en geen invloed hebben op het factuurtotaal tenzij ze worden omgezet, kan het handig zijn ze te bewaren voor later.
-
Omzetten van de vlag naar een aanpassing. Klik op het pijltjes-icoon
Na het aanbrengen van wijzigingen wordt het bedrag automatisch bijgewerkt. De vlag of aanpassing geeft de handmatige wijziging weer. Je kunt details bekijken in de Kostengeschiedenis.
Aanpassingen toevoegen via het tabblad Samenvatting
In sommige gevallen moet je de hele factuur aanpassen in plaats van individuele kosten.
Voorbeeld: Als je een afgesproken korting van 15% hebt, maar de factuur slechts 10% laat zien, kun je de resterende 5% via het tabblad Samenvatting toepassen.
Meerdere aanpassingen van hetzelfde type kunnen aan een factuur worden toegevoegd.
- Klik op het tabblad Alles of Samenvatting op de overzichtspagina van de factuur.
- Klik op +Factuur aanpassen in het gedeelte Factuursamenvatting. Het venster Factuur aanpassen wordt geopend.
-
Kies in het gedeelte Nieuwe aanpassing de juiste waarden voor de onderstaande velden.
Veld Beschrijving Type aanpassing
Selecteer in de keuzelijst een van de volgende opties:
Honoraria: - Om honoraria aan te passen.
Kosten: - Om onkosten aan te passen.
Totaal: - Om het totale factuurbedrag aan te passen.
Verminderen met
Voer een vast bedrag in (mag niet hoger zijn dan het netto factuurbedrag).
-
Of voer een percentage in (moet tussen 0 en 100 liggen).
Totale aanpassingen moeten op percentage zijn gebaseerd.
Te betalen Selecteer een nieuw totaalbedrag om te betalen. Het systeem past automatisch de bijbehorende waarde bij Verminderen met aan.
Notitie
Voer een toelichting in. Deze notitie verschijnt in de kolom Factuuraanpassing op het tabblad Samenvatting.
-
Klik op Opslaan.
De aanpassing verschijnt als een aparte regel onder het factuurtotaal in het gedeelte Factuursamenvatting.
Handmatige aanpassingen of vlaggen toevoegen
Het kan nodig zijn om tijdens de beoordeling van een factuur een handmatige aanpassing of vlag toe te voegen als er bijzondere omstandigheden zijn.
Bijvoorbeeld: een voorbereidingskost lijkt buitensporig, maar is technisch gezien geen overtreding van een regel. Je kunt dan een handmatige aanpassing of vlag toevoegen voor verdere beoordeling.
Een aanpassing toevoegen via het tabblad Kosten
- Klik op het tabblad Kosten op de overzichtspagina van de factuur.
-
Zoek de betreffende kost.
-
Klik op Aanpassen. Het venster Kost aanpassen wordt geopend.
-
Vul de velden in waar nodig.
Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
Veld Beschrijving Regel* Selecteer de toepasselijke vlag. +Notities toevoegen Voeg interne notities toe of notities die zichtbaar zijn voor het advocatenkantoor (max. 1024 tekens). Beschrijving* Toont de standaardregelbeschrijving; pas aan indien nodig. Eenheden Pas de tijd aan die de tijdschrijver aan de betreffende taak heeft besteed. Het veld Te betalen na aanpassing wordt automatisch bijgewerkt. Tarief Pas het tarief aan dat hoort bij de tijdschrijver. Het veld Te betalen na aanpassing wordt automatisch bijgewerkt. Percentage Pas het kortingspercentage aan dat bij de kost hoort. Het veld Te betalen na aanpassing wordt automatisch bijgewerkt. Bedrag Pas het te betalen bedrag voor de kost aan. Het veld Te betalen na aanpassing wordt automatisch bijgewerkt. - Klik op Aanpassen om een aanpassing te maken of op Vlag om de aanpassing als vlag toe te voegen.
De aanpassing of vlag wordt toegevoegd aan de factuur.
Vlaggen en aanpassingen bewerken
Je kunt vlaggen of aanpassingen bewerken voordat je ze accepteert of een vlag omzet in een aanpassing.
Als je meerdere items selecteert, moet je ofwel alleen vlaggen of alleen aanpassingen selecteren. Beide tegelijk selecteren geeft een foutmelding.
Vlaggen bewerken
-
Klik op het bewerk-icoon
. Of, om meerdere vlaggen te bewerken, zet een vinkje naast de gewenste vlaggen. Klik op de knop Aanpassingen bewerken
.
Het venster Aanpassing bewerken wordt geopend.
- Bewerk de velden waar nodig.
- Klik op Opslaan.
Een aanpassing bewerken via het tabblad Samenvatting
Je kunt aanpassingen op factuurniveau bewerken via het tabblad Samenvatting (indien aanwezig).
- Op het tabblad Samenvatting van de pagina Factuuroverzicht.
-
Klik op Factuuraanpassing bewerken. De pagina Factuuraanpassingen bewerken wordt weergegeven.
- Klik op het potloodicoon naast de aanpassing.
-
Pas het bedrag van de aanpassing aan in dollars of als percentage.
- Pas indien nodig de omschrijving aan.
- Klik op Opslaan.
- Herhaal deze stappen indien nodig.
- Klik op Opslaan.
Het tabblad Samenvatting wordt weergegeven met de bijgewerkte informatie.
Een factuuraanpassing verwijderen vanaf het tabblad Samenvatting
Je kunt indien nodig aanpassingen op factuurniveau verwijderen.
- Klik op het tabblad Samenvatting op de pagina Factuuroverzicht.
-
Klik op Factuuraanpassing verwijderen. De pagina Factuuraanpassingen verwijderen wordt weergegeven.
- Zet een vinkje naast de aanpassing(en).
- Klik op Opslaan.
Het tabblad Samenvatting wordt weergegeven met de bijgewerkte informatie.
Geschiedenis van kosten bekijken
Met de functie Kostenhistorie kun je eerdere acties op een kost bekijken, zoals regelwijzigingen en aanpassingen.
- Klik op het tabblad Kosten op de pagina Factuuroverzicht.
-
Klik op het boekicoon naast het kostenummer.
Het venster Kostenhistorie wordt weergegeven.
-
Standaard worden wijzigingen getoond van oud naar nieuw. Klik op het pijltje naast de kolom Datum/Tijd om van nieuw naar oud te sorteren.
Kolom Beschrijving Datum/Tijd De datum en tijd waarop de wijziging is doorgevoerd. Huidige regel De regel die van kracht was op het moment van de wijziging. Als een regel wordt aangepast, wordt deze kolom bijgewerkt naar de nieuwe regel. Actie De bewerking die is uitgevoerd (bijv. Aanpassing toegevoegd, Vlag bewerkt) Bedrag Het bedrag dat is gewijzigd bij een kost. Bedragen tussen haakjes zijn afgetrokken bedragen. Gebruiker Naam van de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd, of Systeem als de wijziging tijdens de validatie is uitgevoerd. Beschrijving Een omschrijving van de wijziging. Als een regel is aangepast, wordt hier zowel de oorspronkelijke als de nieuwe regel getoond.