Dit artikel behandelt het volgende:
Inzicht in factuurbezwaren/opties
Nadat je een factuur hebt goedgekeurd en betaald, kan het advocatenkantoor bezwaar maken tegen aangepaste kosten. Er zijn drie mogelijke manieren om met factuurbezwaren om te gaan. Jouw organisatie bepaalt welke bezwaaropties beschikbaar zijn voor de advocatenkantoren waarmee je samenwerkt.
Je moet de rol Workflowbeheerder hebben om een eerdere goedkeuring te verwijderen en een betwiste factuur opnieuw te laten beoordelen.
1. Vraag om een tweede factuurbeoordeling (Goedkeuren en nieuwe cyclus)
Aanbevolen werkwijze (indien ingesteld voor jouw organisatie).
In dit scenario:
De factuur wordt aangepast, goedgekeurd en betaald.
Als het advocatenkantoor het niet eens is met de aanpassingen, nemen ze contact met je op om de betwiste kostenposten te bespreken.
Als je betalingssysteem meerdere betalingen onder hetzelfde factuurnummer toestaat, kun je het beoordelingsproces opnieuw starten.
Je bekijkt de betwiste kostenposten opnieuw en kunt op basis van de uitkomst een extra betaling doen.
Sommige organisaties beperken het aantal bezwaarcycli per factuur.
2. Advocatenkantoor dient een nieuwe factuur in met betwiste kosten
In dit scenario:
Je beoordeelt de originele factuur, past deze aan, keurt hem goed en betaalt het aangepaste bedrag.
Als het advocatenkantoor het niet eens is met de aanpassingen, nemen ze contact met je op om de betreffende kostenposten te bespreken.
Als je akkoord gaat met een wijziging, vraag je het advocatenkantoor om een nieuwe factuur in te dienen met alleen de betwiste kosten.
De nieuwe factuur wordt apart beoordeeld en goedgekeurd.
3. Gezamenlijke Beoordeling
Met Gezamenlijke Beoordeling kun je aangepaste facturen terugsturen naar het advocatenkantoor voor beoordeling voordat deze definitief worden goedgekeurd en betaald. Deze optie helpt om bezwaren na betaling te voorkomen.
In deze workflow:
Aangepaste facturen worden tijdens de beoordeling teruggestuurd naar het advocatenkantoor.
Het advocatenkantoor kan specifieke aanpassingen accepteren of betwisten.
Er verschijnt een Beoordeling vereist-link in het gedeelte Facturen van het facturatiepaneel voor toegewezen gebruikers van het advocatenkantoor.
Alle geschillen worden opgelost voordat de factuur wordt goedgekeurd.
Als er na betaling toch problemen ontstaan, kun je een van de andere hierboven beschreven bezwaaropties gebruiken.
Als je Gezamenlijke Beoordeling niet ziet, is deze optie niet ingeschakeld voor jouw organisatie.
Gezamenlijke Beoordeling
Sommige organisaties staan Gezamenlijke Beoordeling toe bij factuuraanpassingen. Zodra je de factuur hebt aangepast, wordt deze teruggestuurd naar het advocatenkantoor. Zij beoordelen de factuur en accepteren of betwisten de aanpassingen.
Als je deze optie niet ziet, is Gezamenlijke Beoordeling niet ingeschakeld voor jouw account.
Bezwaren van advocatenkantoren beoordelen
-
Klik op de link in je e-mail. De pagina Factuuroverzicht wordt weergegeven.
- Klik op het tabblad Kosten.
-
De acties van het advocatenkantoor verschijnen bij elke kostenregel. Kosten die door het advocatenkantoor zijn aangepast, tonen een Oplossen-knop.
-
Los de kosten regel voor regel op, of selecteer ze allemaal en klik op Bezwaren oplossen. Het venster Bezwaar oplossen verschijnt.
- Klik op Bezwaar accepteren of Bezwaar afwijzen. Een notitie is verplicht in het veld Beslissingsnotitie, ongeacht je keuze.
- Klik op Opslaan.
- Herhaal deze stappen indien nodig.
- Klik op Betwiste factuur goedkeuren via de workflow-acties.