CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Kosten controleren en sorteren

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Gebruikssituaties voor Groeperen en Filteren

Hieronder vind je voorbeelden van hoe groeperen en filteren je factuurcontroleproces efficiënter kan maken.

Groeperen op Tijdschrijver

Als je kosten wilt bekijken per specifieke tijdschrijver (bijvoorbeeld een tijdschrijver die eerder fouten heeft gemaakt op facturen), kun je de kosten groeperen op tijdschrijver.

  1. Klik op het tabblad Kosten op je Factuuroverzicht-pagina.
  2. Klik op de keuzelijst Groeperen op.

  3. Selecteer Tijdschrijver.

De kosten worden nu weergegeven per individuele tijdschrijver gegroepeerd.

Filteren op Regel

Als veel kosten zijn gemarkeerd vanwege een bepaalde regel (bijvoorbeeld reistijd), filter dan de lijst op die regel.

  1. Klik op het tabblad Kosten op je Factuuroverzicht-pagina.
  2. Klik op de keuzelijst Filteren op.

  3. Selecteer de regel waarop je wilt filteren. In dit voorbeeld is dat Q7 - Reistijd.

  4. Klik op Toepassen.

De kostenlijst wordt bijgewerkt en toont alleen kosten met die regelmarkering.

Filteren en Groeperen op Tijdschrijver en Tijdschrijverniveau

Als je vermoedt dat veel kosten op een bepaald niveau zijn gedeclareerd (bijvoorbeeld Partner), filter dan op tijdschrijverniveau en groepeer op tijdschrijver.

  1. Klik op het tabblad Kosten op de Factuuroverzicht-pagina.
  2. Klik op de keuzelijst Groeperen op.
  3. Selecteer Tijdschrijver.
  4. Klik op de keuzelijst Filteren op.
  5. Selecteer Partner onder het gedeelte Tijdschrijverniveaus.
  6. Klik op Toepassen.

De kosten worden bijgewerkt en gegroepeerd per tijdschrijver die alleen op Partner-niveau heeft gedeclareerd.

Factuuroverzichten Bekijken

Terug naar boven

  1. Open de Factuuroverzicht-pagina.

  2. Klik op Factuuroverzichten om het gedeelte uit te klappen.

  3. Selecteer een waarde in de keuzelijst Groeperen op.
  4. Selecteer een of meer items in de kolom Groep.

  5. Klik op Groepfilter toepassen.

  6. Het tabblad Kosten toont nu de kosten die voldoen aan jouw criteria.

  7. Verwijder de filtercriteria door op het x-icoon naast het toegepaste filter te klikken.

Kosten Groeperen en Filteren

Terug naar boven

Facturen kunnen veel kostenregels bevatten. Alles van boven naar beneden doorlopen is meestal niet efficiënt—door te groeperen en te filteren kun je snel de relevante posten vinden.

Kosten Groeperen

Met de keuzelijst Groeperen op kun je kosten groeperen in categorieën zoals:

  • Geen – Standaardweergave; verwijdert groepering

  • Datum kosten – Groepeert op de datum waarop kosten zijn ingevoerd

  • Code – Groepeert op kostencode (indien aanwezig)

  • Type wijziging – Groepeert op aanpassing/vlag-activiteit (bijvoorbeeld Aanpassing bewerkt, Vlag toegevoegd)

  • Gewijzigd door – Groepeert op de gebruiker die de kosten als laatste heeft aangepast (inclusief Systeem voor validatie)

  • Fase – Groepeert op fase van de kosten

  • Tijdschrijver – Groepeert op tijdschrijver

  • Tijdschrijver per datum – Groepeert op tijdschrijver en kostendatum

  • Tariefstructuur – Groepeert op tariefstructuur

  • Kantoor advocatenkantoor – Groepeert op het kantoor van het advocatenkantoor dat de kosten heeft ingediend

  • Tijdschrijverniveau – Groepeert op tijdschrijverniveau (bijvoorbeeld Medewerker, Partner)

  • Zaaktitel – Groepeert op de zaak waarop de kosten zijn gedeclareerd

Kosten Filteren

Met de keuzelijst Filteren op kun je kosten filteren op basis van geselecteerde criteria. Je kunt meerdere filters selecteren en op Toepassen klikken.

Filter Beschrijving
Kostentype Filter op Honoraria of Onkosten.
Fasenamen Filter op een specifieke fasenaam die op de factuur voorkomt.
Kostenproblemen Filter op regelovertredingen, of toon alleen Aangepaste, Gemarkeerde of Bladwijzer kosten (indien beschikbaar).
Tijdschrijverniveaus Filter op tijdschrijverniveau (bijvoorbeeld Partner).

Kostenlijst Doorzoeken

Terug naar boven

Je kunt de zoekvelden bovenaan de kostenlijst gebruiken om kosten te vinden op basis van specifieke criteria. Je kunt één criterium toepassen of meerdere criteria combineren.

Zoek- en Sorteervelden Gebruiken

De zoek- en sorteervelden staan bovenaan de kostenlijst.

Veld Beschrijving
1. Veld Selecteer het kostenattribuut waarop je wilt zoeken (bijvoorbeeld Kostendatum, Kostenomschrijving, Tijdschrijver).
2. Voorwaarde

Bepaalt hoe de zoekterm wordt toegepast:

  • Bevat: Toon alle kosten die jouw zoekterm bevatten.
  • Is gelijk aan: Toon alleen kosten die exact overeenkomen met jouw zoekterm.
  • Bevat niet: Toon geen kosten die jouw zoekterm bevatten.
3. Zoekterm Voer de waarde in waarop je wilt zoeken (bijvoorbeeld een tijdschrijvernaam of een trefwoord in de kostenomschrijving).

Meerdere Criteria Toepassen

  1. Klik op de criteria-link naast het zoektermveld.

    Het venster Zoekcriteria verschijnt.

  2. Klik op +Nog een criterium toevoegen. 
  3. Vul de velden in zoals nodig.
  4. Klik op Zoeken. 

Kosten Sorteren

Terug naar boven

Naast groeperen en filteren kun je kosten op verschillende manieren sorteren.

Controleer altijd alle kosten voordat je workflowacties op de factuur toepast.

Weergaveopties gebruiken

Met de keuzelijst Weergaveopties kun je snel informatie tonen of verbergen.

Selecteer een of meer opties en klik op Opslaan om de instellingen toe te passen.

Optie Beschrijving
Aanpassingen Toon/verberg kosten met aanpassingen.
Kostenmarkeringen Toon/verberg kosten met markeringen.
Kostennotities Toon/verberg kosten met notities.
Beschrijving aanpassingen Toon/verberg kosten met beschrijvingen van aanpassingen.
Groepen samenvouwen/uitklappen Kies een van deze opties om snel alle gegroepeerde kosten in of uit te klappen.
Bezwaar-notities samenvouwen/uitklappen Kies een van deze opties om snel alle bezwaar-notities in of uit te klappen.

Kolomsortering gebruiken

Klik op een kolomkop om de lijst op die kolom te sorteren (bijvoorbeeld, klik op Niveau om Partner-kosten te groeperen). Klik nogmaals om de sorteervolgorde om te draaien.

Kosten markeren als bladwijzer

Terug naar boven

Wil je later terugkomen op een bepaalde kost, markeer deze dan als bladwijzer voor vervolgcontrole. Bladwijzers zijn vooral handig bij lange facturen of als je in meerdere sessies werkt.

Je kunt maximaal 500 factuurregels als bladwijzer markeren.

  1. Klik op het bladwijzer-icoon naast de kostenregel. Het icoon wordt rood.

  2. Herhaal dit voor andere kostenregels indien nodig.
  3. Klik op de keuzelijst Filteren op bovenaan de kosten.

  4. Selecteer Bladwijzer onder het gedeelte Kostenproblemen.

    Deze optie verschijnt alleen als er minstens één kostenregel als bladwijzer is gemarkeerd.

  5. Klik op Toepassen. 

Documenten gebruiken bij een kostenregel

Terug naar boven

Advocatenkantoren kunnen documenten toevoegen aan individuele kostenregels (bijvoorbeeld bonnetjes of onderbouwing). Controleer bij het beoordelen van kosten altijd de bijlagen.

Als jouw organisatie de factuur heeft aangemaakt, kun je ook zelf documenten uploaden bij een of meer kostenregels (bijvoorbeeld om een aanpassing te onderbouwen die je wilt dat het advocatenkantoor bekijkt).

Bijgevoegde documenten bekijken

  1. Open het tabblad Kosten op de pagina Factuuroverzicht.

  2. Je herkent documenten bij een kostenregel aan het paperclip-icoon naast de kolom Datum.

  3. Klik op het paperclip-icoon. Het venster Kosten Documenten verschijnt met een lijst van documenten en informatie.

  4. Klik op een titel in de kolom Naam om het document te downloaden. 

Je kunt gerelateerde documenten ook vinden via het tabblad Documenten.

Een document toevoegen aan een individuele kost

Deze optie is alleen beschikbaar als iemand van jouw organisatie de factuur heeft aangemaakt. Als een advocatenkantoor de factuur heeft aangemaakt, zie je deze optie niet.

  1. Open het tabblad Kosten op de pagina Factuuroverzicht.
  2. Selecteer de kostenregel(s).

  3. Klik op +Document toevoegen.

    Het venster Bijlagen toevoegen verschijnt.

  4. Upload je document(en) op een van de volgende manieren:

    1. Voer een documentlink (URL) in onder Documenten uploaden (inclusief http:// of https://).

    2. Sleep een bestand naar het Sleep en Zet neer-gebied.

    3. Klik op Kies een bestand om een document te selecteren.

  5. Vul indien nodig een naam in bij het veld Naam. Een naam wordt automatisch ingevuld zodra je een document selecteert.
  6. Klik op Document(en) uploaden. 

Documenten worden toegevoegd aan de kostenregel en verschijnen ook in het tabblad Documenten onder de Hoofdmappen Kosten.

Een tariefvoorstel bekijken bij een factuurkost

Terug naar boven

Indien nodig kun je het tariefvoorstel bekijken dat bij een kostenregel hoort.

  1. Beweeg met de muis over het drie-puntjes (Meer opties) icoon naast de kostendatum.

  2. Klik op Tariefvoorstel bekijken. Het tariefvoorstel wordt in een nieuw venster getoond.

Kostennotities

Terug naar boven

Notities toevoegen aan kosten is een goede gewoonte—vooral bij aanpassingen. Notities geven context aan toekomstige beoordelaars en, indien gedeeld, aan het advocatenkantoor.

Een geel post-it-icoon verschijnt bij een kostenregel als er een notitie is. De tekst naast het icoon toont de meest recente notitie. Als er meerdere notities zijn, klik dan op het icoon om ze allemaal te bekijken.

Notities toevoegen aan een kost

Terug naar boven

Je kunt een notitie toevoegen om de reden van een wijziging vast te leggen of om een vervolgactie te vragen.

Je moet de eigenaar van de factuur zijn om een notitie aan een kost toe te voegen.

  1. Selecteer de kostenregel(s).

  2. Klik op de keuzelijst Meer acties.

  3. Selecteer Kostennotitie toevoegen. Het venster Kostennotities verschijnt.

    Als er eerder notities zijn toegevoegd, verschijnen deze in dit venster.

  4. Voer de notitie in het veld Notitietekst in.

  5. Kies een van de volgende opties:

    • Alleen intern – Alleen zichtbaar binnen jouw organisatie

    • Delen met advocatenkantoor – Zichtbaar voor het advocatenkantoor

  6. Klik op Opslaan.

De notitie wordt toegevoegd aan de geselecteerde kosten.

Toevoegen aan een bestaande notitie

  1. Klik op het post-it-icoon. Het venster Kostennotities verschijnt.
  2. Voer tekst in het veld Notitietekst in.
  3. Klik op Opslaan.

De nieuwe notitie wordt toegevoegd aan je bestaande notitie en verschijnt naast het notitie-icoon bij de kostenregel.

Kostennotities bewerken of verwijderen

Terug naar boven

Je moet de eigenaar van de factuur zijn om een notitie te bewerken of te verwijderen.

Een kostennotitie bewerken

  1. Klik op het post-it-icoon bij de kostenregel. Het venster Kostennotities verschijnt.

  2. Klik op het potlood-icoon naast de notitie.
  3. Bewerk de notitietekst.

  4. Pas indien nodig de zichtbaarheid aan (Alleen intern of Delen met advocatenkantoor).

  5. Klik op Opslaan.

Een kostennotitie verwijderen

  1. Klik op het post-it-icoon bij de kostenregel. Het venster Kostennotities verschijnt.

  2. Klik op het prullenbak-icoon naast de notitie.
  3. Klik op Ja, verwijderen.
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."