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Utilisateurs et rôles dans la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

  • Mise à jour

Cet article couvre les sujets suivants :

Rôles dans CLM

L'accès à CLM comporte deux volets : ce qu’un utilisateur peut faire et ce qu’un utilisateur peut voir.

  • Les rôles système définissent les autorisations de base dans l’administration CLM.
  • Les rôles au niveau du document s’appliquent uniquement à un contrat ou document spécifique.
  • Les filtres d’accès peuvent limiter davantage la visibilité selon des critères comme la région, la catégorie de contrat, le département, le pays du contrat et l’entité contractante.

Un utilisateur peut avoir l’autorisation de travailler dans CLM mais ne voir que les contrats correspondant à ses droits d’accès.

Guide des rôles

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) utilise les rôles suivants :

Rôle Description
Négociateur principal

Gère activement les négociations et fait avancer les contrats. Par défaut, les négociateurs principaux ne peuvent voir que les contrats qu’ils créent.

Fonctionnalités :

  • Inviter des utilisateurs sur les documents contractuels

  • Accepter les modifications (redlines)

  • Mener les négociations

  • Faire avancer les contrats dans les différentes étapes
Gestionnaire de contrats

Gère les contrats signés et tient à jour les dossiers contractuels. Par défaut, il peut voir et modifier uniquement les contrats qu’il ajoute, sauf s’il cumule le rôle de lecteur.

Fonctionnalités :

  • Mettre à jour les informations du contrat
  • Ajouter des contrats signés
Lecteur et Lecteur Plus

Utilisateurs ayant besoin d’une visibilité sans pouvoir négocier.

  • Lecteur donne un accès en lecture seule à tous les contrats de l’entreprise ou à un sous-ensemble défini.
  • Lecteur Plus permet de voir et de télécharger tous les contrats de l’entreprise ou un sous-ensemble défini.
Demandeur

Peut créer des demandes de contrat et les modifier jusqu’à leur conversion en contrat.

  • Une fois la demande convertie, le demandeur ne peut plus modifier le contrat ni ses documents.

  • Ne voit que les demandes qu’il a créées et les contrats issus de ces demandes.
Admin

Utilisateurs qui configurent CLM. Ils peuvent gérer :

  • Les champs

  • Les intégrations

  • Les workflows

  • Les modèles

Rôles au niveau du document

Les rôles au niveau du document sont différents des rôles système.

  • Responsable gère la négociation du document. Il peut inviter des utilisateurs sur le document, créer des discussions internes et externes, accepter les modifications proposées et clôturer les discussions.
  • Relecteur relit et commente sans gérer la négociation. 

Utilisez les rôles au niveau du document lorsqu’une personne a besoin d’accéder à un contrat spécifique, sans accès plus large dans CLM.

Combinaison des rôles

Les rôles peuvent être combinés pour élargir l’accès.

  • Négociateur principal + Lecteur permet à un négociateur de voir les contrats qu’il n’a pas créés.
  • Négociateur principal + Lecteur Plus ajoute la possibilité de télécharger.
  • Gestionnaire de contrats + Lecteur ou Lecteur Plus élargit la visibilité au-delà des contrats ajoutés personnellement.
  • Négociateur principal + Admin ou Gestionnaire de contrats + Admin ajoute des droits de configuration. 

Ajouter un utilisateur dans CLM

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Vous pouvez ajouter des utilisateurs, leur attribuer des rôles système et définir les paramètres d’accès aux contrats.

Les rôles au niveau du document attribués dans un contrat spécifique sont différents des rôles système attribués dans l’administration CLM.

L’accès aux contrats peut aussi être contrôlé par :

  • Région
  • Catégorie de contrat
  • Département
  • Pays du contrat
  • Entité contractante

  1. Cliquez sur +Ajouter un utilisateur en haut de la page de recherche d’utilisateurs. Consultez ce sujet pour plus d’informations sur l’ajout d’un nouvel utilisateur.

    Ou, modifiez un utilisateur existant via Modifier les rôles depuis sa page de profil utilisateur.

  2. Dans la fenêtre Ajouter un nouvel utilisateur, saisissez les informations de l’utilisateur. Ou, si vous modifiez un utilisateur, effectuez les sélections nécessaires.

  3. Sélectionnez le(s) rôle(s) approprié(s).
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Après l’attribution des rôles, les utilisateurs reçoivent une notification par e-mail avec un lien de connexion sécurisé.

Réaffecter les rôles utilisateur dans CLM

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Si vous désactivez un utilisateur, vous devrez peut-être réaffecter ses responsabilités contractuelles.

  1. Trouvez l’utilisateur.
  2. Ouvrez l’onglet Rôles sur sa page de profil utilisateur.

  3. Cliquez sur Déléguer les responsabilités dans la section Responsabilités contractuelles.

    La page Déléguer les responsabilités contractuelles s’affiche.

  4. Sélectionnez un utilisateur ou une équipe de remplacement dans le menu déroulant. Cliquez sur l’icône d’information pour voir quels rôles seront réaffectés.

  5. Optionnel : Cliquez sur Voir le contrat pour afficher les contrats concernés.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Créer et modifier des équipes CLM

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Une équipe est composée de deux utilisateurs CLM ou plus regroupés. Les équipes peuvent :

  • Recevoir des notifications
  • Participer à l’acheminement des contrats ou aux workflows d’approbation
  • Être invitées comme relecteurs ou responsables sur des contrats

Vous pouvez créer ou modifier des équipes depuis l’onglet Équipes sur la page d’administration.

Vous devez avoir le rôle Admin CLM pour créer et modifier des équipes.

Créer une nouvelle équipe

  1. Cliquez sur + Nouvelle équipe. La page d’édition de l’équipe s’affiche.

  2. Saisissez un nom pour l’équipe.
  3. Optionnel : Saisissez une description pour l’équipe.
  4. Cliquez sur +Ajouter des membres pour rechercher et ajouter des utilisateurs. Vous pouvez choisir dans la liste déroulante ou saisir une adresse e-mail spécifique dans le champ.
  5. Cliquez sur Ajouter.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier une équipe existante

  1. Cliquez sur le nom de l’équipe dans la liste.
  2. Modifiez le nom ou la description de l’équipe si besoin.
  3. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Ajouter un membre
      1. Cliquez sur +Ajouter des membres. La fenêtre d’ajout de membres s’affiche.
      2. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.
      3. Cliquez sur Ajouter.
    • Supprimer un membre
      • Cliquez sur les trois points verticaux à la fin de la ligne de l’utilisateur.
      • Cliquez sur Supprimer.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Questions fréquentes et dépannage

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Pourquoi un utilisateur ne voit-il pas un contrat ?

Commencez par vérifier ces trois points :

  1. Ont-ils le bon rôle système ?
  2. Ont-ils été ajoutés avec le bon rôle au niveau du document, si l’accès est spécifique au contrat ?
  3. Leurs filtres d’accès leur permettent-ils de voir ce contrat ? L’accès CLM peut être restreint par région, catégorie de contrat, département, pays du contrat et entité contractante. 

Quelle est la différence entre un rôle système et un rôle au niveau du document ?

Un rôle système contrôle ce qu’un utilisateur peut faire dans l’ensemble de CLM. Un rôle au niveau du document contrôle ce qu’il peut faire dans un contrat ou document spécifique. CLM considère explicitement ces accès comme différents.

Quand dois-je combiner des rôles ?

Combinez les rôles lorsqu’un utilisateur a besoin d’une visibilité plus large que celle offerte par son rôle de base. Par exemple, un gestionnaire de contrats qui doit voir plus que les contrats qu’il a ajoutés doit aussi avoir le rôle de lecteur.

Quand utiliser une équipe plutôt qu’ajouter les personnes une par une ?

Utilisez une équipe lorsque le même groupe a régulièrement besoin de notifications, d’approbation ou d’accès en tant que relecteur/responsable sur des contrats.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."