Les champs de contrat recueillent et stockent des informations sur les contrats. Ces champs peuvent saisir des détails concernant l’accord, les parties impliquées ou des attributs pour le reporting.
Vous pouvez ajouter différents types de champs, notamment des dates, du texte enrichi, des boutons et des champs liés.
Exemples de champs
| Champ | Cas d’utilisation |
|---|---|
| Valeur du contrat | Afficher rapidement la valeur du contrat sans consulter l’intégralité du document. |
| Type de contrat | Générer des rapports (ex. : « Combien de NDA ont été envoyés le mois dernier ? »). |
| Région | Organiser les contrats par zone géographique. |
| Point de contact | Enregistrer les coordonnées de la contrepartie. |
| Département | Filtrer les contrats par département. |
Avant d’ajouter ou de modifier des champs, assurez-vous de consulter votre responsable de compte. Modifier ou ajouter des champs peut avoir des conséquences inattendues si ce n’est pas fait correctement.
Cet article aborde les points suivants :
- Accéder à la page d’administration des champs de contrat
- Ajouter des champs de contrat
- Définir les relations entre les champs de contrat
- Modifier la page de disposition des champs de contrat
- Configurer le formulaire de demande de contrat
Accéder à la page d’administration des champs de contrat
Vous devez avoir le rôle CLM Admin sous Contrats pour effectuer les actions décrites dans cette section.
Pour les utilisateurs CounselLink+ :
-
Cliquez sur l’option Profil d’entreprise dans le menu déroulant sous votre nom dans l’en-tête.
-
Cliquez sur Champs de contrat dans la section Administration CLM du panneau QuickLinks.
La page d’administration des champs de contrat s’affiche.
Pour les utilisateurs non CounselLink+ :
- Cliquez sur Administration dans la barre latérale.
-
Cliquez sur l’onglet Champs de contrat.
Ajouter des champs de contrat dans CLM
Ajouter des champs prédéfinis
Les champs prédéfinis correspondent à des attributs de contrat couramment utilisés et sont généralement obligatoires.
Options de champs prédéfinis disponibles :
- Région
- Pays
- Entité
- Département
- Catégorie
- Type
-
Faites défiler jusqu’en bas de la section Résumé et cliquez sur Champs prédéfinis.
-
Sélectionnez les champs prédéfinis.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des champs de texte enrichi
Les champs de texte enrichi permettent de stocker du contenu formaté (paragraphes, tableaux, images) tout en conservant la mise en forme.
- Cliquez sur +Ajouter un champ sous la section Résumé ou Demande de contrat.
- Saisissez un Nom de champ.
-
Sélectionnez Texte enrichi dans le menu déroulant Type de champ.
- Cochez Obligatoire si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des champs Résumé ou Post-exécution
Vous pouvez ajouter des champs personnalisés supplémentaires sous :
Résumé (informations générales sur le contrat)
Post-exécution (informations saisies après la signature)
- Cliquez sur +Ajouter un champ sous la section Résumé ou Post-exécution.
- Saisissez un Nom de champ.
- Sélectionnez l’un des types de champ suivants :
- Case à cocher
- Date
- Sélection multiple
- Numérique
- Décimal
- Bouton radio
- Liste déroulante
- Texte
- Zone de texte
- Cochez la case si le champ est obligatoire.
Définir les relations entre les champs de contrat
Les relations entre champs vous permettent d’associer des champs liés à des catégories spécifiques.
- Cliquez sur l’onglet Relations sur la page d’administration des champs de contrat.
-
Cliquez sur +Ajouter un champ lié à l’endroit souhaité.
-
Sélectionnez une Catégorie dans le menu déroulant.
Si vous ne trouvez pas le champ souhaité, cliquez sur le lien Champs de contrat en bas pour créer votre champ de contrat.
- Sélectionnez un Champ lié dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Associer.
Modifier la page de disposition des champs de contrat
Vous pouvez réorganiser l’emplacement des champs et modifier la taille des cellules de champ sur votre contrat dans l’onglet Disposition.
-
Cliquez sur l’onglet Disposition sur la page d’administration des champs de contrat. Ou cliquez sur Suivant depuis l’onglet Relations.
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Passez la souris sur un champ pour faire apparaître une grille à sa gauche. Faites-le glisser à l’endroit souhaité.
-
Optionnel : Cliquez sur la flèche à la fin du champ pour modifier sa taille.
- Cliquez sur Enregistrer.
Configurer le formulaire de demande de contrat
Vous pouvez configurer des formulaires de demande de contrat dynamiques en utilisant les champs parents et champs liés.
Avantages :
Permet de recueillir toutes les informations nécessaires dès la demande
Réduit les relances pour données manquantes
Vous devez avoir le rôle CLM Admin pour configurer les formulaires de demande de contrat.
Configurer les champs de contrat
- Faites défiler jusqu’à la section Demande de contrat sous l’onglet Champs de contrat.
-
Cliquez sur +Ajouter un champ.
- Renseignez les champs obligatoires.
-
Cliquez sur Enregistrer.
Créer des champs liés et parents
Définitions
Champs parents : Contrôlent quels champs liés s’affichent.
Champs liés : S’affichent en fonction de la valeur sélectionnée dans le champ parent.
- Faites défiler jusqu’à la section Demande de contrat sous l’onglet Relations.
-
Cliquez sur +Ajouter un nouveau champ parent. La fenêtre Ajouter un nouveau champ parent s’affiche.
- Sélectionnez le champ parent dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Créer.
- Cliquez sur +Ajouter un champ lié.
- Associez la valeur du champ parent aux champs liés que vous souhaitez voir apparaître dans la demande.
- Cliquez sur Associer.
- Cliquez sur Enregistrer.