Cet article couvre les sujets suivants :
- Accéder aux pages d’administration des modèles et des lots
- Créer des modèles dans CLM
- Options de mise en forme des modèles de contrat
- Lots de modèles dans CLM
- Créer un lot de modèles
- Afficher et modifier les lots
- Utiliser Practical Guidance pour créer des modèles de contrat
Accéder aux pages d’administration des modèles et des lots
En tant qu’administrateur CLM, vous pouvez configurer des modèles de contrat prédéfinis que les utilisateurs peuvent sélectionner lors de la création. Les lots regroupent plusieurs modèles.
Vous devez avoir le rôle CLM Admin pour créer et modifier des modèles de contrat et des lots.
Pour les utilisateurs CounselLink+ :
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Cliquez sur l’option Profil d’entreprise dans le menu déroulant sous votre nom dans l’en-tête.
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Cliquez sur Modèles ou Lots dans la section Administration CLM du panneau QuickLinks.
Pour les utilisateurs non CounselLink+ :
Cliquez sur Modèles dans la barre latérale. Pour accéder aux Lots, cliquez sur l’onglet Lots.
Créer des modèles dans CLM
- Cliquez sur +NOUVEAU MODÈLE sur la page d’administration des modèles. La fenêtre Ajouter des modèles s’affiche.
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Cliquez sur Télécharger des modèles et sélectionnez votre fichier. Tous les types de fichiers Microsoft sont pris en charge.
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Cliquez sur Ouvrir. Le fichier est ajouté à votre liste de modèles.
Les modèles ajoutés ne sont pas disponibles tant qu’ils ne sont pas publiés.
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Cliquez sur le nom du modèle.
- Mettez en forme le document selon vos besoins. Consultez la section ci-dessous pour plus d’informations sur les options de mise en forme.
- Cliquez sur Publier.
Le modèle est maintenant disponible lors de la création d’un contrat.
Options de mise en forme des modèles de contrat
Bonnes pratiques
- Utilisez le format Microsoft Word le plus récent : .DOCX
- En cas de problème de mise en forme, collez le contenu dans un éditeur de texte brut (par exemple, Bloc-notes) pour supprimer la mise en forme de fond, puis collez-le dans un nouveau document Word
- Enregistrez au format Rich Text
- Reformatez les tableaux si nécessaire
À propos des champs de modèle
Dans la barre de navigation supérieure, cinq types de champs peuvent être ajoutés à vos modèles. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ dans le modèle, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
| Type de champ | Description |
|---|---|
| Champ | Champ à remplir librement lors de la génération du contrat. |
| Séquence auto-générée | Numéro généré automatiquement (utile pour les identifiants de contrat ou numéros de facture). |
| Champ intelligent | Champ personnalisé prédéfini alimenté par les informations du contrat ou les données Salesforce. |
| Champ intelligent de la contrepartie | Champ personnalisé spécifique à la contrepartie, rempli automatiquement. |
| Champ image | Permet d’insérer des images comme des logos. |
Une fois l’option sélectionnée, une fenêtre s’affiche :
Saisissez un nom de champ.
Cochez Obligatoire si nécessaire (les champs obligatoires doivent être remplis avant la génération du contrat).
Cliquez sur OK.
Options du modèle (menu à trois points verticaux)
Depuis le menu des options du modèle, vous pouvez :
Sélectionner Infos du modèle pour configurer les critères de correspondance (ex. : type de contrat, service).
Télécharger une copie du modèle.
Supprimer le modèle.
La suppression d’un modèle est définitive. Aucune information n’est conservée.
Lots de modèles dans CLM
Les lots de modèles regroupent plusieurs modèles à utiliser ensemble.
Avantages du regroupement :
Cohérence : Garantit que les documents liés suivent le même format.
Efficacité : Évite de devoir rechercher chaque modèle individuellement.
Conformité : Aide à maintenir les normes légales ou réglementaires sur l’ensemble des documents.
Lors de la création d’un contrat, les lots apparaissent dans la liste de sélection et sont identifiés par une icône de lot et une description indiquant le nombre de documents inclus. Tous les documents du lot seront ajoutés au nouveau contrat en cours.
Créer un lot de modèles
- Accédez à la page d’administration des lots.
- Cliquez sur + NOUVEAU LOT. La fenêtre Créer un lot s’affiche.
- Saisissez un nom pour le lot.
- Sélectionnez les modèles à inclure dans le menu déroulant.
- Cliquez sur SUIVANT.
- Remplissez tous les champs obligatoires et ajoutez une description facultative.
- Indiquez si le lot sera disponible lors des demandes de contrat.
- Indiquez si vous souhaitez que le lot soit publié immédiatement après sa création.
- Cliquez sur CRÉER.
Si vous devez supprimer un lot, cliquez sur les points de suspension à la fin de la ligne du lot, puis sélectionnez Supprimer.
Depuis ce menu, vous pouvez également sélectionner Infos du lot. La fenêtre d’informations du lot s’affiche.
Afficher et modifier les lots de contrats
- Cliquez sur le nom du lot depuis la page d’administration des modèles.
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Deux onglets sont disponibles :
Modèles – Modifier les modèles inclus.
Informations – Modifier les métadonnées et les descriptions.
Cliquez sur Enregistrer après avoir effectué vos modifications.
Utiliser Practical Guidance pour créer des modèles de contrat
Si votre organisation dispose de CounselLink+, vous pouvez accéder à la fonctionnalité LexisNexis® Practical Guidance. Cette fonctionnalité vous permet de rechercher dans une base de données de modèles prédéfinis. Vous pouvez mettre en forme et personnaliser ces modèles selon les besoins de votre entreprise.
Les utilisateurs doivent être provisionnés dans le LexisNexis® Account Center, et votre organisation doit disposer d’un abonnement à Practical Guidance.
- Accédez à la page Profil d'entreprise.
-
Sélectionnez Modèles dans le panneau QuickLinks.
-
Cliquez sur l’onglet Practical Guidance. La page de recherche Practical Guidance s’affiche.
- Saisissez un terme de recherche pour trouver les modèles correspondants. Practical Guidance propose neuf domaines principaux de droit dans lesquels effectuer une recherche :
- Immobilier
- Droit du travail et de l'emploi
- Propriété intellectuelle et technologie
- Assurance
- Finance
- Réglementation des services financiers
- Sociétés et fusions-acquisitions
- Transactions commerciales
- Marchés financiers et gouvernance d'entreprise
-
Cliquez sur l’icône de recherche. Les résultats s’affichent.
- Cliquez sur le nom d’un modèle pour afficher son contenu.
- Après avoir consulté le modèle, vous avez trois options :
- Fermer : revenir aux résultats de recherche.
- Télécharger : enregistrer localement, modifier et importer plus tard.
- Importer : ajouter directement aux modèles (doit encore être publié avant utilisation).