La configuration de la collecte de demandes permet à votre organisation d’automatiser le routage et les processus de workflow de manière cohérente.
La collecte de demandes doit être configurée pour votre organisation afin d’effectuer ces tâches. Vous devez disposer du rôle d’Administrateur de la collecte pour réaliser les actions détaillées dans cet article.
Cet article aborde les points suivants :
- Configuration recommandée
- À propos de la page d’administration de la collecte de demandes
- Création de formulaires de type de demande
- Création de règles pour la collecte de demandes
- Ajout de champs personnalisés à un type de demande
- Gestion du statut des types de demande
- Configuration d’un lien externe
- Soumission de demandes par des utilisateurs externes
- Affectation de demandes en masse
Configuration recommandée
En général, vous suivrez ce processus pour personnaliser la collecte de demandes pour votre organisation :
- Créez des groupes d’utilisateurs uniques pour définir comment les demandes seront routées.
- Accédez à la page Administration de la collecte de demandes pour créer des types de demande — ou différents formulaires de collecte — que les utilisateurs devront remplir.
- Personnalisez les champs UCDF à ajouter à vos formulaires.
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Configurez des règles pour déterminer comment vos demandes seront routées dans votre workflow. Vous pouvez les utiliser pour attribuer les demandes à des utilisateurs ou groupes spécifiques que vous avez créés.
Consultez ce sujet pour apprendre à créer et attribuer des groupes d’utilisateurs aux demandes.
Une fois vos demandes configurées, vous pouvez également gérer l’accès des utilisateurs externes à vos formulaires de collecte. Les administrateurs de la collecte peuvent aussi attribuer des demandes à des utilisateurs en masse depuis la page de recherche de demandes.
À propos de la page d’administration de la collecte de demandes
La page d’administration de la collecte de demandes vous permet de gérer les types de demande (formulaires) et les règles.
Vous devez disposer du rôle Administration de la collecte pour accéder à cette page.
Vous pouvez accéder à cette page depuis la section QuickLinks du profil d’entreprise ou dans le panneau d’administration de la page d’Accueil.
Le lien vous amène sur la page, qui vous permet de gérer les types de demande et les règles.
Une fois un type de demande créé, vous pouvez configurer les champs et appliquer des règles pour contrôler le routage. Par exemple, un type de demande de révision de contrat peut être automatiquement routé vers l’équipe juridique appropriée.
Création de formulaires de type de demande
Les types de demande — ou formulaires — aident votre organisation à recueillir les informations essentielles concernant les demandes. Les demandeurs choisissent parmi une liste de ces types de demande personnalisés lors de la soumission. Les types de demande déterminent également l’utilisateur ou le groupe auquel la demande sera attribuée à la soumission.
Avec le temps, vous pourriez avoir besoin de créer de nouveaux types de demande pour votre organisation.
Vous devez disposer du rôle Administrateur de la collecte pour créer des types de demande.
- Cliquez sur Collecte de demandes dans la section QuickLinks ou dans le panneau d’administration de la page d’Accueil. La page d’administration de la collecte de demandes s’affiche.
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Cliquez sur +Ajouter un type de demande. La fenêtre d’ajout de type de demande s’ouvre.
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Remplissez les champs nécessaires.
Les champs marqués d’un (*) sont obligatoires.
Champ Description Nom * Saisissez un nom pour le type de demande. Emplacement* Sélectionnez l’emplacement de la mise en page où les champs personnalisés sont stockés. Vous pouvez cliquer sur + Ajouter un nouvel emplacement pour en créer un.
L’abonnement de votre organisation détermine le nombre de formulaires que vous pouvez créer.
Attribuer à* Sélectionnez Personne ou Groupe à qui le type de demande sera attribué. Document requis Sélectionnez Oui ou Non pour exiger qu’un document soit joint lors de la soumission de la demande. Convertir en dossier Sélectionnez Oui ou Non pour permettre la conversion du type de demande en dossier. -
Cliquez sur Enregistrer le type de demande. Le type de demande est ajouté à la liste.
Les nouveaux types de demande sont inactifs par défaut. Vous devez les activer manuellement pour les rendre disponibles.
Création de règles pour la collecte de demandes
Les règles automatisent le routage et l’attribution des demandes soumises.
Vous devez disposer du rôle Administrateur de la collecte pour créer des règles.
- Cliquez sur Work Intake dans la section QuickLinks ou dans le panneau d’administration de la page d’Accueil. La page d’administration Work Intake s’affiche.
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Cliquez sur Gérer les règles. La page d’administration des règles d’événement s’affiche.
- Cliquez sur +Créer. La page de création de règle s’affiche.
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Remplissez les champs suivants pour compléter votre événement de type règle :
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Champ Description Type de règle* Sélectionnez Matter. Nom de la règle* Saisissez un nom pour la règle. Type d’événement* Spécifiez un événement qui déclenchera la règle.
- Intake créé : la règle sera déclenchée lors de la soumission de l’intake.
- Intake assigné : la règle sera déclenchée lors de l’assignation d’un intake.
- Matter créé : la règle sera déclenchée lorsque l’intake est converti en matter. Cette option vous permet d’assigner automatiquement un ensemble de tâches au matter nouvellement créé dans le champ « Alors ».
Priorité* Sélectionnez un niveau de priorité pour déterminer si une règle sera exécutée avant ou après une autre règle. -
Cliquez sur le plus à côté de Quand dans la section Définir les conditions et actions. Cela définira l’événement qui déclenchera la règle.
Votre sélection ici détermine les options disponibles dans les menus déroulants « Quand » et « Alors ».
- Sélectionnez Champ, Type de demande, Intake assigné ou Type de matter dans le menu déroulant à côté de Quand. Sélectionner Champ vous permet de choisir une condition de valeur basée sur un champ spécifique de votre type de demande, et sélectionner Type de demande vous permet de choisir un type précis.
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Selon votre sélection, configurez la définition de votre « Quand ». Par exemple, si vous souhaitez que la règle s’exécute lorsqu’un certain type de demande est soumis, vous sélectionnez « Type de demande », « Égal à », puis choisissez le type spécifique.
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- Sélectionnez Ajouter un ensemble de tâches ou Assigner intake à côté de Alors dans la section Définir les conditions et actions. Sélectionner Ajouter un ensemble de tâches vous permet de choisir un ensemble de tâches à appliquer à l’intake ou au matter, et sélectionner Assigner intake vous permet d’assigner une personne ou un groupe à un intake.
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Selon votre sélection, configurez la définition de votre « Alors ». Par exemple, si vous souhaitez qu’un ensemble de tâches spécifique soit assigné, sélectionnez « Ajouter un ensemble de tâches » et choisissez l’ensemble dans la liste déroulante.
Vous pouvez ajouter plusieurs actions « Alors » en cliquant sur le signe plus. Par exemple, cliquez dessus si vous souhaitez qu’un ensemble de tâches soit appliqué à l’intake et qu’une personne ou un groupe lui soit assigné.
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Cliquez sur Enregistrer. La page d’administration des règles s’affiche avec la nouvelle règle créée, accompagnée d’un symbole indiquant qu’elle n’est pas encore active.
- Cochez la case à côté de la règle.
- Cliquez sur Publier. La fenêtre de confirmation de publication s’affiche.
- Cliquez sur Confirmer.
Un message s’affiche pour confirmer que la règle a été publiée.
Ajouter des champs personnalisés à un type de demande
Une fois que vous avez créé un type de demande, vous devez y ajouter des champs spécifiques. Le demandeur doit remplir ces champs avant de soumettre le formulaire à votre organisation.
Vous devez avoir le rôle Administrateur Corporate pour créer et gérer les champs configurables.
- Cliquez sur Mise en page des champs configurables dans la section QuickLinks ou dans le panneau d’administration de la page d’Accueil. La page de mise en page des champs configurables s’affiche.
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Dans le menu déroulant Changer l’emplacement de la mise en page, sélectionnez l’emplacement.
- Cliquez sur Aller. La page de mise en page pour l’emplacement sélectionné s’affiche.
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Configurez l’emplacement pour afficher les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre type de demande. Par exemple, si vous créez un type de demande pour des informations contractuelles, vous pouvez inclure la valeur du contrat, la date de traitement ou le type de contrat. Cet exemple est illustré dans la capture d’écran :
Voir ce sujet pour plus d’informations sur les champs configurables.
- Cliquez sur Publier.
Les champs apparaîtront désormais sur votre type de demande.
Gérer le statut d’un type de demande
Les nouveaux types de demande doivent être activés avant utilisation.
Vous devez avoir le rôle Administrateur Intake pour effectuer cette action.
- Accédez à la page d’administration Work Intake.
- Trouvez votre type de demande.
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Utilisez le curseur de statut pour activer ou désactiver le type de demande.
Votre type de demande est mis à jour.
Configurer un lien externe
Les utilisateurs externes peuvent soumettre des formulaires d’intake via un lien de portail sécurisé.
La page d’administration des utilisateurs externes fournit un lien que vous pouvez partager avec des organisations externes. Ce lien les dirige vers un portail pour soumettre des demandes.
Les utilisateurs doivent avoir le rôle Administrateur Matter Intake pour effectuer ces actions.
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Cliquez sur Utilisateurs externes dans la section QuickLinks du profil Corporate ou dans le panneau d’administration de la page d’Accueil. La page de gestion des utilisateurs externes s’affiche.
- Cliquez sur Copier le lien.
- Sous Domaines autorisés, saisissez les domaines email que vous souhaitez autoriser pour l’accès au lien. Vous recevrez une erreur si vous saisissez un domaine qui dépasse la limite autorisée par votre organisation.
- Cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur Enregistrer.
Soumission d’intakes par des utilisateurs externes
Une fois que vous avez configuré votre lien pour la soumission d’intake, les demandeurs passeront par un processus de vérification.
Si vous avez le rôle Administrateur Utilisateur, vous pouvez modifier ou gérer le statut des utilisateurs externes.
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Lorsqu’un utilisateur clique sur le lien externe de soumission, il est dirigé vers la page Demander l’accès à Work Intake.
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Après avoir renseigné leur nom et leur adresse email puis cliqué sur Soumettre, ils recevront un code de vérification à six chiffres.
Si l’adresse email saisie n’appartient pas à un domaine autorisé, une erreur s’affichera.
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Après avoir récupéré le code, ils le saisissent puis cliquent sur Vérifier. La page de création d’intake s’affiche.
Si c’est la première connexion de l’utilisateur, son profil utilisateur sera créé automatiquement.
Assigner des intakes en masse
Si vous avez le rôle d’Administrateur Intake, vous pouvez réassigner des soumissions d’intake depuis la page de recherche des intakes.
- Accédez à la page d’aperçu des intakes.
- Cochez la case à côté du ou des intakes.
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Cliquez sur Réassigner.
La fenêtre Réassigner Work Intake s’affiche.
- Sélectionnez soit une personne (utilisateur) soit un groupe.
- Saisissez une description dans le champ Raison du changement, si nécessaire.
- Cliquez sur Réassigner Work Intake.
Les intakes sélectionnés sont réassignés à l’utilisateur ou au groupe choisi.