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Uso del complemento de CounselLink para Outlook

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Acerca del complemento para Outlook

El complemento de CounselLink para Outlook te ayuda a trabajar de manera más eficiente entre Outlook y CounselLink, brindando acceso con un solo clic a tus asuntos, solicitudes y tareas. Con el complemento, puedes ver información de asuntos o solicitudes, agregar documentos y completar tareas clave sin salir de Outlook.

El complemento de CounselLink para Outlook te permite:

  • Ahorrar tiempo iniciando sesión en CounselLink desde Outlook
  • Monitorear varios elementos viendo los enlaces de la página de inicio en Outlook
  • Mantener la información de los asuntos actualizada adjuntando correos electrónicos y documentos (incluyendo arrastrar y soltar donde sea compatible)

El complemento funciona tanto en la versión web como en la de escritorio de Outlook. La función de arrastrar y soltar tiene limitaciones conocidas si usas Windows 10 versión 1903 o anterior y/o si tu organización utiliza SSO, dependiendo de la configuración.

 

Cómo mostrar el complemento de CounselLink para Outlook

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Puedes abrir el complemento de CounselLink desde la cinta de opciones Inicio de Outlook cuando necesites trabajar con asuntos o monitorear actividades pendientes. Inicia sesión usando tus credenciales estándar de CounselLink o SSO (si está habilitado).

  1. Selecciona la cinta de opciones Inicio.

    • En la versión de escritorio de Outlook, el complemento CounselLink aparece en el grupo LexisNexis.

      Si el complemento aparece en la cinta pero no puedes seleccionarlo, confirma que el panel de lectura esté configurado en Derecha o Inferior (no en Desactivado).

    • En la versión web de Outlook, selecciona el ícono de tres puntos para mostrar tus complementos.

  2. Haz clic en el ícono de CounselLink. Se mostrará el panel del complemento de CounselLink.
  3. Opcional: Selecciona el ícono de fijar para mantener visible el panel de CounselLink en futuras sesiones.
  4. Inicia sesión en CounselLink.
    • Usa tus credenciales de CounselLink:

      1. Ingresa tu nombre de usuario de CounselLink.

      2. Haz clic en Continuar.
      3. Ingresa tu contraseña.

      4. Haz clic en Iniciar sesión. La página de inicio de CounselLink se mostrará en el panel.

        Es posible que tu organización requiera un código de autenticación de dos factores. Si es necesario, haz clic en ¿Problemas para recibir tu código? para reenviar el código a tu correo electrónico o número de móvil asociado (si está configurado).

    • Usa tus credenciales de inicio de sesión único (SSO):  

      Tu organización debe tener un dominio configurado para poder iniciar sesión con SSO.

      1. Haz clic en Iniciar sesión con SSO.
      2. Ingresa tu correo electrónico.
      3. Haz clic en Enviar. Se mostrará la página de inicio de CounselLink.

Tu inicio de sesión se mantiene guardado, por lo que normalmente permanecerás conectado la próxima vez que abras el complemento. Para mayor seguridad, cierra sesión cuando termines.

Personalizar los mosaicos de la página de inicio en el complemento de CounselLink para Outlook

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Los mosaicos de la página de inicio (cajas de colores) te permiten monitorear búsquedas guardadas y actividades pendientes mientras trabajas en Outlook. Debido a las limitaciones de espacio, puedes elegir qué búsquedas guardadas aparecen.

  • Cuatro mosaicos se muestran por defecto.
  • Puedes configurar hasta ocho mosaicos.

  1. Pasa el cursor sobre un mosaico en la página de inicio del complemento.

  2. Haz clic en el ícono de engranaje. Se mostrará una lista de búsquedas guardadas.

  3. Selecciona la búsqueda guardada que deseas mostrar. El mosaico se actualizará y mostrará el número actual de registros.

Agregar un mosaico

  1. Haz clic en Agregar un nuevo mosaico (+). Se agregará un nuevo mosaico a la página de inicio.

  2. Pasa el cursor sobre el nuevo mosaico.

  3. Haz clic en el ícono de engranaje. Se mostrará una lista de búsquedas guardadas.

  4. Selecciona la búsqueda guardada que deseas mostrar. El mosaico se actualizará y mostrará el número actual de registros.

  1. Pasa el cursor sobre uno de los mosaicos que agregaste previamente.

  2. Haz clic en el ícono de engranaje. Se mostrará una lista de búsquedas guardadas.

  3. Haz clic en Eliminar mosaico seleccionado. 

    No puedes eliminar los cuatro mosaicos originales, pero sí puedes cambiar qué búsqueda guardada muestra cada uno.

Ver detalles de asuntos y solicitudes en el complemento para Outlook

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Puedes ver asuntos y solicitudes de asuntos directamente en el complemento de CounselLink y (si es necesario) abrirlos en CounselLink para realizar acciones adicionales.

  1. Haz clic en el ícono de menú (tres líneas), luego selecciona Asuntos.

    Utiliza una de las siguientes pestañas:

    • Mis asuntos - Asuntos o solicitudes que marcaste como favoritos en CounselLink (ícono de estrella en la página de resumen del asunto).
    • Todos los asuntos - Todos los asuntos y solicitudes que tienes permiso para ver.
  2. Buscar y filtrar:
    • Para buscar, ingresa palabras clave en la caja Buscar asuntos… (por ejemplo, nombre del asunto, número de seguimiento, número de asunto, nombre de la oficina legal, título o descripción), luego presiona Enter.
    • Haz clic en el ícono de filtro, selecciona un filtro y luego haz clic en Aplicar para filtrar la lista de asuntos según corresponda.

  3. Pasa el cursor sobre un asunto en la lista y haz clic en el ícono de tres puntos para mostrar la lista de acciones.

    • Agregar diario - Agrega una entrada de diario para registrar actividades y comunicaciones.
    • Agregar archivo o enlace - Agrega un enlace externo a un documento o un archivo de cualquier tipo de archivo compatible (de hasta 100 MB) al asunto.
    • Subir este documento de Word - Sube el documento de Word actual al asunto.
    • Abrir en CounselLink - Abre la página de resumen del asunto en una nueva ventana del navegador.
  4. Haz clic en un asunto para ver las pestañas de Detalles o Documentos en el panel del complemento.

    • Detalles - Ver los detalles del asunto en modo solo lectura.

    • Documentos - Ver y gestionar los documentos del asunto.

Arrastrar y soltar correos electrónicos a un asunto

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Puedes arrastrar y soltar correos electrónicos y/o archivos adjuntos a un asunto. Puedes soltar:

  • Solo el correo electrónico
  • Solo los archivos adjuntos
  • El correo electrónico con todos los archivos adjuntos
  1. En el complemento, abre Mis asuntos o Todos los asuntos y localiza el asunto.

  2. En Outlook, selecciona uno o más correos electrónicos. Para agregar más de uno, mantén presionada la tecla Shift y usa la flecha hacia abajo para seleccionar varios correos.

  3. Arrastra los correos seleccionados al asunto. Aparecerá un mensaje de confirmación.

Para verificar que se hayan agregado, haz clic en el asunto para abrir Detalles y luego haz clic en Documentos. Busca el elemento subido en la carpeta o lista de documentos correspondiente.

Agregar documentos a CounselLink usando el complemento de Outlook

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Un “documento” se refiere a cualquier tipo de archivo compatible. Cada archivo está limitado a 100 MB, pero no hay límite en la cantidad de documentos que puedes agregar.

La función de arrastrar y soltar solo está disponible cuando se utiliza:

  • Outlook de escritorio (Microsoft 365), y
  • Windows 10 versión 1903 o posterior
  1. En el complemento, localiza el asunto en la lista.

  2. Para agregar el documento a la carpeta principal de documentos, arrastra y suelta el correo electrónico o documento desde tu carpeta de Outlook al asunto en la lista. Aparecerá una barra de confirmación.

  3. Para agregar el documento a una carpeta de documentos:
    1. Haz clic en un asunto seleccionado en la lista de asuntos.
    2. Haz clic en la pestaña Documentos.

    3. Arrastra el correo electrónico o el documento adjunto y suéltalo en la carpeta correspondiente. Aparecerá una barra de confirmación.

Si no aparece la barra de confirmación, el archivo no se agregó correctamente. Verifica que cumples con los requisitos de escritorio/Windows mencionados arriba, o utiliza el método manual a continuación.

  1. Navega al asunto en el complemento de CounselLink.
  2. Pasa el cursor sobre el nombre del asunto.

  3. Haz clic en el ícono de tres puntos.

  4. Haz clic en Agregar archivo o enlace. Se mostrará el panel para agregar documentos.

  5. Elige un archivo para vincular al asunto.
    • Si el archivo está almacenado en un servidor web, ingresa un Enlace externo con la URL completa.
    • Si el archivo está en tu dispositivo local, haz clic en el botón Seleccionar archivos... y busca el archivo para seleccionarlo.
  6. Completa la sección Detalles del documento.
    1. Agrega un Nombre de documento.
    2. Confirma que Relacionado con muestre el asunto correcto. Si no es así, haz clic en Cancelar para volver a la lista de asuntos y seleccionar el asunto correcto.
    3. Opcional: Selecciona una Carpeta.
    4. Cambia las preferencias del documento para Categoría, Propietario, Compartido y Nivel de acceso según sea necesario.
    5. Opcional: Agrega un número o descripción de Revisión.
    6. Opcional: Selecciona un Estado.
    7. Opcional: Agrega una Descripción.

    8. Opcional: Ingresa Palabras clave para describir el documento.

      Las palabras clave se usan como etiquetas meta para ayudar en la búsqueda de documentos.

    9. Haz clic en Subir documentos. Aparecerá una barra de confirmación.

Crear un asunto en el complemento de CounselLink

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Debes tener el rol de Configuración de asuntos para poder crear un asunto desde el complemento

  1. Haz clic en Asuntos desde el menú de tres líneas en el complemento.

  2. Haz clic en el ícono de más sobre la lista de asuntos.

Se mostrará la página Crear asunto.

Editar documentos de asuntos o intake en el complemento

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Puedes actualizar los Detalles del documento (por ejemplo, configuración de uso compartido y nivel de acceso) directamente desde el complemento.

  1. Navega al asunto en el complemento de CounselLink.
  2. Haz clic en el asunto o intake de la lista.
  3. Haz clic en Documentos.

  4. Pasa el cursor sobre el documento que deseas editar.

  5. Haz clic en el ícono de tres puntos para ver las opciones disponibles.

  6. Haz clic en Editar detalles del documento.

  7. Actualiza los campos según sea necesario.

    CounselLink determina si tienes permiso para editar los detalles del documento. No puedes cambiar el Propietario ni el asunto al que el documento está Relacionado con. Estos cambios pueden hacerse desde la versión web de CounselLink si eres el Propietario actual del documento o un Administrador de documentos.

  8. Haz clic en Guardar cambios.

Registrar/Desregistrar documentos usando el complemento de Outlook

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Registrar un documento lo bloquea para que otros usuarios no puedan editarlo ni eliminarlo mientras esté registrado. Desregistra el documento para liberar el bloqueo cuando termines.

  1. Navega a la pestaña Documentos del asunto en el complemento de CounselLink.

  2. En la carpeta seleccionada, pasa el cursor sobre el documento que deseas registrar.

  3. Haz clic en el ícono de tres puntos para ver las opciones disponibles.

  4. Haz clic en Registrar documento. Aparecerá un mensaje de confirmación.

Desregistrar un documento

  1. Navega a la pestaña Documentos del asunto en el complemento de CounselLink.
  2. Ubica el documento en la lista o en una carpeta.

  3. Pasa el cursor sobre el documento que deseas desregistrar.

  4. Haz clic en tres puntos.

  5. Haz clic en Desregistrar documento.

    Opcional - Antes de desregistrar:

    • Haz clic en Seleccionar archivo para subir una nueva versión.
    • Ingresa comentarios en el campo Comentario.
    • Selecciona un Estado del menú desplegable.
    • Desmarca la casilla para liberar el bloqueo (si corresponde). Esta opción normalmente está activada por defecto para liberar el bloqueo al desregistrar.

  6. Haz clic en Guardar. Se mostrará la ventana de confirmación.

Descargar documentos usando el complemento

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Puedes descargar cualquier documento de asunto que tengas permiso para ver. Se guarda una copia en la ubicación de descargas predeterminada de tu dispositivo; el original permanece en CounselLink.

Descargar la versión actual

  1. Navega al asunto desde el complemento: 
    • Desde el ícono de Menú, haz clic en Asuntos. Se mostrará el panel Mis asuntos.
    • Desde la pestaña Todos los asuntos. La lista Todos los asuntos incluye todos los asuntos que tienes permiso para ver. Busca si el asunto es visible fácilmente en esta lista.
    • Desde el cuadro Buscar asuntos.... Escribe palabras clave y presiona Enter.

  2. Haz clic en Documentos.

  3. Pasa el cursor sobre el documento.
  4. Haz clic en Tres puntos.
  5. Haz clic en Descargar documento. Se descargará una copia del documento en tu computadora.

Descargar una versión anterior de un documento

  1. Navega al asunto desde el complemento: 
    • Desde el ícono de Menú, haz clic en Asuntos. Se mostrará el panel Mis asuntos.
    • Desde la pestaña Todos los asuntos. La lista Todos los asuntos incluye todos los asuntos que tienes permiso para ver. Busca si el asunto es visible fácilmente en esta lista.
    • Desde el cuadro Buscar asuntos.... Escribe palabras clave y presiona Enter.

  2. Haz clic en Documentos.

  3. Haz clic en el nombre del documento.

  4. Selecciona la pestaña Versiones.

  5. Haz clic en la versión que deseas descargar.

Configurar preferencias de documentos de asuntos en el complemento

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Puedes configurar los ajustes predeterminados de documentos para las cargas realizadas a través del complemento de Outlook. Los cambios realizados en el complemento y en la aplicación web de CounselLink se mantienen sincronizados.

  1. Desde la pantalla principal del complemento de Outlook, haz clic en el icono de menú.

  2. Haz clic en Configuración. Se mostrará el panel de Configuración.

  3. Revisa y actualiza los valores predeterminados según sea necesario:
    • Categoría – Categoría predeterminada del documento
    • Propietario - Propietario del documento (mantiene el control total del documento)
    • Compartido - Indica si el asesor externo puede ver el documento (el valor predeterminado es No)
    • Acceso - Quién puede ver el documento externamente:
      • Privado - Solo el propietario del documento y los administradores de documentos

      • Público - Todos los participantes corporativos del asunto; si Compartido = Sí, tanto los participantes corporativos como los de la firma legal

        Configurar Público como predeterminado puede exponer documentos sin querer a todas las firmas legales en el mismo asunto.

Agregar entradas de diario a los asuntos desde el complemento de Outlook de CounselLink

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Puedes agregar entradas de diario para registrar comunicaciones o añadir notas de archivo. Puedes adjuntar archivos compatibles (hasta 100 MB cada uno), incluyendo clips de audio/video, imágenes y documentos. Las entradas de diario guardadas a través del complemento son visibles para los usuarios corporativos con acceso al asunto. Puedes elegir si deseas compartir las entradas con las firmas legales.

  1. Pasa el cursor sobre el asunto en la lista de asuntos.

  2. Haz clic en el icono de tres puntos.

  3. Haz clic en Agregar diario. Se mostrará el panel para agregar una entrada de diario.

  4. Ingresa un Asunto.
  5. Completa los campos opcionales:
    • Fecha (ajusta si es necesario)
    • Descripción
    • Categoría
    • Compartir con firmas legales (casilla de verificación)
    • Haz clic en Seleccionar archivos... para buscar y cargar archivos, o arrastra y suelta archivos en el área de Adjuntos (solo en Outlook de escritorio; Windows 10 versión 1903 o posterior).

  6. Haz clic en Guardar.

    La entrada de diario estará disponible en CounselLink para los usuarios con permiso para ver el asunto.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener inexactitudes. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."