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Creación y gestión de asuntos

  • Actualización

Los asuntos son la base de todo el trabajo realizado en LexisNexis® CounselLink®. Se pueden crear para cualquier contrato, proyecto, patente o caso legal. Los asuntos ayudan a llevar un registro de todos los documentos relacionados con un tema legal en particular, incluyendo facturas, documentos, presupuestos, fechas clave, comunicaciones y otra información.

Desde la página de Resumen del Asunto, puedes acceder a la información general del asunto, perfiles de despachos de abogados, perfiles de participantes, notas, facturas, documentos, tareas, asuntos relacionados, perfiles de personal interno y eventos del calendario.

Este artículo cubre lo siguiente:

Crear un asunto

Debes tener el rol de Configuración de Asuntos para poder editar un asunto. Además, algunas organizaciones no permiten que los usuarios los creen manualmente, por lo que es posible que no veas todas las funciones descritas en este artículo.

  1. Abre la página Crear Asunto de una de las siguientes maneras:

    • Haz clic en el botón + Crear Asunto en el panel de la página principal de Asuntos.

    • Haz clic en el botón +Crear Asunto en la esquina superior derecha de la página de Búsqueda de Asuntos.

    • En la página de Resumen del Asunto, haz clic en el botón ( + ). Luego, selecciona Crear nuevo asunto de la lista.

  2. Se muestra la página Crear Asunto.

    Haz clic en el ícono () en la esquina superior derecha de la página para ver un video tutorial sobre cómo crear un asunto.

  3. En la sección de Detalles del Asunto, especifica la información requerida:

    Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios. Todos los demás campos son opcionales.

    Campo Detalles
    ID del Asunto Ingresa un ID de asunto único si no se completa automáticamente.
    Título del Asunto Ingresa el nombre del asunto.
    Oficina de Contacto Selecciona la oficina que gestionará el asunto. Solo se muestran las oficinas para las que tienes permiso para crear asuntos. Después de seleccionar una oficina, la página puede actualizarse si esa oficina requiere información adicional.
    Contacto del Asunto Selecciona el contacto que recibirá todas las comunicaciones relacionadas con el asunto. Esto también ayuda en la búsqueda, reportes y enrutamiento de facturas.
    Contacto de Facturación Selecciona el contacto que recibirá todas las comunicaciones sobre las facturas relacionadas con el asunto.
    Tipo de Asunto Selecciona una opción del menú desplegable. Haz clic en este tema para más información sobre la gestión de tipos de asuntos.
    Relacionar con un Asunto Existente Haz clic en los puntos suspensivos azules para buscar un asunto con el que relacionar el que estás creando. Haz clic en este tema para más información sobre Asuntos Relacionados.
    Oficina Asignada Selecciona una oficina de la lista desplegable.
    Descripción Ingresa una breve explicación del caso u otras notas relevantes.

  4. En la sección de Finanzas, ingresa la información correspondiente:

    Campo Detalles
    Moneda del Asunto Selecciona la moneda que se asociará al asunto.
    Honorarios Facturados Históricos Ingresa el valor de los honorarios facturados.
    Gastos Facturados Históricos Ingresa el valor de los gastos facturados.

  5. Opcional: En la sección de Plantillas, especifica la información según sea necesario:

    Dependiendo de la configuración de tu organización y tu rol, es posible que estas opciones no estén disponibles.

    1. En la lista de Plantillas de Asignación, selecciona una plantilla de asignación. 
    2. En la lista de Plantillas de Calendario, selecciona una plantilla de calendario. 
  6. Haz clic en Guardar. El asunto se crea. A continuación, asigna despachos de abogados al asunto.

Asignar un despacho de abogados a un asunto

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Puedes asignar uno o más despachos de abogados a un asunto desde su página de Resumen del Asunto. También puedes quitar un despacho de abogados de un asunto. Consulta este tema para más información sobre cómo eliminar o cancelar la eliminación de un despacho de abogados de un asunto.

Los despachos de abogados asignados a un asunto no pueden ver si hay otros despachos asignados (excepto si se utiliza la función de Lead Counsel).

Debes tener el rol de Asignación de Asuntos para asignar despachos de abogados a un asunto.

  1. Acceda a la ventana Buscar despachos de abogados de una de las siguientes maneras:

    • Haga clic en el botón +Asignar en la pestaña Despachos de abogados de la página de Resumen del asunto.

    • Haga clic en Asignar despacho de abogados en el menú desplegable Más acciones en la esquina superior derecha de la página de Resumen del asunto.

    • Haga clic en Asignar despacho de abogados después de seleccionar un asunto en la página de Búsqueda de asuntos. Esta opción le permite asignar un despacho de abogados a varios asuntos.

      Se muestra la ventana Buscar despachos de abogados.

  2. Busque un despacho de abogados por estructura de honorarios o por nombre del despacho.
    • Buscar por estructura de honorarios
      1. Seleccione una estructura de honorarios en el menú desplegable.

      2. Haga clic en Buscar. Se mostrarán los resultados de la búsqueda.

        Solo se mostrarán los despachos de abogados que tengan una oferta de honorarios activa en la estructura seleccionada.

      3. Opcional: Haga clic en Mostrar solo favoritos para ver únicamente los despachos que su organización ha marcado como favoritos.
      4. Haga clic en el nombre del despacho que desea asignar.
    • Buscar por nombre del despacho

      1. Ingrese un término de búsqueda en el campo correspondiente.

        Si el nombre del despacho que busca aparece debajo del campo de búsqueda, haga clic en él y continúe con el paso 3.

      2. Haga clic en Buscar. Se mostrarán los resultados de la búsqueda.

        Los despachos de abogados que no pueden ser asignados incluyen una explicación de la incompatibilidad.

      3. Haga clic en el nombre del despacho que desea asignar. Se mostrará la ventana Asignar despacho de abogados al asunto. La parte superior muestra información sobre el asunto seleccionado, incluyendo los despachos ya asignados. Si el asunto seleccionado no puede ser asignado al despacho, aparecerá un mensaje de error en la sección Actualizar detalles.

  3. Complete los campos en la sección Términos comerciales según sea necesario:

    Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios; los demás son opcionales. Los campos disponibles pueden variar según la configuración de CounselLink de su organización.

    Campo  Detalles
    Estructura de honorarios* Solo es obligatorio si buscó por nombre del despacho (no por estructura de honorarios). Seleccione una estructura de honorarios para el despacho. Haga clic en Mostrar detalles para revisar la estructura seleccionada.
    Valor del caso Seleccione un valor de caso en la lista desplegable.
    Número de partes Seleccione un número de partes en la lista desplegable.
    Descuento por volumen Seleccione un valor de descuento por volumen en la lista desplegable.
    Abogado principal

    Seleccione un abogado principal en la lista desplegable.

    Este campo puede ser obligatorio según la configuración de su organización.
    Tipo de asesoría Seleccione un tipo de asesoría en la lista desplegable.
    Flujo de trabajo de facturas* Seleccione una opción de flujo de trabajo de facturas en la lista desplegable. Esto determina cómo su organización revisará las facturas con el despacho seleccionado.
    Conjunto de reglas* Seleccione una opción de conjunto de reglas en la lista desplegable. Esta selección especifica el conjunto de reglas que se aplicará a las facturas enviadas por el despacho en este asunto.
    Asesor principal Marque esta casilla si el despacho será el asesor principal.
  4. Opcional: Seleccione Omitir notificaciones por correo electrónico al despacho si no desea que el despacho reciba una notificación de que ha sido agregado.
  5. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Asignar: Asigna el despacho al asunto.
    • Asignar y agregar otro: Asigna el despacho y lo regresa a la ventana Buscar despachos de abogados para agregar otro.

Copiar un asunto

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Cuando desee crear un nuevo asunto con información similar a uno existente, puede copiarlo para ahorrar tiempo. Puede copiar un asunto con cualquier estado. El nuevo asunto se activa en cuanto se crea.

Debe tener el rol de Configuración de asuntos para poder copiar un asunto.

  1. Acceda a la página de Resumen del asunto del asunto de origen.

  2. Haga clic en Copiar asunto en el menú desplegable Más acciones.

    Se muestra la página Copiar asunto. Los campos en la sección Detalles del asunto se rellenan con los datos del asunto de origen, excepto el número de asunto, el título y la descripción.

    Si aparece la sección Información adicional, contiene campos configurados específicamente para su organización.

  3. Actualice la información del asunto según sea necesario. Para información sobre los campos específicos del asunto, consulte Crear un asunto.

    La fecha de estado del nuevo asunto será la fecha en que se copia el asunto.

  4. Haga clic en Guardar.

Editar un asunto

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Puede editar la información de un asunto existente (incluido un asunto cerrado). Por ejemplo, puede que necesite actualizar el contacto del asunto o la oficina de contacto. Los cambios actualizan la información del asunto que se muestra en la parte superior de la página de Resumen del asunto.

Debe tener el rol de Configuración de asuntos para editar un asunto.

  1. Haga clic en el icono Editar asunto (lápiz) en la página de Resumen del asunto.

    Se muestra la página Editar asunto.

  2. Actualice los detalles del asunto según sea necesario. Para información sobre los campos específicos del asunto, consulte Crear un asunto.

    Si aparece una sección de Información adicional, incluye campos configurados específicamente para su organización. Comuníquese con su administrador corporativo si tiene dudas sobre cómo completar estos campos.

    Actualice la información del asunto según sea necesario. Para información sobre los campos específicos del asunto, consulte la sección Crear un asunto en este artículo.

  3. Haga clic en Guardar. La página de Resumen del asunto mostrará los cambios.

Cerrar un asunto

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Puede cerrar un asunto desde la página de Resumen del asunto o cerrar varios asuntos desde la página de Búsqueda de asuntos.

Esta opción solo está disponible si su organización está configurada para ello. También debe tener el rol de Configuración de asuntos o Aprobador de cambios de asuntos en la oficina de contacto del asunto. Envíe todas las facturas antes de cerrar un asunto.

  1. Haga clic en el icono de tres puntos en la esquina superior de la página de Resumen del asunto.

  2. Seleccione Cerrar asunto.

  3. Opcional: Se mostrará la página Editar disposición del asunto si su asunto tiene campos personalizados de disposición.

    Los campos en la sección Información adicional son específicos del cliente. Comuníquese con su Consultor de Relaciones con el Cliente para hablar sobre la configuración de esta función.

  4. Complete los campos obligatorios según sea necesario.

  5. Haga clic en Guardar y continuar >. Se mostrará la segunda página de Editar disposición del asunto.

    Los campos marcados con * son obligatorios.

  6. Para la pregunta ¿Habrá más facturación en este asunto?, seleccione Sí.
  7. Para la opción ¿Establecer el estado del asunto como INACTIVO? (Seleccione No para cerrar el asunto), seleccione Sí para cerrar el asunto.
  8. Haga clic en Guardar. Se abrirá la página de Confirmación de disposición del asunto y mostrará un mensaje de confirmación.

Eliminar un asunto

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Es posible que desee eliminar un asunto si, por ejemplo, es un duplicado. Sin embargo, no puede eliminar un asunto que tenga una factura o una retención legal asociada.

Si elimina un asunto que tiene subasuntos relacionados, los subasuntos no se eliminan. Simplemente se eliminan de la relación familiar del asunto.

En la mayoría de los casos, se recomienda cerrar el asunto para conservar los registros.

  1. Abra la página de resumen del asunto.

  2. Seleccione Eliminar asunto en el menú desplegable Más acciones.

    Se mostrará la ventana Eliminar asunto.

  3. Seleccione un Motivo de eliminación. Si selecciona Otro, escriba el motivo en el campo de texto.
  4. Haga clic en Eliminar asunto. El asunto se eliminará.

Ver el registro de cambios de un asunto

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El registro de cambios muestra las actualizaciones realizadas en el asunto a lo largo del tiempo, incluyendo qué usuarios hicieron los cambios.

Debe tener el rol de Administrador Corporativo para ver el registro de cambios.

  1. Abra la página de resumen del asunto.

  2. Acceda al registro de una de las siguientes maneras:

    • Haga clic en Registro de cambios en el menú desplegable Más acciones.

    • Haga clic en el botón Registro de cambios en la pestaña Historial.

    Se mostrará la ventana del registro de cambios.

  3. Vea el historial usando las opciones de desplazamiento o búsqueda. También puede usar la función Agrupar por para ordenar los eventos.

  4. Opcional: Haga clic en el botón Descargar para descargar el historial del registro de cambios en formato Excel o PDF.

    Su archivo Excel o PDF se descargará en la carpeta de descargas predeterminada.

Enviar un asunto por correo electrónico

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Puede enviar por correo electrónico el enlace de un asunto a uno o más usuarios. Esto es útil cuando crea un asunto y desea compartirlo con colaboradores. Los destinatarios pueden abrir el enlace y guardar el asunto en Mis asuntos en CounselLink.

Un enlace de asunto enviado por correo electrónico solo está disponible para usuarios internos de CounselLink en su organización cuyos roles y oficinas asignados permitan el acceso.

  1. Abra la página de resumen del asunto.

  2. Haga clic en Enviar asunto por correo electrónico en el menú desplegable Más acciones.

    Su programa de correo electrónico predeterminado abrirá un borrador de correo con un enlace al asunto.

  3. Ingrese una o más direcciones de correo electrónico en el campo Para.
  4. Edite el cuerpo del correo electrónico si es necesario.
  5. Haga clic en Enviar.

Editar datos personalizados

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Si su organización utiliza campos personalizados para despachos de abogados, puede editar esos campos en el asunto.

Debe tener el rol de Editar datos personalizados para realizar esta acción.

  1. Abra la página de Resumen del asunto.

  2. Haga clic en Editar datos personalizados en el menú desplegable Más acciones.

    Se mostrará la página Editar información adicional de datos de asunto activo.

    Las opciones pueden variar según la configuración de su organización.

  3. Realice las ediciones necesarias.
  4. Haga clic en Guardar.
"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tiene dudas sobre alguna información, consulte la versión original en inglés."