Centro de respuestas de CounselLink para clientes

Carga y edición de documentos

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Agregar un documento

Puedes agregar cualquier tipo de documento compatible directamente desde la pestaña Documentos o desde la página de Resumen del documento.

  1. Realiza una de las siguientes acciones para acceder a la página Agregar documentos:

    • Haz clic en el botón +Agregar documento en la esquina superior derecha de la página de búsqueda de documentos.

      -- o --

    • Haz clic en el botón Agregar documento (signo más) en la página de Resumen del documento.

    Se muestra la página Agregar documentos.

  2. En el área Subir documentos, utiliza uno de los siguientes métodos para especificar el/los documento(s) que deseas agregar:

    • En el cuadro de texto Enlace externo, ingresa un enlace al archivo (http o https).

    • Arrastra cualquier cantidad de archivos desde tu computadora y suéltalos en el cuadro grande en el centro de la pantalla.

      Esta opción es útil para agregar varios documentos a la vez. Si usas el navegador Chrome, puedes arrastrar una carpeta completa al cuadro de texto. CounselLink separa automáticamente los archivos de la carpeta en documentos individuales. Si usas otro navegador, selecciona cada archivo de la carpeta y arrástralos en grupo.

    • Haz clic en Elegir un archivo y navega hasta la ubicación del archivo en tu computadora.

    Todos los archivos agregados aparecen en la parte inferior del área Subir documentos.

  3. Ingresa los detalles en el área Detalles del documento.

    Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

    Columna Descripción
    Nombre del documento* Ingresa un nombre para el documento. Este nombre aparece en la columna Nombre durante las búsquedas de documentos.
    Si agregas varios archivos, este campo no estará disponible. Puedes editar el nombre de cada documento más adelante.
    Tipo de documento* Selecciona el tipo de objeto al que se adjuntará el documento. Esta selección determina las opciones disponibles en el campo Vinculado a.
    Vinculado a

    Haz clic en este campo y busca el objeto asociado (factura, asunto, etc.).
    Categoría

    Selecciona la descripción que mejor se ajuste al documento.
    Propietario* Tu nombre de usuario se completa automáticamente. Haz clic en el botón de puntos suspensivos (…) para buscar otro propietario.
    ¿Quién puede ver este documento?*

    Selecciona una opción de seguridad del menú desplegable.

    Esta opción solo está disponible si tu organización tiene activada la nueva función de seguridad de documentos. Si está configurada, las opciones 'Compartido' y 'Nivel de acceso' no estarán disponibles.
    Compartido*

    Especifica qué usuarios pueden ver el documento. Seleccionar No restringe la visibilidad solo a los usuarios clientes corporativos.
    Haz clic en este tema para obtener más información sobre la seguridad de documentos.

    Si tu organización tiene habilitada la función de Compartir documentos, este campo no aparecerá.
    Nivel de acceso*

    Determina qué usuarios pueden ver el documento.

    Si tu organización tiene habilitada la función de Compartir documentos, este campo no aparecerá.
    Revisión Ingresa un número de versión.
    Estado

    Especifica el estado del documento.

    Si el estado de un documento se establece en N/A, el campo Estado mostrará "Documento no aplicable".
    Descripción Ingresa una breve descripción (máximo 255 caracteres). Este texto aparece en los resultados de búsqueda, así que sé conciso.
    Palabras clave Ingresa palabras individuales que puedan usarse para buscar este documento.
    Omitir notificación de documento compartido

    Selecciona esta opción para evitar notificaciones por correo electrónico a los usuarios asignados al documento.

    Esta opción solo está disponible si tu organización tiene habilitada la función de Compartir documentos y las notificaciones por correo electrónico están configuradas.
  4. Si ves el reconocimiento de la Declaración de confidencialidad, marca la casilla correspondiente si has incluido la declaración de confidencialidad en el documento subido.
  5. Haz clic en Subir documento(s).

Agregar una versión de un documento desde la página de Resumen del documento

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Puedes agregar una nueva versión de un documento desde la página de Resumen del documento.

Si un documento está retirado, solo el usuario que lo retiró puede agregar una nueva versión. Los administradores de documentos pueden anular el bloqueo de un documento.

  1. Busca la página de Resumen del documento.
  2. Haz clic en la pestaña Versiones.

  3. Haz clic en +Agregar versión. Se mostrará la ventana Agregar versión.

  4. Haz clic en Subir una nueva versión de este documento para seleccionar un archivo o arrastra un archivo desde tu computadora al espacio indicado.
  5. Ingresa un comentario en el campo Comentario si es necesario.
  6. Selecciona un estado en el campo desplegable Estado si es necesario.
  7. Haz clic en Agregar.

Registrar/Retirar un documento

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La función de registrar/retirar impide que otros usuarios modifiquen un documento mientras está retirado.

Esta función solo está disponible para clientes Advanced o Premier. Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de documentos para registrar o retirar un documento. Si un documento está retirado, no puede ser editado ni eliminado por otros usuarios (excepto un Administrador de documentos). Los administradores pueden anular el bloqueo de un documento.

 

Los usuarios con los permisos adecuados pueden:

  • Bloquear un documento para evitar su edición.

  • Eliminar un bloqueo existente.

  • Ver los detalles del bloqueo.

  • Anular un bloqueo existente.

Registrar o retirar un documento

  1. Registrar o liberar un documento de dos maneras:

    • Selecciona el nombre de un documento en la pestaña Documentos en la página de Resumen del asunto y haz clic en Registrar o Liberar.

    • Haz clic en el ícono de Registrar o Liberar en la página de Resumen del documento.

  2. Opcional: Si vas a liberar un documento, puedes subir una nueva versión.

    1. Arrastra una nueva versión del documento a la ventana, o elige un archivo desde tu computadora.

    2. Opcional: Libera el bloqueo del documento para que otros puedan editarlo.
    3. Haz clic en Guardar.

Editar un documento

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Puedes editar los detalles de un solo documento.

Debes tener el rol de Administrador de Documentos o ser el propietario del documento para editar sus detalles.

  1. Accede a la página Documentos/Editar documento de dos maneras:

    • Selecciona el nombre de un documento desde la página de Búsqueda de documentos y haz clic en Editar.

    • Haz clic en el ícono de lápiz en la página de Resumen del documento.

      Se muestra la página Documentos/Editar documento.

  2. Edita los detalles del documento que necesites. Consulta la sección sobre cómo agregar un documento en este artículo para más información.

    Si tu organización ha cambiado a la nueva función de Compartir documentos, se te pedirá que selecciones una configuración de seguridad en el campo '¿Quién puede ver este documento?' si aún no se ha seleccionado una.

  3. Haz clic en Guardar cambios.

Eliminar un documento

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Si eres el propietario del documento, puedes eliminar un documento que ya no sea necesario. Eliminar un documento lo elimina permanentemente de CounselLink.

Puedes eliminar un documento desde la página de Búsqueda de documentos o desde la página de Resumen del documento:

  • Marca la casilla correspondiente al documento que deseas eliminar en la página de Búsqueda de documentos y haz clic en el botón Eliminar.

  • Haz clic en el botón Eliminar en la esquina superior derecha de la página de Resumen del documento.

En ambos métodos, se te pedirá que confirmes la eliminación. Haz clic en Sí, eliminar.

Eliminar un documento desde la página de Resumen del asunto o de Solicitud de trabajo

  1. Haz clic en la pestaña Documentos.
  2. Marca la casilla junto al documento.

  3. Haz clic en Eliminar. Se muestra la ventana de Confirmar eliminación. La ventana confirma la cantidad de documentos que deseas eliminar.

  4. Haz clic en Eliminar. Los documentos que no se puedan eliminar aparecerán en una lista con el motivo.

Copiar un solo documento

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Puedes crear una copia de un documento existente desde la página de Búsqueda de documentos o desde la página de Resumen del documento.

Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de Documentos para copiar un documento existente. También puedes copiar varios documentos desde la página de Búsqueda de documentos. Consulta la sección correspondiente en este artículo para más información.

  1. Realiza una de las siguientes acciones:

    • Selecciona un documento en la página de Búsqueda de documentos y haz clic en Copiar.

      -- o --

    • Haz clic en el ícono Copiar documento en la página de Resumen del documento.

    Se muestra la página Copiar documento con la configuración heredada del documento original.

  2. Ingresa un nuevo nombre para el documento en el campo Nombre del documento. Por defecto, se añade la cadena "Copia de" al inicio del nombre.
  3. Edita los detalles adicionales que necesites. 
  4. Haz clic en Guardar cambios.

Copiar varios documentos

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Puedes copiar varios documentos a la vez.

Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de Documentos para copiar documentos existentes.

  1. Ubica los documentos en la página de Búsqueda de documentos o en la página de Resumen del asunto.
  2. Selecciona la(s) casilla(s) a la izquierda del/los nombre(s) del documento. El total seleccionado aparece en la parte superior de la lista.

  3. Haz clic en Copiar. Se muestra la ventana Copiar documentos.

    Si no tienes permiso para copiar un documento seleccionado, aparecerá un mensaje de alerta y el documento se eliminará automáticamente de la lista. Puedes revisar el documento eliminado haciendo clic en el enlace Mostrar detalles a la derecha del mensaje.

  4. Completa los campos que necesites.

    Cualquier detalle que dejes en blanco no se modificará en ninguno de los documentos seleccionados. 

  5. Haz clic en Guardar cambios.

Editar detalles de varios documentos al mismo tiempo

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Puedes editar un subconjunto de los detalles de varios documentos al mismo tiempo.

Los siguientes detalles (ninguno es obligatorio) se pueden editar usando esta opción:

  • Propietario
  • Categoría
  • Tipo de documento
  • Vinculado a
  • Revisión
  • Estado
  • Descripción
  • Palabras clave
  1. Ubica los documentos en la página de Búsqueda de documentos o en la página de Resumen del asunto.
  2. Selecciona la(s) casilla(s) a la izquierda del/los nombre(s) del documento. El número total de documentos seleccionados aparece en la parte superior de la lista.

  3. Haz clic en Editar. Se muestra la ventana Editar documentos.

    Si no tienes permiso para editar un documento seleccionado, aparecerá un mensaje de alerta y el documento se eliminará automáticamente de la lista. Puedes revisar el documento eliminado haciendo clic en el enlace Mostrar detalles a la derecha del mensaje.

  4. Edita los detalles de los documentos según sea necesario.
  5. Haz clic en Guardar cambios.
"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener inexactitudes. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."