Este artículo cubre lo siguiente:
- Acerca de los documentos
- Tipos de documentos compatibles
- Seguridad de documentos (Compartir documentos)
- Seguridad de documentos heredada
Acerca de los documentos
Los documentos en LexisNexis® CounselLink® permiten a los usuarios almacenar y gestionar archivos relacionados con asuntos y otros registros compatibles. Los documentos subidos permanecen asociados al registro donde se agregan y son accesibles según los permisos del usuario.
La visibilidad de los documentos depende de la configuración de seguridad y los roles de usuario. Los usuarios solo pueden ver o gestionar documentos si tienen acceso al registro asociado y los permisos adecuados para documentos.
Dependiendo de la configuración de su organización, los documentos se comparten de dos maneras diferentes:
- La seguridad tradicional de documentos utiliza los campos 'Compartido' y 'Nivel de acceso'.
- La nueva seguridad de documentos, o Compartir documentos, utiliza el campo '¿Quién puede ver este documento?'.
El tamaño máximo de un solo archivo adjunto es de 100 MB. No hay límite en la cantidad de archivos adjuntos ni en el tamaño de un lote de archivos adjuntos agregados al mismo tiempo.
Tipos de documentos compatibles
Los siguientes tipos de archivos, listados por extensión, se pueden adjuntar desde la pestaña Documentos en una página de resumen.
| Tipos de documentos permitidos (tipos de archivo) | |||
|---|---|---|---|
|
aiff asc avi bak bmp cdr css csv db dbf dif doc docx dot dxf edi eps eps2 fla gif
|
htm html image jfif jpeg jpg mac mdb moov mov movie mp3 mpeg mpg mpp msg pct pm3 pm4 pm5 |
pm6 png pot ppt pptx prn psd psp pst pub qt qxd rtf sea sit svg swf tif tiff txt vsd |
vst vxd wav wk1 wk3 wk4 wks wma wp5 wpd wq1 wri xls xlsx xlt xlw xml zip
|
Seguridad de documentos (Compartir documentos)
La seguridad de documentos en CounselLink permite a los propietarios de documentos o administradores especificar qué usuarios tienen acceso.
Los clientes de CounselLink utilizan uno de dos tipos diferentes de seguridad de documentos. Si la página de resumen de documentos muestra campos diferentes a los descritos aquí, es posible que esté utilizando la seguridad de documentos heredada.
Una vez que su organización cambie a la nueva configuración de seguridad de documentos, todos los documentos agregados a partir de ese momento seguirán las nuevas reglas de seguridad. Los documentos existentes mantendrán la configuración tradicional de seguridad hasta que se editen manualmente. En ese momento, será necesario cambiar la configuración de seguridad para seguir las nuevas opciones.
En el campo '¿Quién puede ver este documento?' tendrá cuatro opciones:
- Solo yo: Esta opción hace que el documento esté disponible solo para su cuenta de usuario. Los administradores de documentos no pueden acceder a él.
- Todos los asociados al documento: Esta opción permite el acceso al documento a todos los usuarios (tanto clientes como despachos) que tengan acceso al tipo de documento que ha seleccionado (por ejemplo, el asunto o la factura).
- Usuario(s) cliente: Esta opción permite el acceso al documento a todos los usuarios cliente que tengan acceso al tipo de documento que ha seleccionado (por ejemplo, el asunto o la factura).
-
Usuario(s) seleccionado(s): Esta opción abre la ventana Compartir este documento. Seleccione el/los usuario(s) de la lista y se les concederá acceso al documento.
Seguridad de documentos heredada
Los clientes de CounselLink utilizan uno de dos tipos diferentes de seguridad de documentos. La seguridad de documentos heredada utiliza los campos Propietario, Compartido y Nivel de acceso. La nueva seguridad de documentos muestra diferentes opciones de campos.
- Propietario: El usuario que es dueño del documento.
- Compartido: Especifica los usuarios que pueden ver el documento. Seleccionar No restringe el documento solo a usuarios cliente.
- Nivel de acceso: Determina qué usuarios/clientes específicos pueden ver el/los documento(s).
Configuración de Compartido y Nivel de acceso
Esta tabla muestra un resumen general del acceso a documentos.
| Compartido | Nivel de acceso | ¿Quién puede ver el documento? |
|---|---|---|
| No | Público |
Para el personal administrativo fuera de la oficina de contacto, los documentos solo son accesibles desde la pestaña Documentos donde están adjuntos. Los documentos no son accesibles para el personal no administrativo fuera de la oficina de contacto. |
| No | Privado |
Para el personal administrativo/no administrativo fuera de la oficina de contacto, los documentos solo son accesibles desde la pestaña Documentos donde están adjuntos. |
| Sí | Público |
Para el personal administrativo/no administrativo fuera de la oficina de contacto, los documentos solo son accesibles desde la pestaña Documentos donde están adjuntos. |
| Sí | Privado |
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| Sí | Seleccionar firma |
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