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CLM-Benutzer und Rollen

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Rollen in CLM

Der Zugriff auf CLM besteht aus zwei Teilen: was ein Benutzer tun kann und was ein Benutzer sehen kann.

  • Systemrollen legen die grundlegenden Berechtigungen in der CLM-Administration fest.
  • Dokumentenbezogene Rollen gelten nur innerhalb eines bestimmten Vertrags oder Dokuments.
  • Zugriffsfilter können die Sichtbarkeit zusätzlich einschränken, z. B. nach Region, Vertragskategorie, Abteilung, Vertragsland und Vertragspartner.

Ein Benutzer kann die Berechtigung haben, in CLM zu arbeiten, sieht aber nur die Verträge, die seinem zugewiesenen Zugriff entsprechen.

Rollenübersicht

Contract Lifecycle Management (CLM) verwendet die folgenden Rollen:

Rolle Beschreibung
Hauptverhandler

Führt aktiv Verhandlungen und bringt Verträge voran. Standardmäßig können Hauptverhandler nur Verträge sehen, die sie selbst erstellt haben.

Funktionen:

  • Benutzer zu Vertragsdokumenten einladen

  • Änderungsvorschläge annehmen

  • Verhandlungen führen

  • Verträge durch die Phasen bewegen
Vertragsmanager

Verwaltet abgeschlossene Verträge und pflegt Vertragsunterlagen. Standardmäßig können sie nur Verträge sehen und bearbeiten, die sie selbst hinzugefügt haben, es sei denn, sie haben zusätzlich die Rolle „Betrachter“.

Funktionen:

  • Vertragsinformationen aktualisieren
  • Abgeschlossene Verträge hinzufügen
Betrachter und Betrachter Plus

Benutzer, die Einsicht benötigen, aber keine Verhandlungsbefugnis haben.

  • Betrachter bietet Lesezugriff auf alle Unternehmensverträge oder einen definierten Teilbereich.
  • Betrachter Plus bietet Lese- und Download-Zugriff auf alle Unternehmensverträge oder einen definierten Teilbereich.
Anforderer

Kann Vertragsanfragen erstellen und diese bearbeiten, bis sie in Verträge umgewandelt werden.

  • Nach der Umwandlung kann der Anforderer den Vertrag oder die zugehörigen Dokumente nicht mehr bearbeiten.

  • Sie sehen nur Anfragen, die sie selbst erstellt haben, und die daraus entstandenen Verträge.
Admin

Benutzer, die CLM konfigurieren. Sie können verwalten:

  • Felder

  • Integrationen

  • Workflows

  • Vorlagen

Dokumentenbezogene Rollen

Dokumentenbezogene Rollen unterscheiden sich von Systemrollen.

  • Lead steuert die Vertragsverhandlung. Leads können Benutzer zum Dokument einladen, interne und externe Diskussionen starten, vorgeschlagene Textänderungen annehmen und Diskussionen schließen.
  • Reviewer prüft und kommentiert, ohne die Verhandlung zu führen. 

Verwenden Sie dokumentenbezogene Rollen, wenn jemand Zugriff auf einen bestimmten Vertrag benötigt, aber keinen umfassenderen Zugriff auf CLM.

Rollen kombinieren

Rollen können kombiniert werden, um den Zugriff zu erweitern.

  • Hauptverhandler + Betrachter ermöglicht es einem Verhandler, auch Verträge zu sehen, die er nicht selbst erstellt hat.
  • Hauptverhandler + Betrachter Plus fügt Download-Zugriff hinzu.
  • Vertragsmanager + Betrachter oder Betrachter Plus erweitert die Sichtbarkeit über die selbst hinzugefügten Verträge hinaus.
  • Hauptverhandler + Admin oder Vertragsmanager + Admin fügt Konfigurationsrechte hinzu. 

Benutzer in CLM hinzufügen

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Sie können Benutzer hinzufügen, Systemrollen zuweisen und Zugriffsparameter für Verträge festlegen.

Dokumentenbezogene Rollen, die innerhalb eines bestimmten Vertrags vergeben werden, unterscheiden sich von Systemrollen, die in der CLM-Administration vergeben werden.

Der Zugriff auf Verträge kann außerdem gesteuert werden durch:

  • Region
  • Vertragskategorie
  • Abteilung
  • Vertragsland
  • Vertragspartner

  1. Klicken Sie oben auf der Seite „Benutzersuche“ auf +Benutzer hinzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen eines neuen Benutzers finden Sie in diesem Thema.

    Oder bearbeiten Sie einen bestehenden Benutzer über Rollen bearbeiten auf dessen Profilseite.

  2. Geben Sie im Fenster Neuen Benutzer hinzufügen die Informationen des Benutzers ein. Oder nehmen Sie bei der Bearbeitung eines Benutzers die gewünschten Einstellungen vor.

  3. Wählen Sie die passende(n) Rolle(n) aus.
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Nach der Rollenzuweisung erhalten Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem sicheren Login-Link.

Benutzerrollen in CLM neu zuweisen

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Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren, müssen Sie möglicherweise dessen Vertragsverantwortlichkeiten neu zuweisen.

  1. Suchen Sie den Benutzer.
  2. Öffnen Sie den Tab Rollen auf dessen Profilseite.

  3. Klicken Sie unter dem Abschnitt „Vertragsverantwortlichkeiten“ auf Verantwortlichkeiten delegieren.

    Die Seite „Vertragsverantwortlichkeiten delegieren“ wird angezeigt.

  4. Wählen Sie einen Ersatzbenutzer oder ein Team aus dem Dropdown-Menü. Klicken Sie auf das Informationssymbol, um zu sehen, welche Rollen neu zugewiesen werden.

  5. Optional: Klicken Sie auf Vertrag anzeigen, um die betroffenen Verträge einzusehen.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

CLM-Teams erstellen und bearbeiten

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Ein Team besteht aus zwei oder mehr CLM-Benutzern, die zusammengefasst werden. Teams können:

  • Benachrichtigungen erhalten
  • An Vertragsweiterleitungen oder Genehmigungs-Workflows teilnehmen
  • Als Reviewer oder Leads zu Verträgen eingeladen werden

Sie können Teams über den Tab Teams auf der Administrationsseite erstellen oder bearbeiten.

Sie benötigen die Rolle CLM Admin, um Teams zu erstellen oder zu bearbeiten.

Ein neues Team erstellen

  1. Klicken Sie auf + Neues Team. Die Team-Bearbeitungsseite wird angezeigt.

  2. Geben Sie einen Namen für das Team ein.
  3. Optional: Geben Sie eine Beschreibung für das Team ein.
  4. Klicken Sie auf +Mitglieder hinzufügen, um Benutzer zu suchen und hinzuzufügen. Sie können aus dem Dropdown auswählen oder eine bestimmte E-Mail-Adresse eingeben.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Ein bestehendes Team bearbeiten

  1. Klicken Sie auf den Namen des Teams in der Liste.
  2. Bearbeiten Sie den Teamnamen oder die Beschreibung, falls nötig.
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Mitglied hinzufügen
      1. Klicken Sie auf +Mitglieder hinzufügen. Das Fenster „Mitglieder hinzufügen“ wird angezeigt.
      2. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus.
      3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    • Mitglied entfernen
      • Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte am Ende der Zeile des Benutzers.
      • Klicken Sie auf Löschen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Häufige Fragen und Fehlerbehebung

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Warum kann ein Benutzer einen Vertrag nicht sehen?

Prüfen Sie zunächst Folgendes:

  1. Hat die Person die richtige Systemrolle?
  2. Wurde sie mit der richtigen Dokumentenrolle hinzugefügt, falls der Zugriff vertragsbezogen ist?
  3. Erlauben ihre Zugriffsfilter den Zugriff auf diesen Vertrag? Der Zugriff in CLM kann nach Region, Vertragskategorie, Abteilung, Vertragsland und Vertragspartner eingeschränkt werden. 

Was ist der Unterschied zwischen einer Systemrolle und einer dokumentenbezogenen Rolle?

Eine Systemrolle steuert, was ein Benutzer im gesamten CLM tun kann. Eine dokumentenbezogene Rolle steuert, was er innerhalb eines bestimmten Vertrags oder Dokuments tun kann. CLM behandelt diese Zugriffsarten explizit unterschiedlich.

Wann sollte ich Rollen kombinieren?

Kombinieren Sie Rollen, wenn ein Benutzer mehr Sichtbarkeit benötigt, als seine Grundrolle bietet. Zum Beispiel sollte ein Vertragsmanager, der mehr als nur die von ihm hinzugefügten Verträge sehen muss, zusätzlich die Rolle „Betrachter“ erhalten.

Wann sollte ich ein Team verwenden, statt Personen einzeln hinzuzufügen?

Verwenden Sie ein Team, wenn eine bestimmte Gruppe regelmäßig Benachrichtigungen, Genehmigungs-Workflows oder Reviewer-/Lead-Zugriff auf Verträge benötigt.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."