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Vertrags-Workflows

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Zugriff auf die Seite „Workflows-Verwaltung“

Genehmigungs-Workflows steuern, wie Verträge interne und externe Genehmigungsphasen durchlaufen. Nach der globalen Konfiguration werden Workflows automatisch basierend auf den Auswahlmöglichkeiten auf Vertragsebene angewendet.

Sie müssen die Rolle Admin unter Verträge besitzen, um die in diesem Abschnitt beschriebenen Aktionen auszuführen.

Für CounselLink+ Nutzer:

  1. Klicken Sie im Dropdown-Menü unter Ihrem Namen in der Kopfzeile auf Unternehmensprofil.

  2. Klicken Sie im Bereich „Schnellzugriffe“ unter dem Abschnitt „CLM-Verwaltung“ auf Workflows.

    Die Seite „Workflows-Verwaltung“ wird angezeigt.

Für Nutzer ohne CounselLink+:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Verwaltung.

  2. Klicken Sie auf den Tab Workflows.

Genehmigungs-Workflows in CLM erstellen oder bearbeiten

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  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Um einen bestehenden Genehmigungs-Workflow zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte am Ende der Zeile des Workflows und wählen Sie Bearbeiten.
    • Um einen neuen Genehmigungs-Workflow zu erstellen, klicken Sie auf +Neuer Workflow und wählen Sie Genehmigung aus dem Dropdown-Menü.
  2. Wählen Sie Nutzer aus, indem Sie sie den Bedingungen zuordnen. Genehmigungs-Workflows bieten drei verfügbare Bedingungen:
    • Vertragsanfrage
    • Vor Verhandlung
    • Vor Unterzeichnung
  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Bedingung, um eine Dropdown-Liste der in Ihrer Organisation erstellten Nutzer und Teams anzuzeigen. Sie können aus der Liste auswählen oder eine E-Mail-Adresse manuell eingeben.

  4. Optional: Legen Sie eine Genehmigungsreihenfolge fest. Wenn Sie Genehmigungsreihenfolge festlegen auswählen, müssen die ausgewählten Nutzer für diese Phase in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge genehmigen.

  5. Optional: Wählen Sie Genehmiger dürfen angepasst werden aus, damit der Hauptverhandler die Nutzer oder Teams auf Vertragsebene anpassen kann. Sie können außerdem eine Mindestanzahl an Genehmigern festlegen, die in dieser Phase zustimmen müssen, bevor es weitergeht.

  6. Geben Sie einen Namen ein und füllen Sie die angezeigten Felder aus.
    • Die Felder variieren je nach Konfiguration Ihrer Organisation. Felder mit rotem Sternchen sind Pflichtfelder. Die Angaben in den Feldern einer Genehmigung bestimmen, wann sie aktiviert wird. Die für Ihre Organisation eingerichteten benutzerdefinierten Felder bestimmen die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten. Sie können einen Genehmigungs-Workflow allgemein oder sehr spezifisch gestalten.
    • Weisen Sie einen Mindest- und Höchstwert zu, nur einen Mindestwert ohne Höchstwert, oder lassen Sie das Feld leer. Wenn leer, gilt der Workflow für alle Vertragswertbereiche. Die Standardwährung ist USD, Sie können aber andere auswählen.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Verwendung von Bedingungen in einem Genehmigungs-Workflow

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Bedingungen

Sie können eine, zwei oder alle drei Bedingungen innerhalb eines einzelnen Workflows konfigurieren.

  • Grüne Indikatoren stehen für interne Prozesse.
  • Lila Indikatoren stehen für externe Aktionen (z. B. Verhandlung oder Unterzeichnung).

Wenn mehrere Genehmiger ausgewählt sind:

  • Mit aktivierter Genehmigungsreihenfolge erhält jeder Genehmiger die Anfrage nacheinander.

  • Ohne Genehmigungsreihenfolge erfolgen die Genehmigungen gleichzeitig.

Wenn keine Genehmiger vorkonfiguriert sind:

  • Der Hauptverhandler muss die Genehmiger auf Vertragsebene auswählen.

  • Die konfigurierte Mindestanzahl muss erfüllt sein.

Auf Vertragsebene muss der Hauptverhandler mindestens einen Nutzer oder ein Team auswählen, wenn die Mindestanzahl der Genehmiger auf 1 gesetzt ist.

Verhalten auf Vertragsebene

Wenn ein Vertrag die Workflow-Kriterien erfüllt:

  • Eine neue Genehmigungsphase erscheint.

  • Wenn Vor Verhandlung ausgewählt ist, erscheint die Genehmigung zwischen Überprüfung und Verhandlung.

  • Wenn Vor Unterzeichnung ausgewählt ist, erscheint die Genehmigung zwischen Verhandlung und Unterzeichnung.

So starten Sie die Genehmigung:

  1. Klicken Sie auf Genehmigung.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld auf Weiter.

  3. Klicken Sie auf Genehmigung starten.

Genehmiger können genehmigen, ablehnen oder die Genehmigung abbrechen.

Bedingung „Vertragsanfrage“

Diese Bedingung unterscheidet sich von den anderen:

  • Mindestens ein Genehmiger muss auf Workflow-Ebene konfiguriert sein.

  • Es ist die einzige rein interne Bedingung.

  • Genehmiger können auf Vertragsebene nicht angepasst werden.

Die sequentielle Genehmigung und Anpassungen der Genehmigungsreihenfolge gelten weiterhin.

Teams als Genehmiger

Wenn ein Team ausgewählt ist:

  • Alle Teammitglieder erhalten die Benachrichtigung.
  • Nur ein Teammitglied muss genehmigen, damit der Workflow weiterläuft.

Einrichten eines Anforderer-Workflows

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Wenn Anforderer-Nutzer existieren, muss mindestens ein Routing-Workflow für Anfragen konfiguriert werden.

Voraussetzungen

Anleitung

  1. Klicken Sie auf der Seite „Workflows-Verwaltung“ auf +NEUER WORKFLOW und wählen Sie Vertragsrouting. Das Fenster für den Routing-Workflow wird angezeigt.
  2. Geben Sie den Namen des Workflows ein.
  3. Klicken Sie unten links im Fenster auf Feld hinzufügen.

  4. Wählen Sie ein Feld aus der Gruppe Anforderungsfelder aus. Dies ist sehr wichtig, da Anfragen sonst nicht abgeschickt werden können.

  5. Wählen Sie die passenden Werte aus.

  6. Weisen Sie im Feld Vertrag angefragt eine Person zu.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Test

Melden Sie sich als Anforderer an und senden Sie eine Anfrage mit diesem Feldwert (z. B. Kategorie). Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, überprüfen Sie, ob Anforderungsfelder und Routing-Bedingungen korrekt konfiguriert sind.

Einrichten eines Genehmigungs-Workflows für Vertragsanfragen

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Der Genehmigungs-Workflow für Vertragsanfragen stellt sicher, dass ein festgelegter Genehmiger die Anfrage erhält, bevor sie an den Hauptverhandler weitergeleitet wird.

Stellen Sie sicher, dass die Routing-Felder für Anfragen korrekt konfiguriert sind, bevor Sie diesen Workflow erstellen. Es wird empfohlen, den LexisNexis Support zu kontaktieren, um benutzerdefinierte Felder einzurichten.

Genehmigungs-Workflow für Vertragsanfragen erstellen

  1. Klicken Sie auf der Seite „Workflows-Verwaltung“ auf +NEUER WORKFLOW und wählen Sie Vertragsrouting. Das Fenster für den Routing-Workflow wird angezeigt.
  2. Wählen Sie Genehmigung aus dem Dropdown-Menü.
  3. Im Fenster für den Genehmigungs-Workflow:
    • Geben Sie den Namen des Workflows an
    • Wählen Sie die passenden Standardfelder (Vertragskategorie, Vertragsabteilung usw.)
    • Wählen Sie den Vertragswertbereich, falls erforderlich
    • Fügen Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder hinzu. Klicken Sie auf +Feld hinzufügen, um auszuwählen.
  4. Klicken Sie auf Vertragsanfrage.

  5. Optional: Genehmigungsreihenfolge festlegen für Nutzer.

    Standardmäßig erfolgt die Genehmigung gleichzeitig.

  6. Wählen Sie einzelne Nutzer oder Teams aus.

    Wenn Sie die sequentielle Genehmigung gewählt haben, können Sie die Namen per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Genehmigungsprozess für Vertragsanfragen

Sobald Ihre Genehmigung eingerichtet ist, erhalten die festgelegten Genehmiger E-Mails, wenn eine passende Anfrage eingereicht wird. Die Benachrichtigungen enthalten einen sicheren Link zur Vertragsanfrage.

Nachdem der Genehmiger die Anfrage geprüft hat, kann er:

  • Die Anfrage genehmigen: Sowohl der Anfragende als auch der zugewiesene Hauptverhandlungsführer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Vertragsanfrage wird automatisch an den Hauptverhandlungsführer weitergeleitet.
  • Die Anfrage ablehnen: Der Anfragende erhält eine Ablehnungsbenachrichtigung und die Anfrage wird storniert.

Bei einer Genehmigung in Reihenfolge gilt:

  • Der erste Genehmiger muss zustimmen, bevor der nächste benachrichtigt wird.

  • Bei Ablehnung werden die nachfolgenden Genehmiger nicht benachrichtigt.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."