Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Rechnungen effizient prüfen
- Workflow-Aktionen nutzen
- Gebühren effizient prüfen
- Anpassungen und Hinweise prüfen
Rechnungen effizient prüfen
Im Kern bedeutet die Rechnungsprüfung, dass Sie Anpassungen und Hinweise auf Gebührenebene bewerten und diese dann je nach Bedarf akzeptieren, anpassen oder umwandeln.
Um Ihren Prüfprozess zu optimieren, nutzen Sie die in CounselLink verfügbaren Tools:
- Startseite konfigurieren: Passen Sie die Infokacheln auf der Startseite an und greifen Sie schnell über das Abrechnungs-Panel auf Rechnungsfilter zu.
- Gespeicherte Ansichten nutzen: Speichern Sie häufig verwendete Suchkonfigurationen für Rechnungen, um Suchzeiten zu verkürzen und Berichte zu vereinfachen.
- Gebühren gruppieren und filtern: Gruppieren und filtern Sie Rechnungspositionen, um ähnliche Posten gemeinsam zu prüfen.
Für weiteres Training können Sie den kostenlosen Kurs zur Arbeit mit Rechnungen in CounselLink absolvieren. Der Kurs behandelt den Rechnungs-Workflow, die Suche nach Rechnungen und effiziente Prüfmethoden.
Workflow-Aktionen nutzen
Der Workflow ist der individuell angepasste Prozess, den Ihr Unternehmen zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen verwendet. Er legt fest, wie Rechnungen zwischen Mitarbeitenden weitergeleitet werden und ob mehrere Prüfschritte vor der Zahlungsfreigabe erforderlich sind.
Nutzen Sie die Workflow-Schaltflächen, wenn Sie:
- Eine Prüfung abschließen
- Eine Rechnung ablehnen
- Eine Rechnung an eine andere Person zuweisen
Ihre Rolle und Position im Workflow bestimmen, welche Schaltflächen Ihnen zur Verfügung stehen.
Die Workflow-Schaltflächen finden Sie am unteren Rand der Übersichtsseite der Rechnung.
Sie können diese Schaltflächen auch auf der Seite „Rechnungssuche“ nutzen, um Aktionen für mehrere Rechnungen gleichzeitig auszuführen.
Häufige Workflow-Optionen
Die genaue Bezeichnung der Workflow-Schaltflächen kann variieren.
| Schaltfläche | Aktion |
|---|---|
| Prüfung abschließen | Leitet die Rechnung an die nächste prüfende Person im Workflow weiter. |
| Rechnung freigeben | Gibt eine Rechnung frei. Dies ist der letzte Schritt vor der Zahlung. Diese Option sehen Sie nur, wenn Sie die entsprechende Berechtigung zur Freigabe haben. |
| Rechnung ablehnen |
Sendet die Rechnung an die Kanzlei zurück. Nach Auswahl müssen Sie einen Ablehnungsgrund eingeben. |
| Neu zuweisen an |
Zeigt eine Liste der Nutzer:innen in Ihrem Unternehmen mit Rechnungszugriff an. Wählen Sie einen Namen aus oder nutzen Sie die Suchleiste oben im Fenster. |
| Workflow-Aktionen |
Zeigt Optionen, um die Rechnung in eine andere Workflow-Stufe zu verschieben. Diese Schaltfläche ist nur für Nutzer:innen mit der Rolle Workflow-Administrator verfügbar. |
Gebühren effizient prüfen
Als Rechnungsprüfer:in bewerten Sie die von der Kanzlei eingetragenen Einzelposten. Anpassungen und Hinweise können bei einzelnen Gebühren erscheinen und müssen vor dem nächsten Workflow-Schritt geprüft werden.
Nach bestandener automatischer Prüfung erscheinen Rechnungen auf der Seite Rechnungssuche zur manuellen Prüfung. Wenn Sie eine Rechnung öffnen, wählen Sie den Tab Gebühren, um die Einzelposten zu prüfen.
Um Zeit zu sparen, nutzen Sie die Such-, Gruppierungs- und Filterfunktionen im Gebühren-Tab.
Ähnliche Gebührenbeschreibungen finden
Wenn eine Rechnung viele ähnliche Gebühren enthält, können Sie nach Stichwort suchen, um diese gemeinsam zu prüfen und anzupassen.
Schnell-Anleitung
Wählen Sie im ersten Feld Gebührenbeschreibung aus.
Wählen Sie einen Operator (z. B. Enthält, Ist gleich, Enthält nicht).
Geben Sie ein Stichwort ein (z. B. Reise, Kopie, Besprechung).
Die Gebührenliste wird aktualisiert. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um die Suche zu löschen.
Nach vorherigem Prüfer gruppieren
Wenn Sie Gebühren nach Prüfer gruppieren, sehen Sie, welche Posten von einer vorherigen Person (einschließlich systemgenerierter Anpassungen) geändert wurden.
Schnell-Anleitung
- Wählen Sie Geändert von aus der Dropdown-Liste unter dem Feld „Gruppieren nach“.
Die Gebühren werden nach dem letzten Bearbeiter gruppiert.
Nur angepasste Gebühren anzeigen
Sie können filtern, um nur Gebühren anzuzeigen, die vom System oder einer vorherigen Person angepasst wurden.
Schnell-Anleitung
Wählen Sie im Feld Filtern nach unter dem Abschnitt Gebührenprobleme die Option Angepasst aus.
Klicken Sie auf Anwenden.
Die Liste zeigt jetzt nur noch angepasste Gebühren an.
Nach Regelverstoß anzeigen
Sie können Gebühren nach bestimmten Regelverstößen filtern, um ähnliche Probleme gemeinsam zu prüfen.
Schnell-Anleitung:
Wählen Sie im Feld Filtern nach unter Gebührenprobleme einen bestimmten Regelverstoß aus.
Klicken Sie auf Anwenden.
Die Liste zeigt jetzt nur Gebühren mit dem ausgewählten Regelverstoß an.
Anpassungen und Hinweise prüfen
Anpassungen und Hinweise können bei Gebührenpositionen erscheinen. Diese werden entweder durch die automatische Prüfung oder durch eine vorherige prüfende Person hinzugefügt.
- Rote Indikatoren stehen für Anpassungen.
- Blaue Indikatoren stehen für Hinweise.
- Anpassungen stehen für Kürzungen, die durch die automatische Regelprüfung oder eine vorherige interne Prüfung vorgenommen wurden. Ist die Anpassung korrekt, lassen Sie sie unverändert – der Abzug bleibt bestehen. Möchten Sie sie überschreiben, klicken Sie auf das Umwandeln-Symbol, um sie in einen Hinweis zu ändern. Sie können auch den Anpassungsbetrag bearbeiten, um die Gebühr nur teilweise zu kürzen.
- Hinweise zeigen potenzielle Probleme an, die durch Regeln oder vorherige Prüfer:innen erkannt wurden. Trifft das markierte Problem nicht zu, lassen Sie den Hinweis bestehen – es erfolgt kein Abzug. Ist das Problem berechtigt, klicken Sie auf das Umwandeln-Symbol, um den Hinweis in eine Anpassung umzuwandeln, wodurch ein Abzug vorgenommen wird.
Bei der Prüfung von Gebühren haben Sie zwei Hauptoptionen:
Keine Aktion – Lassen Sie die Gebühr und eventuelle Anpassungen/Hinweise unverändert, wenn sie akzeptabel sind.
Anpassung vornehmen – Ändern Sie die Gebühr, wenn besondere Umstände vorliegen, oder wandeln Sie Hinweise in Anpassungen um.
Nach Abschluss Ihrer Gebührenprüfung fahren Sie mit der passenden Workflow-Aktion fort.